Ja, das Auslesen des Tachographen ist in der EU gesetzlich vorgeschrieben. Die EU-Verordnung (EG) Nr. 561/2006 sowie die Verordnung (EU) Nr. 165/2014 verpflichten Transportunternehmen dazu, Fahrtenschreiberdaten regelmäßig auszulesen und zu speichern. Diese Pflicht gilt für alle Fahrzeuge, die unter die Tachographenpflicht fallen, also in der Regel Lkw über 3,5 Tonnen und Busse im gewerblichen Einsatz. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Auslesepflicht.
Wie oft muss der Tachograph ausgelesen werden?
Der Tachograph muss mindestens alle 90 Tage ausgelesen werden. Das gilt sowohl für das Fahrzeuggerät selbst als auch für die Fahrerkarten der einzelnen Fahrer. Die 90-Tage-Frist ist eine gesetzliche Mindestanforderung gemäß der EU-Verordnung (EU) Nr. 165/2014 und darf nicht überschritten werden.
Für die Fahrerkarte gilt zusätzlich: Da eine Fahrerkarte in der Regel Daten für etwa 28 Tage speichern kann, empfehlen viele Experten, sie häufiger auszulesen, um Datenverluste zu vermeiden. Wer die Karte seltener als alle 28 Tage ausliest, riskiert, dass ältere Daten überschrieben werden, bevor sie gesichert wurden. Das wäre nicht nur ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht, sondern kann auch bei Kontrollen zu erheblichen Problemen führen.
Praktisch bedeutet das: Viele Unternehmen lesen Fahrerkarten alle zwei bis drei Wochen aus und das Fahrzeuggerät alle 90 Tage. So bleiben sie auf der sicheren Seite.
Wer ist für das Auslesen des Tachographen verantwortlich?
Der Transportunternehmer trägt die Verantwortung für das regelmäßige Auslesen des Tachographen. Das gilt unabhängig davon, ob ein Unternehmen einen einzigen Fahrer beschäftigt oder eine ganze Flotte betreibt. Die gesetzliche Pflicht liegt beim Arbeitgeber, nicht beim Fahrer.
Der Fahrer ist seinerseits verpflichtet, seine Fahrerkarte regelmäßig vorzulegen und bei der Datenerfassung mitzuwirken. Er darf das Auslesen nicht verweigern oder behindern. Wenn ein Fahrer selbstständig tätig ist, also als Unternehmer gleichzeitig Fahrer ist, trägt er selbst die volle Verantwortung für die Auslesepflicht.
In der Praxis delegieren viele Unternehmen die operative Durchführung an Flottenmanager oder externe Dienstleister. Die rechtliche Verantwortung bleibt jedoch immer beim Unternehmen.
Welche Daten müssen beim Tachographen ausgelesen werden?
Beim Auslesen des Tachographen müssen alle gespeicherten Aktivitätsdaten erfasst werden. Dazu gehören Lenk- und Ruhezeiten, Arbeitszeiten, Fahrzeuggeschwindigkeit, zurückgelegte Kilometer sowie Ereignisse und Störungen, die das Gerät aufgezeichnet hat.
Konkret werden zwei Quellen ausgelesen:
- Das Fahrzeuggerät (VU): Hier sind unter anderem Geschwindigkeitsverläufe, Kilometerstand, Datum und Uhrzeit sowie technische Ereignisse gespeichert.
- Die Fahrerkarte: Diese enthält die persönlichen Aktivitätsdaten des Fahrers, also wann er gefahren ist, wann er Pause gemacht hat und wie lange er gearbeitet hat.
Die ausgelesenen Daten müssen in einem standardisierten Format gespeichert werden, das eine spätere Auswertung ermöglicht. Nur so können Behörden bei Kontrollen die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeitenvorschriften überprüfen.
Was passiert bei Verstößen gegen die Auslesepflicht?
Verstöße gegen die Auslesepflicht können zu empfindlichen Bußgeldern führen. In Deutschland werden Verstöße nach dem Fahrpersonalgesetz und dem BKrFQG geahndet. Je nach Schwere des Verstoßes können Bußgelder im dreistelligen bis vierstelligen Bereich anfallen, sowohl für das Unternehmen als auch für verantwortliche Personen.
Besonders schwerwiegend ist es, wenn Daten verloren gegangen sind, weil die Fahrerkarte zu selten ausgelesen wurde. In diesem Fall kann die Behörde davon ausgehen, dass Lenk- und Ruhezeitenvorschriften nicht eingehalten wurden, auch wenn das nicht der Fall war. Die Beweislast liegt dann beim Unternehmen.
Bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen drohen neben Bußgeldern auch Betriebsuntersagungen oder der Entzug der Güterkraftverkehrslizenz. Das zeigt, wie wichtig ein zuverlässiges und regelmäßiges Auslesen in der Praxis ist.
Wie lange müssen Tachographendaten aufbewahrt werden?
Tachographendaten müssen mindestens ein Jahr lang aufbewahrt werden. Diese Frist gilt sowohl für die Rohdaten als auch für die ausgewerteten Berichte. In der Praxis empfehlen viele Experten, die Daten zwei Jahre oder länger zu archivieren, um bei nachträglichen Kontrollen oder arbeitsrechtlichen Streitigkeiten auf der sicheren Seite zu sein.
Die Daten müssen so gespeichert werden, dass sie jederzeit lesbar und auswertbar sind. Eine reine Archivierung auf einer alten Festplatte ohne funktionierende Auswertungssoftware reicht nicht aus. Behörden müssen die Möglichkeit haben, die Daten bei einer Kontrolle einzusehen und zu prüfen.
Wichtig: Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Daten, also sowohl für die Fahrzeuggeräte als auch für die Fahrerkarten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme beide Quellen vollständig und lückenlos erfassen.
Welche Software hilft beim gesetzeskonformen Auslesen des Tachographen?
Eine spezialisierte Tachograph-Auslesen-Software automatisiert den gesamten Ausleseprozess und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Fristen eingehalten werden. Gute Software liest Fahrzeuggeräte und Fahrerkarten automatisch aus, speichert die Daten revisionssicher und warnt, wenn eine Auslesefrist droht, überschritten zu werden.
Worauf sollte man bei der Wahl einer Tachograph-Auslesen-Software achten?
- Automatische Auslesung: Die Software sollte Fahrzeuggeräte und Fahrerkarten ohne manuellen Eingriff auslesen können, idealerweise per Fernzugriff.
- Fristenmanagement: Automatische Benachrichtigungen, wenn die 90-Tage-Frist für ein Fahrzeug oder eine Fahrerkarte bald abläuft.
- Revisionssichere Archivierung: Alle Daten werden gesetzeskonform gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
- Auswertung und Berichte: Die Software sollte Lenk- und Ruhezeitenauswertungen automatisch erstellen und Verstöße sichtbar machen.
- Integration: Eine gute Lösung lässt sich in bestehende Systeme wie ERP oder Flottenmanagement integrieren.
Wer manuell ausliest, riskiert nicht nur Fehler, sondern auch verpasste Fristen. Gerade bei größeren Flotten ist eine automatisierte Lösung daher nicht nur bequemer, sondern auch deutlich sicherer.
So hilft FleetGO beim gesetzeskonformen Auslesen des Tachographen
Mit unserem Fahrtenschreiber-Analyse-Tool FleetGO Tacho 360™ bieten wir eine vollautomatische Lösung für alle Anforderungen rund um das Tachograph-Auslesen. Hier ist, was Tacho 360™ konkret für dich leistet:
- Automatisches Auslesen des Fahrtenschreibers alle 90 Tage per Fernzugriff, ohne dass jemand manuell eingreifen muss
- Vollständige Analyse von Lenk- und Ruhezeiten mit automatischer Erkennung von Verstößen
- Revisionssichere Speicherung aller Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen
- Automatische Fristenüberwachung mit Benachrichtigungen, bevor eine Auslesefrist abläuft
- Einfache Integration in bestehende Flotten- und ERP-Systeme
Ob du einen einzigen Fahrer oder eine große Flotte managst, Tacho 360™ nimmt dir die manuelle Arbeit ab und sorgt dafür, dass du jederzeit auf der sicheren Seite bist. Möchtest du wissen, wie das in der Praxis aussieht? Kontaktiere uns und lass dich unverbindlich beraten.
Die Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken. Gesetze und Vorschriften unterliegen Änderungen — aus dem Inhalt dieses Artikels können daher keine Rechte abgeleitet werden. Konsultieren Sie stets einen Rechts- oder Finanzspezialisten und überprüfen Sie die aktuellsten Informationen bei den zuständigen offiziellen Behörden.
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