Als Unternehmer kannst du einen Fahrtenschreiber grundsätzlich selbst auslesen, sofern du die richtige Ausrüstung und Software verwendest. Für das reguläre betriebliche Auslesen brauchst du kein zertifiziertes Fachpersonal. Nur bei technischen Eingriffen, Kalibrierungen oder Reparaturen am Gerät selbst ist eine zugelassene Werkstatt gesetzlich vorgeschrieben. In diesem Artikel beantwortest du alle wichtigen Fragen rund um das Auslesen von Tachographen.
Welche Daten werden beim Auslesen eines Fahrtenschreibers erfasst?
Beim Auslesen eines Fahrtenschreibers werden Lenk- und Ruhezeiten, Fahrzeuggeschwindigkeit, zurückgelegte Kilometer sowie Fahreraktivitäten erfasst. Beim digitalen Tachographen kommen außerdem Ereignis- und Störungsdaten hinzu, also zum Beispiel Manipulationsversuche oder technische Fehler. Diese Daten werden sowohl auf der Fahrerkarte als auch im Massenspeicher des Geräts gespeichert.
Konkret liefert das Auslesen eines digitalen Fahrtenschreibers folgende Informationen:
- Lenk-, Ruhe- und Bereitschaftszeiten je Fahrer
- Geschwindigkeitsverlauf und Geschwindigkeitsüberschreitungen
- Kilometerstand und Fahrstrecken
- Fahrzeugidentifikation und verwendete Fahrerkarten
- Ereignisse wie Stromunterbrechungen oder nicht autorisierte Zugriffe
- Kalibrierungsdaten und technische Parameter des Geräts
Diese Daten sind für Transportunternehmen aus zwei Gründen wichtig: Einerseits erfüllen sie damit gesetzliche Nachweispflichten gegenüber Behörden, andererseits können sie die Daten nutzen, um Fahrverhalten, Effizienz und Compliance intern zu überwachen. Wer die Daten regelmäßig auswertet, erkennt frühzeitig, wenn Fahrer Gefahr laufen, Lenk- und Ruhezeitvorgaben zu überschreiten.
Darf man einen Fahrtenschreiber als Unternehmer selbst auslesen?
Ja, als Unternehmer darfst du den Fahrtenschreiber deiner Fahrzeuge selbst auslesen. Die EU-Verordnung (EG) Nr. 561/2006 und die Tachographenverordnung (EU) Nr. 165/2014 verpflichten Transportunternehmen sogar dazu, die Daten regelmäßig auszulesen und zu speichern. Das Auslesen selbst ist keine Tätigkeit, die einer besonderen Zulassung bedarf.
Was du als Unternehmer jedoch nicht selbst vornehmen darfst, sind Eingriffe in die Technik des Geräts: Kalibrierung, Reparatur, Einbau oder Prüfung des Tachographen müssen von einer zugelassenen Werkstatt durchgeführt werden. Diese Werkstätten verfügen über spezielle Werkstattkarten und sind bei den zuständigen Behörden registriert.
Für das betriebliche Auslesen der Daten, also das Herunterladen der Fahrerdaten und der Fahrzeugdaten, reicht handelsübliche Ausleseausrüstung in Kombination mit einer geeigneten Tachographen-Software. Die Verantwortung für das regelmäßige Auslesen und die sichere Aufbewahrung der Daten liegt beim Unternehmer.
Welche Ausrüstung braucht man, um einen Tachographen selbst auszulesen?
Um einen digitalen Fahrtenschreiber selbst auszulesen, benötigst du eine Unternehmenskarte, ein Auslesegerät oder eine Downloadbox sowie eine kompatible Auswertungssoftware. Die Unternehmenskarte ist dabei das Herzstück: Sie weist dich gegenüber dem Tachographen als berechtigten Unternehmer aus und ermöglicht den Zugriff auf den Massenspeicher des Geräts.
Im Einzelnen sieht die Grundausstattung so aus:
- Unternehmenskarte: Wird vom Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) oder der zuständigen Behörde ausgestellt und ist personenbezogen auf das Unternehmen registriert.
- Auslesegerät oder Downloadbox: Wird direkt an den Tachographen angeschlossen, entweder über den integrierten Steckplatz oder per Fernzugriff bei modernen Geräten.
- Auswertungssoftware: Liest die heruntergeladenen Dateien aus, prüft Lenk- und Ruhezeiten und erstellt Berichte für die Kontrolle und Archivierung.
Moderne Systeme ermöglichen inzwischen auch das remote Auslesen von Fahrtenschreibern, also ohne dass jemand physisch am Fahrzeug sein muss. Das spart erheblich Zeit, besonders wenn du eine größere Flotte betreibst.
Wann ist Fachpersonal beim Fahrtenschreiber zwingend erforderlich?
Fachpersonal ist beim Fahrtenschreiber immer dann gesetzlich vorgeschrieben, wenn es um technische Eingriffe am Gerät geht. Dazu zählen Einbau, Kalibrierung, Reparatur und die regelmäßige Prüfung des Tachographen. Diese Arbeiten dürfen ausschließlich von zugelassenen Werkstätten mit einer gültigen Werkstattkarte durchgeführt werden.
Konkret brauchst du eine zugelassene Werkstatt in folgenden Situationen:
- Ersteinbau eines neuen Tachographen in ein Fahrzeug
- Regelmäßige Kalibrierungsprüfung, die alle zwei Jahre fällig ist
- Nach einem Fahrzeugwechsel oder einer Änderung des Reifenumfangs
- Bei technischen Störungen oder Fehlfunktionen des Geräts
- Beim Wechsel auf einen Smart-Tachographen der neuesten Generation
Das Auslesen und Auswerten der Daten hingegen ist keine Aufgabe, die zwingend Fachpersonal erfordert. Hier reicht eine gut geschulte Person im Unternehmen, die mit der entsprechenden Software umgehen kann.
Wie oft muss ein Fahrtenschreiber ausgelesen werden?
Laut EU-Verordnung müssen Fahrzeugdaten mindestens alle 90 Tage aus dem Massenspeicher des Tachographen ausgelesen werden. Fahrerkartendaten müssen mindestens alle 28 Tage heruntergeladen werden. Diese Fristen gelten verbindlich für alle Unternehmen, die dem Tachographenzwang unterliegen.
In der Praxis empfiehlt es sich, häufiger auszulesen, zum Beispiel wöchentlich oder sogar täglich, wenn du Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeiten frühzeitig erkennen und korrigieren möchtest. Wer erst nach 28 oder 90 Tagen auswertet, erfährt von Problemen oft zu spät, um noch reagieren zu können.
Die ausgelesenen Daten müssen außerdem mindestens ein Jahr lang aufbewahrt werden, in vielen Fällen sogar länger, abhängig von nationalen Vorschriften. Deshalb ist eine strukturierte Fahrtenschreiber-Analyse mit automatischer Archivierung so nützlich: Sie stellt sicher, dass du im Falle einer Kontrolle alle Nachweise lückenlos vorweisen kannst.
Welche Software-Lösungen vereinfachen das Auslesen und Auswerten von Tachographendaten?
Spezialisierte Tachographen-Software automatisiert das Auslesen, prüft die Daten auf Verstöße und erstellt übersichtliche Berichte. Gute Lösungen laden die Daten automatisch in festgelegten Intervallen herunter, archivieren sie rechtssicher und schlagen bei drohenden Verstößen gegen Lenk- und Ruhezeiten Alarm, bevor ein Problem entsteht.
Bei der Auswahl einer Software solltest du auf folgende Funktionen achten:
- Automatisches Auslesen: Die Software lädt Fahrzeug- und Fahrerdaten selbstständig in den vorgeschriebenen Intervallen herunter, ohne manuellen Aufwand.
- Echtzeit-Überwachung: Warnmeldungen bei drohenden Verstößen gegen Lenk- und Ruhezeiten, damit du rechtzeitig eingreifen kannst.
- Revisionssichere Archivierung: Alle Daten werden gesetzeskonform gespeichert und sind bei Kontrollen sofort abrufbar.
- Klare Berichte: Übersichtliche Auswertungen für Disponenten, Fuhrparkleiter und Behörden.
- Integration: Anbindung an bestehende Systeme wie ERP oder Flottenmanagement-Software.
Remote-Lösungen sind dabei besonders praktisch: Sie verbinden sich drahtlos mit dem digitalen Fahrtenschreiber im Fahrzeug und laden die Daten automatisch herunter, sobald das Fahrzeug in Reichweite ist oder über Mobilfunk erreichbar ist. Das spart Fahrten in den Betrieb und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.
So hilft FleetGO beim Auslesen und Auswerten von Fahrtenschreibern
Mit unserem FleetGO Tacho 360™ bieten wir dir eine vollständige Lösung für das Auslesen und Auswerten deiner Tachographendaten, ohne dass du selbst Hand anlegen musst. Das System arbeitet vollautomatisch und hält dich jederzeit compliant.
Das bekommst du mit FleetGO Tacho 360™:
- Automatisches Auslesen alle 90 Tage aus dem Fahrzeugmassenspeicher, vollständig remote und ohne manuellen Aufwand
- Automatische Prüfung von Lenk- und Ruhezeiten mit sofortiger Benachrichtigung bei Verstößen oder drohenden Überschreitungen
- Revisionssichere Archivierung aller Tachographendaten für Fahrzeuge und Fahrer
- Übersichtliche Auswertungen, die du jederzeit für interne Kontrollen oder Behördenprüfungen abrufen kannst
- Nahtlose Integration in bestehende Flottenmanagement- und ERP-Systeme
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