Beim Auslesen eines Fahrtenschreibers werden die gespeicherten Fahrt-, Lenk- und Ruhezeiten sowie technische Fahrzeugdaten auf ein externes Gerät oder in eine Software übertragen. Diese Daten sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen regelmäßig ausgelesen, gespeichert und auf Verstöße geprüft werden. Im Folgenden beantwortet dieser Artikel die wichtigsten Fragen rund um den gesamten Prozess.
Welche Daten werden beim Auslesen eines Fahrtenschreibers erfasst?
Beim Auslesen eines digitalen Fahrtenschreibers werden alle gespeicherten Aktivitäten des Fahrers sowie technische Fahrzeugdaten erfasst. Dazu gehören Lenkzeiten, Ruhezeiten, Arbeitszeiten, Bereitschaftszeiten, gefahrene Geschwindigkeiten, zurückgelegte Kilometer sowie Ereignisse und Störungen wie Manipulationsversuche oder technische Fehler.
Konkret lassen sich die erfassten Daten in zwei Kategorien aufteilen:
- Fahrerdaten: Lenk- und Ruhezeiten, Arbeits- und Bereitschaftszeiten, Kartenereignisse (Einlegen und Entnehmen der Fahrerkarte), Geschwindigkeitsüberschreitungen und Unterbrechungen
- Fahrzeugdaten: Kilometerstand, Geschwindigkeitsverlauf, technische Ereignisse, Fahrzeugidentifikation und gespeicherte Kalibrierungsdaten
Moderne digitale Tachographen der neuesten Generation (Smart Tachograph 2) speichern zusätzlich GPS-Positionsdaten zu bestimmten Zeitpunkten, zum Beispiel beim Grenzübertritt. Diese Daten helfen Transportunternehmen dabei, die Einhaltung der EU-Sozialvorschriften nachzuweisen und Verstöße frühzeitig zu erkennen.
Wie läuft das Auslesen eines Fahrtenschreibers technisch ab?
Das Auslesen eines Fahrtenschreibers erfolgt entweder manuell über ein physisches Auslesegerät oder automatisch per Fernauslese (Remote Download). Beim manuellen Verfahren wird ein spezielles Downloadgerät direkt an die Schnittstelle des Tachographen angeschlossen. Beim Remote-Verfahren überträgt das Fahrzeug die Daten automatisch über eine Mobilfunkverbindung an ein zentrales System.
Der technische Ablauf beim manuellen Auslesen sieht typischerweise so aus:
- Das Auslesegerät wird an den Fahrtenschreiber angeschlossen
- Die Authentifizierung erfolgt über eine Unternehmenskarte
- Die Daten werden im standardisierten DDD-Format (Digital Download Data) auf das Gerät übertragen
- Die Dateien werden anschließend in eine Auswertungssoftware importiert
Die Fernauslese ist inzwischen die bevorzugte Methode in modernen Fuhrparks. Dabei wird das Fahrzeug mit einem Telematikgerät ausgestattet, das die Tachographendaten in festgelegten Intervallen automatisch an eine cloudbasierte Plattform überträgt. Das spart Zeit, reduziert den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass keine Auslesefristen verpasst werden.
Wer darf einen Fahrtenschreiber auslesen?
Einen Fahrtenschreiber dürfen ausschließlich autorisierte Personen und Stellen auslesen. Dazu zählen das Transportunternehmen selbst (mit einer gültigen Unternehmenskarte), zugelassene Werkstätten (mit einer Werkstattkarte) sowie Kontrollbehörden wie Polizei und Gewerbeaufsicht (mit einer Kontrollkarte).
Jede dieser Karten hat eine klar definierte Funktion:
- Unternehmenskarte: Ermöglicht dem Arbeitgeber den Zugriff auf die Daten seiner eigenen Fahrer und Fahrzeuge
- Werkstattkarte: Wird für Kalibrierungen, Reparaturen und technische Prüfungen verwendet
- Kontrollkarte: Gibt Behörden Zugriff auf alle gespeicherten Daten für Kontrollzwecke
Fahrer selbst können ihre eigenen Daten über ihre persönliche Fahrerkarte einsehen, haben aber keinen vollständigen administrativen Zugriff. Unbefugtes Auslesen oder Manipulieren der Tachographendaten ist strafbar und kann zu erheblichen Bußgeldern führen.
Wie lange müssen die ausgelesenen Daten gespeichert werden?
Ausgelesene Fahrtenschreiberdaten müssen nach EU-Verordnung (EG) Nr. 561/2006 und der Tachographenverordnung (EU) Nr. 165/2014 mindestens zwölf Monate aufbewahrt werden. In der Praxis empfehlen viele Experten eine Aufbewahrungsdauer von 24 Monaten, um bei Kontrollen oder rechtlichen Auseinandersetzungen auf der sicheren Seite zu sein.
Wichtig dabei: Die Aufbewahrungspflicht gilt sowohl für die Fahrzeugdaten als auch für die Daten der Fahrerkarten. Beide müssen getrennt und sicher gespeichert werden. Die Daten müssen jederzeit lesbar und für Kontrollbehörden zugänglich sein. Eine strukturierte digitale Archivierung in einer Fahrtenschreiber-Analysesoftware erleichtert das erheblich.
Was passiert mit den Daten nach dem Auslesen in der Software?
Nach dem Auslesen werden die Tachographendaten in einer Auswertungssoftware verarbeitet, analysiert und archiviert. Die Software prüft die Daten automatisch auf Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeitvorschriften, erstellt Berichte und gibt Warnmeldungen aus, wenn gesetzliche Grenzen überschritten wurden.
Eine gute Fahrtenschreiber-Software leistet dabei konkret Folgendes:
- Automatische Erkennung von Verstößen gegen die EU-Sozialvorschriften
- Übersichtliche Darstellung der Lenk-, Ruhe- und Arbeitszeiten je Fahrer
- Archivierung der Rohdaten im gesetzlich vorgeschriebenen Format
- Erstellung von Berichten für interne Kontrolle oder Behördenanfragen
- Warnmeldungen bei drohenden Überschreitungen, bevor sie eintreten
Moderne Systeme verbinden die Tachographendaten außerdem mit anderen Fuhrparkdaten, zum Beispiel GPS-Tracking oder Fahrzeugtelematik. Das gibt Flottenmanagern ein vollständiges Bild über den Betrieb und hilft dabei, Prozesse effizienter zu gestalten.
Wie oft muss ein Fahrtenschreiber ausgelesen werden?
Nach EU-Recht muss der Fahrtenschreiber eines Fahrzeugs mindestens alle 90 Tage ausgelesen werden. Die Fahrerkarte des Fahrers muss mindestens alle 28 Tage ausgelesen werden. Diese Fristen gelten verbindlich für alle Unternehmen, die unter die EU-Sozialvorschriften fallen.
Viele Unternehmen lesen ihre Tachographen häufiger aus, um Verstöße zeitnah zu erkennen und gegensteuern zu können, bevor sie sich häufen. Wer die Auslesefristen nicht einhält, riskiert bei Kontrollen empfindliche Bußgelder. Die Verantwortung liegt dabei beim Transportunternehmen, nicht beim Fahrer.
Mit einer automatisierten Fernauslese lassen sich diese Fristen problemlos einhalten, da das System die Daten ohne manuellen Aufwand in den vorgeschriebenen Intervallen überträgt. Das ist besonders bei größeren Fuhrparks mit vielen Fahrzeugen und Fahrern ein großer Vorteil, weil manuelle Ausleseprozesse schnell fehleranfällig werden.
So hilft FleetGO beim Fahrtenschreiber auslesen
Das Auslesen und Auswerten von Fahrtenschreiberdaten ist eine gesetzliche Pflicht, aber sie muss nicht aufwendig sein. Mit unserem FleetGO Tacho 360™ übernehmen wir das vollständig für dich:
- Automatische Fernauslese: Deine Fahrtenschreiber werden alle 90 Tage automatisch remote ausgelesen, ohne dass jemand manuell eingreifen muss
- Fahrerkarten-Auslese: Auch die Fahrerkartendaten werden im gesetzlich vorgeschriebenen Rhythmus automatisch übertragen
- Vollständige Analyse: Unsere Software prüft alle Daten auf Lenk- und Ruhezeitverstöße und gibt dir klare, übersichtliche Berichte
- Gesetzeskonforme Archivierung: Alle Daten werden sicher und gesetzeskonform gespeichert, jederzeit abrufbar für Behördenkontrollen
- Warnmeldungen in Echtzeit: Du wirst informiert, bevor Verstöße entstehen, nicht erst danach
Willst du wissen, wie das in der Praxis für deinen Fuhrpark funktioniert? Dann schau dir unsere Lösung zum Fahrtenschreiber auslesen genauer an oder kontaktiere uns direkt für ein unverbindliches Gespräch.
Die Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken. Gesetze und Vorschriften unterliegen Änderungen — aus dem Inhalt dieses Artikels können daher keine Rechte abgeleitet werden. Konsultieren Sie stets einen Rechts- oder Finanzspezialisten und überprüfen Sie die aktuellsten Informationen bei den zuständigen offiziellen Behörden.