Zum Auslesen von Fahrtenschreibern wird spezialisierte Tachograph-Software eingesetzt, die die auf der Fahrerkarte und im Fahrzeuggerät gespeicherten Daten ausliest, verarbeitet und archiviert. Diese Software gibt es sowohl als lokale Desktop-Lösung als auch als cloudbasierte Plattform. Welche davon für dein Unternehmen am besten geeignet ist und worauf du bei der Auswahl achten solltest, beantwortet dieser Artikel Schritt für Schritt.
Welche Daten liest eine Tachograph-Software aus?
Eine Tachograph-Software liest alle auf dem digitalen Fahrtenschreiber und der Fahrerkarte gespeicherten Daten aus. Dazu gehören Lenk- und Ruhezeiten, Fahrzeuggeschwindigkeit, zurückgelegte Kilometer, Aktivitätswechsel sowie Manipulationsversuche am Gerät. Diese Rohdaten werden in der Software strukturiert dargestellt und auf Verstöße geprüft.
Im Detail erfasst das Programm folgende Informationen:
- Lenkzeiten und Pausen des Fahrers, aufgeschlüsselt nach Tag, Woche und Doppelwoche
- Ruhezeiten und ob diese den gesetzlichen Vorgaben entsprechen
- Fahrzeugbewegungen inklusive Geschwindigkeitsprofil
- Fahrerkartendaten wie Name, Kartennummer und Gültigkeitsdauer
- Ereignisse und Störungen, zum Beispiel Stromunterbrechungen oder Kartenentnahmen während der Fahrt
- Kalibrierungsdaten des Fahrtenschreibers selbst
Gut zu wissen: Moderne Fahrtenschreiber speichern Daten über einen Zeitraum von bis zu 365 Tagen auf dem Fahrzeuggerät und bis zu 28 Tagen auf der Fahrerkarte. Eine zuverlässige Fahrtenschreiber-Auslesung stellt sicher, dass keine Daten verloren gehen, bevor sie überschrieben werden.
Wie funktioniert das Auslesen eines digitalen Fahrtenschreibers?
Das Auslesen eines digitalen Fahrtenschreibers erfolgt entweder manuell über ein Auslesegerät oder automatisch per Fernauslesung. Beim manuellen Verfahren wird eine Unternehmenskarte in das Fahrzeuggerät gesteckt, die Daten werden auf einen USB-Stick oder direkt in die Software übertragen. Bei der Fernauslesung geschieht das vollautomatisch über eine Mobilfunkverbindung im Fahrzeug.
Manuelles Auslesen
Beim manuellen Auslesen steckt ein Mitarbeiter die Unternehmenskarte in den Fahrtenschreiber und löst den Download aus. Die Daten landen auf einem Speichermedium und werden anschließend in die Tachograph-Software importiert. Das ist praktikabel für kleinere Fuhrparks, wird bei wachsender Fahrzeuganzahl aber schnell aufwendig.
Fernauslesung (Remote Download)
Bei der Fernauslesung ist das Fahrzeug mit einem Telematikgerät ausgestattet, das die Tachographendaten automatisch und regelmäßig an eine cloudbasierte Plattform überträgt. Kein manueller Eingriff, kein vergessenes Auslesen, keine Datenlücken. Gerade für Unternehmen mit vielen Fahrzeugen ist das die deutlich effizientere Lösung.
Was ist der Unterschied zwischen lokaler Software und cloudbasierter Tachograph-Software?
Lokale Tachograph-Software wird auf einem einzelnen Computer installiert und verarbeitet Daten nur auf diesem Gerät. Cloudbasierte Software läuft im Browser, ist von überall zugänglich und aktualisiert sich automatisch. Der wichtigste Unterschied liegt in der Zugänglichkeit, der Wartung und der Möglichkeit zur automatischen Fernauslesung.
Hier ein direkter Vergleich der beiden Ansätze:
- Lokale Software: Einmalige Lizenzkosten, Daten bleiben auf dem eigenen Server, manuelles Update erforderlich, kein Zugriff von unterwegs, keine automatische Auslesung
- Cloudbasierte Software: Monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr, automatische Updates, Zugriff von jedem Gerät, einfache Integration mit anderen Systemen, Fernauslesung möglich
Für kleine Betriebe mit wenigen Fahrzeugen kann eine lokale Lösung ausreichen. Sobald du aber mehrere Fahrzeuge, mehrere Standorte oder mehrere Nutzer hast, bietet die cloudbasierte Variante klare Vorteile in Bezug auf Effizienz und Übersicht.
Welche gesetzlichen Anforderungen muss die Software erfüllen?
Eine Tachograph-Software muss in der Lage sein, Daten im standardisierten digitalen Tachographenformat (DDD-Dateien) korrekt auszulesen und zu archivieren. Außerdem muss sie die Einhaltung der EU-Sozialvorschriften nach der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 prüfen und Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeiten zuverlässig erkennen und dokumentieren.
Konkret bedeutet das für Transportunternehmen:
- Die Fahrzeugeinheit muss mindestens alle 90 Tage ausgelesen werden
- Die Fahrerkarte muss mindestens alle 28 Tage ausgelesen werden
- Die Daten müssen mindestens 12 Monate archiviert werden
- Bei Kontrollen durch Behörden müssen die Daten jederzeit abrufbar sein
- Die Software muss Daten des Smart Tachographen (Generation 2) verarbeiten können, da dieser seit 2019 schrittweise eingeführt wird
Wichtig: Die Verantwortung für die fristgerechte Auslesung liegt beim Transportunternehmen, nicht beim Fahrer. Wer diese Fristen versäumt, riskiert Bußgelder bei Straßenkontrollen oder Betriebsprüfungen.
Wann lohnt sich eine integrierte Flottenmanagementsoftware statt einer reinen Ausleselösung?
Eine integrierte Flottenmanagementsoftware lohnt sich, sobald du nicht nur Tachographendaten archivieren, sondern aktiv mit ihnen arbeiten möchtest. Das ist ab dem Moment relevant, wenn du Lenk- und Ruhezeiten in Echtzeit überwachen, Touren planen, Fahrzeugzustände verfolgen oder Berichte für mehrere Stakeholder erstellen willst.
Eine reine Ausleselösung erfüllt die gesetzliche Pflicht, aber nicht mehr. Eine integrierte Plattform verbindet die Fahrtenschreiber-Analyse mit Flottentelematik, Fahrerverhalten, Kraftstoffverbrauch und Wartungsplanung. Das spart nicht nur Zeit, sondern gibt dir auch die Transparenz, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Eine integrierte Lösung macht besonders dann Sinn, wenn:
- du mehr als fünf Fahrzeuge im Fuhrpark hast
- du mehrere Fahrer mit unterschiedlichen Einsatzplänen koordinierst
- du Compliance-Berichte regelmäßig an die Geschäftsführung oder Behörden liefern musst
- du Daten aus verschiedenen Systemen (ERP, Lohnbuchhaltung, Disposition) zusammenführen möchtest
- du Fernauslesung ohne manuellen Aufwand benötigst
So hilft FleetGO beim Fahrtenschreiber Auslesen
Wir bei FleetGO haben genau für diese Anforderungen eine Lösung entwickelt: FleetGO Tacho 360™. Damit wird das Fahrtenschreiber Auslesen zur Selbstläufer-Aufgabe, die du nicht mehr im Kalender einplanen musst.
Das bietet Tacho 360™ konkret:
- Automatische Fernauslesung alle 90 Tage, vollständig gesetzeskonform
- Vollumfassende Analyse von Lenk- und Ruhezeiten mit automatischer Verstoßerkennung
- Zentrale Archivierung aller Tachographendaten in der Cloud, jederzeit abrufbar
- Integration mit unserer Flottenmanagement- und TMS-Plattform für ein vollständiges Bild deines Fuhrparks
- Einfache Bedienung für Disponenten und Flottenmanager, ohne technisches Vorwissen
Du willst das Fahrtenschreiber Auslesen ein für alle Mal automatisieren und dabei gesetzlich auf der sicheren Seite sein? Dann sprich uns an und lass dich unverbindlich beraten, wie Tacho 360™ in deinen Betrieb passt.
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