Den digitalen Fahrtenschreiber auslesen dürfen in Deutschland nur bestimmte, gesetzlich festgelegte Parteien. Dazu gehören das Transportunternehmen selbst, zugelassene Werkstätten sowie Kontrollbehörden wie die Polizei und das Bundesamt für Güterverkehr (BAG). Wer ohne Berechtigung auf die Daten zugreift, macht sich strafbar. In diesem Artikel beantworte ich die wichtigsten Fragen rund um die Tachographen-Ausleseberechtigung.
Wer ist gesetzlich zur Auslesung berechtigt?
Zur Auslesung eines digitalen Fahrtenschreibers sind gesetzlich drei Gruppen berechtigt: das Transportunternehmen als Halter des Fahrzeugs, amtlich anerkannte Werkstätten sowie Kontrollbehörden. Diese Regelung ergibt sich aus der EU-Verordnung (EG) Nr. 165/2014, die europaweit gilt.
Transportunternehmen und Fahrzeughalter
Als Transportunternehmer bist du verpflichtet, die Daten deines digitalen Fahrtenschreibers regelmäßig auszulesen und zu speichern. Du hast dabei Zugriff auf die Fahrzeugeinheit (VU) sowie auf die Fahrerkarte. Das Auslesen ist nicht nur ein Recht, sondern auch eine gesetzliche Pflicht. Die gespeicherten Daten müssen mindestens ein Jahr lang aufbewahrt werden.
Zugelassene Werkstätten und Kontrollbehörden
Werkstätten, die einen Tachographen kalibrieren, einbauen oder reparieren, benötigen eine offizielle Zulassung durch die zuständige nationale Behörde. In Deutschland ist das die Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB). Kontrollbehörden wie Polizei, BAG oder Zoll dürfen den Tachographen im Rahmen von Straßenkontrollen oder Betriebsprüfungen ebenfalls auslesen. Fahrer selbst haben keinen eigenständigen Auslesezugang zum Fahrzeuggerät, wohl aber zu ihrer eigenen Fahrerkarte.
Wie oft muss der Fahrtenschreiber ausgelesen werden?
Der digitale Fahrtenschreiber muss laut EU-Verordnung mindestens alle 90 Tage ausgelesen werden. Das gilt für die Fahrzeugeinheit. Die Fahrerkarte muss mindestens alle 28 Tage ausgelesen werden. Diese Fristen sind verbindlich und gelten für alle Unternehmen, die unter die Tachographenpflicht fallen.
Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, der mit diesen Fristen verbunden ist. Bei einer größeren Flotte musst du sicherstellen, dass kein Fahrzeug und keine Fahrerkarte die Frist überschreitet. Eine lückenhafte Dokumentation kann bei Kontrollen zu Bußgeldern führen. Moderne Softwarelösungen helfen dabei, die Fristen automatisch zu überwachen und rechtzeitig zu erinnern, bevor eine Auslesung überfällig wird.
Welche Daten werden beim Auslesen erfasst?
Beim Auslesen des digitalen Fahrtenschreibers werden Daten aus zwei Quellen erfasst: der Fahrzeugeinheit und der Fahrerkarte. Beide enthalten unterschiedliche, sich ergänzende Informationen zu Fahrverhalten, Lenk- und Ruhezeiten sowie Fahrzeugbewegungen.
Aus der Fahrzeugeinheit werden unter anderem folgende Daten ausgelesen:
- Gefahrene Geschwindigkeiten und Kilometerstand
- Aktivitätsdaten aller verwendeten Fahrerkarten
- Ereignisse und Störungen (z.B. Manipulationsversuche)
- Technische Daten zum Fahrzeug und zum Tachographen selbst
Die Fahrerkarte enthält personenbezogene Daten des Fahrers:
- Lenk-, Arbeits-, Bereitschafts- und Ruhezeiten
- Ort und Zeitpunkt des Fahrtbeginns und -endes
- Manuell eingetragene Aktivitäten (z.B. Fähre, Urlaub)
- Identifikationsdaten des Fahrers
Diese Daten bilden die Grundlage für die Fahrtenschreiber-Analyse und sind bei Kontrollen durch Behörden vollständig nachweisbar. Unternehmen nutzen sie außerdem zur Optimierung von Routen, zur Kostenkontrolle und zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Was passiert bei unerlaubtem Auslesen des Tachographen?
Wer einen digitalen Fahrtenschreiber ohne Berechtigung ausliest oder die ausgelesenen Daten missbräuchlich verwendet, begeht eine Ordnungswidrigkeit oder sogar eine Straftat. Je nach Schwere des Verstoßes drohen Bußgelder, der Entzug von Lizenzen oder strafrechtliche Konsequenzen.
Besonders relevant ist dabei der Datenschutz: Da die Fahrerkarte personenbezogene Daten enthält, greift die DSGVO. Ein unbefugter Zugriff auf diese Daten kann als Datenschutzverletzung gewertet werden, mit entsprechenden Konsequenzen für das Unternehmen. Arbeitgeber dürfen die Daten ihrer Fahrer nur im gesetzlich erlaubten Rahmen nutzen, also zur Überprüfung der Lenk- und Ruhezeiten und nicht zur allgemeinen Überwachung.
Auch Manipulation ist ein wichtiges Thema: Wer versucht, die aufgezeichneten Daten zu verändern oder zu löschen, riskiert neben Bußgeldern auch den Verlust der Betriebslizenz. Der Fahrtenschreiber protokolliert Manipulationsversuche automatisch, was bei Kontrollen sofort auffällt.
Welche Software wird zum Auslesen des Fahrtenschreibers benötigt?
Zum Auslesen eines digitalen Fahrtenschreibers benötigst du eine zugelassene Auslesehardware sowie eine kompatible Analysesoftware. Die Software muss in der Lage sein, die verschlüsselten Daten aus der Fahrzeugeinheit und der Fahrerkarte korrekt zu entschlüsseln, darzustellen und zu archivieren.
Grundsätzlich gibt es zwei Wege, den Tachographen auszulesen:
- Manuelles Auslesen vor Ort: Ein Auslesegerät wird direkt an den Tachographen angeschlossen. Die Daten werden auf einen Computer übertragen und dort analysiert. Das ist aufwendig, besonders bei größeren Flotten.
- Remote-Auslesen: Über eine Telematikeinheit im Fahrzeug werden die Daten automatisch und drahtlos übertragen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass keine Fristen verpasst werden.
Gute Analysesoftware bietet nicht nur die reine Datendarstellung, sondern auch automatische Warnungen bei Verstößen gegen Lenk- und Ruhezeiten, übersichtliche Berichte für Behördenkontrollen und eine sichere Archivierung der Daten. Achte beim Kauf auf die Kompatibilität mit den gängigen Tachographentypen, einschließlich der neueren Smart-Tachographen der Generation 2, die seit 2023 in Neufahrzeugen vorgeschrieben sind. Weitere Informationen findest du auf unserer Seite zum Fahrtenschreiber auslesen.
So hilft FleetGO beim Auslesen des Fahrtenschreibers
Mit FleetGO Tacho 360™ bieten wir eine vollständige Lösung für das gesetzeskonforme Auslesen und die Analyse deiner Fahrtenschreiber. Du musst dich nicht mehr manuell um Fristen kümmern oder Fahrzeuge in die Werkstatt schicken. Stattdessen übernimmt unsere Lösung das automatisch für dich.
Das bekommst du mit FleetGO Tacho 360™:
- Automatisches Remote-Auslesen alle 90 Tage für die Fahrzeugeinheit und alle 28 Tage für die Fahrerkarte
- Vollumfassende Analyse der Lenk- und Ruhezeiten mit automatischen Warnungen bei Verstößen
- Sichere Archivierung aller ausgelesenen Daten für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum
- Übersichtliche Berichte, die du bei Kontrollen durch Behörden direkt vorlegen kannst
- Kompatibilität mit allen gängigen Tachographentypen, einschließlich Smart-Tachographen der neuesten Generation
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Die Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken. Gesetze und Vorschriften unterliegen Änderungen — aus dem Inhalt dieses Artikels können daher keine Rechte abgeleitet werden. Konsultieren Sie stets einen Rechts- oder Finanzspezialisten und überprüfen Sie die aktuellsten Informationen bei den zuständigen offiziellen Behörden.