Die Auftragserfassung in einem Transport-Management-System funktioniert so: Transportaufträge werden mit allen relevanten Daten wie Abholadresse, Lieferadresse, Gewicht und Zeitfenster in das System eingegeben oder automatisch importiert. Das TMS verarbeitet diese Daten sofort weiter und macht sie für Disposition, Tourenplanung und Fahrerzuweisung nutzbar. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um diesen Prozess.
Welche Daten werden bei der Auftragserfassung im TMS eingegeben?
Bei der Auftragserfassung in einem Transport-Management-System werden alle Informationen erfasst, die für die Durchführung eines Transports notwendig sind. Dazu gehören Absender und Empfänger, Abhol- und Lieferadressen, Zeitfenster, Gewicht, Volumen, Gefahrgutklassen und besondere Anforderungen wie Kühlung oder Ladungssicherung.
Je vollständiger diese Daten beim Anlegen eines Auftrags sind, desto reibungsloser läuft der gesamte Transportprozess. Typische Pflichtfelder in einem TMS umfassen:
- Auftraggeber und Empfänger mit Kontaktdaten
- Abhol- und Zustelladressen
- Gewünschte Abhol- und Lieferzeitfenster
- Art und Menge der Fracht (Paletten, Pakete, Schüttgut)
- Gewicht und Maße der Sendung
- Besondere Transportanforderungen wie Temperatur oder Gefahrgut
- Referenznummern des Auftraggebers für die spätere Abrechnung
Viele Unternehmen unterschätzen, wie wichtig vollständige Daten in diesem Schritt sind. Fehlt zum Beispiel ein Zeitfenster, kann der Disponent den Auftrag nicht sinnvoll einplanen. Fehlt das genaue Gewicht, riskiert man eine Überschreitung der zulässigen Nutzlast. Ein gut konfiguriertes TMS macht Pflichtfelder sichtbar und verhindert, dass ein Auftrag ohne vollständige Angaben angelegt wird.
Wie gelangt ein Transportauftrag ins TMS – manuell oder automatisch?
Ein Transportauftrag kann auf zwei Wegen ins TMS gelangen: manuell durch einen Disponenten, der die Daten direkt eingibt, oder automatisch über eine Schnittstelle zu einem anderen System wie einem ERP, einem Webshop oder einem Kundenportal. In der Praxis nutzen die meisten Unternehmen heute eine Kombination aus beiden Methoden.
Manuelle Erfassung
Bei der manuellen Erfassung gibt ein Mitarbeiter alle Auftragsdaten direkt in das TMS ein. Das ist sinnvoll bei Einzelaufträgen, telefonisch eingegangenen Bestellungen oder Sondertransporten mit vielen individuellen Anforderungen. Der Nachteil: Es kostet Zeit und birgt das Risiko von Tippfehlern.
Automatischer Import
Beim automatischen Import überträgt ein anderes System die Auftragsdaten direkt ins TMS, zum Beispiel per API, EDI oder Datei-Import (CSV, XML). Das spart erheblich Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es, große Auftragsmengen schnell zu verarbeiten. Besonders für Unternehmen mit hohem Auftragsvolumen ist das ein großer Vorteil.
Was passiert nach der Auftragserfassung im Transport-Management-System?
Nach der Auftragserfassung im TMS beginnt der Planungsprozess. Das System prüft automatisch die Verfügbarkeit von Fahrzeugen und Fahrern, berücksichtigt Zeitfenster und Kapazitäten und schlägt eine optimale Route vor. Der Disponent kann diesen Vorschlag übernehmen oder manuell anpassen.
Konkret laufen nach der Erfassung folgende Schritte ab:
- Das TMS prüft, ob alle Pflichtfelder vollständig sind.
- Der Auftrag wird in der Dispositionsübersicht sichtbar und kann einer Tour zugewiesen werden.
- Der Tourenplanungsalgorithmus berechnet eine optimale Route unter Berücksichtigung von Zeitfenstern, Fahrzeugkapazitäten und Lenk- und Ruhezeiten.
- Der Fahrer erhält den Auftrag auf sein mobiles Endgerät oder seinen Bordcomputer.
- Während der Durchführung werden Status-Updates in Echtzeit ins TMS zurückgespielt.
- Nach Abschluss des Transports stehen alle Daten für die Abrechnung und das Reporting zur Verfügung.
Das Besondere an einem modernen TMS ist, dass dieser gesamte Ablauf weitgehend automatisiert läuft. Der Disponent muss nicht jeden Schritt manuell anstoßen, sondern wird nur bei Ausnahmen oder Abweichungen aktiv informiert.
Wie verhindert das TMS Fehler bei der Auftragserfassung?
Ein TMS verhindert Fehler bei der Auftragserfassung durch Pflichtfeldvalidierung, automatische Plausibilitätsprüfungen und Warnmeldungen bei widersprüchlichen Angaben. Gibt jemand zum Beispiel ein Lieferdatum ein, das vor dem Abholdatum liegt, erkennt das System diesen Widerspruch sofort und zeigt eine Fehlermeldung.
Weitere Mechanismen zur Fehlervermeidung sind:
- Adressvalidierung: Das TMS prüft eingegebene Adressen gegen eine Geodatenbank und schlägt Korrekturen vor.
- Kapazitätsprüfung: Das System warnt, wenn Gewicht oder Volumen die Fahrzeugkapazität überschreiten.
- Duplikatserkennung: Bereits vorhandene Aufträge mit gleichen Referenznummern werden erkannt, um doppelte Erfassungen zu vermeiden.
- Vorlagen und Stammkunden: Häufig wiederkehrende Aufträge lassen sich als Vorlage speichern, sodass Daten nur noch bestätigt statt neu eingegeben werden müssen.
Besonders wertvoll ist die Kombination aus automatischer Prüfung und klarer Benutzerführung. Wenn ein Mitarbeiter sieht, welche Felder fehlen und warum ein Auftrag nicht gespeichert werden kann, lernt er schnell, was vollständige Daten bedeuten.
Wie lässt sich die Auftragserfassung mit ERP- und WMS-Systemen verbinden?
Die Auftragserfassung im TMS lässt sich über standardisierte Schnittstellen mit ERP- und WMS-Systemen verbinden. Dabei überträgt das ERP Auftragsdaten automatisch ins TMS, während das WMS Lagerinformationen wie Verfügbarkeit und Kommissionierstatus beisteuert. So entsteht ein durchgängiger Datenfluss ohne manuelle Zwischenschritte.
In der Praxis sieht das so aus: Ein Kundenauftrag entsteht im ERP-System. Von dort wird er automatisch ans TMS weitergeleitet, das die Transportplanung übernimmt. Gleichzeitig informiert das WMS das TMS darüber, wann die Ware kommissioniert und versandbereit ist. Das TMS plant den Abholtermin entsprechend und gibt den Status zurück ans ERP, das den Kunden informiert.
Typische Integrationswege sind:
- API-Schnittstellen: Echtzeit-Datenaustausch zwischen Systemen, ideal für hohe Auftragsvolumina
- EDI (Electronic Data Interchange): Bewährter Standard besonders im Austausch mit Handelspartnern und Verladern
- Datei-basierter Import: CSV oder XML-Dateien, die in definierten Intervallen übertragen werden, als einfachere Alternative
Eine gut umgesetzte Integration spart nicht nur Zeit, sie verbessert auch die Datenqualität erheblich, weil Informationen nur einmal erfasst und dann systemübergreifend genutzt werden.
Wann lohnt sich eine automatisierte Auftragserfassung im TMS?
Eine automatisierte Auftragserfassung lohnt sich, sobald ein Unternehmen regelmäßig mehr als 20 bis 30 Aufträge pro Tag verarbeitet oder wenn Aufträge aus mehreren Quellen gleichzeitig eingehen. Ab diesem Punkt überwiegen die Zeitersparnis und die reduzierte Fehlerquote deutlich den Aufwand für die Einrichtung der Automatisierung.
Es gibt aber auch andere Faktoren, die für eine Automatisierung sprechen:
- Aufträge kommen aus verschiedenen Kanälen wie Webshop, E-Mail, Kundenportal und Telefon
- Wiederkehrende Aufträge von denselben Kunden mit ähnlichen Anforderungen
- Hoher Zeitdruck bei der Disposition, zum Beispiel im Lebensmittel- oder Expressbereich
- Fehler bei der manuellen Erfassung führen regelmäßig zu Problemen in der Lieferkette
Für kleinere Betriebe mit wenigen Aufträgen täglich kann die manuelle Erfassung durchaus ausreichen, besonders wenn die Aufträge sehr individuell sind und viel Rücksprache erfordern. Der entscheidende Punkt ist nicht die Unternehmensgröße, sondern das Auftragsvolumen und die Wiederholbarkeit der Prozesse.
So unterstützt FleetGO bei der Auftragserfassung im TMS
Wir bei FleetGO haben unser TMS Enterprise genau für diese Anforderungen entwickelt. Es deckt den gesamten Prozess von der Auftragserfassung bis zur Abrechnung ab und lässt sich nahtlos in bestehende ERP- und WMS-Systeme integrieren. Das bringt dir konkret folgende Vorteile:
- Automatischer Import von Aufträgen aus ERP, Webshop oder Kundenportal über standardisierte Schnittstellen
- Intelligente Pflichtfeldvalidierung und Plausibilitätsprüfungen, die Fehler direkt bei der Erfassung verhindern
- Eigene Optimierungsalgorithmen für die Tourenplanung, die direkt nach der Auftragserfassung ansetzen
- Echtzeitüberwachung mit Vergleich von Ist- und Soll-Daten während der Transportdurchführung
- Vollständige Validierung durch das Fraunhofer IML und Erfüllung der VDI-Richtlinie 3601
Ob du ein mittelständisches Transportunternehmen mit wachsendem Auftragsvolumen bist oder eine große Logistikorganisation mit komplexen Strukturen: Wir zeigen dir gerne, wie die TMS-Software in deiner Umgebung funktioniert. Nimm jetzt Kontakt zu uns auf und wir besprechen gemeinsam, welche Lösung zu deinen Anforderungen passt.
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