Das automatische Auslesen des Tachographen läuft vollständig digital und ohne manuelle Eingriffe ab: Ein im Fahrzeug installiertes Gerät überträgt die gespeicherten Fahrtenschreiberdaten per Mobilfunk direkt an eine zentrale Software. Transportunternehmen müssen dafür weder Fahrer einbestellen noch Karten physisch auslesen. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und stellt sicher, dass keine Auslesefristen verpasst werden. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Tachographen-Auslesen.
Welche Daten werden beim Auslesen des Tachographen erfasst?
Beim Auslesen des Tachographen werden zwei Datenbereiche erfasst: die Fahrzeugeinheit (VU) und die Fahrerkarte. Die Fahrzeugeinheit speichert technische Fahrdaten wie Geschwindigkeit, Kilometerstand und Aktivitätsphasen. Die Fahrerkarte enthält die persönlichen Lenk- und Ruhezeiten des Fahrers sowie Informationen zu Pausen und Ruhezeiten.
Im Einzelnen werden unter anderem folgende Informationen ausgelesen:
- Gefahrene Strecken und Geschwindigkeitsverläufe
- Lenk-, Ruhe- und Bereitschaftszeiten des Fahrers
- Beginn und Ende von Schichten
- Kilometerstände und Ortsangaben
- Ereignisse und Störungen (zum Beispiel Manipulationsversuche oder technische Fehler)
- Fahrzeugidentifikation und Kalibrierungsdaten
Diese Daten bilden die Grundlage für die Kontrolle der Lenk- und Ruhezeiten, die Lohnabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Fehlen bestimmte Datenpunkte oder sind Lücken vorhanden, kann das bei Kontrollen zu Bußgeldern führen.
Was ist der Unterschied zwischen manuellem und automatischem Auslesen?
Beim manuellen Auslesen müssen Fahrer ihre Fahrerkarte regelmäßig physisch an ein Auslesegerät anschließen oder zur Verwaltung bringen. Das automatische Auslesen dagegen überträgt die Daten per Fernzugriff direkt aus dem Fahrzeug, ohne dass der Fahrer oder ein Mitarbeiter aktiv eingreifen muss.
Die Unterschiede im Überblick:
- Aufwand: Manuelles Auslesen erfordert physischen Kontakt mit Karte oder Gerät. Automatisches Auslesen läuft im Hintergrund ohne zusätzliche Schritte.
- Zuverlässigkeit: Beim manuellen Verfahren entstehen leicht Lücken, wenn Fristen vergessen werden. Die automatische Variante hält Ausleseintervalle konsequent ein.
- Aktualität der Daten: Manuell ausgelesene Daten sind oft Tage oder Wochen alt. Bei der Fernauslesung stehen die Informationen zeitnah zur Verfügung.
- Skalierbarkeit: Bei größeren Flotten wird das manuelle Auslesen schnell unhandlich. Automatisierte Systeme wachsen problemlos mit.
Für Unternehmen mit mehreren Fahrzeugen ist das automatische Auslesen deshalb deutlich praktikabler. Es reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und minimiert das Risiko, gesetzliche Fristen zu übersehen.
Wie funktioniert die Fernauslesung des Tachographen technisch?
Die Fernauslesung des Tachographen funktioniert über eine im Fahrzeug installierte Telematikbox, die per Mobilfunk (GSM oder LTE) eine Verbindung zur Fahrzeugeinheit herstellt und die Daten verschlüsselt an einen zentralen Server überträgt. Von dort aus sind die Daten über eine Softwareplattform abrufbar und auswertbar.
Der technische Ablauf sieht vereinfacht so aus:
- Die Telematikeinheit wird dauerhaft mit dem Tachographen verbunden und im Fahrzeug verbaut.
- In festgelegten Intervallen oder auf Anfrage baut die Box eine Verbindung zur Fahrzeugeinheit auf.
- Die gespeicherten Daten werden ausgelesen und per Mobilfunk verschlüsselt übertragen.
- Die Daten landen auf einem sicheren Server und werden in der Fahrtenschreiber-Analyse-Software aufbereitet.
- Flottenmanager und Disponenten können die Ergebnisse direkt im Dashboard einsehen und auswerten.
Wichtig ist, dass die Telematikbox mit dem jeweiligen Tachographentyp kompatibel ist. Moderne digitale Tachographen der Generation Smart Tachograph unterstützen die Fernauslesung standardmäßig. Ältere Modelle benötigen unter Umständen eine entsprechende Schnittstelle.
Wie oft muss der Tachograph ausgelesen werden?
Die Fahrzeugeinheit des Tachographen muss mindestens alle 90 Tage ausgelesen werden. Die Fahrerkarte muss spätestens alle 28 Tage ausgelesen werden, da der interne Speicher nach diesem Zeitraum ältere Daten überschreibt.
Diese Fristen sind gesetzlich vorgeschrieben und gelten für alle Fahrzeuge, die unter die EU-Tachographenverordnung fallen. Wer die Fristen versäumt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern verliert im schlimmsten Fall Daten, die für Kontrollen oder die Lohnabrechnung benötigt werden.
In der Praxis empfiehlt es sich, die Ausleseintervalle kürzer zu wählen als gesetzlich vorgeschrieben. So erkennt man Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeiten frühzeitig und kann reagieren, bevor es zu einer offiziellen Kontrolle kommt. Automatische Systeme, die das Tachographen-Auslesen übernehmen, halten diese Fristen zuverlässig ein, ohne dass jemand daran denken muss.
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für das Tachographen-Auslesen?
Die gesetzlichen Anforderungen für das Tachographen-Auslesen basieren auf der EU-Verordnung (EG) Nr. 561/2006 und der Tachographenverordnung (EU) Nr. 165/2014. Diese schreiben vor, dass Unternehmen die Daten aus Fahrzeugeinheit und Fahrerkarte regelmäßig auslesen, sicher speichern und für Kontrollen bereithalten müssen.
Die wichtigsten Anforderungen im Überblick:
- Auslesefristen: Fahrzeugeinheit mindestens alle 90 Tage, Fahrerkarte mindestens alle 28 Tage.
- Aufbewahrung: Ausgelesene Daten müssen mindestens 12 Monate (Fahrerkarte) beziehungsweise 24 Monate (Fahrzeugeinheit) aufbewahrt werden.
- Zugriff bei Kontrollen: Behörden und Kontrollorgane müssen auf Anfrage Zugriff auf die gespeicherten Daten erhalten.
- Datenintegrität: Die Daten dürfen nicht manipuliert oder verändert werden. Entsprechende Schutzmaßnahmen sind Pflicht.
Verstöße gegen diese Vorschriften können zu empfindlichen Bußgeldern führen, sowohl für Fahrer als auch für Unternehmen. In schweren Fällen drohen Betriebsverbote oder der Entzug der Transportlizenz. Es lohnt sich also, die Anforderungen ernst zu nehmen und Prozesse so aufzusetzen, dass Fristen automatisch eingehalten werden.
Welche Software wird für die Auswertung der Tachographendaten benötigt?
Für die Auswertung der Tachographendaten wird eine spezialisierte Tachographen-Auslesen-Software benötigt, die ausgelesene Daten einliest, visualisiert und auf Verstöße prüft. Gute Systeme erkennen Überschreitungen der Lenk- und Ruhezeiten automatisch, erstellen Berichte für Kontrollen und lassen sich in bestehende Flottenmanagement- oder ERP-Systeme integrieren.
Worauf Sie bei der Wahl der richtigen Software achten sollten:
- Automatische Auslesung: Die Software sollte die Daten direkt aus dem Fahrzeug beziehen, ohne manuelle Zwischenschritte.
- Verstoßerkennung: Lenk- und Ruhezeitverstöße sollten automatisch markiert und gemeldet werden.
- Berichterstellung: Für Behördenkontrollen und interne Auswertungen braucht es klare, exportierbare Berichte.
- Integration: Die Software sollte sich mit vorhandenen Systemen wie ERP oder Lohnbuchhaltung verbinden lassen.
- Rechtliche Aktualität: Anbieter sollten die Software regelmäßig an neue gesetzliche Anforderungen anpassen.
Einfache Desktop-Programme reichen für kleine Betriebe aus, stoßen aber bei wachsenden Flotten schnell an ihre Grenzen. Cloudbasierte Lösungen bieten mehr Flexibilität, sind von überall zugänglich und lassen sich einfacher skalieren.
Wie FleetGO beim Tachographen-Auslesen hilft
Mit unserem Produkt FleetGO Tacho 360 übernehmen wir das gesamte Tachographen-Auslesen für Sie, vollständig automatisch und gesetzeskonform. Sie müssen sich um keine Fristen mehr kümmern, wir erledigen das im Hintergrund.
Das bietet Tacho 360 konkret:
- Automatisches Auslesen der Fahrzeugeinheit alle 90 Tage, ohne manuellen Aufwand
- Vollumfängliche Analyse der Lenk- und Ruhezeiten mit automatischer Verstoßerkennung
- Sichere, gesetzeskonforme Datenspeicherung und einfacher Zugriff bei Kontrollen
- Klare Dashboards und Berichte, die Sie direkt exportieren und einreichen können
- Integration mit bestehenden Systemen wie ERP und Lohnbuchhaltung
Ob Sie zwei Fahrzeuge oder eine große Flotte betreiben, Tacho 360 wächst mit Ihnen mit. Kontaktieren Sie uns jetzt und erfahren Sie, wie wir Ihr Tachographen-Management einfacher und sicherer machen.
Die Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken. Gesetze und Vorschriften unterliegen Änderungen — aus dem Inhalt dieses Artikels können daher keine Rechte abgeleitet werden. Konsultieren Sie stets einen Rechts- oder Finanzspezialisten und überprüfen Sie die aktuellsten Informationen bei den zuständigen offiziellen Behörden.