Fahrtenbuchdaten müssen in Deutschland in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden, sofern sie steuerlich relevant sind. Das gilt sowohl für Papierfahrtenbücher als auch für das elektronische Fahrtenbuch. Wer diese Frist nicht einhält, riskiert Probleme bei einer Betriebsprüfung. In diesem Artikel erfährst du, was ein Fahrtenbuch ist, welche Angaben es enthalten muss und was passiert, wenn das Finanzamt es nicht anerkennt.
Was ist ein Fahrtenbuch und wer ist zur Führung verpflichtet?
Ein Fahrtenbuch zur steuerlichen Dokumentation ist ein Nachweisinstrument, das alle dienstlichen und privaten Fahrten mit einem Fahrzeug dokumentiert. Es dient dem Finanzamt als Beleg dafür, wie ein Firmenwagen genutzt wird, und ist die Grundlage für die steuerliche Bewertung des geldwerten Vorteils.
Zur Führung verpflichtet sind grundsätzlich alle, die einen Firmenwagen auch privat nutzen und den tatsächlichen Privatanteil statt der pauschalen 1-Prozent-Regelung versteuern möchten. Das betrifft Selbstständige, Freiberufler und Arbeitnehmer mit Firmenwagen gleichermaßen. Unternehmen können ihre Mitarbeiter zur Fahrtenbuchführung verpflichten, wenn beispielsweise Verkehrsordnungswidrigkeiten nachgewiesen werden müssen.
Es gibt also zwei Situationen: die freiwillige Nutzung, um Steuern zu sparen, und die verpflichtende Nutzung aufgrund behördlicher Anordnung. In beiden Fällen gelten dieselben formalen Anforderungen.
Wie lange müssen Fahrtenbuchdaten aufbewahrt werden?
Fahrtenbücher mit steuerlicher Relevanz müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist ergibt sich aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB), die für steuerlich relevante Unterlagen eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht vorschreiben.
Die Frist beginnt nicht mit dem Datum der letzten Eintragung, sondern am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Ein Fahrtenbuch aus dem Jahr 2024 muss also bis mindestens Ende 2034 aufbewahrt werden.
Wichtig zu wissen: Wenn eine Betriebsprüfung läuft oder ein Rechtsstreit mit dem Finanzamt besteht, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht entsprechend, bis das Verfahren abgeschlossen ist. Wer Unterlagen vorzeitig vernichtet, riskiert, dass das Finanzamt Schätzungen vornimmt und Steuernachzahlungen festsetzt.
Gelten für digitale Fahrtenbücher andere Aufbewahrungsregeln?
Für das elektronische Fahrtenbuch gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Papierfahrtenbücher: zehn Jahre für steuerlich relevante Daten. Der Unterschied liegt in den technischen Anforderungen, die an die digitale Lösung gestellt werden.
Das Finanzamt erwartet, dass digitale Daten GoBD-konform gespeichert werden. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Das bedeutet konkret: Die Einträge müssen unveränderlich sein, nachvollziehbar protokolliert werden und jederzeit lesbar bleiben.
Ein elektronisches Fahrtenbuch, das nachträgliche Änderungen erlaubt, ohne diese zu protokollieren, wird vom Finanzamt nicht anerkannt. Achte daher darauf, dass die Software, die du verwendest, eine lückenlose Änderungshistorie führt und die Daten revisionssicher speichert. Außerdem müssen die Daten auch nach Jahren noch in einem lesbaren Format vorliegen, also nicht in einem veralteten Dateiformat, das keine aktuelle Software mehr öffnen kann.
Was muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthalten?
Ein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch muss für jede dienstliche Fahrt mindestens folgende Angaben enthalten: Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Zielort, Reisezweck sowie den Namen des Geschäftspartners oder Kunden. Private Fahrten müssen ebenfalls erfasst werden; hier reicht jedoch die Angabe des Kilometerstands.
Häufige Fehler, die zur Ablehnung durch das Finanzamt führen:
- Fehlende oder ungenaue Angaben zum Reisezweck („Kundenbesuch“ reicht nicht; der Name des Kunden muss genannt werden)
- Nachträgliche Eintragungen, die nicht zeitnah nach der Fahrt erfolgt sind
- Lücken im Fahrtenbuch, zum Beispiel fehlende Wochenenden oder Urlaubszeiten
- Abweichungen zwischen dem Kilometerstand im Fahrtenbuch und dem tatsächlichen Tachostand
- Unleserliche oder radierte Einträge im Papierfahrtenbuch
Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden, also möglichst direkt nach jeder Fahrt. Wer Einträge wochenlang sammelt und dann auf einmal nachträgt, riskiert die Anerkennung.
Was passiert, wenn das Fahrtenbuch beim Finanzamt nicht anerkannt wird?
Wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch ablehnt, wechselt es automatisch zur 1-Prozent-Regelung. Das bedeutet: Der geldwerte Vorteil wird pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat berechnet, unabhängig davon, wie viel das Fahrzeug tatsächlich privat genutzt wurde.
Das kann teuer werden, besonders bei hochwertigen Fahrzeugen oder wenn der tatsächliche Privatanteil gering ist. Zusätzlich können Steuernachzahlungen für vergangene Jahre entstehen, wenn das Finanzamt rückwirkend die 1-Prozent-Regelung ansetzt.
Typische Gründe für die Ablehnung sind fehlende Pflichtangaben, erkennbare Nachträge, Lücken in der Dokumentation oder ein elektronisches Fahrtenbuch, das nicht GoBD-konform ist. Um das zu vermeiden, lohnt es sich, von Anfang an auf eine zuverlässige Lösung zu setzen und die Einträge konsequent und zeitnah vorzunehmen.
Wer mit einer Flotte arbeitet, profitiert dabei von einem elektronischen Fahrtenbuch, das GPS-Daten automatisch erfasst und die Fahrten lückenlos dokumentiert. Wir bei FleetGO bieten genau das: eine GPS- und Telematiklösung, die Kilometerleistung, Fahrzeugaktivitäten und Fahrverhalten automatisch aufzeichnet und so die Grundlage für ein revisionssicheres elektronisches Fahrtenbuch liefert.
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