aktualisiert am 26.06.2026
In jedem Bereich der Wirtschaft muss bereits seit Ende 2022 eine Form der Arbeitszeiterfassung stattfinden. Das wurde vor einigen Jahren so in einem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes (BAG) beschlossen. Dies gilt auch für LKW-Fahrer und deren Arbeitgeber, für die die Erfassung von Lenk- und Ruhezeiten mit dem Fahrtenschreiber auslesen und eine recht lückenlose Überwachung der Arbeiter durch GPS-Ortung eigentlich nichts Neues mehr ist. Die Arbeitszeiterfassung muss gemäß den Vorschriften die gesamte Arbeitszeit beinhalten, Überstunden müssen registriert werden und das Ganze soll auf eine Art geschehen, die objektiv und gut einsehbar ist.
Warum ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Lkw-Fahrer notwendig?
In Deutschland sind die Lohnnebenkosten vergleichsweise hoch. Das erschwert die Einstellung von neuen Arbeitnehmern und führt oft zu einem gewissen Mangel an Beschäftigten im Dienstleistungsgewerbe aber auch in vielen anderen Wirtschaftsbereichen. Gleichzeitig ist so aber auch der Anreiz recht hoch ein wenig bei der Angabe der Arbeitszeiten von Angestellten zu schummeln. Auch im Fuhrbetrieb wird immer wieder gerne ein Teil des Gehalts unter der Hand bezahlt, um so die Lohnnebenkosten zu drücken. Außerdem haben sich immer neue Formen der (Schein-)Selbständigkeit wie bei Vermittlungsdiensten wie Uber entwickelt. Der Staat bemüht sich ständig, diese Praktiken einzuschränken.
Dafür gibt es zwei Gründe:
- Zum einen kann der Sozialstaat nur funktionieren, wenn alle Einnahmequellen des Staates voll ausgeschöpft werden.
- Andererseits soll eine lückenlose Erfassung der Arbeitszeit auch eine Ausbeutung der Beschäftigten verhindern.
Der Fahrtenschreiber im LKW zeichnet zwar auf wie lange man hinterm Steuer sitzt, wenn dann aber noch Zeit für die Entladung oder Ladung des Fahrzeugs nötig ist, dann wird das gerne vom Arbeitgeber ignoriert. Natürlich gibt es andere Stimmen, die behauten der erhöhte Aufwand an Bürokratie und die hohen Nebenkosten wirken sich negativ auf das Wirtschaftswachstum aus. Die Wahrheit liegt wohl irgendwo zwischen diesen Aussagen.
Was müssen Arbeitgeber beachten?
Wer ein Speditionsunternehmen leitet, muss seitdem die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Kraft getreten ist ein wenig mehr Bürokratie in Kauf nehmen. Zwar kann er seinen Angestellten die Dokumentierung der Arbeitszeiten überlassen, er sollte aber ab und zu Stichproben machen und die Richtigkeit der Erfassung sicherstellen. Dabei muss auch auf den Datenschutz geachtet werden und es müssen die notwendgien Einverständniserklärungen der Arbeitnehmer eingeholt werden. Wenn man genug Mitarbeiter hat für einen Betriebsrat, dann muss auch der Betriebsrat den gewählten Formen der Arbeitszeiterfassung zustimmen. Der Betriebsrat kann dabei aber nicht verhindern, dass die Arbeitszeiten überhaupt erfasst werden.
Sind kleine Betriebe von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen?
Das Urteil gilt für all die, die Angestellte beschäftigen. Nur leitende Angestellte sind von der Pflicht ausgenommen. Das bedeutet, auch kleine Betrieb müssen nun sorgfältig die Arbeitszeit Ihrer Angestellten dokumentieren. Für 2- oder 3-Mann Betriebe kann das schwerwiegende Folgen haben. Wenn Sie als Freiberufler selbständig arbeiten, dann sind Sie natürlich von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung befreit.
Sind Bußgelder zu befürchten?
Ein direkter Bußgeldtatbestand allein für das Unterlassen der Arbeitszeiterfassung existiert aktuell noch nicht. Die BAG-Entscheidung vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) begründet die Pflicht über § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, ohne selbst eine Sanktionsnorm zu schaffen.
Allerdings bedeutet das nicht, dass Arbeitgeber ohne Konsequenzen bleiben. Aufsichtsbehörden können die Einführung eines Zeiterfassungssystems förmlich anordnen (§ 17 Abs. 2 ArbZG). Wer einer solchen Anordnung nicht nachkommt, riskiert Bußgelder von bis zu 30.000 Euro (§ 25 Abs. 2 ArbSchG; bei direkten ArbZG-Verstößen zusätzlich § 22 ArbZG). Dass Behörden von diesem Instrument auch tatsächlich Gebrauch machen, zeigt das Urteil des Verwaltungsgerichts Hamburg vom 18. Juli 2025 (Az. 21 K 1202/25), das behördliche Anordnungen zur Zeiterfassung für rechtmäßig erklärt hat, wenngleich das Urteil noch nicht rechtskräftig ist (Berufung beim OVG Hamburg anhängig).
Ein neues Arbeitszeiterfassungsgesetz (ArbZG-Reform), das direkte Bußgeldtatbestände einführen und Übergangsfristen nach Betriebsgröße staffeln soll, befindet sich derzeit noch im Gesetzgebungsverfahren und ist Stand Juni 2026 noch nicht in Kraft getreten. Unternehmen sollten jedoch nicht auf das neue Gesetz warten. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits heute und wird aktiv vollzogen.
Digital oder analog
Bei der Zeiterfassung stellt sich die Frage nach der Methode, die am einfachsten ist. Es werden hier von vielen Dienstleistern digitale Formen der Zeiterfassung angeboten. Allerdings kommen mit diesen Angeboten immer zusätzliche Kosten und ein Aufwand für die Einarbeitung der Angestellten einher. Die Fragen des Datenschutzes machen solche Lösungen für die Zeiterfassung auch oft etwas schwieriger, denn es kann immer zu Sicherheitslücken kommen.
Bei sehr kleinen Betrieben kann auch deshalb eine analoge Lösung auf Papier vollkommen ausreichend sein. Vom Gesetzgeber her gibt es keine Anweisung dazu welche Form der Zeiterfassung verwendet werden muss.
Fazit
Durch die neue Regelung kommt auf alle Unternehmer und Angestellten ein wenig mehr Bürokratie hinzu. Da es aber aktuell noch keine festen Regelungen dazu gibt, wie genau die Zeiterfassung zu vollziehen ist und wer diese Aufzeichnungen überprüft, haben Sie noch ein wenig Zeit eine passende Lösung zu finden.
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