Fahrtenschreiberpflicht: Wann ist ein Fahrtschreiber Pflicht?

Die Pflicht zum Fahrtenschreiber entstammt der europäischen Verpflichtung, die Lenk- und Ruhezeiten von Berufskraftfahrern aufzuzeichnen. In diesem Artikel erfahren Sie, ob für Sie Fahrtenschreiber Pflicht sind oder Sie von einer der Ausnahmen z.B. der Handwerkerregelung Gebrauch machen können. Beginnen wir mit der Frage, ab wann Fahrtenschreiber gesetzlich gefordert sind.

Ab wann ist ein Fahrtenschreiber Pflicht?

Alle Fahrzeuge und Fahrzeugkombinationen mit einem Gesamtgewicht über 3.500 Kilo sind verpflichtet, mit einem Fahrtenschreiber ausgestattet zu sein. Allerdings gibt es Ausnahmen von dieser Verpflichtung. Diese können von Land zu Land variieren.

Die Fahrtenschreiberpflicht gilt ebenfalls für Lieferwagen über 3.500 Kilo und Lieferwagen mit Anhängern. Es ist wichtig zu wissen, dass es nicht um das eigentliche Gewicht, sondern um die zulässige Gesamtmasse (zGM) geht. Diese Informationen sind im Fahrzeugschein und auf der Typengenehmigung des Anhängers zu finden.

Beispiel: Ein Ford Transit hat eine zulässige Gesamtmasse von 2.800 kg. Wenn dieses Fahrzeug ohne Anhänger fährt, besteht keine Fahrtenschreiberpflicht. Wenn jedoch ein Anhänger mit einer zulässigen Gesamtmasse von 750 kg angehängt wird, überschreitet die Gesamtkombination die Grenze von 3.500 kg und ein Fahrtenschreiber wird Pflicht.

Warum sind oftmals Fahrtenschreiber Pflicht?

Die Fahrtenschreiberpflicht bezieht sich auf die Verpflichtung, die Lenk- und Ruhezeiten von Berufskraftfahrern aufzuzeichnen. Das Ziel ist die Verbesserung der Arbeitsbedingungen und damit die Verkehrssicherheit. Außerdem soll die Pflicht zum Fahrtenschreiber auch einen faireren Wettbewerb im europäischen Transportsektor sicherstellen.

Die Fahrtenschreiber Gesetzgebung wurde in Europa harmonisiert. Das bedeutet, dass eine Kontrolle in allen Mitgliedsstaaten die gleichen Ergebnisse liefern muss. Alle Mitgliedsstaaten müssen eine Mindestzahl an Kontrollen durchführen – sowohl Straßenkontrollen als auch Firmenkontrollen. Alle zwei Jahre sollte dies der Europäischen Kommission berichtet werden, damit die Mitgliedstaaten gegenseitig einschätzen können, ob es ausreichend Kontrollen gab.

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FleetGO hat eine einzigartige all-in-one Lösung entwickelt, um die Fahrtenschreiberdaten automatisch herunterzuladen und zu analysieren. Dies gilt sowohl für Dateien vom Massenspeicher als auch den Fahrerkarten.

Sind Fahrtenschreiber immer Pflicht?

Es gibt ein paar Ausnahmen, bei denen ein LKW-Fahrer nicht verpflichtet ist, einen Fahrtenschreiber zu verwenden. Beispielsweise können Handwerker von der Pflicht zum Fahrtenschreiber ausgenommen sein.

Diese Fahrtenschreiberpflicht Ausnahmen untergliedern sich in nationale und internationale Ausnahmen. Wenn Sie eine dieser Bedingungen erfüllen, gilt die Fahrtenschreiberpflicht nicht für Sie. Sie müssen, um die Fahrtenschreiberpflicht Ausnahmen zu nutzen, keine Ausnahmegenehmigung anfordern, aber Sie müssen während einer Kontrolle beweisen, dass Sie die Bedingung(en) erfüllen.

In unserem Artikel zur Fahrtenschreiber Befreiung erfahren Sie alles Wichtige zu diesem Thema.

Digitaler Fahrtenschreiber: Vorschriften

Welche Vorschriften gelten bezüglich eines digitalen Fahrtenschreibers und sind analoge Fahrtenschreiber weiterhin zulässig? Grundsätzlich gelten die gleichen Vorschriften bezüglich der Daten, die aufgezeichnet werden müssen, unabhängig davon, ob sie mit einem analogen Fahrtenschreiber aufgezeichnet werden, oder ob ein digitaler Fahrtenschreiber zum Einsatz kommt. Seit 2006 ist es allerdings verpflichtend, in neu zugelassene Fahrzeuge einen digitalen Fahrtenschreiber einzubauen. Im Gegensatz zu analogen Geräten, egal ob manuelle oder automatische, zeichnet der digitale Fahrtenschreiber alle relevanten Daten automatisch auf. Neben den offensichtlichen Daten, wie die Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten, sowie gefahrene Geschwindigkeiten, zurückgelegte Kilometer und die Identität des Fahrers mit einer aktiven Fahrerkarte, zeichnet der digitale Fahrtenschreiber noch weitere Daten auf:

  • Die Herstellerdaten des Kontrollgeräts und des Sensors
  • Registrierungs- und Identifikationsnummern des Fahrzeugs
  • Fehlfunktionen der Fahrerkarte
  • Besondere Ereignisse und Sicherheitselemente
  • Werkstattzeiten und Aktivierungsdaten

Verstöße gegen die Pflicht zum Fahrtenschreiber und andere Vorschriften

Die Fahrer müssen mit den Verpflichtungen zu Aufzeichnungen und dem richtigen Umgang mit den Daten der digitalen Fahrtenschreiber unbedingt vertraut sein. Verstöße gegen die Vorschriften im Bußgeldkatalog bei Lenkzeiten sind teuer!

Fahrlässige oder vorsätzliche Verstöße gegen die Vorschriften zu digitalen Fahrtenschreibern werden als Ordnungswidrigkeiten geahndet. Dabei kann es allerdings nicht nur durch das Fahrpersonal zu Verstößen kommen, sondern auch durch Unternehmer oder andere Angestellte. Nachfolgend haben wir eine Übersicht über die wichtigsten Verstöße gegen die Fahrtenschreiber Regeln zusammengestellt:

Einige Verstöße gegen die digitalen Fahrtenschreiber Vorschriften durch Unternehmer:

  • Vorschriftsmäßiges Herunterladen der Daten des Kontrollgeräts im Dreimonatsrhythmus wurde vernachlässigt.
  • Daten gehen verloren, werden nicht gespeichert oder unzureichend gegen unrechtmäßige Kopien geschützt.
  • Die vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten von Ausdrucken und gespeicherten Daten werden nicht eingehalten.
  • Auf Anfragen werden die geforderten Daten nicht oder nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt.

Einige Verstöße gegen die digitalen Fahrtenschreiber Vorschriften durch Fahrpersonal:

  • Gegen Ruhe- oder Lenkzeiten wird Verstoßen.
  • Fehlerhaftes Führen von Aufzeichnungen oder fehlerhafte Bedienung des Kontrollgeräts.
  • Fehlerhafte, falsche oder Abwesende Einträge auf der Fahrerkarte.
  • Mitführungspflicht der Fahrerkarte wird vernachlässigt oder Abgabe an Dritte erfolgt.

Andere Verpflichtungen rund um den Fahrtenschreiber

Wenn Sie zur Verwendung eines Fahrtenschreibers verpflichtet sind, gilt noch eine weitere wichtige Verpflichtung. Sie müssen die Fahrtenschreiberdaten regelmäßig auslesen und archivieren und auf mögliche Verstöße untersuchen.

Sie müssen die Daten vom Fahrtenschreiber selbst, dem Massenspeicher, mindestens alle 90 Tage auslesen. Aber auch das Fahrerkarte Auslesen ist Pflicht: auf der Fahrerkarte gespeicherte Daten müssen mindestens alle 28 Tage ausgelesen werden.

Sie müssen anschließend die Daten analysieren, um zu überprüfen, dass keine Verstöße begangen wurden. Falls Verstöße begangen wurden, müssen Sie als Arbeitgeber diese Ihrem Arbeitnehmer (dem betreffenden Fahrer) aufzeigen. Sie müssen die vollständige Datei für mindestens ein Jahr speichern.

Hinweis: Es kann sein, dass Sie die Daten aus Steuergründen länger speichern müssen. Wenn Sie z.B. die Fahrtenschreiberdaten zur Lohnberechnung verwenden, fallen die Fahrtenschreiberdaten unter die Steueraufbewahrungspflicht von 7 Jahren!

Zusammenfassung:

  • Massenspeicher der Fahrerkarte auslesen: Pflicht mindestens alle 90 Tage
  • Fahrerkarten mindestens alle 28 Tage auslesen
  • Auf Verstöße prüfen und den Fahrer informieren
  • Die vollständige Datei/das vollständige Archiv für mindestens ein Jahr speichern

Möchten Sie mehr über diesen ganzen Vorgang wissen? Lesen Sie mehr über unsere Lösung zum Remote Download der Fahrtenschreiberdaten mit integriertem Analysetool von FleetGO.

Manuelle Eingabe anderer Aktivitäten

Seit dem 02. März 2015 muss jeder Fahrer seine Aktivitäten manuell eingeben, die nicht vom Fahrtenschreiber registriert werden. Dies erfordert daher eine 24-stündige Nachweispflicht. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten manuell hinzugefügt werden müssen. Die Aktivitäten, die manuell hinzugefügt werden können, sind Ruhezeit, Arbeit (bezahlte Arbeit) und Bereitschaftszeit (z.B. für eine Doppelbesatzung im LKW)

Fahrtenschreiberpflicht bei gemieteten Fahrzeugen

Wenn ein Fahrzeug, das unter die Pflicht für Fahrtenschreiber fällt, gemietet ist, dann ist es wichtig, dass dessen Daten ebenfalls korrekt aufgezeichnet und archiviert werden. Der Mieter muss sicherstellen, dass der Fahrtenschreiber des gemieteten Fahrzeugs mit der Firmenkarte des Unternehmens, das das Fahrzeug mietet, verbunden ist. Dies ist die so genannte „Lock-in“-Funktion des Fahrtenschreibers. Das ist der einzige Weg, die erforderlichen Daten vom Fahrtenschreiber korrekt zu registrieren und herunterzuladen. Denken Sie daran, die Firma wieder auszuloggen, wenn Sie das Fahrzeug zurückgeben („Lock-Out“).

Quellen:

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