Fahrtenschreiberpflicht

Die Fahrtenschreiberpflicht entstammt der europäischen Verpflichtung, die Fahrt- und Ruhezeiten professioneller Fahrer aufzuzeichnen. Alle Fahrzeuge und Fahrzeugkombinationen mit einem Gesamtgewicht über 3.500 Kilo sind verpflichtet, mit einem Fahrtenschreiber ausgestattet zu sein.

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Fahrtenschreiberpflicht: LKW, Lieferwagen

Alle Fahrzeuge und Fahrzeugkombinationen mit einem Gesamtgewicht über 3.500 Kilo sind verpflichtet, mit einem Fahrtenschreiber ausgestattet zu sein. Allerdings gibt es Ausnahmen von dieser Verpflichtung. Diese können von Land zu Land variieren.

Die Fahrtenschreiberpflicht gilt ebenfalls für Lieferwagen über 3.500 Kilo und Lieferwagen mit Anhängern. Besonders die letzten machen immer wieder Probleme. Es ist wichtig zu wissen, dass es nicht um das eigentliche Gewicht, sondern um die zulässige Höchstmasse (MAM) geht. Diese Informationen sind auf dem Fahrzeugschein und auf der Typengenehmigung des Anhängers zu finden.

Beispiel: Ein Ford Transit hat eine zulässige Höchstmasse von 2.800 kg. Wenn dieses Fahrzeug ohne Anhänger fährt, besteht keine Fahrtenschreiberpflicht. Wenn jedoch ein Anhänger mit einer zulässigen Gesamtmasse von 750 kg angehängt wird, überschreitet die Gesamtkombination die Grenze von 3.500 kg und es besteht eine Fahrtenschreiberpflicht.

Was ist die Fahrtenschreiberpflicht?

Die Fahrtenschreiberpflicht bezieht sich auf die Verpflichtung, die Fahrt- und Ruhezeiten von professionellen Fahrern aufzuzeichnen. Das Ziel ist die Verbesserung der Arbeitsbedingungen und damit die Verkehrssicherheit. Außerdem stellt sie auch einen faireren Wettbewerb im europäischen Transportsektor sicher. 

Die Regelungvorschriften wurden in Europa harmonisiert. Das bedeutet, dass eine Kontrolle in allen Mitgliedsstaaten die gleichen Ergebnisse liefern muss. Regelmäßige Beratungen müssen zu einer klaren Interpretation der Richtlinien führen, die die Inspektionsstellen bei der Durchsetzung der Regeln anwenden können.

Alle Mitgliedsstaaten müssen eine Mindestzahl an Kontrollen durchführen – sowohl Straßenkontrollen, als auch Firmenkontrollen. Alle zwei Jahre sollte dies der Europäischen Kommission berichtet werden, damit die Mitgliedstaaten gegenseitig einschätzen können, ob es ausreichend Kontrollen gab.

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FleetGO hat eine einzigartige all-in-one Lösung entwickelt, um die Fahrtenschreiberdaten automatisch herunterzuladen und zu analysieren. Dies gilt sowohl für Dateien vom Massenspeicher als auch den Fahrerkarten.

Ausnahme von der Fahrtenschreiberpflicht

Es gibt ein paar Ausnahmen, bei denen ein LKW-Fahrer nicht verpflichtet ist, einen Fahrtenschreiber zu verwenden. Diese Ausnahmen untergliedern sich in nationale und internationale Ausnahmen. Wenn Sie eine dieser Bedingungen erfüllen, gilt die Fahrtenschreiberpflicht nicht für Sie. Sie müssen keine Ausnahmegenehmigung anfordern, aber Sie müssen während einer Kontrolle beweisen, dass Sie die Bedingung(en) erfüllen.

Andere Verpflichtungen rund um den Fahrtenschreiber

Wenn Sie zur Verwendung eines Fahrtenschreibers verpflichtet sind, gilt noch eine weitere wichtige Verpflichtung. Sie müssen die Fahrtenschreiberdaten regelmäßig auslesen und archivieren und auf mögliche Verstöße untersuchen.

Sie müssen die Daten vom Fahrtenschreiber selbst, dem Massenspeicher, mindestens alle 90 Tage auslesen. Die auf der Fahrerkarte gespeicherten Daten müssen mindestens alle 28 Tage ausgelesen werden.

Sie müssen anschließend die Daten analysieren, um zu überprüfen, dass keine Verstöße begangen wurden. Falls Verstöße begangen wurden, müssen Sie als Arbeitgeber diese Ihrem Arbeitnehmer (dem betreffenden Fahrer) aufzeigen. Sie müssen die vollständige Datei für mindestens ein Jahr speichern.

Hinweis: Es kann sein, dass Sie die Daten aus Steuergründen länger speichern müssen. Wenn Sie z.B. die Fahrtenschreiberdaten zur Lohnberechnung verwenden, fallen die Fahrtenschreiberdaten unter die Steueraufbewahrungspflicht von 7 Jahren!

Zusammenfassung:

  • Massenspeicher mindestens alle 90 Tage auslesen
  • Fahrerkarten mindestens alle 28 Tage auslesen
  • Auf Verstöße prüfen und den Fahrer informieren
  • Die vollständige Datei/das vollständige Archiv für mindestens ein Jahr speichern

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Manuelle Eingabe anderer Aktivitäten

Seit dem 02. März 2015 muss jeder Fahrer seine Aktivitäten manuell eingeben, die nicht vom Fahrtenschreiber registriert werden. Dies erfordert daher eine 24-stündige Nachweispflicht. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten manuell hinzugefügt werden müssen. Die Aktivitäten, die manuell hinzugefügt werden können, sind Ruhezeit, Arbeit (bezahlte Arbeit) und Bereitschaftszeit (z.B. für doppelt bemannte Fahrten)

Bußgelder im Zusammenhang mit Fahrtenschreibern
Die Bußgelder für Verstöße gegen die Richtlinien für Fahrtenschreiber sind sehr hoch und liegen zwischen 100€ und 4.400€ pro Verstoß – je nach Land. Lesen Sie mehr über die Bußgelder bei Fahrtenschreiber-Verstößen.

Fahrtenschreiberpflicht bei gemieteten Fahrzeugen

Falls, als welchem Grund auch immer, ein Fahrzeug, das unter die Fahrtenschreiberpflicht fällt, gemietet ist, dann ist es wichtig, dass dessen Daten ebenfalls korrekt aufgezeichnet und archiviert werden. Der Mieter muss sicherstellen, dass der Fahrtenschreiber des gemieteten Fahrzeugs mit der Firmenkarte des Unternehmens, das das Fahrzeug mietet, verbunden ist. Dies ist die so genannte „Lock-in“-Funktion des Fahrtenschreibers. Das ist der einzige Weg, die erforderlichen Daten vom Fahrtenschreiber korrekt zu registrieren und herunterzuladen. Denken Sie daran, die Firma wieder auszuloggen, wenn Sie das Fahrzeug zurückgeben („Lock-Out“).