Digitales Fahrtenbuch

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aktualisiert am 05.09.2025

Was ist ein digitales Fahrtenbuch?

Ein digitales Fahrtenbuch ist die moderne, elektronische Variante des klassischen handschriftlichen Fahrtenbuchs. Während früher jede Fahrt manuell in ein mitgeführtes Heft eingetragen wurde, übernimmt heute eine App, Software oder ein Telematikgerät die automatische Erfassung relevanter Daten wie Kilometerstand, Start- und Zielort oder Fahrtdauer. Damit reduziert sich der Aufwand erheblich, Fehlerquellen werden minimiert und die Daten können revisionssicher gespeichert werden – eine wichtige Voraussetzung für die Anerkennung durch das Finanzamt.

Was sind die Unterschiede zwischen elektronischen und digitalen Fahrtenbüchern?

Auf den ersten Blick erscheinen ein digitales und elektronisches Fahrtenbuch sehr ähnlich.
Beide sammeln Daten selbstständig und speichern diese in digitaler Form. Digitale Fahrtenbücher sind Lösungen, die primär auf Software basieren. Die Installation erfolgt auf vorhandener Hardware wie einem Smartphone. Elektronische Fahrtenbücher hingegen sind hardwarebasierte Systeme. Hier wird das komplette Fahrtenbuch als integriertes System erworben. Diese elektronischen Fahrtenbücher werden permanent im Fahrzeug installiert, beispielsweise per OBD Stecker am OBD-Dongle. Auch diese elektronischen Fahrtenbücher verfügen über eine Software, die beispielsweise per App oder Webzugriff verfügbar ist.

Welche Formen von digitalen Fahrtenbüchern gibt es?

Digitale Fahrtenbücher sind kombinierte Systeme aus Hardware und Software. Sie benötigen neben einer Anwendung, in der die Fahrten dokumentiert werden, auch Hardware, die diese Fahrten registriert. Die praktische Umsetzung ist auf unterschiedliche Art und Weise möglich. Diese Formen von digitalen Fahrtenbüchern gibt es:

• Fahrtenbuch in der Cloud
• Fahrtenbuch App
• Softwarelösungen für die Installation auf einem PC

Funktionsweise von Fahrtenbuch Apps

Eine der einfachsten Varianten des digitalen Fahrtenbuchs sind Apps für mobile Endgeräte. Sie sind für Android- und iOS-Smartphones sowie Tablets verfügbar, daneben gibt es auch webbasierte Lösungen, die direkt im Browser genutzt werden können.

Diese Apps greifen in der Regel auf die integrierten GPS-Sensoren des Endgeräts zu. So können Fahrten automatisch dokumentiert werden: Start- und Zielpunkte, gefahrene Strecke, Dauer sowie Kilometer werden präzise aufgezeichnet. Damit die Daten erfasst werden, muss das mobile Gerät während jeder Fahrt mitgeführt und die App aktiv sein. Einige Anbieter koppeln die App zusätzlich mit einem OBD-Stecker oder einem Fahrzeug-Tracker, um die Genauigkeit zu erhöhen und die Daten automatisch zu synchronisieren.

Fahrtenbücher in der Cloud

Ein zentrales Unterscheidungsmerkmal ist die Art der Datenspeicherung. Es gibt digitale Fahrtenbücher, die lokal auf einem PC oder Server installiert werden – hier müssen Daten manuell oder halbautomatisch vom Smartphone übertragen werden.

Deutlich komfortabler sind cloud-basierte Systeme. Diese übertragen die Fahrteninformationen automatisch in eine zentrale, revisionssichere Cloud, wo sie unveränderbar gespeichert werden. Fahrer können ihre Fahrten anschließend bequem per Webportal oder App kategorisieren (z. B. privat, geschäftlich, Arbeitsweg).

Cloud-Lösungen haben den Vorteil, dass die Daten jederzeit abrufbar sind, zentrale Auswertungen für Unternehmen erleichtern und die Anforderungen der GoBD erfüllen können, wenn der Anbieter entsprechende Standards einhält.

Welche Daten zeichnet ein digitales Fahrtenbuch auf?

Digitale Fahrtenbücher und Fahrtenbuch Apps zeichnen viele Informationen automatisch auf. Damit erleichtern diese Systeme das Führen eines Fahrtenbuchs. Welche Informationen konkret dokumentiert werden, hängt vom System ab. Digitale Fahrtenbücher sind grundsätzlich in der Lage, diese Daten zu dokumentieren:

  • Streckenverläufe mittels GPS-Ortung
  • Abfahrts- und Ankunftszeiten
  • Kilometerstände und zurückgelegte Strecken
  • Kraftstoffdaten
  • Profile für mehrere Fahrer

Weitere Informationen fügt der Nutzer einer digitalen Fahrtenbuch App individuell hinzu. Dazu gehört vor allem die Kategorisierung der Fahrt. Dies ist bei digitalen Fahrtenbüchern über das Dashboard der Software möglich. Es lassen sich meistens auch Anlässe vorkonfigurieren, sodass die Kategorisierung mit einem Klick gelingt. Ebenfalls addieren die digitalen Fahrtenbücher den laufenden Kilometerstand anhand der GPS-Daten und Streckenverläufe. Diese Information wird am Ende des Jahres für das Finanzamt und die Steuererklärung benötigt.

Die Nutzung der digitalen Fahrtenbuch App in der Praxis

Die Aufzeichnung einer Fahrt mit einem digitalen Fahrtenbuch erfolgt meist automatisch über eine App auf dem Smartphone oder ein fest installiertes Gerät im Fahrzeug. Während der Fahrt werden Strecke, Zeit und Kilometer anhand von GPS- und Fahrzeugdaten erfasst.

Im Anschluss muss der Fahrer den Fahrzweck kategorisieren (z. B. privat, geschäftlich, Arbeitsweg). Dies kann direkt in der App, per Webportal oder über eine Cloud-Lösung erfolgen. Moderne Systeme bieten hierfür komfortable Funktionen wie Sprachsteuerung, sodass die Einordnung der Fahrt auch per Sprachbefehl erledigt werden kann.

Sind digitale Fahrtenbücher als Nachweis gegenüber dem Finanzamt zugelassen?

Ja, digitale Fahrtenbücher werden von den Finanzämtern grundsätzlich anerkannt – sofern sie die steuerlichen Anforderungen erfüllen. Maßgeblich sind hier die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Ein digitales Fahrtenbuch muss daher:

  • vollständig und lückenlos alle Fahrten aufzeichnen (inkl. Datum, Kilometerstand, Ziel, Zweck),
  • übersichtlich und nachvollziehbar sein,
  • zeitnah geführt werden (spätestens wenige Tage nach der Fahrt),
  • und vor allem manipulationssicher sein – nachträgliche Änderungen dürfen technisch nicht möglich oder nur mit Protokollierung erlaubt sein.

Dies wird in der Regel durch zertifizierte Softwarelösungen gewährleistet, die Daten automatisch erfassen und revisionssicher in der Cloud speichern. Eigenlösungen wie Excel-Tabellen oder handbearbeitete Dateien erfüllen diese Anforderungen nicht und werden daher vom Finanzamt nicht anerkannt.

Für vollständige Fahrtenschreiber-Compliance beim Fuhrparkmanagement ist die Fahrtenschreiber Analyse-Software von FleetGO die ideale Lösung. Damit können Unternehmen das Fahrtenschreiber Auslesen oder Fahrerkarte Auslesen automatisieren und Fahrtenschreiberdaten herunterladen.

Quellen:

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