Elektronische Fahrtenbücher

Beim Fahrtenbuch handelt es sich um einen Nachweis gegenüber dem Finanzamt, zu welchem Anteil ein geschäftlich zugelassenes Fahrzeug privat genutzt wird. Ein Fahrtenbuch ist somit mit einem bestimmten Wagen verknüpft und alternative zur 1-Prozent-Regelung (Listenpreismethode) zur Ermittlung des geldwerten Vorteils.

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Rechtliche Grundlagen

Die Anforderungen an Fahrtenbücher sind in verschiedenen Dokumenten festgelegt:

  • BMF-Schreiben vom 18. November 2009 (BStBl I 2009, 1326): Grundlegende Anforderungen an Fahrtenbücher
  • BMF-Schreiben vom 3. März 2022 (IV C 5 – S 2334/21/10004:001, Rn. 28): Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher
  • BFH-Urteil vom 9. November 2005 (VI R 27/05, BStBl II 2006, 408): Geschlossene Form und Vollständigkeit
  • BFH-Urteil vom 12. Januar 2024 (VI B 37/23): Aktuelle Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher
  • GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) vom 28. November 2019

Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Fahrtenbüchern

Digitale und elektronische Fahrtenbücher beschreiben oft sehr ähnliche Systeme. Beide speichern die Informationen in einem digitalen System. Die technische Umsetzung definiert die Unterschiede zwischen den beiden Lösungen:

Digitale Fahrtenbücher: Die Software steht im Vordergrund. Es erfolgt beispielsweise die Installation einer App auf einem Smartphone, die Fahrten manuell oder automatisch erfasst.

Elektronische Fahrtenbücher: In sich geschlossene Systeme mit eigener Hardware. Sie besitzen, abhängig vom System, Schnittstellen zu Smartphones oder Computern, bringen jedoch immer eine eigene Hardware mit, die für die Aufzeichnung der Daten verantwortlich ist.

Formen von elektronischen Fahrtenbüchern

Es gibt verschiedene Varianten von elektronischen Fahrtenbüchern:

Festinstallierte elektronische Fahrtenbücher

Immer häufiger gibt es bei Fahrzeugen die Möglichkeit, Informationen über die Fahrten direkt zu speichern. Oftmals sind solche Funktionen in das Navigationssystem integriert. Grundsätzlich eignet sich eine solche Lösung als Fahrtenbuch, da sie immer an ein bestimmtes Fahrzeug gebunden sind.

Nachteile: Bei einem Wechsel des Wagens im Laufe des Jahres gehen die Daten verloren. Zudem besteht das Risiko, dass bei einem Unfall die Daten verloren gehen, wenn sie nur im Navigationssystem gespeichert sind. Daher ist eine Sicherung auf einem anderen Medium erforderlich.

Fahrtenbuch-Stecker (OBD-basiert)

Fahrtenbuch-Stecker sind elektronische Lösungen für die temporäre Verbindung mit dem Fahrzeug. Es handelt sich um kleine Boxen, die mit dem OBD-Port des Wagens verbunden werden. Da alle modernen Fahrzeuge über eine solche OBD-2-Schnittstelle verfügen, sind die Fahrtenbuch-Stecker eine universelle Lösung.

Datenquellen:

  • Kilometerstand, Datum und Uhrzeit vom Fahrzeug (über OBD)
  • Routen über integrierten GPS-Empfänger
  • Datenübertragung über Mobilfunknetz in die Cloud

Die Kategorisierung zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten erfolgt über Web-Zugriff oder App.

Stand-alone-Geräte

Eigenständige Geräte, die im Fahrzeug installiert werden, ohne Anschluss an das OBD-System. Sie bringen alle notwendigen Komponenten mit:

  • GPS-Empfänger für Streckenaufzeichnung
  • Stromversorgung über Bordnetz oder Akkus
  • USB-Schnittstellen für Datenexport
  • Möglichkeit zur direkten Kategorisierung per Knopfdruck (privat/geschäftlich/Arbeitsweg)

Fahrtenbuch in Excel – NICHT anerkannt!

Excel oder ähnliche Office-Programme werden NICHT vom Finanzamt anerkannt. Der Grund: Es ist nicht gewährleistet, dass die Daten nicht manipuliert wurden. Dies kann zu bösen Überraschungen bei der Einkommensteuererklärung führen, wenn das elektronische Fahrtenbuch abgelehnt wird und die Besteuerung nach der 1-Prozent-Regel erfolgt.

Aufzuzeichnende Daten

Elektronische Systeme müssen alle Daten protokollieren, die auch in einem handschriftlichen Fahrtenbuch erfasst werden:

Pflichtangaben für betriebliche/berufliche Fahrten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
  • Reiseziel
  • Reisezweck
  • Aufgesuchte Geschäftspartner
  • Bei Umwegen: Reiseroute und Begründung

Vereinfachte Angaben:

  • Privatfahrten: Nur Kilometerangaben erforderlich
  • Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: Kurzer Vermerk ausreichend

Automatische Erfassung: Einige Informationen erfassen die Systeme vollautomatisch (Routen, Zeiten). Andere erfordern manuelle Eingabe (Kategorisierung privat/geschäftlich, Reisezweck).

Anforderungen des Finanzamts an elektronische Fahrtenbücher

Grundsätzliche Anforderungen

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn es folgende Anforderungen erfüllt (gemäß BMF-Schreiben vom 3. März 2022):

1. Manipulationssicherheit: Nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben müssen technisch ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden. Änderungen müssen in einer Änderungshistorie mit ursprünglichen und neuen Angaben inkl. Änderungsdatum protokolliert werden.

2. Geschlossene Form: Das Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden (BFH-Urteil vom 9. November 2005, VI R 27/05). Lose Notizzettel sind nicht zulässig.

3. Zeitnahe Erfassung: Einträge sollten am Ende jedes Tages erfolgen. Die meisten elektronischen Fahrtenbücher ordnen Fahrten, die nicht innerhalb von 7 Kalendertagen kategorisiert werden, automatisch als Privatfahrten ein.

4. Vollständigkeit: Lückenlose Aufzeichnung aller Fahrten einschließlich des am Ende erreichten Gesamtkilometerstands.

5. GoBD-Konformität: Die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet sowie unverfälscht sein (BMF-Schreiben vom 28. November 2019).

6. Lesbarkeit: Alle Einträge müssen für Dritte leicht verständlich und nachvollziehbar sein.

7. Revisionssicherheit: Klare System-Nutzer-Verantwortlichkeit und eindeutige Zuordnung bezüglich der Datenverarbeitung (BFH-Urteil vom 12. Januar 2024, VI B 37/23).

Wichtig: Keine Zertifizierung durch das Finanzamt

Die Finanzverwaltung hat keine elektronischen Fahrtenbücher oder Programme bestimmter Anbieter zertifiziert. Die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit bleibt einer Einzelfallprüfung vorbehalten. Anbieter-Aussagen wie „vom Finanzamt anerkannt“ sind daher mit Vorsicht zu genießen.

Folgen bei Nicht-Anerkennung

Wird das Fahrtenbuch vom Finanzamt verworfen, erfolgt die Besteuerung nach der 1-Prozent-Regelung. Dies kann zu erheblichen Nachzahlungen führen.

Übermittlung zum Finanzamt

Das Finanzamt fordert bei der Einkommensteuererklärung sowie im Rahmen von Betriebsprüfungen die Vorlage des Fahrtenbuchs. Die Datenübermittlung erfolgt in digitaler Form:

Export als PDF: Speicherung des Fahrtenbuchs als PDF und Upload über die Belegeinrichtung in ELSTER.

DATEV-Schnittstelle: Einige Plattformen haben eine integrierte DATEV-Schnittstelle für den direkten Transfer zum Finanzamt oder Steuerberater. DATEV ist ein Standard in der Steuerverwaltung.

Aufbewahrungspflicht

Fahrtenbücher müssen wie die meisten steuerlichen Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Daten müssen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist unveränderlich aufbewahrt und lesbar gemacht werden können.

Hinweis zur Fahrtenschreiberpflicht

Bei Fahrzeugen, die unter die Fahrtenschreiber Pflicht fallen, muss zusätzlich beachtet werden, dass die Unternehmerkarte und die Fahrerkarte gültig sind. Das Unternehmen kann die Fahrerkarte auslesen. Überprüfen Sie, ob Sie von einer der Fahrtenschreiber Ausnahmen Gebrauch machen können.

Grundsätzlich ist vor Fahrtantritt eine Abfahrtkontrolle wichtig. Eine Checkliste zur Abfahrtkontrolle kann dabei unterstützen.

Quellen:

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