Fahrzeuge kommen in vielen Unternehmen für betriebliche Zwecke zum Einsatz. Diese Fahrzeugflotten sehen ganz unterschiedlich aus und ist teilweise recht groß, was die Verwaltung nicht einfacher macht. Das Flottenmanagement hat die Aufgabe, alle Fahrzeuge zu verwalten und einen effizienten Betrieb zu gewährleisten. Andere Bezeichnungen sind Fleet Management oder auch Fuhrparkverwaltung.
Die Ziele des Flottenmanagements
Das zentrale Ziel im Flottenmanagement ist es, einen sicheren und zuverlässigen Betrieb der Fahrzeuge zu gewährleisten. Dies gelingt vor allem durch Standards, Routinen und systematische Kontrollen wie dem regelmäßigen Fahrtenschreiber auslesen. Weiterhin lassen sich Arbeitsabläufe effektiver gestalten, wenn das Flottenmanagement gut organisiert ist. Davon profitiert das Unternehmen. Und präsentiert sich auch nach außen professioneller.
Außerdem reduzieren sich die Kosten im Fuhrpark – ein weiteres Ziel des Flottenmanagements. Das gelingt vor allem durch die Transparenz im Handeln, kontinuierliche Verbesserung der Abläufe und die Kontrolle von Kosten. Das Flottenmanagement verfolgt also eine Reihe von Zielen simultan, die alle für einen effektiven Betrieb des Fuhrparks sorgen.
Was sind die zentralen Aufgaben im Flottenmanagement?
Die Aufgaben im Bereich des Flottenmanagements sind vielfältig und erstrecken sich über mehrere Bereiche. Grundsätzlich gilt, dass alle Punkte, die in irgendeiner Form die Fahrzeuge des Unternehmens betreffen, in den Aufgabenbereich des Flottenmanagements fallen. Dazu zählen unter anderem die folgenden Aufgaben:
- Verwaltung der Fahrzeugflotte
- Protokollierung der Betriebskosten
- Kontrolle von gesetzlichen Regulierungen wie Fahrtenschreibern
- Überprüfung von Dokumenten der Fahrer
- Planung der Ressourcen im Fuhrpark
- Überwachung von Wartung, Reparatur und Inspektionsintervallen
- Planung der Anschaffung von Fahrzeugen
- Versicherungsmanagement
- Koordination mit externen Dienstleistern im Bereich der Fahrzeuge
- Schadensmanagement
Strategisches Flottenmanagement
In den Aufgabenbereich des Flottenmanagements fällt die strategische Planung. Fahrzeuge und der gesamte Fuhrpark gehören zum beweglichen Anlagevermögen. Auch unbewegliche Wirtschaftsgüter wie Garagen, Werkstätten und andere Immobilien sind oft mit der Flotte verknüpft. Es sind also häufig hohe Werte, die Unternehmen in die Fahrzeugflotte investieren.
Unternehmen treffen aus diesem Grund Entscheidungen für die Anschaffung neuer Fahrzeuge auf Basis von Fakten. Das Flottenmanagement hilft, die notwendigen Daten für solche Informationen bereitzustellen. Das kann beispielsweise eine Auswertung über die Auslastung der vorhandenen Fahrzeuge sein. Auf diese Weise lässt sich strategisch entscheiden, in welche Fahrzeuge investiert werden soll.
Sicherheit im Flottenmanagement
Der Bereich der Sicherheit ist ein zentraler Punkt im Flottenmanagement. Hier ist es die Aufgabe, in allen Situationen hohe Sicherheitsstandards zu etablieren. Das beginnt mit den offensichtlichen Aufgaben wie der Einhaltung und Überwachung der Termine für die Hauptuntersuchung bei den Fahrzeugen. Aber auch kleinere und laufende Wartungen an den Fahrzeugen gehören in den Bereich des Flottenmanagements. Dazu zählen die Überwachung von Motorölwechseln oder auch die Vorbereitung der Fahrzeuge auf die wechselnden Jahreszeiten.
Das Flottenmanagement verwaltet in diesem Bereich viele bürokratische Aufgaben. Dazu zählt die wiederkehrende Kontrolle der Fahrerlaubnisse. Damit stellt ein Unternehmen sicher, dass kein Fahrer ein Fahrzeug führt, zu dem er nicht berechtigt ist. Auf die gleiche Art und Weise überwacht das Flottenmanagement die Unfallverhütungsvorschriften und organisiert Weiterbildungen. Auch die Verwaltung der Fahrtenschreiberdaten ist eine Aufgabe, die in den Bereich des Flottenmanagements fällt.
Das digitale Flottenmanagement
Im modernen Flottenmanagement kommen zahlreiche digitale Lösungen zum Einsatz. Das digitale Flottenmanagement ist inzwischen weit fortgeschritten. Dazu beigetragen haben IoT, schnelles mobiles Internet wie 4G und 5G sowie die Digitalisierung im Allgemeinen.
Auch die Regulierungen durch die EU und den Gesetzgeber haben das Flottenmanagement verändert. So ist der Einsatz von digitalen Fahrtenschreibern mittlerweile vorgeschrieben. Dies hat auch die Bereitstellung von Informationen für das Flottenmanagement verbessert.
Relevante Informationen für das Flottenmanagement
Ein effektives und effizientes Flottenmanagement benötigt Daten. Diese stammen zum großen Teil aus der Fahrzeugflotte selbst. Ein erster Schritt ist deshalb die Erfassung möglichst vieler Informationen. Das gelingt heutzutage mit digitaler Technik. Sensoren, Telematik und Software sind für diese Aufgabe zuständig.
Der zweite Schritt ist die Analyse der gesammelten Daten (Fahrtenschreiberanalyse). Auch das gelingt mit Software, die speziell für das Flottenmanagement konzipiert ist. Solche Software bietet auch Funktionen aus dem Bereich Controlling. Die Flottenmanagement-Software liefert Berichte und präsentiert die gesammelten Daten anschaulich in Tabellen und Grafiken.
Flottenmanagement per Software
Eine zentrale Rolle spielt die Flottenmanagement-Software. Hierbei handelt es sich um multifunktionale Lösungen, die eine Reihe von Aufgaben in der Verwaltung übernehmen.
Diese Software dient vor allem als zentraler Speicherpunkt für alle Formen von Daten. Dazu zählen zum Beispiel Informationen über das Leasing, Versicherungen und andere Verträge. Auch lässt sich die Software als Fahrtenschreiberarchiv nutzen.
Außerdem kann sich die Flottenmanagement-Software so konfiguriert werden, dass sie bestimmte Fristen automatisch überwacht: zum Beispiel Wartungsintervalle, Sicherheitsüberprüfungen oder die Kontrolle von Führerscheinen.
Die Flottenmanagement-Software lässt sich zudem mit Asset Trackern, GPS-Trackern und ähnlichen Lösungen verbinden. Diese Systeme sind direkt in Fahrzeugen installiert und liefern Daten unter anderem auf Basis der GPS-Ortung in Echtzeit. Dazu gehört zum Beispiel die aktuelle Position der Fahrzeuge. Auf diese Weise verfolgen die Disponenten in der Zentrale live die Bewegung der Fahrzeuge. Das verbessert das Flottenmanagement, denn Kunden können über die Ankunft informiert, Staus können umfahren werden.
Vorteile eines gut organisierten Flottenmanagements
Unternehmen mit einem gut strukturierten Flottenmanagement profitieren von einer Reihe von Vorteilen. Dies sind einige der positiven Auswirkungen, die das Flottenmanagement auf Unternehmen hat:
- Längere Nutzungsdauer von Fahrzeugen
- Weniger Ausfälle
- Niedrigere laufende Kosten
- Verbesserte Sicherheit
- Unterstützung bei der strategischen Ausrichtung des Fuhrparks
- Einhaltung von Gesetzen und Regularien
- Transparenz im Fuhrpark
Wer ist für das Flottenmanagement verantwortlich?
In erster Linie ist die Unternehmensleitung für das Management des Fuhrparks verantwortlich. Aufgrund des komplexen und umfangreichen Aufgabenbereichs wird jedoch oft ein Verantwortlicher im Fuhrpark benannt. Das trifft besonders auf Unternehmen mit größerem Fuhrpark und vor allem auf Logistikbetriebe zu. Hier gibt es den Fuhrpark- oder Flottenmanager, dessen Aufgabenbereich sich voll und ganz auf die Verwaltung der Fahrzeuge konzentriert.
Der Flottenmanager steht im engen Kontakt mit der Geschäftsleitung und den Mitarbeitenden im Bereich des Fuhrparks. Das sind zum Beispiel die Fahrer, Disponenten und Mechaniker. Auf diesem Weg informiert er die Geschäftsführung über den Stand im Fuhrpark. Er ist Ansprechpartner für externe Partner wie Autohäuser, Versicherungen oder Werkstätten.
FAQ
Das Flottenmanagement betrifft alle Unternehmen unabhängig von der Branche. Entscheidend ist, dass Fahrzeuge vorhanden sind. Die Anzahl der Fahrzeuge spielt dabei keine Rolle.
Das Flottenmanagement erfasst alle Fahrzeuge im Unternehmensbereich. Die Art der Fahrzeuge ist dabei zweitrangig. Leasing-Fahrzeuge profitieren ebenso von einem Flottenmanagement wie eigene Fahrzeuge, Lkw, Pkw oder forstwirtschaftliche Fahrzeuge.
Durch ein Management der Flotte sinken die Betriebskosten und der Verwaltungsaufwand. Die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Fahrzeuge verbessern sich. Außerdem erhalten Unternehmen transparente und wertvolle Daten für die Analyse.
Quellen:
- https://www.wn.de/freizeit/ratgeber/auto/das-fuhrparkmanagement-die-vorteile-der-professionellen-flottenorganisation-1910670
- https://de.wikipedia.org/wiki/Flottenmanagement
- https://www.mittelstandinbayern.de/welche-ziele-hat-das-flottenmanagement/
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