Jeder Fuhrpark erfordert grundsätzlich ein professionelles Flottenmanagement. Je umfangreicher die Flotte ausfällt, desto größer ist naturgemäß auch der Aufwand für den Fleet Manager. Das betrifft unter anderem auch den Bereich der Schlüsselverwaltung.
Für jedes Fahrzeug steht ein eigener Schlüssel bereit, der von Fahrern und/oder Kunden genutzt wird. Der Fuhrparkmanager hat die Aufgabe, die Schlüssel zu verwalten, zu verteilen und deren Vorhandensein sicherzustellen. Darüber hinaus muss er den Überblick darüber behalten, welche Schlüssel an wen ausgegeben werden und welche Fahrzeuge im Pool noch verfügbar sind. Besonders in Fuhrparks mit vielen ähnlichen Fahrzeugmodellen kann dies eine Herausforderung sein.
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten der Schlüsselverwaltung, die abhängig von der Größe der Flotte und den individuellen Vorlieben des Fuhrparkleiters zum Einsatz kommen können. Unterschieden werden hier zunächst einmal die manuelle, die elektronische und die digitale Schlüsselverwaltung.
Warum ist die richtige Schlüsselverwaltung im Fuhrpark so wichtig?
Ohne den passenden Schlüssel ist es nicht möglich, Kraftfahrzeuge zu betreiben. Das gilt sowohl im privaten Bereich als auch bei gewerblich genutzten Automobilen. Während es daheim kein Problem ist, den Fahrzeugschlüssel sicher aufzubewahren und zu verwenden, sieht dies in einem Fuhrpark schon anders aus. Vor allem in Unternehmen mit vielen Fahrzeugen im Pool setzt die Leitung aus finanziellen und wartungstechnischen Gründen auf sehr ähnliche Modelle, die dann in vielfacher Ausführung vorhanden sind. Bezüglich der Schlüsselverwaltung sorgt diese Tatsache aber nicht selten für Unübersichtlichkeit, denn nicht nur die Fahrzeuge, sondern auch die Schlüssel ähneln sich. Müssen mehrere Dutzend Schlüssel verwaltet, verteilt und zugeordnet werden, stoßen einfache Hilfsmittel wie Zettelchen oder Zahlen auf den einzelnen Schlüsseln rasch an ihre Grenzen.
Um dem Flottenmanager diese wichtige Aufgabe zu erleichtern, kommen daher meist modernere Optionen zum Einsatz. Damit erhöht sich nicht nur der Komfort für den Fuhrparkleiter, sondern auch die Effizienz und die Sicherheit. Denn Fehler beim Zuteilen der Schlüssel sowie ein versehentliches Abhandenkommen sind mit der richtigen Schlüsselverwaltung unwahrscheinlich.
Manuelle Schlüsselverwaltung kommt nur noch selten zum Einsatz
Verfügt ein Unternehmen in der eigenen Flotte über nur wenige Fahrzeuge, kann unter Umständen ein manuelles Schlüsselmanagement sinnvoll sein. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn sich die Fahrzeuge deutlich voneinander unterscheiden, was dann ebenfalls für die Schlüssel gilt. Die Verwaltung kann hier beispielsweise mithilfe von Excel-Tabellen oder Kalendern stattfinden. Ein manuelles Verwalten bedeutet einen erhöhten Arbeitsaufwand für den Flottenmanager und ist zudem fehleranfällig. Sobald die Flotte vergrößert oder etwa Corporate Carsharing angeboten wird, reicht das manuelle Managen der Schlüsselverwaltung nicht mehr aus.
Elektronisches und digitales Schlüsselmanagement erhöhen die Effizienz und die Sicherheit
Die elektronische Schlüsselverwaltung bietet im Vergleich zur manuellen Variante einige Vorteile. Hier kommen elektronische Systeme wie Kästen, Tresore oder Schränke zum Einsatz, in denen die Schlüssel verwahrt werden. Wird ein Schlüssel in den Tresor gegeben, wird er automatisch registriert. Gleichzeitig wird das dazugehörige Fahrzeug über eine dazugehörige App verschlossen. Öffnen lassen sich die gesicherten Behälter für die Fahrzeugschlüssel über eine PIN, die natürlich nur befugten Personen mitgeteilt wird.
Die Schlüsselschränke arbeiten außerdem in Verbindung mit einem digitalen Buchungssystem, das alle relevanten Informationen wie etwa das Entnehmen und Zurückgeben der Schlüssel dokumentiert und sie zum späteren Abrufen bereitstellt. So ist es auch für die Nutzer der Flotte einfacher zu erkennen, wann welches Fahrzeug zur Verfügung steht. Der Flottenmanager kann diese Informationen natürlich ebenfalls einsehen und darüber hinaus festlegen, ob die Fahrzeuge allen Nutzern zur Verfügung stehen oder ob nur eine bestimmte Nutzergruppe Zugang erhält. Die Kombination aus elektronischer und digitaler Schlüsselverwaltung bietet nicht nur einen hohen Komfort, sondern trägt auch maßgeblich zur Sicherheit bei. Ein Entwenden der Schlüssel aus der Schlüsselbox wird deutlich erschwert. Darüber hinaus dokumentiert der Tresor genau, wer wann welchen digitalen Schlüssel ausleiht und verwendet. So lässt sich die Nutzung der Fahrzeuge exakt nachvollziehen. Auch die Nutzungs- und Standzeiten sind dadurch für den Fuhrparkleiter einsehbar, was wiederum zu einer verbesserten Effizienz der gesamten Flotte beiträgt. Auf moderne und professionelle Schlüsselverwaltung sollte aus gleich mehreren Gründen kein Unternehmen mit einem Fuhrpark verzichten.
Neben Lösungen zur elektronischen Schlüsselverwaltung gibt es weitere Möglichkeiten, die die Arbeit von Flottenmanagern erleichtern. Unternehmen, welche Fahrer beschäftigen sind gesetzlich verpflichtet, dass sie regelmäßig die Fahrerkarte auslesen. Mit der Tacho 360™ Lösung von FleetGO wird dies nun vereinfacht. Flottenmanager können damit ganz einfach den Fahrtenschreiber auslesen und auf Verstöße überprüfen. Sie können die Daten der Fahrtenschreiberanalyse jederzeit remote einsehen und herunterladen.
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