Tacho Software

aktualisiert am 28.10.2025

Zu den gesetzlichen Vorgaben für Unternehmen, die Fahrzeuge mit EU-Kontrollgeräten betreiben, gehören Aufzeichnungspflichten. Dies betrifft die Daten, die Kontrollgeräte in Fahrzeugen protokollieren. Sie liefern wertvolle Informationen, die sich im Rahmen des Flottenmanagements nutzen lassen. Tacho Software erlaubt den Zugriff auf diese Daten und bietet eine Reihe von weiteren nützlichen Funktionen.

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Welche Aufgaben hat Tacho Software?

Tacho Software bildet die Schnittstelle zwischen den Systemen im Fahrzeug, den Lesegeräten und der regulären IT. Sie nutzen Tacho Software auf einem normalen Arbeitsplatzrechner, beispielsweise im Büro. Die Hauptaufgabe ist somit, eine Schnittstelle zwischen den Systemen im Fahrzeug und der IT im Unternehmen zu schaffen.

Kernaufgaben im Überblick:

Datenimport und -verwaltung: Digitalen Tacho auslesen mit Software ist die einfachste Option, die Daten aus dem Kontrollgerät auf die reguläre IT zu übertragen.
Rechtskonforme Archivierung: Die Software stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben bezüglich der Aufzeichnungspflicht umgesetzt werden:

Fahrtenschreiberdaten: 12 Monate Aufbewahrungspflicht nach VO (EG) Nr. 561/2006
Arbeitszeitaufzeichnungen: In Deutschland 2 Jahre nach Arbeitszeitgesetz
Separate Sicherungskopie auf unabhängigem Datenträger ist Pflicht

3. Fristenüberwachung: Die Software erinnert automatisch an die gesetzlichen Auslesefristen:

Fahrerkarten: spätestens alle 28 Tage
Massenspeicher des Fahrtenschreibers: spätestens alle 90 Tage
Sonderfälle (Fahrzeugverkauf, Rückgabe): sofortige Auslesung

4. Auswertungs- und Abmahnpflicht: Nach Artikel 10 der VO (EG) Nr. 561/2006 muss der Arbeitgeber:

Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeiten unverzüglich identifizieren
Fahrer auf Verstöße hinweisen und diese dokumentieren
Wiederholte Verstöße sanktionieren

5. Datenschutz-Compliance: Tacho Software berücksichtigt die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):

Zugriffsrechte auf personenbezogene Daten müssen klar geregelt sein
Fahrer haben Auskunftsrecht über ihre gespeicherten Daten
Automatische Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen

Warum ist eine spezielle Tacho Software erforderlich?

Mit den Vorschriften für die Verwendung von digitalen Tachographen ab dem Jahr 2006 entstand der Bedarf für IT-Systeme, die diese Daten importieren und verwalten. Vorher lagen die Aufzeichnungen in Papierform vor, besonders in Form von Tachoscheiben. Auch diese mussten Unternehmen aufbewahren.

Tacho Software ist die digitale Variante eines Systems für die Archivierung der digitalen Fahrtdaten. Diese Programme speichern die Daten zentral und strukturiert. Über die Software und den Arbeitsplatz haben Sie dann Zugriff auf alle Informationen.

Warum reicht ein einfaches Dateiarchiv nicht aus?

Professionelle Tacho Software bietet entscheidende Vorteile gegenüber manueller Archivierung:

Automatische Verschlüsselung und Integritätsprüfung der Daten
Fristenüberwachung mit automatischen Erinnerungen
Verstoßerkennung gegen Lenk- und Ruhezeiten
Gerichtsfeste Dokumentation aller Auswertungen und Abmahnungen
DSGVO-konforme Zugriffsrechte und Protokollierung

Aus diesem Grund benötigen alle Unternehmen, die EG-Kontrollgeräte im Einsatz haben, eine praktische Lösung für das Tacho auslesen mit Software.

Mit Tacho 360 von FleetGO haben Sie eine vollumfassende Lösung für Ihre Fahrtenschreiberdaten.

Welche Formen von Tacho Software gibt es?

Tacho Software lässt sich primär in zwei Kategorien unterteilen:

1. Lokale Software (On-Premise)

Merkmale:

Einmalige Anschaffung oder Lizenzmodell
Installation auf eigener IT-Infrastruktur
Volle Datenkontrolle im Unternehmen
Eigene IT-Administration erforderlich

Auslesen der Daten:

Manuelle Routinen mit Download-Keys erforderlich
Fahrer müssen Fahrerkarten regelmäßig abgeben
Massenspeicher wird bei Fahrzeugrückkehr ausgelesen
Zeitaufwändig bei großen Flotten

Ideal für: Unternehmen mit eigener IT-Abteilung und hohen Datenschutzanforderungen

2. Cloud-basierte Software (SaaS)

Merkmale:

Monatliche Gebühr (Software as a Service)
Keine eigene IT-Infrastruktur nötig
Automatische Updates und Wartung
Zugriff von überall per Browser oder App

Auslesen der Daten:

Vollautomatischer Remote-Download bei Fahrtenschreibern der 2. Generation
Daten werden automatisch in die Cloud übertragen
Keine manuelle Intervention nötig
Fahrer müssen Fahrerkarten nicht mehr abgeben (bei Remote-fähigen Karten)

Wichtig: Remote-Download funktioniert nur mit:

Smart Tachographen der 2. Generation (ab 2019)
Entsprechender Telematik-Hardware im Fahrzeug
Mobilfunkverbindung

Ideal für: Klein- und mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung

Mobile Apps

Darüber hinaus gibt es Cloud-Lösungen mit mobilen Apps. Mit ihnen ist der Zugriff auf die Informationen und Funktionen mit einem Smartphone von jedem Ort aus möglich. Diese ermöglicht ein einfaches Fahrtenschreiber Auslesen im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften zur Fahrtenschreiber Pflicht.

Welche Funktionen bietet Tacho Software?

Neben den zentralen Aufgaben bietet Tacho Software eine Reihe von weiteren Funktionen. Sie erleichtern vor allem den Alltag von Unternehmen aus der Logistikbranche. Informationen aus den EG-Kontrollgeräten lassen sich nämlich noch für viele weitere Aufgaben einsetzen.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich mit den Funktionen der Tacho Software zu beschäftigen, bevor die Entscheidung für eine bestimmte Plattform fällt.

Standard-Funktionen:

Zentrale Speicherung der Daten vom EU-Kontrollgerät
Automatische Sicherungskopien auf separatem Datenträger
Fristenüberwachung für Auslesezeitpunkte
Verstoßerkennung mit automatischen Warnmeldungen
Abmahnmanagement mit Dokumentation
Übertragung der Informationen von Download-Keys und ähnlichen Lesegeräten
Umsetzung der Auswertungs- und Abmahnpflichten nach Artikel 10 EU-Verordnung VO (EG) Nr. 561/2006

Erweiterte Funktionen (je nach Anbieter):

Echtzeitkarte mit GPS-Positionen der Fahrzeuge
Visualisierung der Lenk- und Ruhezeiten im 14-Tage-Überblick
Fahrstilanalyse zur Kraftstoffeinsparung
Tourenverwaltung und Dispositionsunterstützung
Kostenrechnung mit Bußgeldprognosen
Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung und ERP-Systemen

Viele Programme bieten etwa eine Live-Karte mit den Positionen der Fahrzeuge. Eine solche Karte ist für die Organisation der Logistik hilfreich. Die Visualisierung der Daten ist ebenfalls eine nützliche Eigenschaft.

Welche Daten erfasst und speichert Tacho Software?

Tacho Software ist für alle Daten ausgelegt, die im Rahmen der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht anfallen und von GPS-Trackern sowie ähnlichen Sensoren zur Fahrtenschreiberanalyse bereitgestellt werden.

Viele Software-Lösungen sind in der Lage, sowohl die Daten von digitalen Tachographen als auch die Informationen analoger Systeme zu erfassen. Dafür sind Importfunktionen vorhanden. Dies ist für Unternehmen von Bedeutung, die sowohl moderne als auch ältere Fahrzeuge einsetzen.

Bei Fahrzeugen, die vor dem 1. Mai 2006 zugelassen wurden, ist noch keine Pflicht für Smart-Tachographen vorhanden.

Im Einzelnen erfasst und verwaltet Tacho Software:

Fahrzeugdaten:

Daten digitaler Tachographen der 1. und 2. Generation
Geschwindigkeitsdaten und Geschwindigkeitsüberschreitungen
Zurückgelegte Strecken und Kilometerstände
Fahrzeugidentifikation (VIN)

Fahrerdaten:

Informationen der Fahrerkarten
Lenk-, Ruhe-, Arbeits- und Bereitschaftszeiten
Manuelle Tätigkeitseingaben
Verstöße gegen Sozialvorschriften

Historische Daten:

Daten von analogen Kontrollgeräten (Tachoscheiben)
Digitale Erfassung von Arbeitszeiten der Fahrer

Kontrolldaten:

Werkstattbesuche und Kalibrierungen
Fehler und Manipulationsversuche
Kontrollen durch Behörden

Was passiert bei Verstößen gegen die Archivierungspflicht?

Unternehmen, die ihre Tachodaten nicht ordnungsgemäß archivieren, riskieren erhebliche Konsequenzen:

Bußgelder:

Fehlende Archivierung: bis zu 15.000 Euro
Nicht fristgerechtes Auslesen: 100-250 Euro pro Verstoß
Fehlende Sicherungskopie: bis zu 5.000 Euro
Keine Auswertung/Abmahnung: bis zu 25.000 Euro

Kontrollbehörden:

In Deutschland kontrolliert das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM), früher Bundesamt für Güterverkehr (BAG):

Straßenkontrollen
Betriebsprüfungen
Spontankontrollen im Unternehmen

Weitere Konsequenzen:

Verlust der Zuverlässigkeit als Verkehrsunternehmer
Haftungsrisiken bei Unfällen ohne Nachweise
Imageschaden bei Kunden
Arbeitsrechtliche Probleme ohne Arbeitszeitnachweise

Entscheidungshilfe: Welche Software passt zu meinem Unternehmen?

Kleine Flotten (1-10 Fahrzeuge):

Cloud-Lösung mit Basis-Funktionen ausreichend
Fokus auf einfache Archivierung und Fristenüberwachung
Kosten: ca. 5-15 Euro pro Fahrzeug/Monat

Mittlere Flotten (10-50 Fahrzeuge):

Cloud-Lösung mit Remote-Download empfohlen
Zusätzliche Funktionen wie Verstoßanalyse sinnvoll
Kosten: ca. 10-25 Euro pro Fahrzeug/Monat

Große Flotten (50+ Fahrzeuge):

Professionelle Lösung mit Schnittstellen zu ERP/Lohnbuchhaltung
Remote-Download und Echtzeitüberwachung unverzichtbar
Individuelle Preisgestaltung, oft ab 500 Euro/Monat pauschal

Quellen:

https://www.balm.bund.de

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32014R0165

https://www.gesetze-im-internet.de/fpersv

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