Fahrtenschreiberdaten

Letzte Aktualisierung: 03.12.2025

Fahrtenschreiberdaten dokumentieren alle relevanten Informationen über Fahr- und Ruhezeiten, Geschwindigkeit und zurückgelegte Strecken im gewerblichen Güter- und Personenverkehr. Sie dienen der Kontrolle der gesetzlichen Sozialvorschriften im Straßenverkehr und müssen den Behörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Inhaltsverzeichnis 
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Zwei Arten von Datenspeichern

Fahrtenschreiberdaten werden an zwei Stellen gespeichert:

1. Massenspeicher im Fahrtenschreiber

Der Fahrtenschreiber (auch Tachograph genannt) ist direkt mit der Fahrzeugtechnik verbunden und zeichnet kontinuierlich alle Fahrzeugaktivitäten auf:

  • Lenk- und Ruhezeiten
  • Geschwindigkeit
  • Zurückgelegte Strecke
  • Fahrtunterbrechungen
  • Bei Smart Tacho 2 (seit August 2023): Grenzübertritte und Be-/Entladevorgänge

Diese Daten werden unabhängig davon aufgezeichnet, ob eine Fahrerkarte eingelegt ist. Fahrer müssen den Fahrtenschreiber manuell bedienen und ihre Tätigkeiten eingeben: Fahren (automatisch), andere Arbeiten (z.B. Be- und Entladen) oder Pausen.

Auslesepflicht: Spätestens alle 90 Tage

2. Fahrerkarte

Die persönliche Fahrerkarte speichert alle fahrerspezifischen Daten und ordnet sie dem jeweiligen Fahrer zu. Die Daten entsprechen im Wesentlichen denen des Massenspeichers, sind aber personenbezogen. Daten werden nur auf die Fahrerkarte geschrieben, wenn diese im Fahrtenschreiber eingelegt ist.

Wichtig: Fahren ohne eingelegte Fahrerkarte ist eine Ordnungswidrigkeit. In diesem Fall werden die Daten nur im Massenspeicher gespeichert.

Auslesepflicht: Spätestens alle 28 Tage

Neue 56-Tage-Speicherkapazität

Seit 31. Dezember 2024 müssen Fahrer Nachweise über ihre Lenk-, Ruhe-, Arbeits- und Bereitschaftszeiten für den aktuellen Tag sowie die vorangegangenen 56 Tage (statt bisher 28 Tage) bei Kontrollen vorlegen können. Neue Fahrerkarten für Smart Tacho 2 (Generation 2 Version 2) verfügen über entsprechend erhöhte Speicherkapazität. Bestehende Fahrerkarten bleiben jedoch weiterhin gültig.

Remote Tacho Download
Alle Daten von sowohl dem Massenspeicher als auch der Fahrerkarte auszulesen ist eine zeitaufwändige Arbeit. FleetGO biete ein vollständig automatisiertes System für das zentrale Herunterladen und Archivieren aller Daten an.

Analyse der Fahrtenschreiberdaten

Um alle rechtlichen Vorschriften einzuhalten reicht es nicht aus, die Daten nur herunterzuladen und zu archivieren. Der Arbeitgeber ist ebenfalls verpflichtet, zu überprüfen, ob die Fahrer die Vorschriften zu den Fahrtzeiten eingehalten haben. Denn das ist der Hauptzweck des Fahrtenschreibers: Es ist ein System, um zu überprüfen, ob die rechtlichen Vorschriften eingehalten wurden. 

Um zu kontrollieren, ob die Fahrer die rechtlichen Vorschriften eingehalten haben, müssen die Fahrtenschreiberdaten analysiert werden. Dies erfordert spezielle Software, die die Fahrtenschreiberdaten „entziffern“ und prüfen kann, ob die Daten vollständig sind und ob Verstöße vorliegen. Ist dies der Fall, muss der Arbeitgeber den Fahrer formell benachrichtigen und ein Protokoll erstellen. Daher ist es wichtig, dass das gesamte Archiv kontrolliert wird. Strafen werden üblicherweise auf Grundlage des Gesamtbildes verhängt und nicht nur auf Grund einzelner Umstände. 

Fahrtenschreiberanalyse von FleetGO
FleetGO bietet eine einzigartige integrierte Fahrtenschreiber Analyse. Neben dem automatischen Herunterladen werden alle Dateien analysiert, um zu überprüfen, ob das Archiv vollständig ist und ob Verstöße aufgetreten sind.

Gesetzliche Auslesepflichten

Unternehmen sind nach § 4 Abs. 3 Fahrpersonalgesetz und Art. 33 der EU-Verordnung 165/2014 verpflichtet:

Datenspeicher Auslesefrist Aufbewahrungsfrist
Massenspeicher (Fahrzeug) Spätestens alle 90 Tage Mindestens 12 Monate
Fahrerkarte Spätestens alle 28 Tage Mindestens 12 Monate 


In Deutschland wird eine Aufbewahrung von 2 Jahren empfohlen, auch wenn die gesetzliche Mindestfrist 12 Monate beträgt.

Dateiformate

Die Daten werden in speziellen, geschützten Formaten gespeichert:

  • .ddd-Dateien: Daten vom Massenspeicher des Fahrtenschreibers
  • .edd-Dateien: Daten von der Fahrerkarte
  • .c1b-Dateien: Kalibrierungsdaten

Für das Auslesen und die Analyse dieser Dateien ist spezialisierte Software erforderlich.

Pflicht zur Analyse der Fahrtenschreiberdaten

Es reicht nicht aus, die Daten nur herunterzuladen und zu archivieren. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die Daten regelmäßig zu analysieren und zu prüfen, ob die gesetzlichen Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten eingehalten wurden. Bei festgestellten Verstößen muss der Fahrer formell benachrichtigt und ein Protokoll erstellt werden.

Die Fahrtenschreiber-Analyse umfasst:

  • Dokumentation und Archivierung der Ergebnisse
  • Prüfung auf Vollständigkeit der Daten (Lückenlose Aufzeichnung)
  • Kontrolle der Einhaltung von Lenk- und Ruhezeiten
  • Identifikation von Verstößen

Datenschutz und DSGVO

Fahrtenschreiberdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und unterliegen besonderen Schutzpflichten:

Verarbeitungsgrundlage: Die Verarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zulässig, da sie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Löschpflicht: Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist müssen die Daten bis spätestens 31. März des Folgejahres gelöscht werden. Eine längere Speicherung ohne Rechtsgrundlage kann Bußgelder nach Art. 83 DSGVO zur Folge haben (bis zu 4% des Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro).

Ausnahmen: Daten, die für Lohnbuchhaltung oder steuerrechtliche Zwecke relevant sind, können länger aufbewahrt werden (6-10 Jahre nach Abgabenordnung).

Schutzmaßnahmen erforderlich:

  • Schutz vor unbefugtem Zugriff
  • Verschlüsselte Speicherung
  • Zugriffsprotokolle
  • Regelmäßige Datensicherungen (Backups)

Methoden zum Auslesen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Fahrtenschreiberdaten auszulesen:

Downloadkey: Kompaktes Gerät, das direkt am Fahrtenschreiber angeschlossen wird. Geeignet für kleinere Fuhrparks oder selbstständige Fahrer.

Remote-Download: Smart Tachos der Generation 2 ermöglichen die automatische Fernübertragung via WLAN (auf dem Betriebsgelände) oder Mobilfunk. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich bei größeren Flotten.

Manuelle Auslesung: Mit entsprechender Software und Auslesegerät können die Daten manuell heruntergeladen werden.

Archivierung und Verwaltung

Ein professionelles Archivierungssystem ist besonders bei größeren Fuhrparks unverzichtbar. Die Archivierung muss gewährleisten:

  • Vollständige und lückenlose Speicherung aller Daten
  • Schutz vor Datenverlust durch regelmäßige Backups
  • Schneller Zugriff für Behördenkontrollen
  • DSGVO-konforme Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
  • Revisionssichere Dokumentation

Wichtig: Unvollständige Archive oder fehlende Daten bei Kontrollen können zu erheblich höheren Bußgeldern führen. Unternehmen sollten daher besonderes Augenmerk auf eine zuverlässige und vollständige Archivierung legen.

Konsequenzen bei Verstößen

Verstöße gegen die Pflichten im Umgang mit Fahrtenschreiberdaten werden mit Bußgeldern geahndet:

  • Nichteinhaltung der Auslesefristen
  • Unvollständige Archivierung
  • Fehlende Bereitstellung bei Kontrollen
  • Verstoß gegen Löschpflichten (DSGVO)
  • Unzureichende Datensicherung

Die Bußgelder können mehrere tausend Euro betragen und richten sich nach der Schwere und Häufigkeit der Verstöße. Zudem kann ein unvollständiges Archiv bei Unfällen oder rechtlichen Streitigkeiten zu erheblichen Haftungsrisiken führen.

Quellen

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