„Die beiden sich hervorragend ergänzenden Komponenten des Systems sind eine große Stärke – ein überzeugendes Geschäftsmodell, das ideal für Mineralölunternehmen ist, die Innovationen mithilfe von Technologie vorantreiben möchten. Dadurch kann FleetGO (ehemals DreamTec Systems) ein Komplettpaket anbieten und Kunden dabei unterstützen, die Vorteile vollständig auszuschöpfen.“
Geoff Russell
Finanzdirektor, Johnston Fuels
Über Johnston Fuels
Johnston Fuels ist ein Familienunternehmen in zweiter Generation mit Sitz in Bathgate nahe Edinburgh. Das Unternehmen vertreibt Heizöl, Kerosin und Flüssiggas (LPG) in Schottland und England. Johnston Fuels wurde 1965 von Jimmy Johnston mit nur einem Tankwagen und einem kleinen Betriebshof gegründet und ist seitdem kontinuierlich gewachsen.
| Vertriebsgebiet: | Schottland und England |
| Fuhrpark: | 50 Fahrzeuge, 8 Depots |
| Integrationen: | Elektronische Durchflussmesser vom Typ TE550, LC3 und TE550 TRUCK III sowie Fuelsoft ERP |
Die Herausforderung
Mit dem weiteren Wachstum von Johnston Fuels wurde es zunehmend schwieriger, die Fahrzeuge nachzuverfolgen und die täglichen Lieferungen zu überwachen. Ohne einen Echtzeit-Überblick fiel es dem Kundenservice immer schwerer, selbst grundlegende Fragen zum Lieferstatus zu beantworten.
Bei jeder Anfrage musste der Fahrer telefonisch kontaktiert werden. Dadurch wurde nicht nur der Arbeitsablauf unterbrochen, sondern der Fahrer auch unnötig abgelenkt. Bei Lieferungen an unbesetzte Standorte hatte das Unternehmen außerdem Schwierigkeiten, einen eindeutigen Nachweis darüber zu erbringen, dass die Lieferung tatsächlich durchgeführt worden war.
Ebenso schwierig war es, die Produktivität der Fahrer zu messen, da das Büroteam nur begrenzt Einblick in den individuellen Arbeitsfortschritt hatte. Aufgrund des großen Vertriebsgebiets trafen Lieferscheine aus abgelegenen Regionen häufig erst mit erheblicher Verzögerung ein. Dies verzögerte die Rechnungsstellung und machte eigentlich einfache Verwaltungsaufgaben unnötig kompliziert.
Um das weitere Wachstum zu unterstützen, musste Johnston Fuels seine Systeme modernisieren.
Die FleetGO-Lösung
Zu dieser Zeit ernannte das Unternehmen einen neuen Finanzdirektor, der das Potenzial der Technologie erkannte, Herausforderungen im Kundenservice, in der Auftragsabwicklung und in der Bestandsverwaltung zu lösen.
Da bereits wenige fehlende Lieferbelege ausreichen konnten, um die Marge eines ganzen Tages zunichtezumachen, prüfte Johnston Fuels mehrere Anbieter, die eine geeignete Lösung bereitstellen könnten. Nach der Prüfung verschiedener Angebote und mehreren Systemdemonstrationen entschied sich das Unternehmen für FleetGO.
„Die Vorgabe an die Anbieter lautete, uns eine Lösung bereitzustellen, die auf unsere Anforderungen zugeschnitten, zugleich kosteneffizient und in unsere bestehenden Systeme integrierbar ist. Wir haben uns mehrere Demonstrationen angesehen. Als wir jedoch FleetGO sahen, war schnell klar, dass wir uns dafür entscheiden würden, da das System speziell für Mineralölhändler entwickelt wurde.“
Der Return on Investment des Systems gab schließlich den Ausschlag für Johnston Fuels. Das Unternehmen berechnete, dass sich die Anfangsinvestition allein durch die Einsparungen infolge der verbesserten Kundenbetreuung und der schnelleren Bearbeitung von Kundenanfragen innerhalb von zwei Jahren amortisieren würde.
Das FleetGO-Team arbeitete während des gesamten Prozesses eng mit Johnston Fuels zusammen. Dazu gehörten mehrere Planungsgespräche, Live-Demonstrationen und Vor-Ort-Termine. Nachdem die Systemkonfiguration abgeschlossen war, wurde die Installation entsprechend einem strukturierten Rollout-Plan in allen Depots durchgeführt.
Die Ergebnisse
FleetGO hat nicht nur die täglichen Vertriebsaktivitäten und die Auftragsverwaltung von Johnston Fuels optimiert, sondern auch dazu beigetragen, den Kundenservice deutlich zu verbessern.
Dank der höheren Transparenz im gesamten Fuhrpark können Kundenanfragen nun schnell beantwortet werden. 99 Prozent aller Anfragen werden unmittelbar geklärt. Die Echtzeitinformationen ermöglichen es dem Team, proaktiver und professioneller zu reagieren. Gleichzeitig wird jede Transaktion mit präzisen GPS-Koordinaten dokumentiert, wodurch ein eindeutiger Liefernachweis entsteht.
„Wir haben im Kundenservice einen Quantensprung gemacht. Wir können einem Kunden jetzt die Reihenfolge der Aufträge nennen, mitteilen, wann seine Lieferung voraussichtlich erfolgt, ob er als Nächstes angefahren wird und ob der Fahrer bereits unterwegs ist. Diese Informationen können wir schnell bereitstellen, ohne den Fahrer anrufen zu müssen.
Außerdem verfügen wir nun über PDF-Kopien der unterschriebenen Lieferscheine. Dadurch können wir Fragen zu Rechnungen wesentlich einfacher beantworten. Die Nachbetreuung unserer Kunden hat sich enorm verbessert.“
Johnston Fuels profitiert außerdem von einer höheren Fahrerproduktivität. Da das Management die Leistung einzelner Fahrer überwachen und bei Bedarf gezielt reagieren kann, ist die Lieferleistung pro Fahrer insgesamt gestiegen.
„Kundenbindung hat für uns oberste Priorität. Mit FleetGO können wir uns durch einen besseren Kundenservice vom Wettbewerb abheben.“
Vorteile für Johnston Fuels auf einen Blick
- Verbesserter Kundenservice durch Echtzeitinformationen und vollständige Kontrolle
- Zuverlässiger Liefernachweis für unbesetzte Standorte mithilfe exakter GPS-Koordinaten
- Vollständige Bestandsverfolgung und Transparenz über den Lieferfortschritt
- Höhere Produktivität bei den Fahrern und im Büroteam
- Sofortige Erfassung sämtlicher Verkaufsaktivitäten, elektronische Speicherung und einfacher Abruf von Transaktionen