Ein Transport-Management-System speichert alle Daten, die für die Planung, Ausführung und Kontrolle von Transportprozessen notwendig sind. Dazu gehören Auftragsdaten, Fahrzeug- und Fahrerinformationen, Routendaten, Compliance-Nachweise und Abrechnungsdaten. Welche Daten genau erfasst werden und wie das System mit anderen Plattformen zusammenarbeitet, zeigen die folgenden Abschnitte.
Welche Datenarten unterscheidet ein TMS grundsätzlich?
Ein Transport-Management-System unterscheidet grundsätzlich zwischen Stammdaten, Bewegungsdaten und Compliance-Daten. Stammdaten sind dauerhaft gespeicherte Grundinformationen wie Kundenprofile oder Fahrzeugdaten. Bewegungsdaten entstehen im laufenden Betrieb, zum Beispiel durch aktive Aufträge oder GPS-Positionen. Compliance-Daten dokumentieren die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Diese drei Kategorien bilden das Fundament jedes modernen TMS. Stammdaten werden einmalig angelegt und regelmäßig aktualisiert. Sie sorgen dafür, dass Disponenten nicht bei jedem Auftrag dieselben Grundinformationen neu eingeben müssen. Bewegungsdaten hingegen entstehen dynamisch im Tagesbetrieb und spiegeln den aktuellen Status aller laufenden Transporte wider. Compliance-Daten wiederum werden automatisch protokolliert und dienen als Nachweis gegenüber Behörden oder bei internen Audits.
Hinzu kommen Finanzdaten wie Frachtkosten, Abrechnungen und Kraftstoffverbrauch sowie Performancedaten, die für Auswertungen und kontinuierliche Verbesserungen genutzt werden. Zusammen ergeben diese Datenkategorien ein vollständiges Bild aller Logistikprozesse.
Welche Auftragsdaten speichert ein Transport-Management-System?
Ein TMS speichert zu jedem Transportauftrag alle relevanten Informationen für die Planung und Abwicklung: Absender- und Empfängeradressen, Abholzeitfenster, Liefertermine, Frachtgutbeschreibungen, Gewicht, Volumen, Sonderbedingungen wie Kühlpflicht sowie den aktuellen Auftragsstatus.
Konkret umfassen Auftragsdaten in einem TMS typischerweise folgende Informationen:
- Kundendaten und Kontaktinformationen von Absender und Empfänger
- Lade- und Entladeadressen inklusive Zeitfenstern
- Art, Menge und Beschaffenheit der Fracht (Gefahrgut, Temperaturanforderungen etc.)
- Zugewiesenes Fahrzeug und Fahrer
- Geplante und tatsächliche Abfahrts- und Ankunftszeiten
- Statusupdates entlang der Route (abgeholt, unterwegs, zugestellt)
- Belege wie Lieferscheine oder Empfangsbestätigungen
- Abrechnungsrelevante Daten wie vereinbarte Frachtraten und tatsächliche Kosten
Diese Auftragsdaten bilden die Grundlage für die Tourenplanung. Das System nutzt sie, um Routen zu optimieren, Ressourcen effizient einzusetzen und den Kundenservice zu verbessern, zum Beispiel durch automatische Statusbenachrichtigungen an Empfänger.
Welche Fahrzeug- und Fahrerdaten werden im TMS erfasst?
Ein TMS erfasst für jedes Fahrzeug technische Stammdaten wie Kennzeichen, Fahrzeugtyp, Nutzlast und Abmessungen sowie dynamische Betriebsdaten wie GPS-Position, Kilometerstand, Kraftstoffverbrauch und Wartungsstatus. Für Fahrer werden Personalstammdaten, Führerscheinkategorien, Qualifikationen und Arbeitszeiten gespeichert.
Fahrzeugbezogene Daten
Auf Fahrzeugebene speichert das System neben den technischen Grunddaten auch Echtzeit-Telematikdaten. Dazu gehören aktuelle GPS-Koordinaten, Geschwindigkeit, Fahrverhalten (zum Beispiel starkes Bremsen oder Beschleunigen) sowie Tankfüllstände. Diese Daten helfen dabei, Kraftstoffkosten zu senken und Wartungsintervalle vorausschauend zu planen.
Fahrerbezogene Daten
Für jeden Fahrer hält das TMS Informationen zu Qualifikationen, gültigen Führerscheinklassen, absolvierten Schulungen und ADR-Zertifikaten (für Gefahrguttransporte) bereit. Außerdem werden Arbeits- und Lenkzeiten erfasst, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. In modernen Systemen fließen diese Daten direkt aus dem Tachographen ein.
Wie werden Compliance- und Regulierungsdaten im TMS gespeichert?
Compliance-Daten werden in einem TMS automatisch und lückenlos protokolliert. Das System speichert Lenk- und Ruhezeiten aus dem digitalen Tachographen, Nachweise über Fahrzeugprüfungen, Gefahrgutdokumentationen und CO2-Emissionsdaten. Diese Informationen sind jederzeit abrufbar und können für Behördenanfragen oder interne Audits exportiert werden.
Besonders relevant sind dabei folgende Compliance-Bereiche:
- Lenk- und Ruhezeiten: Automatische Aufzeichnung gemäß EU-Verordnung, direkt aus dem Tachographen eingelesen
- Fahrzeuginspektionen: Protokolle zu HU/AU-Terminen, Reifenzustand und technischen Prüfungen
- Gefahrguttransporte: ADR-Dokumentation, Mengenangaben und Beförderungspapiere
- Emissionsreporting: CO2-Verbrauchsdaten je Fahrt oder Fahrzeug für Nachhaltigkeitsberichte
- Kabotageregeln: Nachweise für grenzüberschreitende Transporte innerhalb der EU
Der Vorteil eines integrierten TMS liegt darin, dass diese Daten nicht manuell zusammengetragen werden müssen. Das System erfasst sie automatisch im laufenden Betrieb und macht sie bei Bedarf sofort verfügbar.
Wie lange werden Daten in einem TMS aufbewahrt?
Die Aufbewahrungsdauer von TMS-Daten richtet sich nach gesetzlichen Vorgaben und internen Unternehmensrichtlinien. Für steuerrelevante Daten gilt in Deutschland in der Regel eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Tachographendaten müssen mindestens ein Jahr gespeichert werden, Frachtbriefe und Liefernachweise typischerweise sechs Jahre.
In der Praxis unterscheiden sich die Aufbewahrungsfristen je nach Datentyp:
- Buchhaltungs- und Abrechnungsdaten: 10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht)
- Tachographen- und Lenk-/Ruhezeitdaten: Mindestens 12 Monate, empfohlen werden 24 Monate
- Frachtbriefe und Lieferdokumente: 6 Jahre gemäß HGB
- Personalrelevante Daten: Abhängig vom Arbeitsrecht, oft 3 bis 5 Jahre nach Vertragsende
Gute TMS-Software ermöglicht es, Aufbewahrungsfristen automatisch zu verwalten und Daten nach Ablauf der Fristen datenschutzkonform zu löschen. Das entlastet das Unternehmen und reduziert das Risiko von Datenschutzverstößen.
Welche Systeme können Daten mit dem TMS austauschen?
Ein modernes Transport-Management-System kann Daten mit ERP-Systemen, Lagerverwaltungssoftware (WMS), Buchhaltungsprogrammen, Telematikplattformen, Kundenportalen und Behördenschnittstellen austauschen. Die Integration erfolgt in der Regel über standardisierte Schnittstellen wie APIs oder EDI-Verbindungen.
Die wichtigsten Integrationspunkte in der Praxis sind:
- ERP-Systeme (wie SAP oder Microsoft Dynamics): Übergabe von Auftrags- und Kundendaten, Rückmeldung von Ist-Kosten und Lieferstatus
- Lagerverwaltungssysteme (WMS): Synchronisation von Lagerbeständen, Kommissionieraufträgen und Versandbereitschaft
- Buchhaltungssoftware: Automatische Übergabe von Frachtrechnungen und Kostendaten
- Telematik- und GPS-Systeme: Echtzeitdaten zu Fahrzeugposition, Fahrverhalten und Kraftstoffverbrauch
- Kundenportale: Sendungsverfolgung und Statusupdates für Endkunden
- Behördenschnittstellen: Elektronische Frachtbriefe (eCMR) oder Mautabrechnungen
Die Fähigkeit zur Integration ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Auswahl einer TMS-Software. Je besser das System mit bestehenden Plattformen kommuniziert, desto weniger Daten müssen manuell übertragen werden und desto geringer ist das Fehlerrisiko.
Wie FleetGO beim Thema Datenverwaltung im TMS hilft
Wir bei FleetGO haben das TMS Enterprise genau für die Anforderungen entwickelt, die in diesem Artikel beschrieben werden. Unsere Lösung bringt alle relevanten Daten in einer zentralen Plattform zusammen und macht Schluss mit isolierten Insellösungen. Konkret unterstützen wir dich dabei:
- Alle Auftragsdaten, Fahrzeug- und Fahrerdaten zentral und in Echtzeit verfügbar zu haben
- Compliance-Daten wie Lenk- und Ruhezeiten automatisch aus dem Tachographen einzulesen und zu dokumentieren
- Aufbewahrungsfristen gesetzeskonform zu verwalten und Daten bei Bedarf sauber zu exportieren
- Nahtlose Integrationen mit bestehenden ERP-, WMS- und Buchhaltungssystemen herzustellen
- Soll- und Ist-Daten in Echtzeit zu vergleichen und Abweichungen sofort zu erkennen
Das TMS Enterprise ist Teil der ersten von Fraunhofer IML in Europa vollständig validierten Software-Suite und erfüllt alle Funktionsanforderungen der VDI-Richtlinie 3601. Wenn du wissen möchtest, wie das in deinem Betrieb konkret aussehen kann, sprich uns gerne an.
Die Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken. Gesetze und Vorschriften unterliegen Änderungen — aus dem Inhalt dieses Artikels können daher keine Rechte abgeleitet werden. Konsultieren Sie stets einen Rechts- oder Finanzspezialisten und überprüfen Sie die aktuellsten Informationen bei den zuständigen offiziellen Behörden.