Ein digitaler Fahrtenschreiber wird ausgelesen, indem ein autorisierter Ausleser die gespeicherten Daten mithilfe einer Fahrerkarte, einer Unternehmenskarte oder einer Werkstattkarte auf ein externes Gerät oder direkt in eine Software überträgt. Dieser Vorgang ist gesetzlich vorgeschrieben und gilt für alle Fahrzeuge, die unter die EU-Tachographenverordnung fallen. Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Fahrtenschreiber-Auslesen.
Welche Daten speichert ein digitaler Fahrtenschreiber?
Ein digitaler Fahrtenschreiber speichert alle fahrrelevanten Daten automatisch und manipulationssicher. Dazu gehören Lenk- und Ruhezeiten, Fahrzeuggeschwindigkeit, zurückgelegte Kilometer, Standortdaten sowie Informationen zur Fahrerkarte und zur Fahrzeugeinheit. Die Daten werden sowohl im Gerät selbst als auch auf der persönlichen Fahrerkarte des Fahrers gesichert.
Konkret unterscheidet man zwei Datenspeicher:
- Fahrzeugeinheit (VU): Speichert Daten der letzten 365 Tage, darunter Geschwindigkeitsverläufe, Ereignisse und Störungen sowie alle verwendeten Fahrerkarten.
- Fahrerkarte: Speichert die Aktivitäten des Fahrers der letzten 28 Tage, einschließlich Lenk-, Ruhe- und Bereitschaftszeiten.
Moderne Fahrtenschreiber der zweiten Generation (Smart Tachograph 2) erfassen zusätzlich automatisch Grenzübertritte und Kabotagefahrten per GPS. Das macht die Daten noch umfangreicher und für Kontrollbehörden noch aussagekräftiger.
Welche Geräte und Software werden zum Auslesen benötigt?
Zum Auslesen eines digitalen Fahrtenschreibers benötigt man eine gültige Unternehmenskarte oder Werkstattkarte, ein kompatibles Auslesegerät oder einen Laptop mit entsprechendem Kartenlesegerät sowie eine zertifizierte Tachographen-Software. Ohne diese Kombination ist ein rechtssicheres Auslesen nicht möglich.
Im Detail sieht die technische Ausstattung so aus:
- Unternehmenskarte: Wird vom Transportunternehmen beantragt und berechtigt zum Auslesen der Fahrzeugeinheit.
- Kartenlesegerät: Ein USB- oder Bluetooth-Lesegerät, das die Fahrerkarte ausliest.
- Auslesegerät für die Fahrzeugeinheit: Wird direkt an den Tachographen angeschlossen, oft über einen speziellen Downloadschlüssel oder eine Kabelverbindung.
- Tachographen-Software: Verarbeitet, archiviert und analysiert die heruntergeladenen Daten und erstellt auswertbare Berichte.
Die Software muss in der Lage sein, Dateien im standardisierten DDD-Format zu lesen, das alle EU-konformen Fahrtenschreiber verwenden. Achte beim Kauf darauf, dass die Software regelmäßig aktualisiert wird, um neue Fahrtenschreibertypen zu unterstützen.
Wie läuft der Ausleseprozess Schritt für Schritt ab?
Das Fahrtenschreiber-Auslesen läuft in wenigen klar definierten Schritten ab: Karte einführen, Verbindung herstellen, Daten herunterladen, Datei speichern und anschließend analysieren. Der gesamte Vorgang dauert bei manueller Durchführung in der Regel zwischen fünf und fünfzehn Minuten pro Fahrzeug.
- Unternehmenskarte einführen: Die Karte wird in den Steckplatz des Fahrtenschreibers eingeführt, um den Auslesevorgang zu autorisieren.
- Gerät verbinden: Ein Downloadschlüssel oder Kabel wird an den Tachographen angeschlossen und mit dem Computer verbunden.
- Daten herunterladen: Die Software startet den Download der gespeicherten Daten aus der Fahrzeugeinheit.
- Fahrerkarte auslesen: Separat wird die Fahrerkarte über ein Kartenlesegerät am Computer ausgelesen.
- Dateien sichern: Die heruntergeladenen DDD-Dateien werden verschlüsselt und revisionssicher archiviert.
- Daten analysieren: Die Software wertet die Daten auf Verstöße, Unregelmäßigkeiten und Auffälligkeiten aus.
Wie oft muss ein digitaler Fahrtenschreiber ausgelesen werden?
Laut EU-Tachographenverordnung muss die Fahrzeugeinheit mindestens alle 90 Tage ausgelesen werden. Die Fahrerkarte muss spätestens alle 28 Tage ausgelesen werden, da sie nur so viele Daten speichert. Diese Fristen sind gesetzlich bindend und gelten für alle Unternehmen, die tachographenpflichtige Fahrzeuge betreiben.
Wichtig zu wissen: Die 90-Tage-Frist für die Fahrzeugeinheit ist eine Mindestanforderung. Viele Unternehmen lesen häufiger aus, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich, um frühzeitig auf Verstöße reagieren zu können und die Compliance laufend zu überwachen. Wer die Fristen versäumt, riskiert empfindliche Bußgelder bei Kontrollen durch die Behörden.
Ein praktischer Tipp: Halte die Auslesetermine in einem Kalender fest oder nutze eine Software, die dich automatisch an fällige Auslesungen erinnert. So gerätst du gar nicht erst in die Situation, eine Frist zu verpassen.
Was passiert mit den ausgelesenen Daten nach dem Download?
Nach dem Download müssen die ausgelesenen Daten mindestens zwei Jahre lang sicher und unveränderbar archiviert werden. Zusätzlich sind die Daten auf Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeiten zu prüfen. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, diese Auswertung durchzuführen und bei Kontrollen nachweisen zu können.
In der Praxis durchläuft ein Datensatz nach dem Auslesen typischerweise diese Stationen:
- Archivierung: Die DDD-Dateien werden revisionssicher gespeichert, idealerweise in der Cloud oder auf einem gesicherten Server.
- Analyse auf Verstöße: Die Software prüft automatisch, ob Lenk- und Ruhezeiten eingehalten wurden.
- Berichterstellung: Übersichtliche Reports zeigen Auffälligkeiten und helfen Fuhrparkmanagern, gezielt zu reagieren.
- Dokumentation für Behörden: Im Fall einer Kontrolle müssen die Daten jederzeit abrufbar und lesbar vorliegen.
Eine gute Fahrtenschreiber-Analyse geht über das bloße Speichern hinaus: Sie liefert dir handlungsrelevante Einblicke, mit denen du Fahrer gezielt schulen und Risiken im Betrieb reduzieren kannst.
Kann ein digitaler Fahrtenschreiber auch fernausgelesen werden?
Ja, moderne digitale Fahrtenschreiber der zweiten Generation unterstützen das Fernauslesen über eine drahtlose Verbindung, zum Beispiel per DSRC (Dedicated Short Range Communication) oder über Mobilfunk. Das bedeutet, dass die Daten automatisch und ohne manuellen Eingriff direkt aus dem fahrenden oder geparkten Fahrzeug übertragen werden können.
Das Fernauslesen bietet gegenüber dem manuellen Verfahren mehrere praktische Vorteile:
- Kein physischer Zugang zum Fahrzeug notwendig
- Daten werden automatisch in festgelegten Intervallen übertragen
- Fristen werden zuverlässig eingehalten, ohne dass jemand daran denken muss
- Fuhrparkmanager haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten
Nicht alle älteren Fahrtenschreibermodelle unterstützen diese Funktion. Fahrzeuge mit einem Smart Tachograph der ersten oder zweiten Generation sind in der Regel fernauslesefähig, ältere analoge oder frühe digitale Geräte hingegen nicht. Prüfe daher, welche Gerätegeneration in deiner Flotte verbaut ist, bevor du auf ein vollautomatisches System umsteigst.
Wie FleetGO das Fahrtenschreiber-Auslesen für dich vereinfacht
Das Fahrtenschreiber-Auslesen ist eine gesetzliche Pflicht, die regelmäßig und zuverlässig erfüllt werden muss. Mit unserem FleetGO Tacho 360™ nehmen wir dir genau diesen Aufwand ab. Hier ist, was du konkret bekommst:
- Vollautomatisches Fernauslesen alle 90 Tage: Die Fahrzeugeinheit wird automatisch ausgelesen, ohne dass du eingreifen musst.
- Automatisierte Prüfung von Lenk- und Ruhezeiten: Verstöße werden sofort erkannt und gemeldet.
- Vollumfassende Analyse und Archivierung: Alle Daten werden rechtssicher gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
- Übersichtliche Berichte: Du siehst auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht.
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Die Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken. Gesetze und Vorschriften unterliegen Änderungen — aus dem Inhalt dieses Artikels können daher keine Rechte abgeleitet werden. Konsultieren Sie stets einen Rechts- oder Finanzspezialisten und überprüfen Sie die aktuellsten Informationen bei den zuständigen offiziellen Behörden.
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