Fahrtenschreiber-Daten müssen nach dem Auslesen mindestens ein Jahr lang aufbewahrt werden. Für Fahrerkartendaten gilt dieselbe Frist. Diese Pflicht ergibt sich aus der EU-Verordnung (EG) Nr. 561/2006 sowie der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 und betrifft alle Transportunternehmen, die Fahrzeuge mit digitalem oder analogem Fahrtenschreiber einsetzen. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Fahrtenschreiber-Daten speichern und Tachographen-Daten Aufbewahrungspflicht.
Welche gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt für Fahrtenschreiber-Daten?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Fahrtenschreiber-Daten beträgt mindestens zwölf Monate nach dem Auslesen. Das gilt sowohl für die Daten aus dem Fahrzeuggerät als auch für die Daten der Fahrerkarte. Diese Anforderung ist in der EU-Verordnung (EU) Nr. 165/2014 festgelegt und gilt für alle Unternehmen im gewerblichen Güter- und Personenverkehr.
Wichtig zu wissen: Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht ab dem Zeitpunkt, an dem die Daten entstanden sind, sondern ab dem Moment des Auslesens. Manche Unternehmen und Behörden empfehlen aus Vorsichtsgründen, die Daten sogar zwei Jahre oder länger zu archivieren, um bei Kontrollen oder rechtlichen Auseinandersetzungen auf der sicheren Seite zu sein. In Deutschland können zudem nationale Vorschriften, etwa aus dem Fahrpersonalgesetz (FPersG) und der Fahrpersonalverordnung (FPersV), ergänzende Anforderungen stellen.
Kurz gesagt: Ein Jahr ist das gesetzliche Minimum, aber eine längere Aufbewahrung ist in der Praxis oft sinnvoll.
Welche Daten müssen Unternehmen nach dem Auslesen genau aufbewahren?
Nach dem Auslesen müssen Unternehmen alle Rohdaten speichern, die das Fahrzeuggerät und die Fahrerkarte aufgezeichnet haben. Dazu gehören Lenk- und Ruhezeiten, Geschwindigkeitsverläufe, Kilometerstand, Ortsdaten sowie Ereignisse und Störungen, die der Tachograph registriert hat.
Konkret umfasst das folgende Datenkategorien:
- Fahrzeugeinheitsdaten: Fahrzeugidentifikation, Kilometerstand, Geschwindigkeitsdaten, Aktivitätsdaten des Fahrers
- Fahrerkartendaten: Lenk-, Bereitschafts-, Arbeits- und Ruhezeiten des einzelnen Fahrers
- Ereignisse und Störungen: Manipulationsversuche, Stromunterbrechungen, Überschreitungen
- Ortsdaten: Standorte beim Einlegen und Entnehmen der Fahrerkarte
Die Daten müssen in ihrer ursprünglichen, unveränderten Form gespeichert werden. Nachträgliche Änderungen sind nicht erlaubt und können als Manipulation gewertet werden.
Was passiert, wenn Fahrtenschreiber-Daten nicht rechtzeitig ausgelesen oder gespeichert werden?
Wenn Unternehmen die Fahrtenschreiber-Daten nicht rechtzeitig auslesen oder nicht ordnungsgemäß speichern, drohen empfindliche Bußgelder. Kontrollbehörden wie das Bundesamt für Güterverkehr (BAG) können bei Verstößen Strafen verhängen, die je nach Schwere des Verstoßes mehrere tausend Euro betragen können.
Neben dem finanziellen Risiko gibt es weitere Konsequenzen:
- Fehlende Daten können bei Unfällen oder Rechtsstreitigkeiten nicht als Entlastungsbeweis dienen
- Wiederholte Verstöße können die Zuverlässigkeit des Unternehmens gefährden, was im schlimmsten Fall zum Entzug der Betriebserlaubnis führen kann
- Bei Kontrollen durch die Polizei oder das BAG können fehlende Nachweise direkt vor Ort geahndet werden
Die Aufbewahrungspflicht ist also keine Formalie, die man auf die leichte Schulter nehmen sollte. Wer sie ignoriert, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch seinen Ruf als zuverlässiger Transportunternehmer.
Wie oft müssen Fahrtenschreiber-Daten ausgelesen werden?
Die EU-Verordnung (EU) Nr. 165/2014 schreibt vor, dass die Daten des Fahrzeuggeräts mindestens alle 90 Tage ausgelesen werden müssen. Die Fahrerkarte muss sogar mindestens alle 28 Tage ausgelesen werden, da die Speicherkapazität der Karte begrenzt ist und ältere Daten sonst überschrieben werden.
Diese Fristen sind als Maximalabstände zu verstehen. In der Praxis empfiehlt sich ein häufigeres Auslesen, insbesondere bei intensiv genutzten Fahrzeugen. Wer die 28-Tage-Frist bei der Fahrerkarte verpasst, riskiert den dauerhaften Verlust von Daten, die dann weder für interne Auswertungen noch für Behördenkontrollen zur Verfügung stehen.
Für viele Unternehmen ist das manuelle Verwalten dieser Fristen über eine wachsende Fahrzeugflotte hinweg eine echte Herausforderung. Automatisierte Lösungen helfen dabei, die Auslesefristen zuverlässig einzuhalten, ohne dass jeder Termin manuell überwacht werden muss.
Wie sollten Fahrtenschreiber-Daten sicher und rechtskonform gespeichert werden?
Fahrtenschreiber-Daten sollten auf einem gesicherten, unveränderlichen Speichermedium archiviert werden. Die gespeicherten Dateien müssen im Originalformat vorliegen, also in den standardisierten Dateiformaten, die das Fahrzeuggerät oder die Fahrerkarte erzeugt. Nachträgliche Veränderungen sind verboten.
Für eine rechtskonforme Speicherung sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Originalformat beibehalten: Die Rohdaten dürfen nicht verändert oder konvertiert werden, ohne das Original zu erhalten
- Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen sollten auf die Daten zugreifen können
- Datensicherung: Regelmäßige Backups schützen vor Datenverlust durch technische Defekte
- Nachvollziehbarkeit: Es sollte dokumentiert sein, wann welche Daten ausgelesen und gespeichert wurden
- Datenschutz: Da Fahrtenschreiber-Daten personenbezogene Informationen enthalten, gilt die DSGVO. Daten dürfen nur für zulässige Zwecke genutzt werden
Lokale Speicherung auf einem USB-Stick oder einem einzelnen Rechner reicht in der Praxis oft nicht aus, weil das Risiko von Datenverlust zu hoch ist. Eine zentrale, cloudbasierte oder serverbasierte Lösung ist hier die zuverlässigere Wahl.
Können Fahrtenschreiber-Daten auch digital archiviert werden?
Ja, Fahrtenschreiber-Daten können und sollten digital archiviert werden. Die EU-Verordnung schreibt kein physisches Speichermedium vor. Eine digitale Archivierung ist ausdrücklich erlaubt, solange die Daten im Originalformat gespeichert, vor unbefugtem Zugriff geschützt und jederzeit für Kontrollbehörden abrufbar sind.
Digitale Archivierung bietet gegenüber der manuellen Ablage auf physischen Datenträgern klare Vorteile:
- Schneller Zugriff auf historische Daten bei Kontrollen oder internen Auswertungen
- Automatische Sicherung verhindert Datenverlust
- Zentrale Verwaltung auch bei großen Fahrzeugflotten
- Einfachere Einhaltung der Aufbewahrungsfristen durch automatische Löschfunktionen nach Ablauf der Frist
Beim digitalen Archivieren ist es wichtig, dass der verwendete Anbieter oder die Software die Anforderungen der DSGVO erfüllt und die Daten auf Servern innerhalb der EU speichert. Außerdem sollte die Software die gängigen Tachographen-Dateiformate vollständig unterstützen, damit die Daten bei Bedarf problemlos von Behörden gelesen werden können.
So helfen wir bei FleetGO mit der Fahrtenschreiber-Analyse
Das Verwalten von Auslesefristen, das sichere Speichern von Tachographen-Daten und das Einhalten der Aufbewahrungspflicht kostet Zeit und erfordert ein zuverlässiges System. Genau hier setzen wir an.
Mit FleetGO Tacho 360™ bieten wir eine vollständige Lösung für die Fahrtenschreiber-Analyse, die den gesamten Prozess automatisiert:
- Automatisches Fahrtenschreiber-Auslesen alle 90 Tage, ohne dass jemand manuell eingreifen muss
- Auslesen der Fahrerkartendaten innerhalb der gesetzlichen 28-Tage-Frist
- Sichere, digitale Archivierung der Rohdaten im Originalformat
- Automatisierte Prüfung von Lenk- und Ruhezeiten mit klaren Berichten
- Vollumfassende Analyse für alle Fahrzeuge in der Flotte, zentral und übersichtlich
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Die Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken. Gesetze und Vorschriften unterliegen Änderungen — aus dem Inhalt dieses Artikels können daher keine Rechte abgeleitet werden. Konsultieren Sie stets einen Rechts- oder Finanzspezialisten und überprüfen Sie die aktuellsten Informationen bei den zuständigen offiziellen Behörden.
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