Eine Tachograph-Auslese-Software liest die gespeicherten Fahrtdaten aus dem digitalen Fahrtenschreiber eines Fahrzeugs aus und bereitet sie für die gesetzlich vorgeschriebene Analyse auf. Sie ermöglicht es Transportunternehmen, Lenk- und Ruhezeiten zu überwachen, Verstöße zu erkennen und Nachweise für Behörden bereitzustellen. In diesem Artikel beantworte ich die wichtigsten Fragen rund um den Ausleseprozess, die technischen Abläufe und die gesetzlichen Anforderungen.
Welche Daten liest eine Tachograph-Auslese-Software aus?
Eine Tachograph-Auslese-Software liest alle im Fahrtenschreiber gespeicherten Aktivitätsdaten aus. Dazu gehören Lenk-, Ruhe- und Bereitschaftszeiten der Fahrer, gefahrene Geschwindigkeiten, zurückgelegte Kilometer sowie Ereignisse und Störungen wie Manipulationsversuche oder Stromunterbrechungen.
Konkret werden zwei Datenquellen ausgelesen: die Fahrzeugeinheit (VU), also der im Fahrzeug verbaute Fahrtenschreiber selbst, und die Fahrerkarte, auf der die persönlichen Aktivitätsdaten des Fahrers gespeichert sind. Beide Quellen ergänzen sich und liefern zusammen ein vollständiges Bild der Fahrtätigkeit.
Folgende Datenkategorien werden typischerweise erfasst:
- Lenkzeiten und Unterbrechungen
- Tages- und Wochenruhezeiten
- Fahrzeuggeschwindigkeit und Kilometerstand
- Fahrerereignisse wie Übergeschwindigkeit oder Kartenentnahme
- Technische Ereignisse und Fehlermeldungen
- Kalibrierungsdaten der Fahrzeugeinheit
Diese Daten bilden die Grundlage für die Einhaltung der EU-Sozialvorschriften im Straßenverkehr und sind bei Kontrollen durch Behörden vorzulegen.
Wie läuft der Ausleseprozess technisch ab?
Der Ausleseprozess erfolgt entweder manuell per Kabel oder vollautomatisch per Fernzugriff. Bei der manuellen Methode verbindet ein Techniker das Auslesegerät direkt über eine standardisierte Schnittstelle mit dem Fahrtenschreiber. Die Daten werden dann als verschlüsselte Datei auf einen Computer übertragen und von der Software analysiert.
Moderner und effizienter ist das sogenannte Remote-Auslesen. Dabei ist das Fahrzeug mit einem Telematikgerät ausgestattet, das automatisch und ohne manuellen Eingriff eine Verbindung zum Fahrtenschreiber herstellt. Die Daten werden verschlüsselt an eine zentrale Plattform übermittelt, wo die Software sie sofort verarbeitet.
Manuelles Auslesen
Der Fahrer oder ein Flottenverantwortlicher steckt ein zugelassenes Auslesegerät in den Fahrtenschreiber. Die Daten werden als DDD-Datei (für digitale Fahrtenschreiber) oder als Diagrammscheibe (für analoge Geräte) gesichert und anschließend in die Auslese-Software importiert. Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig, weil Geräte ins Depot gebracht werden müssen.
Automatisches Remote-Auslesen
Beim Remote-Auslesen übernimmt ein im Fahrzeug installiertes Telematikmodul die Kommunikation mit dem Fahrtenschreiber. Die Verbindung läuft über Mobilfunk, und die Daten landen automatisch in der Software, ohne dass der Fahrer oder der Flottenmanager aktiv werden muss. Das spart erheblich Zeit und stellt sicher, dass keine Auslesefristen versäumt werden.
Was passiert mit den Tachographdaten nach dem Auslesen?
Nach dem Auslesen analysiert die Software die Rohdaten automatisch und prüft sie auf Verstöße gegen die gesetzlichen Lenk- und Ruhezeitvorschriften. Erkannte Abweichungen werden als Warnmeldungen oder Berichte ausgegeben, sodass Flottenverantwortliche schnell reagieren können.
Die verarbeiteten Daten werden außerdem archiviert. Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Aufbewahrungsfrist von mindestens einem Jahr für Fahrerkartendaten und mindestens einem Jahr für die Fahrzeugeinheitsdaten, in der Praxis empfehlen Experten jedoch eine längere Aufbewahrung, um bei Kontrollen oder rechtlichen Auseinandersetzungen abgesichert zu sein.
Gute Tachograph-Auslese-Software bietet darüber hinaus:
- Automatische Berichterstellung für interne Kontrollen und Behördenprüfungen
- Auswertungen nach Fahrer, Fahrzeug oder Zeitraum
- Exportfunktionen in gängige Formate für Behörden oder Buchhaltungssysteme
- Alarmfunktionen bei drohenden Verstößen, bevor sie eintreten
Wie oft muss der Tachograph ausgelesen werden?
Laut EU-Verordnung muss der Fahrtenschreiber (Fahrzeugeinheit) mindestens alle 90 Tage ausgelesen werden. Die Fahrerkarte muss mindestens alle 28 Tage ausgelesen werden, da sie nur Daten für diesen Zeitraum speichert und ältere Einträge überschreibt.
Diese Fristen sind nicht optional. Wer sie versäumt, riskiert empfindliche Bußgelder bei Kontrollen durch das Bundesamt für Güterverkehr (BAG) oder andere zuständige Behörden. Besonders die 28-Tage-Frist für Fahrerkarten wird in der Praxis oft unterschätzt, weil sie deutlich kürzer ist als die Fahrzeugeinheitsfrist.
Für Unternehmen mit größeren Flotten ist die manuelle Einhaltung dieser Fristen für jedes einzelne Fahrzeug und jeden einzelnen Fahrer eine echte organisatorische Herausforderung. Automatische Remote-Auslese-Systeme lösen dieses Problem, indem sie die Auslesung im Hintergrund erledigen und bei Bedarf Erinnerungen oder Statusberichte liefern.
Was ist der Unterschied zwischen analogem und digitalem Tachographen beim Auslesen?
Der Hauptunterschied liegt im Datenträger und im Ausleseverfahren. Analoge Fahrtenschreiber speichern Daten auf Schaublättern aus Papier oder Kunststoff, die manuell ausgewertet werden müssen. Digitale Fahrtenschreiber speichern Daten elektronisch und können per Software automatisch ausgelesen und analysiert werden.
Analoger Tachograph
Das Schaublatt wird nach jeder Fahrt entnommen und manuell oder mit einem speziellen Scanner ausgewertet. Die Auswertung ist zeitintensiv und fehleranfällig. Analoge Geräte sind in Neufahrzeugen seit Jahren nicht mehr zulässig, kommen aber in älteren Fahrzeugen noch vor. Eine vollautomatische Software-Auslese ist hier nicht möglich.
Digitaler Tachograph
Digitale Fahrtenschreiber, einschließlich der neueren Smart-Tachographen der Generation 1 und 2, speichern Daten elektronisch auf der Fahrzeugeinheit und der Fahrerkarte. Sie können per Kabel oder remote ausgelesen werden. Smart-Tachographen der zweiten Generation (ab 2023 in neuen Fahrzeugen Pflicht) unterstützen zudem die Fernkommunikation mit Behörden direkt über das Fahrzeug.
Welche Anforderungen muss eine Tachograph-Auslese-Software erfüllen?
Eine Tachograph-Auslese-Software muss in der Lage sein, die standardisierten DDD-Dateiformate der EU zu verarbeiten und die Daten korrekt nach den geltenden EU-Sozialvorschriften (VO EG 561/2006 und VO EU 165/2014) auszuwerten. Ohne diese Konformität sind die Auswertungen rechtlich nicht verwertbar.
Konkret sollte eine professionelle Software folgende Anforderungen erfüllen:
- Unterstützung aller aktuellen Tachographengenerationen (digital, Smart Gen 1 und Gen 2)
- Automatische Erkennung und Meldung von Lenk- und Ruhezeitverstößen
- Sichere, verschlüsselte Datenübertragung und gesetzeskonforme Archivierung
- Revisionssichere Speicherung der Rohdaten im Originalformat
- Exportmöglichkeiten für Behördenkontrollen und interne Prüfungen
- Regelmäßige Updates, um neue gesetzliche Anforderungen abzubilden
Wichtig ist außerdem, dass die Software mit dem Fuhrpark skaliert. Ein Unternehmen mit fünf Fahrzeugen hat andere Anforderungen als ein Logistikbetrieb mit 200 Fahrzeugen und mehreren Standorten. Flexibilität und Integrationsfähigkeit mit bestehenden ERP- oder Flottenmanagement-Systemen sind daher relevante Auswahlkriterien.
Wie FleetGO beim Tachographen-Auslesen hilft
Wir bei FleetGO haben mit FleetGO Tacho 360™ eine Lösung entwickelt, die den gesamten Ausleseprozess vollautomatisch übernimmt, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Hier ist, was Tacho 360™ konkret für Sie leistet:
- Automatisches Remote-Auslesen alle 90 Tage: Die Fahrzeugeinheit wird ohne manuellen Aufwand fristgerecht ausgelesen, sodass Sie keine gesetzlichen Fristen verpassen.
- Vollumfängliche Fahrtenschreiber-Analyse: Lenk- und Ruhezeiten werden automatisch geprüft, Verstöße sofort erkannt und gemeldet.
- Revisionssichere Archivierung: Alle Daten werden gesetzeskonform gespeichert und sind jederzeit abrufbar, auch für Behördenkontrollen.
- Einfache Integration: Tacho 360™ lässt sich nahtlos in bestehende Flottenmanagement- und ERP-Systeme einbinden.
Möchten Sie wissen, wie Fahrtenschreiber-Analyse in Ihrem Betrieb funktionieren kann? Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich unverbindlich beraten.
Die Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken. Gesetze und Vorschriften unterliegen Änderungen — aus dem Inhalt dieses Artikels können daher keine Rechte abgeleitet werden. Konsultieren Sie stets einen Rechts- oder Finanzspezialisten und überprüfen Sie die aktuellsten Informationen bei den zuständigen offiziellen Behörden.
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