Ein digitaler Fahrtenschreiber speichert eine Vielzahl von Fahrzeug- und Fahrerdaten: Geschwindigkeit, Lenk- und Ruhezeiten, Standorte, Ereignisse und technische Fahrzeugdaten. Diese Daten werden sowohl auf dem Gerät selbst als auch auf der persönlichen Fahrerkarte gespeichert. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die gespeicherten Daten, Ausleserechte und die praktische Verwaltung im Alltag.
Wie lange werden die Daten auf dem Fahrtenschreiber gespeichert?
Ein digitaler Fahrtenschreiber speichert die Daten im Gerät selbst in der Regel für mindestens 365 Tage. Die Fahrerkarte hingegen speichert Daten für mindestens 28 Tage. Transportunternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die ausgelesenen Daten für mindestens 12 Monate aufzubewahren, in vielen Fällen sogar länger.
Die genaue Speicherdauer im Gerät hängt davon ab, wie aktiv das Fahrzeug genutzt wird. Bei intensiver Nutzung mit vielen Fahrern und langen Touren kann der Speicher schneller voll werden. Deshalb ist es wichtig, die Daten regelmäßig auszulesen, bevor ältere Aufzeichnungen überschrieben werden. Gesetzlich vorgeschrieben ist das Auslesen des Fahrtenschreibers mindestens alle 90 Tage für das Gerät und alle 28 Tage für die Fahrerkarte.
Welche Daten werden auf der Fahrerkarte gespeichert?
Die Fahrerkarte ist die persönliche Chipkarte des Fahrers und speichert alle tätigkeitsbezogenen Daten der letzten 28 Tage. Dazu gehören Lenk-, Bereitschafts-, Arbeits- und Ruhezeiten, gefahrene Kilometer sowie Informationen zu den genutzten Fahrzeugen.
Konkret speichert die Fahrerkarte unter anderem:
- Lenk- und Ruhezeiten des Fahrers
- Beginn und Ende jeder Schicht
- Gefahrene Strecken und zurückgelegte Kilometer
- Kennzeichen der genutzten Fahrzeuge
- Manuelle Einträge des Fahrers (zum Beispiel bei Fährfahrten)
- Ereignisse und Störungen, die während der Fahrt aufgetreten sind
Die Fahrerkarte folgt dem Fahrer, nicht dem Fahrzeug. Das bedeutet: Wechselt ein Fahrer das Fahrzeug, nimmt er seine Daten auf der Karte mit. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welches Fahrzeug gelenkt hat.
Was speichert das Fahrtenschreibergerät selbst?
Das Fahrtenschreibergerät im Fahrzeug speichert fahrzeugbezogene Daten für mindestens 365 Tage. Dazu gehören Geschwindigkeitsverläufe, Standortdaten, technische Ereignisse und Informationen über alle Fahrer, die das Fahrzeug genutzt haben.
Im Einzelnen erfasst das Gerät:
- Geschwindigkeit und Geschwindigkeitsverlauf
- GPS-Standortdaten (Beginn und Ende jeder Fahrt sowie weitere Punkte)
- Kilometerstand und zurückgelegte Strecken
- Tätigkeiten aller eingesteckten Fahrerkarten
- Technische Ereignisse wie Stromunterbrechungen oder Manipulationsversuche
- Sicherheitsereignisse und Fehler im System
Das Gerät speichert also eine Art „Gedächtnis des Fahrzeugs“, während die Fahrerkarte das persönliche Fahrtenbuch des Fahrers darstellt. Beide Datenspeicher ergänzen sich und sind für eine vollständige Fahrtenschreiber-Analyse notwendig.
Was ist der Unterschied zwischen Smart Tachograph 1 und 2?
Der Smart Tachograph Generation 1 (Version 1) wurde ab 2019 eingeführt und verfügt über GPS-Ortung sowie die Möglichkeit zur Fernkommunikation mit Kontrollbehörden. Der Smart Tachograph Generation 2 (Version 2) ist seit 2023 für neue Fahrzeuge vorgeschrieben und bringt deutlich erweiterte Funktionen mit sich.
Die wichtigsten Unterschiede im Überblick:
- Fernauslesung: Der Smart Tachograph 2 unterstützt die Fernauslesung durch Kontrollbehörden über eine größere Distanz und mit verbesserter Technologie.
- Genauere GPS-Daten: Version 2 zeichnet Standortdaten an mehr Punkten während der Fahrt auf, nicht nur bei Beginn und Ende.
- Erweiterte Datenspeicherung: Der neue Tachograph speichert mehr Ereignisse und Aktivitäten in höherer Detailtiefe.
- Neue Kartentypen: Mit dem Smart Tachograph 2 wurden auch neue Versionen der Fahrer-, Unternehmens-, Werkstatt- und Kontrollkarten eingeführt.
- Pflicht für neue Fahrzeuge: Seit dem 21. August 2023 müssen neu zugelassene Fahrzeuge im internationalen Güterverkehr mit dem Smart Tachograph 2 ausgestattet sein.
Für Transportunternehmen bedeutet das: Wer neue Fahrzeuge anschafft, arbeitet automatisch mit dem neueren Standard. Ältere Fahrzeuge können weiterhin mit Generation 1 betrieben werden, solange die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Wer darf die gespeicherten Fahrtenschreiber-Daten auslesen?
Die gespeicherten Daten eines digitalen Fahrtenschreibers dürfen ausschließlich von berechtigten Personen und Stellen ausgelesen werden. Dazu gehören der Fahrer selbst, das Transportunternehmen als Arbeitgeber, zugelassene Werkstätten sowie Kontrollbehörden wie Polizei und das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM).
Im Detail gilt:
- Fahrer: Darf jederzeit seine eigenen Daten von der Fahrerkarte auslesen und Ausdrucke anfertigen.
- Transportunternehmen: Hat das Recht, Daten aus dem Fahrzeuggerät und von den Fahrerkarten der eigenen Fahrer auszulesen, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen.
- Werkstätten: Dürfen mit einer Werkstattkarte technische Daten auslesen, um das Gerät zu kalibrieren oder zu reparieren.
- Kontrollbehörden: Können bei Straßenkontrollen oder Betriebsprüfungen die Daten mit einer Kontrollkarte auslesen.
Unbefugtes Auslesen oder Manipulieren der Daten ist strafbar. Unternehmen sollten deshalb klar regeln, wer intern Zugriff auf die Tachographendaten hat und wie diese Daten gesichert aufbewahrt werden.
Wie hilft Flottenmanagement-Software beim Verwalten der Tachographendaten?
Flottenmanagement-Software automatisiert das Auslesen, Speichern und Auswerten von Tachographendaten. Statt manuell Karten einzusammeln und Daten einzeln herunterzuladen, laufen diese Prozesse im Hintergrund ab. Das spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass keine Auslesefristen verpasst werden.
Konkret hilft gute Software dabei:
- Automatisches Auslesen der Fahrzeuggeräte und Fahrerkarten im vorgeschriebenen Rhythmus
- Digitale Archivierung der Daten über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist
- Automatische Auswertung von Lenk- und Ruhezeiten mit Hinweisen bei Verstößen
- Übersichtliche Dashboards für Fuhrparkleiter und Disponenten
- Benachrichtigungen, wenn Fristen für das Auslesen bald ablaufen
Gerade für Unternehmen mit mehreren Fahrzeugen und Fahrern wird die manuelle Verwaltung schnell unübersichtlich. Software nimmt diese Last ab und sorgt dafür, dass du bei einer Kontrolle immer auf der sicheren Seite bist.
So helfen wir dir mit Tachographendaten
Mit FleetGO Tacho 360™ bieten wir dir eine vollständige Lösung für das Auslesen und Analysieren deiner Fahrtenschreiber-Daten. Das bedeutet für dich in der Praxis:
- Vollautomatisches Fernauslesen aller Fahrtenschreiber alle 90 Tage, ohne dass du manuell eingreifen musst
- Automatische Prüfung von Lenk- und Ruhezeiten mit klaren Hinweisen bei Auffälligkeiten
- Sichere digitale Archivierung aller Tachographendaten über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist
- Einfache Bedienung für Fuhrparkleiter und Disponenten, ohne technische Vorkenntnisse
- Nahtlose Integration in bestehende Flottenmanagement- und ERP-Systeme
Du willst das Auslesen und Verwalten deiner Tachographendaten endlich automatisieren? Dann sprich uns an und lass dich unverbindlich beraten, wie Tacho 360™ in deinen Betrieb passt.
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