Der digitale Fahrtenschreiber muss spätestens alle 90 Tage ausgelesen werden. Diese Pflicht gilt für Fahrzeugdaten und Fahrerkartendaten gleichermaßen und ist in der EU-Verordnung (EG) Nr. 561/2006 sowie der Tachographenverordnung (EU) Nr. 165/2014 festgelegt. Im Folgenden erfährst du, welche Fristen konkret gelten, wer verantwortlich ist und wie du das Auslesen einfach automatisieren kannst.
Was passiert, wenn der Fahrtenschreiber nicht rechtzeitig ausgelesen wird?
Wer den Fahrtenschreiber nicht fristgerecht ausliest, riskiert empfindliche Bußgelder. Kontrollbehörden wie das Bundesamt für Güterverkehr (BAG) können bei Verstößen Geldbußen verhängen, die je nach Schwere des Verstoßes mehrere hundert bis tausend Euro betragen können. Außerdem gehen wertvolle Fahrdaten verloren, die für Lenk- und Ruhezeitnachweise zwingend erforderlich sind.
Das Problem: Digitale Fahrtenschreiber speichern Daten nur für einen begrenzten Zeitraum. Werden die Daten nicht rechtzeitig gesichert, werden ältere Aufzeichnungen automatisch überschrieben. Das bedeutet, dass du im Fall einer Kontrolle oder eines Unfalls keine lückenlosen Nachweise mehr vorlegen kannst. Das kann nicht nur zu Bußgeldern führen, sondern auch arbeitsrechtliche und versicherungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Zusätzlich zu den direkten Strafen drohen bei wiederholten Verstößen Einträge im Fahreignungsregister sowie mögliche Einschränkungen der Betriebsgenehmigung. Für Transportunternehmen, die auf ihre Lizenz angewiesen sind, ist das ein ernstes Risiko.
Welche gesetzlichen Auslesefristen gelten für den digitalen Tachographen?
Für den digitalen Tachographen gelten in Deutschland zwei klare Auslesefristen: Die Fahrzeugeinheit muss spätestens alle 90 Tage ausgelesen werden, die Fahrerkarte ebenfalls spätestens alle 28 Tage. Diese Fristen sind europaweit durch die Verordnung (EU) Nr. 165/2014 verbindlich vorgegeben.
Konkret bedeutet das für den Alltag:
- Fahrzeugeinheit (digitaler Tachograph im Fahrzeug): Auslesen alle 90 Tage
- Fahrerkarte: Auslesen alle 28 Tage
- Aufbewahrungspflicht der gespeicherten Daten: mindestens 12 Monate nach der Aufzeichnung
Diese Fristen gelten unabhängig davon, ob das Fahrzeug in dieser Zeit aktiv genutzt wurde oder nicht. Auch Standzeiten unterbrechen die Frist nicht. Wer mehrere Fahrzeuge im Fuhrpark hat, muss für jedes einzelne Fahrzeug und jede Fahrerkarte die Fristen im Blick behalten. Das kann ohne ein strukturiertes System schnell unübersichtlich werden.
Wichtig: Die 90-Tage-Frist ist eine Maximaldauer. Viele Unternehmen lesen häufiger aus, um einen besseren Überblick über Lenk- und Ruhezeiten zu behalten und Verstöße frühzeitig zu erkennen.
Wie unterscheiden sich die Auslesepflichten für analoge und digitale Fahrtenschreiber?
Der wichtigste Unterschied liegt im Medium: Analoge Fahrtenschreiber verwenden Schaublätter aus Papier, die täglich gewechselt werden müssen und damit automatisch einen täglichen Nachweis erzeugen. Digitale Fahrtenschreiber speichern Daten elektronisch und müssen aktiv ausgelesen werden, bevor die interne Speicherkapazität überschritten wird.
Analoge Fahrtenschreiber
Beim analogen Tachographen wird pro Fahrtag ein Schaublatt verwendet. Der Fahrer ist verpflichtet, das Schaublatt nach jeder Schicht zu entnehmen und zu beschriften. Der Unternehmer muss diese Schaublätter mindestens 12 Monate aufbewahren. Ein aktives „Auslesen“ im technischen Sinne entfällt, da die Daten direkt auf dem Papier sichtbar sind. Analoge Fahrtenschreiber sind in Neufahrzeugen seit 2006 nicht mehr zulässig, kommen aber in älteren Fahrzeugen noch vor.
Digitale Fahrtenschreiber
Beim Auslesen des digitalen Fahrtenschreibers bedeutet das, die gespeicherten Daten per Auslesegerät oder Fernauslesung auf einen Computer zu übertragen. Die Fahrzeugeinheit speichert Daten für mehrere Monate, die genaue Kapazität hängt vom Gerät und der Fahraktivität ab. Deshalb ist die gesetzliche 90-Tage-Frist so wichtig: Sie stellt sicher, dass keine Daten verloren gehen, bevor sie gesichert wurden.
Seit 2019 sind in neu zugelassenen Fahrzeugen sogenannte Smart Tachographen (Version 2) Pflicht, die unter anderem eine automatische Standortaufzeichnung und erweiterte Datenspeicherung ermöglichen. Diese Geräte lassen sich auch per Fernauslesung auslesen, was den Prozess erheblich vereinfacht.
Wer ist für das Auslesen des Fahrtenschreibers verantwortlich?
Die Verantwortung für das fristgerechte Auslesen des Fahrtenschreibers liegt beim Transportunternehmer. Das gilt sowohl für die Fahrzeugeinheit als auch für die Fahrerkarten der angestellten Fahrer. Der Fahrer selbst trägt die Verantwortung dafür, seine Fahrerkarte rechtzeitig zum Auslesen vorzulegen.
In der Praxis bedeutet das eine geteilte Verantwortung:
- Der Unternehmer muss sicherstellen, dass die Fahrzeugeinheiten aller Fahrzeuge im Fuhrpark regelmäßig ausgelesen werden und die Daten korrekt gespeichert und aufbewahrt werden.
- Der Fahrer ist verpflichtet, seine Fahrerkarte spätestens alle 28 Tage zum Auslesen zur Verfügung zu stellen. Er darf die Fahrerkarte nicht länger als diesen Zeitraum in Besitz behalten, ohne sie ausgelesen zu haben.
- Fuhrparkmanager oder Disponenten übernehmen in größeren Unternehmen häufig die operative Steuerung und Überwachung der Auslesefristen.
Bei Kontrollen durch das BAG oder die Polizei wird geprüft, ob die Auslesedaten vollständig und fristgerecht vorliegen. Fehlen Nachweise, haftet in erster Linie das Unternehmen, nicht der einzelne Fahrer.
Wie kann das Auslesen des Tachographen automatisiert werden?
Das Auslesen des Tachographen lässt sich durch Fernauslesung vollständig automatisieren. Dabei wird eine Datenverbindung zwischen dem Fahrzeug und einem zentralen System hergestellt, sodass die Auslesevorgänge ohne manuellen Aufwand in festgelegten Intervallen stattfinden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass keine Fristen versäumt werden.
Die Fernauslesung funktioniert über eine im Fahrzeug installierte Telematikeinheit, die eine kontinuierliche oder intervallgesteuerte Verbindung zum Backendsystem herstellt. Sobald das Fahrzeug in Reichweite ist oder eine Netzwerkverbindung besteht, werden die Daten automatisch übertragen. Für den Fuhrparkmanager bedeutet das: kein manuelles Anschließen von Lesegeräten, keine vergessenen Auslesetermine und ein vollständiges digitales Archiv aller Tachographendaten.
Weitere Vorteile der automatisierten Auslesung:
- Automatische Überwachung der Auslesefristen für alle Fahrzeuge und Fahrerkarten
- Sofortige Benachrichtigung bei drohenden Fristüberschreitungen
- Digitale Archivierung der Daten für mindestens 12 Monate
- Automatische Prüfung auf Lenk- und Ruhezeitverstöße
- Weniger administrativer Aufwand für Fahrer und Disponenten
Gerade für Unternehmen mit größeren Fuhrparks ist die manuelle Auslesung schlicht nicht mehr praktikabel. Die Fahrtenschreiber-Analyse lässt sich durch moderne Systeme so weit automatisieren, dass sie im Hintergrund läuft, ohne dass jemand aktiv eingreifen muss.
So hilft FleetGO beim Auslesen des Fahrtenschreibers
Mit unserem FleetGO Tacho 360™ bieten wir eine vollständige Lösung für die automatisierte Fahrtenschreiberauslesung und -analyse. Wir nehmen dir den manuellen Aufwand komplett ab und stellen sicher, dass du jederzeit gesetzeskonform bist.
Das bekommst du mit Tacho 360™:
- Automatisches Auslesen alle 90 Tage für die Fahrzeugeinheit, vollständig remote und ohne manuellen Eingriff
- Automatisierte Prüfung von Lenk- und Ruhezeiten direkt nach dem Auslesen
- Vollumfängliche Fahrtenschreiber-Analyse mit übersichtlicher Darstellung aller relevanten Daten
- Digitales Archiv aller ausgelesenen Daten für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer
- Benachrichtigungen bei drohenden Verstößen oder Fristüberschreitungen
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