Versteuerung der Firmenwagen

Überlassen Unternehmen den Mitarbeitenden ein Fahrzeug, dann müssen sie unter bestimmten Voraussetzungen den Firmenwagen versteuern. Zudem stehen bei der Versteuerung vom Firmenwagen verschiedene Optionen zur Wahl und es gibt einige Besonderheiten zu berücksichtigen.

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Wann ist eine Versteuerung des Dienstwagens erforderlich?

Die Nutzung eines Firmenwagens muss versteuert werden, wenn der Mitarbeitende den Wagen privat fährt. Über den Dienstwagenüberlassungsvertrag lässt sich regeln, ob eine private Nutzung erlaubt ist oder ob diese ausgeschlossen wird.

Durch die private Nutzung entsteht für den Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil. Genau dieser Anteil muss versteuert werden. Dafür ist eine Berechnung erforderlich: Wie hoch ist der Anteil der privaten Nutzung beziehungsweise wie hoch ist der geldwerte Vorteil, den der Mitarbeitende hat.

Welche Optionen gibt es bei der Dienstwagen Versteuerung?

Es gibt zwei Möglichkeiten, den geldwerten Vorteil zu versteuern. Hierbei besteht in den meisten Fällen die freie Wahl zwischen der 1-Prozent-Regel oder der Aufzeichnung im Fahrtenbuch, um den Geschäftswagen zu versteuern. Die beiden Varianten unterscheiden sich deutlich. Das betrifft sowohl die Protokollierung der privaten Nutzung als auch potenziell die Höhe des zu versteuernden geldwerten Vorteils.

Ein Fahrtenbuch einsetzen, um den Dienstwagen zu versteuern

Eine Möglichkeit, den Dienstwagen zu versteuern, ist das Fahrtenbuch. In diesem müssen alle Fahrten protokolliert werden, die mit dem Firmenwagen durchgeführt werden. Dabei erfolgt eine Kategorisierung in die folgenden 3 Arten von Fahrten:

  • Betriebliche Fahrten
  • Fahrt zwischen Arbeitsplatz und Wohnung
  • Rein private Fahrten

Bei den privaten Fahrten muss der Fahrer nur die Länge der Strecke und das Datum festhalten. Alle weiteren Informationen sind privat und fallen somit unter den Datenschutz. Sie müssen nicht genauer protokolliert werden.

Mit dem Fahrtenbuch lässt sich der Anteil der privaten Nutzung des Firmenwagens nachweisen. Bei angenommenen 30.000 gefahrenen Kilometern im Kalenderjahr und davon 10.000 Kilometern privat gefahrener Strecke ergibt sich also eine Nutzung von 30 Prozent.

Die Dienstwagen Versteuerung mit dem Fahrtenbuch kalkulieren

Für die Berechnung des geldwerten Vorteils sind die realen Kosten des Wagens entscheidend. Dazu müssen Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Firmenwagen entstanden sind, protokolliert werden. Zu den Kosten zählen die folgenden Punkte:

  • Tankkosten
  • Reparatur, Wartung und Pflege
  • Kfz-Steuer und Versicherung
  • Sonstige Kosten wie etwa ADAC oder TÜV

Diese Kosten werden für das ganze Kalenderjahr addiert. Dann erfolgt die anteilige Berechnung der privaten Nutzung. Die Gesamtkosten werden durch die gefahrene Strecke geteilt. Bei angenommenen 8.500 Euro Kosten lautet die Rechnung also:

8.500 / 30.000 = 0,28 Euro pro gefahrenem Kilometer

Diese 0,28 Euro werden dann mit den privat gefahrenen Kilometern, also 10.000, multipliziert. Das Ergebnis von 2.833,33 Euro ist der geldwerte Vorteil für das Firmenfahrzeug. Diesen gibt der Mitarbeitende in seiner Einkommensteuer an.

Den Firmenwagen pauschal mit der 1-Prozent-Regel versteuern

Die sogenannte 1-Prozent-Regel ist eine pauschale Möglichkeit, eine private Nutzung des Firmenwagens zu versteuern. Bei dieser Methode ist es nicht erforderlich, die einzelnen Fahrten zu protokollieren. Damit ist die 1-Prozent-Regel praktischer und einfacher – sowohl für den Fahrer als auch das Unternehmen. Jedoch ist das Ergebnis oft nicht vorteilhafter für den Mitarbeitenden, denn der geldwerte Vorteil, der auf diesem Weg berechnet wird, fällt oft höher aus. Das gilt besonders dann, wenn der Anteil der privaten Nutzung niedrig ausfällt oder der Firmenwagen einen hohen Wert hat.

Die 1-Prozent-Regel basiert nämlich auf dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs. Als Rechenbeispiel soll ein Audi A5 dienen, bei dem der Listenpreis bei 43.000 Euro liegt. Für die 1-Prozent-Regel wird der Listenpreis immer auf volle 100 Euro abgerundet und davon 1 Prozent berechnet. Das sind in diesem Fall 430 Euro.

Der Arbeitsweg bei der 1-Prozent-Regel

Zusätzlich wird bei der 1-Prozent-Regel noch der Weg zwischen der Arbeit und der eigenen Wohnung als geldwerter Vorteil versteuert. Hier ist es erforderlich, die Länge einer Fahrt zwischen Arbeit und Wohnung zu kalkulieren. Dann dient wieder der Bruttolistenpreis des Firmenwagens als Bemessungsgrundlage. Hiervon werden 0,03 Prozent als geldwerter Vorteil pro Monat angesetzt. Die Anzahl der Arbeitstage findet bei der Berechnung übrigens keine Beachtung. Eine Beispielrechnung für einen Firmenwagen vom Typ Audi A5 und bei einer einfachen Strecke von 33 Kilometern sieht so aus:

43.000 € x 0,03 x 33 = 425,70 €

Der monatliche geldwerte Vorteil in diesem Beispiel eines Audi A5 liegt somit bei 855,70 Euro (425,70 + 430 Euro). Dieser geldwerte Vorteil wird jeden Monat, in dem der Mitarbeitende den Firmenwagen für Privatfahrten nutzt, über die Lohnabrechnung versteuert.

Welche Besonderheiten gibt es bei der Versteuerung von Dienstwagen mit Elektroantrieb?

Handelt es sich beim Dienstwagen um ein Fahrzeug mit Elektroantrieb oder einen Plug-in-Hybriden, gibt es vom Gesetzgeber einige Vorteile bei der Versteuerung. Bei der pauschalen 1-Prozent-Regelung werden nur 0,25 Prozent des Bruttolistenwerts angerechnet. Bei Fahrzeugen mit einem Bruttolistenpreis von mehr als 60.000 Euro sind es 0,5 Prozent.

Auch bei der pauschalen Berechnung des Arbeitsweges gibt es eine Erleichterung. Hier müssen nicht mehr 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer angesetzt werden, sondern nur noch 0,0075 Prozent bei Elektrofahrzeugen. Für Plug-in-Hybride sind es 0,015 Prozent. Diese beiden Vorteile gelten für Fahrzeuge, die spätestens bis zum 31. Dezember 2030 zugelassen wurden.

Würde es sich bei dem Dienstwagen um ein Fahrzeug mit Elektroantrieb und einem Bruttolistenpreis von 43.000 Euro handeln und der Mitarbeitende fährt 33 Kilometer zur Arbeit, wäre der geldwerte monatliche Vorteil wie folgt zu berechnen:

43.000 / 0,25 % = 107,50 Euro

43.000 x 0,0075 % x 33 km = 106,42 Euro

Bei gleicher Strecke zwischen Arbeit und Wohnung sowie gleichem Fahrzeugwert liegt der geldwerte Vorteil bei einem Fahrzeug mit Elektroantrieb somit deutlich niedriger. Im direkten Vergleich sind es 213,92 Euro für das E-Fahrzeug und 855,70 Euro bei einem Wagen mit Verbrennungsmotor.

Versteuerung von Poolfahrzeugen

Einige Unternehmen setzen Poolfahrzeuge ein und ermöglichen auch hier die private Nutzung. In diesem Fall muss ebenfalls eine Versteuerung des geldwerten Vorteils erfolgen. Die Berechnung ist pauschal möglich, weicht jedoch leicht von der 1-Prozent-Regelung ab. Das liegt daran, dass eine genaue Zuordnung der Fahrzeuge zu einem bestimmten Mitarbeitenden nicht möglich ist.

Aus diesem Grund wird der gesamte Fuhrparkwert ermittelt. Hier dienen wieder die jeweiligen Listenpreise als Grundlage. Vom Gesamtwert wird 1 Prozent kalkuliert und dann zu exakt gleichen Teilen auf alle Mitarbeitenden verteilt. Eine Beispielrechnung bei einem Fuhrparkwert von 125.000 Euro und 8 Mitarbeitenden sieht folgendermaßen aus:

125.000 / 100 / 8 = 156,25 Euro

Der monatlich zu versteuernde geldwerte Vorteil ist somit 156,25 Euro für jeden der 8 Mitarbeitenden.

Welche Variante sollten Mitarbeitende und Unternehmen bei der Versteuerung des Firmenwagens wählen?

Auch wenn das Fahrtenbuch die komplizierte Lösung ist, lohnt es sich in den meisten Fällen, auf diese Option zurückzugreifen. Finanziell lohnt sich dies für den Mitarbeitenden in den meisten Fällen, da der geldwerte Vorteil deutlich geringer ausfällt.

Die Protokollierung lässt sich mithilfe von elektronischen Lösungen vereinfachen. Diese zeichnen basierend auf einer GPS-Ortung automatisch die Daten der Fahrten auf. Es muss im elektronischen Fahrtenbuch von FleetGO nur noch kategorisiert werden, ob es sich um eine private oder dienstliche Fahrt handelt.

FleetGOs Fahrtenschreiberanalyse Software bietet Ihnen ein leistungsfähiges Werkzeug zur Ansicht und Auswertung der digitalen Fahrtenschreiberdaten Ihres Unternehmens. Unsere Software hilft Ihnen auch beim Fahrerkarte Auslesen. Alle Dateien werden ganz automatisch heruntergeladen egal, wo sich Ihre Fahrzeuge oder Fahrer gerade befinden. 

Quellen:

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