Fahrtenschreiberdaten

Fahrtenschreiberdaten spielen eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag von Firmen, die mit Fahrt- und Ruhezeiten arbeiten. Das liegt daran, dass die Daten alle Informationen über die Fahrt- und Ruhezeiten beinhalten und als Beweis für Behörden dienen. In diesem Artikel schauen wir uns die Fahrtenschreiberdaten, und alles, was mit ihnen verbunden ist, genauer an.

Arten von Fahrtenschreiberdaten

Anfangs ist es wichtig zu wissen, wie Fahrtenschreiberdaten strukturiert sind. Es gibt zwei hauptsächliche Datenspeicher:

  • Den Fahrtenschreiber selbst, auch „Massenspeicher“ genannt;
  • Die Fahrerkarte.

Massenspeicher-Fahrtenschreiber

Der eigentliche Fahrtenschreiber speichert die Daten in seinem eigenen Massenspeicher. Der Fahrtenschreiber ist mit dem Getriebe und dem Fahrzeugcomputer verbunden und zeichnet alle Aktivitäten des Fahrzeugs auf. Der Fahrtenschreiber zeichnet die Fahrt- und Ruhezeiten, die Geschwindigkeit und die zurückgelegte Strecke auf. Neben den automatischen Aufzeichnungen muss der Fahrer auch den Fahrtenschreiber manuell bedienen, indem er angibt, ob das Fahrzeug gefahren wird (=automatisch), ob andere Arbeiten erledigt werden (wie Be- bzw. Entladen) oder ob eine Pause gemacht wird. Die individuellen Daten werden ebenfalls auf der Fahrerkarte gespeichert, aber auch wenn keine Fahrerkarte im Fahrtenschreiber ist, zeichnet der Fahrtenschreiber alles auf seinem Massenspeicher auf.

  • Der Massenspeicher muss alle 90 Tage ausgelesen werden.

Daten der Fahrerkarte

Die Fahrtenschreiberdaten werden sowohl auf der Fahrerkarte als auch dem Massenspeicher gespeichert. Jeder Fahrer muss mit den Vorschriften für Fahrt- und Ruhezeiten übereinstimmen und seine/ihre Fahrt- und Ruhezeiten werden auf dieser persönlichen Karte gespeichert. Die Daten der Fahrerkarten enthalten die gleichen Informationen wie der Massenspeicher, aber sie sind mit dem Fahrer verbunden. Es werden nur Daten auf die Fahrerkarte geschrieben, wenn diese sich im Fahrtenschreiber befindet.

Wenn ein Fahrzeug also ohne Karte gefahren wird (was selbst eine Straftat ist!), werden die Daten nicht auf der Fahrerkarte, sondern auf dem Massenspeicher gespeichert. Das bedeutet, dass immer alles im Massenspeicher eingesehen werden kann.

  • Die Fahrerkarte muss alle 28 Tage ausgelesen werden.

Auslesen der Fahrtenschreiberdaten

Wie bereits erwähnt müssen die Fahrtenschreiberdaten periodisch ausgelesen werden. Das muss alle 90 Tage für den Massenspeicher und alle 28 Tage für die Fahrerkarte erfolgen. Es werden besondere Werkzeuge benötigt, um .ddd-Dateien auslesen zu können.

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Alle Daten, von sowohl dem Massenspeicher als auch der Fahrerkarte, auszulesen ist eine zeitaufwändige Arbeit. FleetGO biete ein vollständig automatisiertes System für das zentrale Herunterladen und Archivieren aller Daten an.

Analyse der Fahrtenschreiberdaten

Um alle rechtlichen Vorschriften einzuhalten reicht es nicht aus, die Daten nur herunterzuladen und zu archivieren. Der Arbeitgeber ist ebenfalls verpflichtet, zu überprüfen, ob die Fahrer die Vorschriften zu den Fahrtzeiten eingehalten haben. Denn das ist der Hauptzweck des Fahrtenschreibers: Es ist ein System, um zu überprüfen, ob die rechtlichen Vorschriften eingehalten wurden. 

Um zu kontrollieren, ob die Fahrer die rechtlichen Vorschriften eingehalten haben, müssen die Fahrtenschreiberdaten analysiert werden. Dies erfordert spezielle Software, die die Fahrtenschreiberdaten „entziffern“ kann und prüft, ob die Daten vollständig sind und ob Verstöße vorliegen. Ist dies der Fall, muss der Arbeitgeber den Fahrer formell benachrichtigen und ein Protokoll erstellen. Daher ist es wichtig, dass das gesamte Archiv kontrolliert wird. Strafen werden üblicherweise auf Grundlage des Gesamtbildes verhängt und nicht nur auf Grund einzelner Umstände. 

Fahrtenschreiberanalyse von FleetGO
FleetGO bietet eine einzigartige integrierte Fahrtenschreiberanalyse. Neben dem automatischen Herunterladen werden alle Dateien analysiert, um zu überprüfen, ob das Archiv vollständig ist und ob Verstöße aufgetreten sind.

Verwaltung von Fahrtenschreiberdaten

Die Verwaltung von Fahrtenschreiberdaten ist eine zeitaufwändige Arbeit, vor allem, wenn Sie mehrere Fahrzeuge und Fahrer haben. Deswegen ist es wichtig, hierfür ein gutes System zu verwenden. Normalerweise stellen die verschiedenen Tools für Download und Analyse dies sicher. Allerdings gibt es große Unterschiede in der Benutzerfreundlichkeit und den Berichtsoptionen. Die Verwaltung von Fahrtenschreiberdaten mit all ihren Verflechtungen und Risiken wird oft unterschätzt.

Archivierung von Fahrtenschreiberdaten

Die Vorschriften zu den Fahrt- und Ruhezeiten bestimmen, dass Fahrtenschreiberdaten mindestens ein Jahr gespeichert werden müssen. Jedoch werden diese Daten oft auch für andere Zwecke gebraucht, wie zum Beispiel die Einhaltung von Steuervorschriften. Daher müssen die Fahrtenschreiberdaten länger gespeichert werden. In Großbritannien zum Beispiel müssen sie für weitere 6 Jahre nach dem Steuerjahr gespeichert werden.

Schutz der Fahrtenschreiberdaten

Neben der vollständigen Verwaltung und Archivierung der Fahrtenschreiberdaten, ist es ebenfalls wichtig, die Daten adäquat zu schützen. Dies kann erstaunlich leicht erreicht werden, indem Sie Kopien der Daten lokal oder auf einem Firmenserver speichern und regelmäßig Back-Ups von sowohl diesen Daten, als auch den Daten im eigentlichen Archiv erstellen (wie zum Beispiel dem Archiv in der FleetGO Webanwendung). Ist das Archiv unvollständig – aus welchem Grund auch immer – können die Bußgelder erheblich steigen.