Fahrtenbuch führen

Das Finanzamt stellt keine Mustervorlage zur Verfügung, wie man ein korrekterweise ein Fahrtenbuch zu führen hat. Dennoch benötigt das Finanzamt einige wichtige Informationen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

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Die gesetzlichen Vorschriften für das Fahrtenbuch führen

Die Besteuerung des geldwerten Vorteils aus einem Dienstwagen richtet sich nach dem Einkommensteuergesetz (§ 6 Abs. 4 Satz 2 EStG und § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Darüber hinaus enthalten die Lohnsteuerrichtlinien (LStR) R 8.1 Regelungen zur ordnungsgemäßen Form und Dokumentation eines Fahrtenbuchs, wie z.B. die erforderlichen Angaben zu den einzelnen Fahrten.

Im Fahrtenbuch sind die folgenden Fahrten zu unterscheiden:

  • Geschäftsreisen
  • Private Fahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Familienheimfahrten (im Falle eines Zweitwohnsitzes)

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Ein Fahrtenbuch zu führen, kann als Bedingung eines Bußgeldbescheids auferlegt werden. In Deutschland gilt die Fahrerhaftung, was bedeutet, dass ein Bußgeldbescheid nur gegen den Fahrer vollstreckt werden.

Kann z.B. nach einer Ordnungswidrigkeit der Fahrer eines Fahrzeugs nicht ermittelt werden, kann die Pflicht zum Fahrtenbuch führen dem Fahrzeughalter auferlegt werden.

Kann weder der Fahrer noch der Fahrzeughalter ermittelt werden, kann die Behörde die Führung eines Fahrtenbuchs für einen bestimmten Zeitraum erwägen und dann anordnen.

Diese Strafe droht, wenn ein Fahrtenbuch nicht richtig geführt wird:

Der Halter eines Kraftfahrzeugs ist verpflichtet, ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß und vollständig über den angegebenen Zeitraum zu führen. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung kann mit einem Bußgeld von 100 Euro geahndet werden.

Was muss alles in einem Fahrtenbuch stehen?

Ein Fahrtenbuch muss mindestens die folgenden Angaben enthalten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Geschäfts-/Arbeitsreise.
  • Zielort und, im Falle von Umwegfahrten, die zurückgelegte Strecke.
  • Zweck der Reise und besuchte Geschäftspartner.

In unserem Artikel „Was muss beim Fahrtenbuch für das Finanzamt beachtet werden?“ erfahren Sie die Bedingungen vom Finanzamt für ein korrektes Fahrtenbuch im Detail.

Ein Fahrtenbuch führen oder die 1 %-Regelung anwenden?

Wenn Sie kein Fahrtenbuch führen wollen, haben Sie in Deutschland die Möglichkeit, die sogenannte Ein-Prozent-Methode nach § 8 Abs. 2, 3 und 5 EStG anzuwenden. Dabei wird der private Nutzungswert vom Finanzamt pauschal wie folgt ermittelt:

  • Für jeden Monat wird 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil angesetzt – unabhängig davon, welcher Preis bei der Anschaffung des Fahrzeugs gezahlt wurde.
  • Für alle Strecken zwischen der eigenen Wohnung und der Arbeitsstätte wird ein zusätzlicher Aufschlag berechnet, bei dem jeder Kilometer mit 0,03 % des Listenpreises multipliziert wird.

Der Unternehmer kann sich nur dann für die Ein-Prozent-Regelung entscheiden, wenn er den Firmenwagen zu mehr als 50 % für Dienstfahrten nutzt.

Sie sind sich nicht sicher, ob die 1%-Regelung oder das Fahrtenbuch für Sie die richtige Wahl ist? Die folgenden Faktoren wirken sich auf die Steuerlast aus:

  • Gesamtzahl der gefahrenen Kilometer
  • Abschreibungsdauer (in Jahren)
  • Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte
  • Erwarteter Einkommensteuersatz
  • Kosten für Benzin, Wartung und Versicherung

 Mit der Variante Fahrtenbuch führen kommen Sie in der Regel besser weg

Im Vergleich zur 1 %-Methode können Sie in der Praxis durch das Führen eines Fahrtenbuchs in der Regel mehr Steuern sparen. Vor allem unter den folgenden Bedingungen ist die 1 %-Regelung die teurere Variante:

  • Das Auto hat einen hohen Neupreis laut Bruttoliste.
  • Das Fahrzeug wird gebraucht angeschafft (der Neupreis zählt!)
  • Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ist groß.
  • Das Auto wird kaum für private Zwecke verwendet.
  • Das Auto ist vollständig abgeschrieben (bei Selbstständigen).
  • Alle Kosten wie Benzin, Versicherung usw., die Sie als Betriebsausgaben absetzen können, sind relativ günstig.

Schlussfolgerung: Hat der Firmenwagen einen hohen Wert und wird hauptsächlich geschäftlich genutzt, kann die 1%-Regelung erheblich teurer sein als das Fahrtenbuch zu führen. Handelt es sich jedoch um günstige Fahrzeugmodelle und viele private Fahrten, kann sie eine echte Alternative sein, da der geldwerte Vorteil durch das eine Prozent gedeckelt wird.

Elektronisch ein Fahrtenbuch führen

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist Ihnen zu mühsam und umständlich? Das stimmt – zumindest, wenn Sie vor oder nach jeder Fahrt die Zeit und den Kilometerstand ablesen müssen. Ein elektronisches Fahrtenbuch vereinfacht die Einhaltung dieser Pflicht deutlich und bietet weitere nützliche Features wie die GPS-Ortung.

Die digitale Variante ermöglicht auch weitere kombinierbare Möglichkeiten wie das remote Fahrtenschreiber Auslesen. Damit können Flottenmanager ganz einfach die Fahrerkarte auslesen.

Vorteile des elektronischen Fahrtenbuchs

  • Die meisten der vorgeschriebenen Daten werden automatisch erfasst: Start, Ziel, Datum, Uhrzeit, Kilometerstand.
  • Die Fahrten werden in Echtzeit aufgezeichnet, so dass Sie keine Einträge mehr vergessen.
  • Die Einträge werden automatisch gespeichert und gemäß GoBD 10 Jahre lang aufbewahrt.
  • Dank einfacher Exportfunktionen können die Daten schnell und einfach an das Finanzamt übermittelt werden.

Diese Vorteile gelten unter der Voraussetzung, dass das Fahrtenbuch zertifiziert ist und vom Finanzamt anerkannt wird.

Quellen:

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