Eine Car Policy, auch Dienstwagenrichtlinie genannt, legt die grundsätzlichen Regeln für den Umgang mit Fahrzeugen im Unternehmen fest. Grundsätzlich muss eine solche Richtlinie immer individuell erstellt werden. Es gibt jedoch Vorlagen sowie Hilfestellungen, an denen sich Unternehmen orientieren und so eine eigene Dienstwagenrichtlinie aufstellen können.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Car Policy?
Die Car Policy, die in einigen Unternehmen auch als Firmenwagenrichtlinie oder Dienstwagenordnung bezeichnet wird, regelt den Umgang mit Firmenfahrzeugen im Unternehmen.
Diese Richtlinien legen die allgemeinen Regeln für die Handhabung der Fahrzeuge im Unternehmen fest, wobei es in erster Linie um Dienstwagen geht, die den Mitarbeitenden überlassen werden.
In der Firmenwagenrichtlinie sind weiterhin Rechte und Pflichten der Mitarbeitenden sowie des Unternehmens festgelegt. Das betrifft unter anderem die laufenden Kosten und die Frage, wer sie zu tragen hat.
Welchen Zweck erfüllt eine Car Policy?
Die zentrale Aufgabe einer Firmenwagenrichtlinie ist es, einheitliche Regeln für die Nutzung von Fahrzeugen im Unternehmen zu schaffen. Somit ist für alle Mitarbeitenden klar ersichtlich, welche Regeln im Zusammenhang mit den Firmenwagen für alle gelten. Dies ist auch Teil der Compliance. Eine Car Policy verhindert somit auch, dass bestimmte Mitarbeitende bei Firmenwagen bevorzugt behandelt werden.
Weiterhin dient die Car Policy als rechtliche Absicherung für das Unternehmen. Dies ist wichtig, um bei einem Unfall oder im Streitfall klar zu regeln, wer in der Verantwortung ist. Unternehmen sichern sich so auch gegenüber unsachgemäßem Gebrauch ab, beispielsweise indem bestimmte Formen der privaten Nutzung ausgeschlossen werden.
Über die Car Policy sorgt das Unternehmen auch für eine einheitliche Außendarstellung, wenn diese gewünscht ist. So kann die Firmenwagenrichtlinie neben der Marke auch die Farbe oder das Design der Fahrzeuge festlegen. Auf diese Weise entsteht eine homogene Fahrzeugflotte, was auch bei Kunden für einen Wiedererkennungsfaktor sorgt.
Welche Punkte sind in einer Car Policy festgehalten?
In der Car Policy regeln Unternehmen alle Punkte, die im Zusammenhang mit Firmenwagen festgelegt werden müssen. Bei der Gestaltung der Firmenwagenrichtlinie haben Unternehmen viele Freiheiten. Zu den Punkten, die in der Car Policy festgehalten werden, gehören unter anderem:
- Richtlinien für Fahrzeugtypen, die als Firmenwagen in Betracht kommen
- Hierarchie für Mitarbeitende bezüglich der Fahrzeugklassen und Ansprüche auf einen Dienstwagen
- Standards für die Fahrzeugbeschaffung
- Bemessungsgrundlage für die Kosten
- Versicherungsschutz für die Firmenwagen
- Einschränkungen bezüglich der privaten Nutzung und Überlassung von Fahrzeugen an Dritte
Fahrzeugtypen und Hierarchien
Ein Punkt, den die Car Policy gerne regelt, sind die Fahrzeugtypen. So legt die Richtlinie fest, welche Fahrzeuge als Dienstwagen für das Unternehmen zulässig sind. Hier können sehr präzise Richtlinien gesetzt werden, wie etwa ein bestimmtes Fahrzeugmodell. Oder die Car Policy setzt Grenzen, was die Kosten des Firmenwagens angeht. So ist eine gewisse Freiheit für die Mitarbeitenden vorhanden, was die Wahl des Wagens betrifft. Auch kann die Car Policy eine Hierarchie vorgeben, sodass leitende Angestellte Fahrzeuge mit einem höheren Wert erhalten.
Es gibt zudem die Option, Standards für die Fahrzeugbeschaffung zu definieren. Dabei können Unternehmen zum Beispiel auch Nachhaltigkeitsstandards festlegen. So kann über die Dienstwagenordnung bestimmt werden, dass nur Plug-in-Hybride oder Elektrofahrzeuge als Dienstwagen erlaubt sind.
Was ist der Unterschied zwischen Car Policy und einem Dienstwagenüberlassungsvertrag?
Die Begriffe Car Policy und Dienstwagenüberlassungsvertrag werden oft verwechselt oder als Synonym benutzt. Das ist jedoch nicht korrekt. Die Car Policy ist eine allgemeine, interne Richtlinie. Sie legt die Rahmenbedingungen für alle Firmenfahrzeuge fest. Im Gegensatz dazu ist der Dienstwagenüberlassungsvertrag eine individuelle Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und einem Mitarbeitenden. Dabei geht es immer um ein spezifisches Fahrzeug beziehungsweise die Nutzungsvereinbarung mit einem Mitarbeitenden.
Somit unterscheiden sich auch die Inhalte der beiden Vereinbarungen. Im Dienstwagenüberlassungsvertrag werden zum Beispiel ein bestimmtes Fahrzeug genannt und die steuerlichen Regelungen für den jeweiligen Mitarbeitenden festgelegt. Die Car Policy hingegen ist immer allgemein gehalten und definiert Punkte, die dann für alle Mitarbeitenden und Firmenfahrzeuge gelten.
Unternehmen sollten deshalb für jedes Fahrzeug, das an einen Mitarbeitenden übergeben wird, zusätzlich einen individuellen Dienstwagenüberlassungsvertrag aufsetzen. Die Car Policy ist dagegen dauerhaft gültig und wird nicht mit Mitarbeitenden ausgehandelt, die einen Dienstwagen erhalten.
Welche Unternehmen sollten eine Car Policy erstellen, und was sind die Vorteile?
Grundsätzlich ist eine Car Policy für jedes Unternehmen mit eigenem Fuhrpark sinnvoll. Auf diesem Weg entstehen konkrete Richtlinien für den Fuhrpark, sodass es nicht zu Missverständnissen kommt. Mit wachsender Größe des Unternehmens wird eine Dienstwagenrichtlinie immer wichtiger.
Eine Car Policy vereinfacht auch den Prozess der Dienstwagenübergabe. Zudem lassen sich Fehlinterpretationen auf Seiten der Mitarbeitenden verhindern. Das schafft außerdem mehr Sicherheit bei der Nutzung des Dienstwagens. So kann es nicht dazu kommen, dass Mitarbeitende zum Beispiel das Fahrzeug für private Fahrten ins Ausland nutzen und es dann zu Konflikten kommt, wenn ein Unfall passiert.
Mitarbeitende wissen so auch ganz klar, wann sie Anspruch auf einen Dienstwagen haben und wie die Beschaffung abläuft. Somit lässt sich bei Beantragung, Auswahl und Übergabe von Dienstwagen viel Zeit sparen.
Über diese Regelungen hinaus, ist im Rahmen der Fahrtenschreiber Pflicht darauf zu achten, dass die Unternehmerkarte und die Fahrerkarte gültig ist, damit das Unternehmen die Fahrerkarte auslesen kann. Prüfen Sie davor, ob Sie von der Fahrtenschreiber Befreiung betroffen sind.
Innovative Flottenmanagementsysteme ermöglichen über Ortungsgeräte die GPS-Ortung für Fahrzeuge.
Quellen:
- https://www.hamburg.de/move/11495158/mobilitaetsmanagement-von-a-z/
- https://www.hamburg.de/move/11495088/mobilitaetsmanagement-von-a-z/
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