Mit einem Dienstwagenüberlassungsvertrag regeln Unternehmen und Nutzer eines Firmenwagens alle Punkte rund um dieses Fahrzeug. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist dabei eine individuelle Vereinbarung für ein konkretes Fahrzeug. Eine solche Vereinbarung ist wichtig, damit beide Seiten ihre Rechte und Pflichten klar kennen. Aus diesem Grund ist eine schriftliche Fixierung wichtig. Unternehmen sollten ein Muster für den Dienstwagenüberlassungsvertrag erstellen, um Standards für die Nutzung von Firmenfahrzeugen festzulegen.
Inhaltsverzeichnis
Welche Punkte werden im Dienstwagenüberlassungsvertrag festgehalten?
Der Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt alle Punkte, die für die Nutzung eines solchen Fahrzeugs relevant sind. Das Unternehmen entscheidet über die konkreten Inhalte und die Klauseln. Sinnvoll ist es, die folgenden Punkte im Dienstwagenüberlassungsvertrag festzuhalten:
- Informationen zum Gegenstand des Vertrags (genaues Fahrzeug, Modell, Kennzeichen)
- Dauer der Überlassung
- Einschränkung der privaten Nutzung oder Umfang der Freiheiten
- Nutzung durch Dritte und Regeln zur Weitergabe des Fahrzeugs
- Regelung bezüglich der Versteuerung des geldwerten Vorteils (Firmenwagen Versteuerung)
- Absprachen zu den laufenden Kosten wie Treibstoff, Versicherung oder Wartung
- Pflichten des Nutzers bezüglich der Reinigung und Wartung
- Vorgehensweise bei Unfällen und Schäden
- Haftung bei Verstößen gegen einzelne Punkt oder bei unsachgemäßer Nutzung
Privatnutzung und Überlassung des Fahrzeugs an dritte Personen
Ein zentraler Punkt bei einem Firmenfahrzeug ist die private Nutzung. Dies lässt sich über den Dienstwagenüberlassungsvertrag ausschließen oder genau festhalten, in welcher Form die private Nutzung erlaubt ist. Gängige Abmachungen sind zum Beispiel, dass der Firmenwagen nur für die Fahrt zwischen Arbeitsplatz und Wohnort eingesetzt werden darf. Zu beachten ist auch, dass die Regulierung den geldwerten Vorteil und somit auch die Einkommensteuer des Nutzers beeinflusst.
Wichtig ist weiterhin, im Dienstwagenüberlassungsvertrag Fahrten ins Ausland zu behandeln. Der Arbeitgeber kann solche Fahrten erlauben, untersagen oder auf bestimmte Länder begrenzen – zum Beispiel auf EU-Länder. Oft kommt dies bei Leasing-Fahrzeugen zur Anwendung.
Ebenfalls regelt der Dienstwagenüberlassungsvertrag die Nutzung durch dritte Personen. Oft erlaubt der Vertrag, dass nur direkte Familienmitglieder den Wagen fahren dürfen.
Festlegung der Kostenübernahme
Die Nutzung eines Fahrzeugs erzeugt laufende Kosten. Hier sind vor allem die folgenden Faktoren zu nennen, die sich bei Bedarf auch einzeln im Dienstwagenüberlassungsvertrag regeln lassen:
- Treibstoffkosten
- Laufende Nebenkosten wie kleine Ersatzteile oder Scheibenwischwasser
- Kfz-Steuer
- Versicherung
- Wartung und Reparaturen
- TÜV-Untersuchung
Diese Punkte sollte unbedingt geregelt sein, denn sie beeinflussen die steuerlichen Umstände sowohl für das Unternehmen und den Mitarbeiter. Einige Unternehmen geben mit dem Firmenwagen eine Tankkarte heraus. Diese regelt, welche Leistungen der Nutzer des Firmenwagens über das Unternehmen abrechnen kann. Eine weitere Lösung ist, dass der Nutzer die Kosten auslegt und die Belege einreicht, um eine Erstattung zu ermöglichen. Trägt der Nutzer des Firmenwagens die Tankkosten, dann reduziert dies den geldwerten Vorteil. Die Tankkosten für berufliche Fahrten lassen sich bei der Einkommensteuer geltend machen.
Regeln bezüglich Schäden und der Kostenübernahme
Für beide Seiten ist es wichtig, im Dienstwagenüberlassungsvertrag klar zu definieren, welche Vorgehensweise bei Unfällen, Schäden und kleineren Reparaturen stattfindet. So wird im Vertrag auch geregelt, ob für das Fahrzeug eine Teil- oder Vollkasko abgeschlossen ist. Dann lässt sich bestimmen, wer bei einem Unfall die Selbstbeteiligung zu tragen hat. Zu den Regelungen im Vertrag gehören folglich Bestimmungen darüber, wie Unfälle auf privaten oder dienstlichen Fahrten gehandhabt werden. Hier können durchaus unterschiedliche Regelungen bezüglich der Kostenübernahme getroffen werden. Gleiches gilt für Unfälle, die der Fahrer verursacht hat. Die Kosten können, müssen aber nicht vom Unternehmen übernommen werden.
Über diese Regelungen hinaus muss im Rahmen der Fahrtenschreiber Pflicht darauf geachtet werden, dass die Unternehmerkarte und die Fahrerkarte gültig ist, damit das Unternehmen die Fahrerkarte auslesen kann. Prüfen Sie davor, ob Sie von der Fahrtenschreiber Befreiung betroffen sind.
Innovative Flottenmanagementsysteme ermöglichen über GPS-Ortungsgeräte die GPS-Ortung für Fahrzeuge. In unserem Artikel „6 Vorteile der GPS-Flottenverfolgung“ erfahren Sie mehr über die Vorteile.
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