DDD-Datei

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DDD-Datei: Das steckt hinter diesen digitalen Informationen

Bei der DDD-Datei handelt es sich um ein Format, mit dem Unternehmen aus der Logistikbranche in Berührung kommen. Die Abkürzung steht für „Digital Data Distiller“ und gehört zur Software Adobe Acrobat Distiller. Die Dateien stehen im Zusammenhang mit den Informationen, die digitale Fahrtenschreiber in Lkw und anderen Fahrzeugen sammeln. Es handelt sich dabei um ein spezielles Format einer Datenbank, die digitale Daten von Fahrtenschreibern speichert. Es kommt nur in diesen Systemen vor.

Seit wann gibt es die DDD-Datei?

Mit der Einführung von digitalen Fahrtenschreibern änderten sich die Prozesse zur Aufbewahrung der protokollierten Daten. Während bis zu diesem Zeitpunkt die Daten in Papierform – vor allem auf Tachoscheiben – festgehalten wurden, erfolgt seitdem die Speicherung in digitaler Form. Seit dem 1. Mai 2006 ist die Nutzung eines digitalen Fahrtenschreibers in der EU für viele gewerbliche Neufahrzeuge vorgeschrieben. Erste digitale Fahrtenschreiber gab es bereits vor diesem Zeitpunkt. Aus dieser Zeit stammt auch das Format der DDD-Datei. Ursprünglich hat Siemens den Standard festgelegt. Das Unternehmen fertigte als erster Hersteller in Europa digitale Fahrtenschreiber, die den Anforderungen der EU-Gesetzgebung gerecht wurden. Diese Systeme verfügten über einen internen Massenspeicher sowie die Fähigkeit, Daten auf Fahrerkarten zu speichern. Diese Informationen wurden im Format .DDD protokolliert.

Auf welchem System wird die DDD-Datei erzeugt und gespeichert?

Für die Erstellung der DDD-Datei ist der digitale Fahrtenschreiber zuständig. Er speichert die Datei auf dem eigenen Massenspeicher. Ein manuelles DDD-Datei bearbeiten ist grundsätzlich nicht möglich. Das Dateiformat ist vor dem Editieren geschützt. So kann nur der Fahrtenschreiber selbst die Daten verändern. Auf diese Weise sind die Daten vor nachträglichen Manipulation geschützt. Vor allem sorgt das System für einen kontinuierlichen Ablauf der zeitlichen Einträge. So erfolgt die Eintragung immer in einer fortlaufenden zeitlichen Abfolge, und das Einfügen von Daten an einer früheren Position ist nicht möglich.

Am Fahrtenschreiber die DDD-Datei bearbeiten

Unter bestimmten Voraussetzungen ist das DDD-Datei bearbeiten jedoch gesetzeskonform. Dies ist im Falle von Nachträgen möglich. Betroffen davon sind vor allem die Informationen auf den Fahrerkarten. Korrekturen und das DDD-Datei bearbeiten sind jedoch nur direkt am digitalen Fahrtenschreiber möglich. Dafür muss die Fahrerkarte in den Tachographen eingelegt werden. Die Nachträge werden dann direkt am Fahrtenschreiber eingegeben. Dazu gehören zusätzliche Einträge zur Tätigkeit und zum Zeitraum. Das Löschen von Daten ist hingegen auf diesem Weg nicht möglich. Auch Bearbeitungen der DDD-Datei an einem PC, nachdem die Daten vom Fahrtenschreiber kopiert wurden, sind nicht möglich.

Lässt sich die DDD-Datei öffnen?

Viele der Informationen, die in einer DDD-Datei gespeichert sind, unterliegen dem Datenschutz. Dies betrifft vor allem die Daten der Fahrer sowie die dazugehörigen Informationen über die Arbeitszeit und den Aufenthaltsort. Aus diesem Grund sind die Daten in der DDD-Datei geschützt, und auch der Zugriff auf den Massenspeicher des digitalen Fahrtenschreibers ist nur nach einer Authentifizierung über die Unternehmerkarte möglich.

Somit ist das DDD-Datei öffnen mit Chip nur mit der passenden Unternehmerkarte möglich. Der Chip der Unternehmerkarte wird zunächst auf den Fahrtenschreiber programmiert. Dafür erfolgt eine einmalige Kopplung durch Einlegen der Unternehmenskarte. Dies verbindet die Datensätze, die dieser Fahrtenschreiber aufzeichnet, mit der Unternehmenskarte. Andere Unternehmenskarten erhalten keinen Zugriff auf die Daten des Fahrtenschreibers.

Auch nach der Übertragung der DDD-Datei auf einen PC ist ein Zugriff nicht ohne weiteres möglich. Nur mit der speziellen Software und einer Authentifizierung ist es möglich, auf die Daten zuzugreifen.

Welche Informationen sind in einer DDD-Datei gespeichert?

In der DDD-Datei sind alle die Informationen gespeichert, die vom digitalen Tachographen während der Fahrt aufgezeichnet werden. Es handelt sich somit um eine direkte Kopie aller Daten, die auch im Rahmen von Kontrollen durch die Polizei abgefragt werden. Folgende Daten sind in einer DDD-Datei hinterlegt:

  • Identifikationsnummer des digitalen Fahrtenschreibers
  • Fahrzeug-Identifizierungsnummer des dazugehörigen Lkw
  • Angaben zu den Fahrern, die das Fahrzeug bewegt haben
  • Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer
  • Fehler und besondere Ereignisse
  • Daten zur Fahrgeschwindigkeit
  • Beifahrerinformationen

So lässt sich die DDD-Datei auslesen

Für Unternehmen gibt es Pflichten, die Daten aus den digitalen Fahrtenschreibern zu sichern. Aus diesem Grund müssen Unternehmen die DDD-Datei auslesen, und zwar in regelmäßigen Abständen. Dies ist nicht ohne weiteres möglich. So wird für das DDD-Datei auslesen ein spezielles System benötigt. Ansonsten gibt der Fahrtenschreiber den Zugriff auf die Daten nicht frei.

Die DDD-Datei direkt am Fahrtenschreiber auslesen

Es gibt prinzipiell 3 Optionen, wie sich eine DDD-Datei auslesen lässt. Die erste Variante ist das Fahrtenschreiber Auslesen direkt am Gerät. Dafür stehen Downloadkeys zur Verfügung. Dies sind kleine Sticks, die einem USB-Speicherstick ähneln. Sie lassen sich direkt am Fahrtenschreiber anschließen. Die DDD-Datei wird auf den Downloadkey kopiert. Für den Zugriff wird zusätzlich eine Unternehmerkarte benötigt. So lässt sich regelmäßig eine Kopie der Daten im Fahrtenschreiber erstellen.

Per WLAN die DDD-Datei auslesen

Die zweite Option für das DDD-Datei auslesen ist der Download aus der Nahdistanz. Dies ist mit WLAN möglich, das im Bereich des Firmengeländes zur Verfügung steht. Die Fahrzeuge benötigen dazu eine Möglichkeit, sich per WLAN mit dem Unternehmensnetzwerk zu verbinden. Sobald sich das Fahrzeug auf dem Firmengelände befindet, ist dann das Auslesen der DDD-Datei möglich.

Dies geschieht mit einer speziellen Software. Diese ist gleichzeitig für die Archivierung der Daten zuständig. Dabei ist es nicht erforderlich, die Unternehmenskarte am digitalen Fahrtenschreiber einzulegen, um den Ausleseprozess zu starten. Die Authentifizierung erfolgt über die WiFi-Verbindung und das Fahrerkarte Auslesen kann remote erfolgen.

Remote die DDD-Datei auslesen

Eine weitere Option ist der uneingeschränkte Fernzugriff auf die DDD-Datei. Dafür muss das Fahrzeug mit einem telematischen System ausgestattet sein, das eine Datenverbindung zwischen Lkw und Zentrale ermöglicht. In der Regel funktioniert dies über einen OBD-Dongle, der gleichzeitig eine Mobilfunkverbindung aufbaut. Auch hier nutzt die Zentrale eine Software für die Authentifizierung und Archivierung. Ebenfalls ist es nicht notwendig, eine Unternehmenskarte am digitalen Fahrtenschreiber einzulegen. Die Zugangsberechtigung erfolgt erneut über die Software des Systems. Mit einer Remote-Verbindung ist es also grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt möglich, die DDD-Datei auszulesen.

Welche gesetzlichen Vorgaben sind beim Umgang mit DDD-Dateien einzuhalten?

Unternehmen haben Verpflichtungen, die die Speicherung der DDD-Dateien sowie die Informationen betreffen, die in diesen Dateien enthalten sind. So muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Informationen 12 Monate abrufbar sind. Einige Daten, die Arbeitszeiten enthalten, müssen sogar 24 Monate gespeichert werden. Dies betrifft somit die DDD-Datei der Fahrerkarte und die Daten aus dem Massenspeicher des digitalen Fahrtenschreibers. Folgende Vorschriften gelten für das Auslesen und Archivieren der DDD-Dateien:

  • DDD-Datei der Fahrerkarte: spätestens alle 28 Tage (in Irland: 21 Tage)
  • DDD-Datei des Massenspeichers: spätestens alle 90 Tage

Aus diesem Grund benötigt jedes Unternehmen mit digitalen Fahrtenschreibern auch eine Lösung für das DDD-Datei auslesen. Zusätzlich sind Systeme erforderlich, die die DDD-Dateien speichern und archivieren. Dies lässt sich recht einfach mit einem Downloadkey umsetzen, wobei diese Lösung vor allem für kleine Unternehmen sinnvoll ist. Größere Speditionen greifen meist auf zentrale Software und den Remote-Download zurück.

Quellen:

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