Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein digitales Fahrtenbuch?
- Was sind die Unterschiede zwischen elektronischen und digitalen Fahrtenbüchern?
- Welche Formen von digitalen Fahrtenbüchern gibt es?
- Funktionsweise von Fahrtenbuch Apps
- Fahrtenbücher in der Cloud
- Welche Daten zeichnet ein digitales Fahrtenbuch auf?
- Die Nutzung der digitalen Fahrtenbuch App in der Praxis
- Sind digitale Fahrtenbücher als Nachweis gegenüber dem Finanzamt zugelassen
Was ist ein digitales Fahrtenbuch?
Ein digitales Fahrtenbuch ist die elektronische Variante eines klassischen Fahrtenbuchs. Vor der Einführung digitaler Varianten wurden die Fahrtenbücher immer per Hand geführt. Dazu wurde ein spezielles Buch im Fahrzeug mitgeführt. Alle Eintragungen erfolgten handschriftlich. Digitale Alternativen übernehmen diese Aufgabe.
Was sind die Unterschiede zwischen elektronischen und digitalen Fahrtenbüchern?
Auf den ersten Blick erscheinen digitale und elektronische Fahrtenbücher sehr ähnlich. Beide sammeln Daten selbstständig und speichern diese in digitaler Form. Digitale Fahrtenbücher sind Lösungen, die primär auf Software basieren. Die Installation erfolgt auf vorhandener Hardware wie einem Smartphone. Elektronische Fahrtenbücher hingegen sind hardwarebasierte Systeme. Hier wird das komplette Fahrtenbuch als integriertes System erworben. Diese elektronischen Fahrtenbücher werden permanent im Fahrzeug installiert, beispielsweise per BOD Stecker am OBD-Dongle. Auch diese elektronischen Fahrtenbücher verfügen über eine Software, die beispielsweise per App oder Webzugriff verfügbar ist.
Welche Formen von digitalen Fahrtenbüchern gibt es?
Digitale Fahrtenbücher sind kombinierte Systeme aus Hardware und Software. Sie benötigen neben einer Anwendung, in der die Fahrten dokumentiert werden, auch Hardware, die diese Fahrten registriert. Die praktische Umsetzung ist auf unterschiedliche Art und Weise möglich. Diese Formen von digitalen Fahrtenbüchern gibt es:
• Fahrtenbuch in der Cloud
• Fahrtenbuch App
• Softwarelösungen für die Installation auf einem PC
Funktionsweise von Fahrtenbuch Apps
Eine besonders einfache Art für ein digitales Fahrtenbuch sind Apps für mobile Endgeräte. Es gibt solche Apps für Smartphones oder Tablets mit Android und iOS. Auch webbasierte Versionen, die in einem Browser laufen, sind verfügbar.
Diese Fahrtenbuch Apps nutzen die Daten, die das Smartphone oder Tablet bereitstellt, zur Dokumentation der Fahrten. Die Endgeräte verfügen so über eigene GPS-Sensoren. Das erlaubt eine automatische Dokumentation der Fahrten, da die App Bewegungen registriert. Jedoch muss das mobile Gerät mit der Fahrtenbuch App bei jeder Fahrt mitgeführt werden.
Fahrtenbücher in der Cloud
Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist die Art der Datenspeicherung sowie die Bereitstellung der Software. Es gibt digitale Fahrtenbücher, die lokal auf einem PC installiert werden. Die Datenübertragung erfolgt manuell oder auch automatisch, beispielsweise vom Smartphone, wo die Fahrten registriert wurden. Die Alternative sind cloud-basierte Fahrtenbücher. Auf diese Weise ist keine Installation einer Software erforderlich. Daten zu Fahrten werden direkt vom System in die Cloud übertragen. Eine Kategorisierung der Fahrten erfolgt teilweise zu einem späteren Zeitpunkt oder nach Beendigung der Fahrt per Webzugriff.
Welche Daten zeichnet ein digitales Fahrtenbuch auf?
Digitale Fahrtenbücher und Fahrtenbuch Apps zeichnen viele Informationen automatisch auf. Damit erleichtern diese Systeme das Führen eines Fahrtenbuchs. Welche Informationen konkret dokumentiert werden, hängt vom System ab. Digitale Fahrtenbücher sind grundsätzlich in der Lage, diese Daten zu dokumentieren:
- Streckenverläufe mittels GPS-Ortung
- Abfahrts- und Ankunftszeiten
- Kilometerstände und zurückgelegte Strecken
- Kraftstoffdaten
- Profile für mehrere Fahrer
Weitere Informationen fügt der Nutzer einer digitalen Fahrtenbuch App individuell hinzu. Dazu gehört vor allem die Kategorisierung der Fahrt. Dies ist bei digitalen Fahrtenbüchern über das Dashboard der Software möglich. Es lassen sich meistens auch Anlässe vorkonfigurieren, sodass die Kategorisierung mit einem Klick gelingt. Ebenfalls addieren die digitalen Fahrtenbücher den laufenden Kilometerstand anhand der GPS-Daten und Streckenverläufe. Diese Information wird am Ende des Jahres für das Finanzamt und die Steuererklärung benötigt.
Die Nutzung der digitalen Fahrtenbuch App in der Praxis
Die Aufzeichnung einer Fahrt mit einem digitalen Fahrtenbuch beginnt mit der Aktivierung der App am Smartphone. Somit ist es bei Dienst- und Firmenwagen erforderlich, das mobile Endgerät mitzuführen. Während der Fahrt zeichnet die Fahrtenbuch App die Strecke sowie die Fahrzeit auf und berechnet anhand von Kartendaten die zurückgelegten Kilometer.
Über die App wird dann der Anlass der Fahrt kategorisiert. Dies muss vom Fahrer manuell vorgenommen werden. Bei einigen Systemen ist dies direkt in der Fahrtenbuch App möglich. Andere digitale Fahrtenbücher erlauben den Zugriff über die Software am PC oder ein Webportal, wenn die Speicherung in der Cloud stattfindet. Somit lassen sich die Fahrten nachträglich kategorisieren.
Teilweise verfügen die Fahrtenbuch Apps auch über eine Sprachsteuerung. Dann können die Angaben zur Fahrt bequem per Sprachbefehl ausgeführt werden. Dazu gehört beispielsweise die Kategorisierung als private oder geschäftliche Fahrt.
Sind digitale Fahrtenbücher als Nachweis gegenüber dem Finanzamt zugelassen
Grundsätzlich akzeptieren Finanzämter digitale Fahrtenbücher. Voraussetzung ist jedoch, dass die digitale Lösung die Anforderungen der Finanzbehörden bezüglich der Aufzeichnungspflichten erfüllen. Da ist zunächst die Übersichtlichkeit. Aus den Daten muss eindeutig und leicht verständlich hervorgehen, wer wann das Fahrzeug zu welchem Zweck bewegt hat. Weiterhin müssen lückenlose Aufzeichnungen in der App vorhanden sein. Jeder gefahrene Kilometer muss digital aufgezeichnet sein. Besonders wichtig ist die Unveränderbarkeit der Daten. Bei digitaler Speicherung muss sichergestellt sein, dass keine nachträgliche Manipulation der Informationen möglich ist. Dies ist beispielsweise dann gewährleistet, wenn die Daten direkt in die Cloud übertragen werden und ein externer Dienstleister die Speicherung übernimmt. Wer ein eigenes digitales Fahrtenbuch in Excel führt, gewährleistet hingegen nicht, dass die Daten manipulationssicher sind. Das Finanzamt akzeptiert aus diesem Grund in den meisten Fällen Fahrtenbücher aus Excel und ähnliche Lösungen nicht.
Für vollständige Fahrtenschreiber-Compliance beim Fuhrparkmanagement ist die Fahrtenschreiberanalyse-Software von FleetGO die ideale Lösung. Damit können Unternehmen das Fahrtenschreiber Auslesen oder Fahrerkarte Auslesen automatisieren und Fahrtenschreiberdaten herunterladen.
Quellen:
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