Tankkarten als Lösung für Unternehmen mit Fuhrpark

Das Tanken gehört zu den häufigsten Aufgaben in Unternehmen mit eigenen Fahrzeugen. In den meisten Fällen übernimmt der Fahrer das Betanken. Es gibt unterschiedliche Lösungen, wie die Kosten für diesen Vorgang abgerechnet werden. Angesichts steigender Kraftstoffkosten suchen Unternehmen nach Optionen, das Tanken möglichst bargeldlos zu organisieren. Die Tankkarte ist eine der praktischen Varianten.

Was ist eine Tankkarte?

Bei einer Tankkarte, die auch Flottenkarte genannt wird, handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen einer Tankstellenkette oder einem Dienstleister und einem Unternehmen. Mit dieser Karte ist es möglich, Treibstoffe und eventuell andere Leistungen sowie Produkte ohne direkte Zahlung an den Stationen zu erwerben. Die Bezahlung erfolgt über eine Einzugsermächtigung, und die Abrechnungen stellt der Tankstellenbetreiber elektronisch bereit. Somit funktioniert die Tankkarte ähnlich wie eine Kreditkarte. Jeder Fahrer beziehungsweise jede Person, die mit dem Tanken beauftragt ist, erhält eine persönliche Karte. Damit können die berechtigten Personen dann bei einer bestimmten Kette tanken und bargeldlos zahlen.

Welche Arten von Tankkarten gibt es?

Die klassische Tankkarte ist in Form einer Scheckkarte ausgeführt. Wie bei der Zahlung mit der EC- oder Kreditkarte wird die Tankkarte in ein Terminal eingeführt. Somit gelingt die Zuordnung zum Unternehmen und dem Fahrer, der das Fahrzeug betankt.

Mittlerweile gibt es darüber hinaus verschiedene Apps und digitale Tankkarten. Hier erfolgt eine Installation auf dem Smartphone. Die Einrichtung und Identifizierung gelingt über eine persönliche PIN, die der Fahrer erhält.

Mit den digitalen Tankkarten ist oftmals eine vollständige Automatisierung des Tankvorgangs möglich. So lassen sich Zapfsäulen direkt über die App aktivieren. Das erlaubt das Betanken auch außerhalb der Öffnungszeiten einer Tankstelle.

Weiterhin gibt es Drittanbieter von Tankkarten. Diese sind unabhängig von einer bestimmten Kette, sodass das Tanken bei unterschiedlichen Stationen möglich ist. Auf diese Weise ist die Auswahl der Tankstellen größer.

Die Vorteile von Tankkarten im Fuhrparkmanagement

Für den Fuhrpark und das Fuhrparkmanagement hat der Einsatz von Tankkarten eine Reihe von Vorteilen. Vor allem die Buchhaltung profitiert von den Tankkarten. So stehen die Tankdaten zuverlässig und lückenlos zur Verfügung. Die Eintragung in der Buchhaltung gelingt schneller, und alle Belege sind vorhanden. Da die Karten personalisiert sind, ist eine Zuordnung zu Lkw-Fahrer und Lkw problemlos möglich. Es hilft bei der Effizienzsteigerung, wenn die Verbrauchsdaten über einen längeren Zeitraum protokolliert werden.

Das Unternehmen erhält zudem eventuell günstigere Tankpreise, die viele Tankstellen in Verbindung mit einer Flottenkarte anbieten. Dies ist eine Liste von positiven Aspekten, die eine Tankkarte für Unternehmen mit sich bringt:

  • reduzierter Aufwand bei der Verwaltung von Tankbelegen
  • gesteigerte Sicherheit mit weniger Möglichkeiten zur Manipulation
  • einfache Integration in die Buchhaltung dank des elektronischen Systems
  • oftmals Preisnachlass bei den Tankstellen möglich
  • Daten für die Kostenkontrolle stehen direkt zur Verfügung
  • mit digitalen Tankkarten Service rund um die Uhr möglich

Neben der Einführung von Tankkarten im Fuhrparkmanagement gibt es weitere Möglichkeiten für Flottenmanager, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und dabei die Einhaltung von Gesetzen sicherzustellen. Unternehmen die Fahrer beschäftigen sind gesetzlich verpflichtet, dass sie regelmäßig die Fahrerkarte auslesen. Dies kann mit der Tacho 360™ Lösung von FleetGO vereinfacht werden. Damit können Sie ganz einfach den Fahrtenschreiber auslesen und auf Verstöße überprüfen. Sie können die Daten jederzeit remote einsehen und herunterladen.

Einschränkungen beim Bezahlen mit einer Tankkarte

Unternehmen stehen üblicherweise individuelle Möglichkeiten bei der Regulierung der Nutzung der Tankkarten zur Verfügung. So lässt sich einschränken, für welche Waren und Dienstleistungen die Karte eingesetzt werden kann. Neben Treibstoffen ist es möglich, Öl und andere Zusatzstoffe für Fahrzeuge freizugeben oder auch den Kauf von Kaffee zu ermöglichen.

Eine weitere Option ist es, die Höhe der Transaktionen zu beschränken. Hier sind Limitierungen für die tägliche oder wöchentliche Nutzung möglich.

Vorteile einer Tankkarte für Fahrer

Auch für die Fahrer hat die Tankkarte eine Reihe von Vorteilen. Dazu gehört in erster Linie, dass sie kein Bargeld in großen Mengen mitführen oder andere Optionen für die Bezahlung organisieren müssen. Ebenfalls ist es nicht mehr notwendig, die Tankquittungen zu sammeln und dem Unternehmen vorzulegen. Es führt immer wieder zu Problemen, wenn die Tankbelege verloren gehen oder in einem schlechten Zustand sind. Zudem können Fahrer in vielen Fällen rund um die Uhr tanken – auch außerhalb der Öffnungszeiten. Ebenfalls ermöglichen einige Anbieter von Tankkarten die Bezahlung von Mautgebühren oder Pannenhilfen, was sich als praktische Lösung herausstellen kann. Dies sind die zentralen Vorteile der Tankkarte für den Fahrer:

  • Es muss kein Bargeld mehr mitgeführt werden.
  • Die zeitintensive Abrechnung der Tankbelege mit dem Fuhrparkmanager /Flottenmanager entfällt.
  • Bei Fahrten ins Ausland ist kein Umtausch von Geld in Fremdwährungen erforderlich.

Die Nachteile einer Flottenkarte für Fahrer

Eine Tankkarte bringt jedoch nicht nur Vorteile mit sich. So sind die Fahrer an eine bestimmte Tankstellenkette gebunden und müssen unterwegs eine Station dieses Unternehmens suchen. Im Ausland gibt es möglicherweise keine Tankstellen dieser Kette. Nachteilig sind vor allem die folgenden Punkte:

  • Der Fahrer ist an eine bestimmte Tankstellenkette gebunden.
  • Im Ausland ist die Partnertankstelle eventuell nicht aktiv.
  • Bei einigen Tankstellenketten ist ein Mindestumsatz oder eine Mindestabnahmemenge vorgeschrieben.

Quellen:


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