Fahrtenschreiberkarten

Es gibt vier Arten von Smart Cards, die mit einem digitalen Fahrtenschreiber verwendet werden können: Die Fahrerkarte, die Firmenkarte, die Kontrollkarte und Werkstattkarte. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Verwendung jeder einzelnen Kartenart, ihren Aufbau und die wichtigsten Funktionen.

Fahrerkarten für Fahrtenschreiber

Sobald ein Bus oder LKW mit einem digitalen Fahrtenschreiber ausgestattet ist, benötigt der Fahrer eine Fahrerkarte, um dieses Fahrzeug fahren zu dürfen. Die Fahrerkarte hat einen überwiegend weißen Hintergrund.
Die Fahrerkarte registriert die Daten und Zeiten, wann sie verwendet wurde, um ein Fahrzeug zu fahren und in welchem Fahrzeug sie verwendet wurde. Sie zeichnet den Kilometerstand des Fahrzeugs, das Kennzeichen, die Zeit und die Gesamtdistanz jeder Fahrt sowie die Aktivitätszustände der jeweiligen Fahrt auf. Sie speichert außerdem, falls Beifahrer mitfahren, die Details über diese auf. Die Fahrerkarte speichert die aufgezeichneten Daten für jeden Tag, an dem sie verwendet wird und hat eine durchschnittliche Speicherdauer von 28 Tagen. Die Daten der letzten 365 Tage werden ebenfalls auf dem internen Speicher des digitalen Fahrtenschreibers, in dem die Karte verwendet wurde, gespeichert und können heruntergeladen oder auf dem Bildschirm des Fahrtenschreibers angezeigt werden. Die Daten der Fahrerkarte können auf dem Bildschirm des Fahrtenschreibers angezeigt werden, über die Fahrzeugeinheit des Fahrtenschreibers ausgedruckt oder über ein Kartenlesegerät oder ein anderes spezielles Gerät heruntergeladen werden. Es ist zwar technisch möglich, ein Fahrzeug ohne Fahrerkarte zu fahren, allerdings ist dies gegen die Vorschriften und das Fahrzeug selbst wird aufzeichnen, sobald es ohne Fahrerkarte gefahren wird. Ein Fahrer kann nur eine Karte besitzen und jede Fahrerkarte ist für 5 Jahre gültig. 

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Was ist eine Fahrerkarte?

Alle Fahrer von gewerblichen Kraftfahrzeugen, die Personen oder Güter befördern, brauchen eine Fahrerkarte. Sie wird zusammen mit dem digitalen Fahrtenschreiber genutzt. Auf der Karte werden Lenk- und Ruhezeiten sowie weitere Informationen für mindestens 28 Tage gespeichert.

Die deutsche Fahrerkarte ist hellblau und hat das Format einer Scheckkarte. Sie enthält einen Speicherchip, ein Foto und die persönlichen Angaben des Fahrers.

Um in Deutschland eine Fahrerkarte beantragen zu können, benötigen Sie diese Unterlagen:

  • einen EU-Kartenführerschein (wenn Sie eine deutsche Fahrerlaubnis haben) oder einen Führerschein aus einem EU-/EWR-Staat (eventuell mit beglaubigter Übersetzung),
  • einen Personalausweis (oder einen Reisepass zusammen mit einer Meldebescheinigung),
  • ein aktuelles biometrisches Passbild im Format 35 x 45 mm. Es zeigt Sie am besten vor hellem Hintergrund, ohne Kopfbedeckung und im Halbprofil.

Die Fahrerkarte ist fünf Jahre gültig. Sie müssen die Folgekarte spätestens 15 Werktage vor Ablauf neu beantragen. Dafür brauchen Sie die gleichen Unterlagen wie bei der Erstbeantragung. Die abgelaufene Fahrerkarte müssen Sie übrigens noch 28 Tage nach Ablauf dabei haben.

Fahren Ohne Fahrerkarte: Die Ausnahme Handwerkerregelung

Wie bei jeder Regel gibt es auch bei der Fahrerkarte einige Ausnahmen. Eine ist die sogenannte „Handwerkerregelung“. Handwerker brauchen keine digitalen Fahrtenschreiber und damit auch keine Fahrerkarten zu benutzen, wenn

  • sie 100 km rund um ihren Firmensitz Materialien und Maschinen transportieren, die sie für die Arbeit brauchen,
  • das Fahren nicht ihre Hauptaufgabe ist ,
  • ihr Fahrzeug nicht schwerer als 7,5 Tonnen ist.

Firmenkarten für Fahrtenschreiber

Die Firmenkarte wird von der zuständigen Behörde des Mitgliedstaates, in dem das Unternehmen ansässig ist, an das Transportunternehmen ausgegeben. Sie wird zum Herunterladen der im Massenspeicher des Fahrtenschreibers gespeicherten Daten und zum Sperren der Daten dieses Unternehmens gegen unbefugten Zugriff durch Dritte verwendet. Die Karte zeichnet auch die Fahrt- und Ruhezeitdaten der verschiedenen Fahrzeuge auf, was die Verwaltung des Unternehmens erleichtert. Die Firmenkarte ist überwiegend gelb und enthält Angaben über das Unternehmen, das den Transport durchführt. Bevor ein Fahrzeug in Betrieb genommen wird, muss ein Unternehmen die Firmendaten in den Fahrtenschreiber stecken. Dies geschieht durch Einstecken der Firmenkarte in den Schlitz des Fahrtenschreibers und Befolgen der Anweisungen. Die Firmenkarte enthält maximal 230 Datensätze bezüglich des Sperrens und Herunterladens von Daten und folgt keinem, in der Verordnung festgelegten, administrativen Ablauf.

Kontrollkarten für Fahrtenschreiber

Strafverfolgungsbehörden müssen in der Lage sein, den korrekten Gebrauch des digitalen Fahrtenschreibers zu kontrollieren. Daher benötigen sie eine Kontrollkarte, wenn sie Kontrollen zur Durchsetzung der Rechtsvorschriften wie der Arbeitszeitrichtlinie und der Verordnungen über den Straßenverkehr (Arbeitszeit) durchführen. Die Fahrt- und Ruhezeiten können mit dieser Kontrollkarte ausgelesen werden, um diese Einhaltung zu überprüfen. Dies kann entweder über das Auslesen der Daten der Fahrerkarte oder der Daten des digitalen Fahrtenschreibers erfolgen. Die Kontrollkarten geben der Polizei und den Strafverfolgungsbehörden unbegrenzten Zugriff zu allen Informationen, die im digitalen Fahrtenschreibersystem gespeichert sind – selbst wenn eine Firma dies sperrt. Die Kontrollkarte ist überwiegend blau und kann bis zu 230 Aufzeichnungen von Kontrolldaten speichern. Diese Karte hat kein spezielles Ablaufdatum.

Werkstattkarten für Fahrtenschreiber

Eine Werkstattkarte ist eine überwiegend rote Karte, die für alle genehmigten zugelassene Werkstätten und/oder deren Monteure ausgestellt wird, um digitale Fahrtenschreiber zu installieren, aktivieren, kalibrieren, überprüfen und benötigte Daten von ihnen herunterzuladen. Sämtliche Änderungen am System werden für die Zukunft aufgezeichnet. Auf der Karte werden die Details des Kartenbesitzers und die Daten der letzten 88 Kalibrierungen mit dieser Karte gespeichert. Die Werkstattkarte wird nur einmal ausgestellt, ist mit einem PIN gesichert und für ein Jahr gültig. Dieser PIN-Code wird ebenfalls nur einmal ausgestellt. Eine Werkstatt kann mehrere Werkstattkarten besitzen. 

Die temporäre Fahrerkarte

Die temporäre Fahrerkarte ist für einen Fahrer aus einem Nicht-EU/EWR-Land vorgesehen, der bei einer holländischen Firma arbeitet. Die Karte wird ein Mal ausgestellt und gilt maximal 185 Tage.
Fahrer aus einem Nicht-EU/EWR-Land, die für eine holländische Firma arbeiten und professionelle Fahrten von Waren oder Personen mit einem Bus durchführen, brauchen eine temporäre Fahrerkarte.

Die temporäre Fahrerkarte ist eine persönliche Fahrtenschreiberkarte mit drei Funktionen:

  • Möglichkeit zur Identitätsfeststellung (mit Passbild auf der Karte)
  • Erlaubnis zum Zugriff auf den digitalen Fahrtenschreiber
  • Aufzeichnung der Fahrt- und Ruhezeiten.

Die maximale Gültigkeitsdauer dieser temporären Fahrerkarte hängt von der Dauer der Arbeitserlaubnis oder der Fahrerbescheinigung ab, aber die Karte gilt niemals länger als 185 Tage.

Fahrerkarte Nachtrag – Was gibt es zu beachten?

Nachträge auf der Fahrerkarte werden dann notwendig, wenn Aktivitäten oder Ruhezeiten erfolgen, nachdem die Fahrerkarte bereits aus dem Fahrtenschreiber entfernt wurde. Das dient der lückenlosen Aufzeichnung aller Aktivitäten des Fahrers. Aktivitäten, die einen Nachtrag auf der Fahrerkarte erfordern, sind beispielsweise Urlaubs- und Wochenendszeiten, aber auch Büroarbeitszeiten, Bereitschaftszeiten oder Wartungsarbeiten am Fahrzeug, die erledigt werden, wenn die Fahrerkarte nicht im Fahrtenschreiber eingesteckt ist. Manuelle Nachträge auf Fahrerkarten können bei modernen digitalen Fahrtenschreibern direkt am Gerät vorgenommen werden, der Nachtragszeitraum ist bei einigen älteren Geräten allerdings beschränkt. Fehlt der manuelle Nachtrag auf der Fahrerkarte, so wird das auf dem Ausdruck der Aufzeichnungen des Fahrtenschreibers durch ein Fragezeichen vor dem fehlenden Zeitraum gekennzeichnet.

Bevor auf der Fahrerkarte ein Nachtrag geschieht, sollten die Fahrer unbedingt darauf achten, von welcher Generation und von welchem Hersteller der Fahrteschreiber ist. Denn bei älteren Modellen, deren Nachtragszeitraum auf 24 Stunden beschränkt ist, muss der manuelle Fahrerkarten Nachtrag auf einem Formblatt erfolgen. Dieses Formblatt muss spezifische Anforderungen erfüllen und genauso wie ein Fahrtenschreiber, die genauen Lenk- und Ruhezeiten aufzeichnen, sowie die Aktivitäten in der Zeit, in der die Fahrerkarte nicht im Fahrtenschreiber steckte. Nachträge erfolgen hier in Form einer Tabelle auf der Rückseite der Schaublätter, die die Aktivitäten der letzten 28 Kalendertage dokumentieren. Diese Schaublätter müssen ausgedruckt sein und sowohl vom Fahrer, als auch von einem Vertreter des Unternehmens vor der Fahrt unterzeichnet werden.

Besonderheiten, die beim manuellen Nachtrag auf der Fahrerkarte beachtet werden müssen, sind: Tachographen der ersten Generation, hergestellt von 2006 bis 2011 erlauben nur manuelle Nachträge in UTC-Zeit. Wenn der Fahrer also in einer anderen Zeitzone fährt oder diese durchquert,

muss er die Zeitverschiebung selbst mit einberechnen. In Deutschland bedeutet das, dass ein Arbeitsbeginn um 06:00 Uhr einen Eintrag für 05:00 Uhr erfordert. Erst mit Fahrtenschreibern, die seit 2011 in Gebrauch sind, werden manuelle Nachträge auf der Fahrerkarte in Ortszeit möglich, diese Eintragungen werden durch einen Punkt hinter der Zeit gekennzeichnet.

Wie man eine Fahrtenschreiberkarte erhält

Der Ausstellungsprozess für Fahrtenschreiberkarten digitaler Fahrtenschreiber ist von der Regulierung (ECC) n° 3821/85 und der AETR in der neusten Fassung reguliert. Er unterliegt der Verantwortung des jeweiligen Mitgliedsstaates. Die Mitgliedsstaaten sollen ihre eigenen Ausstellungsprozesse festlegen, die von Land zu Land variieren können. Um sicherzugehen, dass ein Bewerber nicht bereits eine andere Fahrerkarte besitzt, haben die europäische Kommission und die Mitgliedsstaaten ein Netzwerk auf EU-Ebene entwickelt, das die nationalen Ausstellungsbehörden vernetzt. Das Ziel dieses Netzwerks, welches ‚TachoNET‘ heißt, ist es, die Daten, die sich auf Fahrerkarten beziehen, die ausgestellt, gestohlen, verloren oder eingezogen wurden, auszutauschen.

Verlorene, gestohlene oder kaputte Fahrerkarten

Der Fahrer muss sich binnen 7 Kalendertagen, nachdem die Fahrerkarte kaputt ging, verloren oder gestohlen wurde, für eine neue Karte bewerben. Die ausstellende Behörde muss eine Ersatzkarte binnen 5 Tagen ausstellen, nachdem sie eine gültige Bewerbung erhalten hat. In der Zwischenzeit muss der Fahrer die Daten seiner Fahrt- und Ruhezeiten ausdrucken, die am Ende der Fahrt in der Fahrzeugeinheit des Fahrtenschreibers aufgezeichnet wurden, muss seine persönlichen Daten hinzufügen und die Ausdrucke unterschreiben. Es ist einem Fahrer verboten (außer in manchen besonderen Umständen), für mehr als 15 Kalendertage ohne gültige Fahrerkarte zu fahren. Die ausstellenden Behörden verfügen über Berichte über ausgestellte, gültige und ungültige Karten und tauschen diese Daten via TACHOnet aus. Wenn Sie eine Karte verwenden, die als fehlerhaft, verloren oder gestohlen gemeldet wurde, wird das sofort auffallen.

Fahrerkarte einlegen

Die Fahrerkarte wird in der Regel zum Schichtbeginn vor der Abfahrt eingelegt. Sind Sie zu zweit unterwegs, muss der zweite Fahrer seine Fahrerkarte ebenfalls benutzen und in den zweiten Schacht einlegen. Sobald ein Fahrerwechsel stattfindet, müssen auch die Karten ihren Platz tauschen. Wenn Sie Ihren LKW oder Bus verlassen, um eine Pause zu machen, müssen Sie auch Ihre Fahrerkarte mitnehmen. Nach Schichtende wird die Karte dann bis zum nächsten Schichtbeginn entfernt.

Manchmal ist ein manueller Nachtrag auf der Fahrerkarte notwendig. Das ist immer dann der Fall, wenn es eine Lücke in den Aufzeichnungen gibt. Zum Beispiel, wenn Sie Ihr Fahrzeug be- oder entladen, während die Fahrerkarte noch nicht steckt. Sobald Sie die Fahrerkarte einlegen, werden Sie gefragt, ob Sie einen Nachtrag vornehmen müssen. Sollten Sie dies bejahen, können Sie im Anschluss Ihre Aktivität und den Zeitraum wählen und so den Nachtrag vornehmen.

Fahrerkarte defekt

Als Fahrer stehen Sie gemeinsam mit Ihrem Arbeitgeber in der Verantwortung, dass Ihre Fahrerkarte stets in einem gebrauchsfähigen Zustand ist. Sollte das nicht der Falle sein – etwa, weil der Chip defekt ist -, zeigt der digitale Tachograf einen Fehlercode an. Was dieser genau bedeutet, können Sie der Bedienungsanleitung Ihres Geräts entnehmen. Ihre defekte Karte geben Sie bei Ihrer zuständigen Kraftfahrzeugstelle ab und beantragen dort die neue Karte.

Sie dürfen jetzt maximal 15 Kalendertage ohne Ihre Fahrerkarte fahren. Damit Kontrolleure von Polizei oder Bundesamt für Güterverkehr (BAG) trotzdem nachvollziehen können, ob Sie die Lenk- und Ruhezeiten eingehalten haben, müssen Sie diese täglich auf einem Ausdruck Ihres Fahrtenschreibers dokumentieren. Dort notieren Sie Ihren Namen und die Führerscheinnummer (oder die Nummer Ihrer Fahrerkarte) und unterschreiben zum Schluss.
Bitte beachten Sie auch die Mitführungs- und Aufbewahrungspflichten: Sie müssen während der Arbeit nicht nur den aktuellen Ausdruck mit sich führen, sondern die Aufzeichnungen der letzten 28 Tage. Ihr Arbeitgeber muss Ihre Ausdrucke für mindestens ein Jahr aufheben und bei Bedarf Kopien an Sie oder die Kontrollbehörden aushändigen.

Fahrerkarte vergessen

Sie sind schon fast bei Ihrem Arbeitgeber angekommen und merken, dass Sie Ihre Fahrerkarte vergessen haben. Was nun – dürfen Sie dennoch fahren?
Fahrer, die gesetzlich verpflichtet sind, eine Fahrerkarte zu benutzen, müssen diese auch stets mit sich führen. Bei einer Kontrolle durch Polizei oder BAG müssen LKW-Fahrer in einem Fahrzeug mit digitalem Kontrollgerät ihre Lenk- und Ruhezeiten nachweisen können. Ohne gesteckte Fahrerkarte ist dies nicht möglich. Wenn Sie Ihre Fahrerkarte vergessen haben dürfen Sie die Fahrt nicht antreten. Als Konsequenz droht Ihnen als Fahrer ein Bußgeld in Höhe von 250 Euro. Ob ein Bußgeld verhängt wird, liegt im Ermessen der Kontrollbehörde.

Anders sieht es aus, wenn Sie Ihre Fahrerkarte nach Dienstschluss im Kontrollgerät vergessen haben. Da die Ruhezeit automatisch registriert wird, können Sie die Fahrt anschließend ganz normal fortsetzen. Sie müssen allerdings sicherstellen, dass in Ihrer Abwesenheit die Daten nicht von anderen manipuliert werden können. Es darf also kein anderer Fahrer das Fahrzeug bewegen (auch nicht für kurze Zeit, etwa beim Umparken des LKW), solange Ihre Fahrerkarte gesteckt ist.

Nur bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung dürfen Sie ausnahmsweise auch ohne Fahrerkarte fahren. Nicht aber, wenn Sie Ihre Fahrerkarte vergessen haben. Dann dürfen Sie Ihre Fahrt nicht antreten!

Fahrerkarte verloren

Anders sieht es aus, wenn Sie Ihre Fahrerkarte verloren haben. Als erstes müssen Sie den Verlust bei der ausstellenden Behörde (in der Regel die Führerscheinstelle Ihres Wohnortes) anzeigen und innerhalb von einer Woche eine neue Fahrerkarte beantragen. Jetzt dürfen Sie für höchstens 15 Kalendertage ohne Fahrerkarte fahren. Den Nachweis, Dass Sie eine neue Karte beantragt haben, müssen Sie stets mit sich führen. Ebenso müssen Sie Ihre Fahrten während dieser Zeit von Hand dokumentieren. Auf dem täglichen Ausdruck des digitalen Kontrollgeräts vermerken Sie dazu Ihren vollständigen Namen, die Nummer Ihrer Fahrerkarte oder des Führerscheins, sowie Ihre Ruhe- Bereitschafts- und Arbeitszeiten. Vergessen Sie nicht, dieses Protokoll zu unterschreiben.

Die Ausdrucke müssen Sie 28 Tage lang stets mit sich führen, danach werden sie von Ihrem Arbeitgeber ein Jahr lang archiviert.


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