Elektronische Fahrtenbücher

Elektronische Fahrtenbücher und ihre Eigenschaften

Beim Fahrtenbuch handelt es sich um einen Nachweis gegenüber dem Finanzamt, zu welchem Anteil ein geschäftlich zugelassenes Fahrzeug privat genutzt wird. Ein Fahrtenbuch ist somit mit einem bestimmten Wagen verknüpft. Im Fahrtenbuch werden Details über die einzelnen Fahrten festgehalten.

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Was sind die Unterschiede zwischen digitalen und elektronischen Fahrtenbüchern?

Digitale und elektronische Fahrtenbücher beschreiben oft sehr ähnliche Systeme. Beide speichern die Informationen in einem digitalen System. Die technische Umsetzung definiert die Unterschiede zwischen den beiden Lösungen. Bei digitalen Fahrtenbüchern steht die Software im Vordergrund. Es erfolgt beispielsweise die Installation einer App auf einem Smartphone. Elektronische Fahrtenbücher sind hingegen in sich geschlossene Systeme mit eigener Hardware. Auch sie besitzen – abhängig vom System – Schnittstellen zu Smartphones oder Computern. Elektronische Fahrtenbücher bringen jedoch immer eine eigene Hardware mit, die für die Aufzeichnung der Daten verantwortlich ist.

In diesen Formen gibt es elektronische Fahrtenbücher

Es gibt eine Reihe von verschiedenen elektronischen Fahrtenbüchern. Sie unterscheiden sich in der Art und Weise, wie die Daten dokumentiert und gespeichert werden. Ebenfalls gibt es mehrere Wege für die Installation dieser Fahrtenbücher. Dies sind einige der Varianten von elektronischen Fahrtenbüchern:

  • Fahrtenbuch mit OBD/OBD-2-Steckern
  • festinstallierte oder mit dem Navigationssystem gekoppelte Fahrtenbücher
  • Stand-alone-Fahrtenbücher für die temporäre Installation im Fahrzeug
  • Fahrtenbuch in Excel
  • Fahrtenbuch in PDF

Festinstallierte elektronische Fahrtenbücher

Immer häufiger gibt es bei Fahrzeugen die Möglichkeit, Informationen über die Fahrten direkt zu speichern. Oftmals sind solche Funktionen in das Navigationssystem integriert. Grundsätzlich eignet sich eine solche Lösung als Fahrtenbuch, da sie immer an ein bestimmtes Fahrzeug gebunden sind. Erfolgt jedoch ein Wechsel des Wagens im Laufe des Jahres, gehen auch die Daten verloren beziehungsweise muss eine neue Lösung gefunden werden. Wichtig ist zudem, die Daten aus einem festinstallierten Fahrtenbuch direkt auf einem anderen Medium zu speichern. Bei einem Unfall könnten die Daten sonst ebenfalls verloren gehen, wenn sie nur im Navigationssystem des Wagens gespeichert sind.

Fahrtenbuch-Stecker und ähnliche Hardware-Lösungen

Als Fahrtenbuch-Stecker sind elektronische Lösungen für die temporäre Verbindung mit dem Fahrzeug bekannt. Dabei handelt es sich um kleine Boxen, die mit dem OBD-Port des Wagens verbunden werden. Da alle modernen Fahrzeuge über eine solche OBD-2-Schnittstelle verfügen, sind die Fahrtenbuch-Stecker eine universelle Möglichkeiten zur Dokumentation.

Über das System für die On-Board-Diagnose beziehen diese elektrischen Fahrtenbücher einen Großteil der benötigten Informationen. Dazu gehören der Kilometerstand, das Datum sowie die Uhrzeit. Diese Informationen sind zudem immer exakt, da sie direkt vom Fahrzeug stammen. Die Dokumentation der Routen erfolgt über GPS. In die Fahrtenbuch-Stecker ist ein Empfänger zur GPS-Ortung integriert, der somit die Position des Fahrzeugs bestimmt.

Weiterhin gehört zu den Fahrtenbuch-Steckern ein System für die Datenübertragung. Es basiert in der Regel auf dem Mobilfunknetz. Auf diesem Weg werden die Informationen direkt in die Cloud übertragen. Die Kategorisierung zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten ist dann über einen Web-Zugriff möglich.

Fahrtenbuch in Excel

Immer wieder kommen auch eigene Lösungen auf Basis von Excel oder ähnlichen Office-Programmen zum Einsatz. Fahrer und Fahrerinnen notieren dann die Fahrten zunächst auf dem Smartphone oder einem Zettel und übertragen die Daten anschließend in eine Excel-Tabelle. So entstehen grundsätzlich digitale Fahrtenbücher, die mit handschriftlichen Varianten vergleichbar sind.

Ein Fahrtenbuch in Excel wird jedoch nicht vom Finanzamt anerkannt. Dies kann eine böse Überraschung bringen, wenn ein solches elektronisches Fahrtenbuch bei der Einkommensteuererklärung abgelehnt wird und das zu versteuernde Einkommen nach der 1-Prozent-Regel berechnet wird. Der Grund dafür liegt darin, dass nicht gewährleistet ist, dass die Daten nicht manipuliert sind.

Weitere Lösungen

Es gibt zudem Geräte, die eigenständig als elektronisches Fahrtenbuch genutzt werden können. Die Installation erfolgt ebenfalls im Fahrzeug. Jedoch ist ein Anschluss an das On-Board-Diagnose-System nicht erforderlich. Auch eine SIM-Karte sowie ein Mobilfunkvertrag werden meist nicht benötigt. Vielmehr bringen diese Stand-alone-Geräte alle Eigenschaften für die Protokollierung von Daten mit. Dazu gehört ein GPS-Empfänger, der dafür zuständig ist, die gefahrenen Strecken aufzuzeichnen. Die Stromversorgung erfolgt über das Bordnetz oder mit Akkus.

Per Knopfdruck wird die Aufzeichnung gestartet, wobei direkt zwischen privater und geschäftlicher Fahrt sowie dem Weg zur Arbeit gewählt werden kann. Weiterhin besitzen diese Geräte USB-Schnittstellen oder ähnliche Möglichkeiten zur Verbindungsaufnahme mit einem PC. Auf diesem Weg ist der Export der Daten möglich. Teil dieser Systeme ist dann eine Software, die sich lokal auf einem Computer installieren lässt und die Daten sammelt.

Welche Daten zeichnet ein elektronisches Fahrtenbuch auf?

Die elektronischen Systeme protokollieren grundsätzliche alle Daten, die auch in einem handschriftlichen Fahrtenbuch erfasst werden. Somit lassen sich die klassischen Fahrtenbücher vollständig durch elektronische Systeme ersetzen. Dies ist eine Liste von Informationen, die sich mit elektronischen Fahrtenbüchern aufzeichnen lassen:

  • Beginn und Ende von Fahrten
  • Streckenverlauf
  • zurückgelegte Strecke
  • Anlass der Fahrt

Einige Informationen erfassen die Systeme vollautomatisch. Dazu gehören beispielsweise die Routen sowie die Zeiten der Fahrten. Bei anderen ist eine manuelle Auswahl erforderlich. Dies betrifft primär die Kategorisierung der Fahrt in privat oder betrieblich. Einige elektronische Fahrtenbücher starten zudem die Aufzeichnung automatisch. Dies ist eine besondere Eigenschaft der elektronischen Versionen. Bei vielen digitalen Lösungen auf dem Smartphone müssen Fahrtbeginn und die Ankunft noch manuell bestätigt werden.

Grundsätzlich ist vor Fahrtantritt eine Abfahrtkontrolle ist trotzdem wichtig. Eine Checkliste zur Abfahrtkontrolle kann dabei unterstützen.

Welche elektronischen Fahrtenbücher eignen sich als Nachweis für das Finanzamt?

Viele Selbständige und Angestellte, die einen Firmenwagen nutzen, führen das Fahrtenbuch für den Nachweis der geschäftlichen Nutzung gegenüber dem Finanzamt. Das Finanzamt akzeptiert jedoch nicht alle digitalen Aufzeichnungen über Fahrten. Das System muss bestimmte Anforderungen erfüllen.

Dabei geht es vor allem um die Manipulationssicherheit der Daten. Das elektronische Fahrtenbuch muss manipulationssicher sein und nachträgliche Veränderungen an den Daten verhindern. Aus diesem Grund sind nur Systeme geeignet, bei denen die Informationen direkt erfasst werden und eine Bearbeitung der Daten zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr möglich ist. Dies trifft im Prinzip nur auf Lösungen zu, bei denen die Daten beispielsweise in der Cloud des Anbieters gespeichert werden.

Im Rahmen der Fahrtenschreiber Pflicht muss darüber hinaus darauf geachtet werden, dass die Unternehmerkarte und die Fahrerkarte gültig ist. Damit kann das Unternehmen die Fahrerkarte auslesen. Überprüfen Sie davor, ob Sie von einer der Fahrtenschreiber Ausnahmen Gebrauch machen können.

Wie erfolgt die Übermittlung der Daten aus dem elektronischen Fahrtenbuch zum Finanzamt?

Das Finanzamt fordert bei der Einkommensteuererklärung sowie im Rahmen von Betriebsprüfungen eine Vorlage des Fahrtenbuchs. Inzwischen erfolgt die Datenübermittlung solcher Belege in digitaler Form. Damit dies möglich ist, ist ein Export der Informationen erforderlich. Eine Option ist es, das Fahrtenbuch als PDF zu speichern. Diese Datei lässt sich dann über die Belegeinrichtung in ELSTER hochladen. Eine weitere Möglichkeit sind direkte Schnittstellen im elektrischen Fahrtenbuch. Einige Plattformen haben eine integrierte DATEV-Schnittstelle. Darüber ist der direkte Transfer des Fahrtenbuchs zum Finanzamt möglich. Zudem kann die DATEV-Schnittstelle auch zum Export des Fahrtenbuchs zum Steuerberater genutzt werden. DATEV ist ein Standard in der Steuerverwaltung, und faktisch alle Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten mit diesem System.

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Quellen:


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