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Was ist ein Fahrtenbuch?
Beim Fahrtenbuch handelt es sich um einen Nachweis gegenüber dem Finanzamt, zu welchem Anteil ein geschäftlich zugelassenes Fahrzeug privat genutzt wird. Ein Fahrtenbuch ist somit mit einem bestimmten Wagen verknüpft. Darin werden Details über die einzelnen Fahrten festgehalten.
Wer muss ein Fahrtenbuch führen?
In den meisten Fällen besteht keine Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen. Es handelt sich um eine freie Entscheidung, die Vorteile bei der Einkommensteuer bietet. Es betrifft also Personen, die einen Firmen- oder Dienstwagen nutzen. Auch für Selbständige ist es empfehlenswert, ein Fahrtenbuch zu führen, wenn das eigene Fahrzeug für geschäftliche Fahrten genutzt wird. Gleiches gilt für Nutzer von Firmenwagen.
Warum wird ein Fahrtenbuch geführt?
Über das Fahrtenbuch wird nachgewiesen, zu welchem Teil das Firmen- oder Dienstfahrzeug beruflich eingesetzt wird. Dieser Nachweis gilt dann als Bemessungsgrundlage für die Steuererklärung. Sinnvoll für einen Firmenwagen ist ein Fahrtenbuch dann, wenn der Anteil der geschäftlichen Nutzung besonders hoch ist.
Bei Selbständigen, die das eigene Privatfahrzeug für geschäftliche Fahrten nutzen, bietet sich eine andere Situation. Kosten für Benzin, Steuer und Versicherung erkennt das Finanzamt nur als Geschäftsausgabe an, wenn ein Nachweis über den Anteil der geschäftlichen Nutzung vorgelegt wird. Dies gilt für Fahrzeuge, die nicht ausschließlich geschäftlich genutzt werden. Über ein Fahrtenbuch wird der prozentuale Anteil an geschäftlichen Fahrten nachgewiesen. In diesem Umfang lassen sich dann auch die laufenden Kosten als Geschäftsausgaben beziehungsweise eine Kilometerpauschale in der Steuererklärung geltend machen.
Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung
Die Alternative stellt die Ein-Prozent-Regel dar. Dabei berechnet das Finanzamt monatlich 1 Prozent des Listenneupreises des Fahrzeugs als geldwerten Vorteil. An einem Beispiel zeigt sich, welche Auswirkungen dies in der Praxis hat:
Ein selbständiger Energieberater ermittelt seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Für sein Fahrzeug, einen 5 Jahre alten Audi A6, entstanden im betreffenden Jahr laufende Kosten von 8.426 Euro. In der Steuerklärung wird angegeben, dass der Audi A6 zu 50 Prozent geschäftlich genutzt wurde. Somit liegt der privat zu versteuernde geldwerte Vorteil bei 4.213 Euro. Es wurde jedoch kein Fahrtenbuch geführt. Das Finanzamt lehnt diese Rechnung ab und wendet die Ein-Prozent-Regel an.
- 1 Prozent x 61.500 Euro (Listenpreis) x 12 Monate
Der Bruttolistenpreis des Audi A6 liegt bei 61.500 Euro. Das ergibt einen zu versteuernden Vorteil von 7.380 Euro. Somit erhöht sich durch ein fehlendes Fahrtenbuch das privat zu versteuernde Einkommen um 3.167 Euro.
Was muss im Fahrtenbuch stehen?
Ein Fahrtenbuch ist ein fahrzeuggebundenes Dokument. Aus diesem Grund ist die erste Angabe, die ein solches Buch benötigt, das amtliche Kennzeichen. Für jedes Fahrzeug muss dementsprechend ein eigenes Buch angelegt werden, und es darf nur ein Buch pro Wagen existieren. Ebenfalls muss jährlich der Kilometerstand sowie die gesamte Fahrleistung eingetragen werden.
Zusätzlich ist es erforderlich, das Firmenwagen-Fahrtenbuch laufend zu führen. Jede betriebliche Fahrt muss mit allen relevanten Daten verzeichnet werden. Darüber hinaus ist es notwendig, alle Fahrten lückenlos aufzuzeichnen. Bei privaten Fahrten ist es ausreichend, sie als solche zu kennzeichnen. Folgende Informationen müssen zu den einzelnen Fahrten mindestens enthalten sein:
- Anlass der Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrten
- Datum sowie genaue Zeit von Fahrtbeginn und Ankunft
- Zweck der Fahrt bei betrieblichem Anlass
- Startort und Zielpunkt
- gefahrene Route bei betrieblichen Fahrten
Für die letzten beiden Punkte kann eine GPS-Ortung hilfreich sein und als Nachweis gelten.
Welche Vorschriften gibt es bezüglich des Formats?
Tatsächlich gibt es keine verbindliche Vorlage für ein Dienstwagen-Fahrtenbuch. Es muss jedoch klar ersichtlich sein, wie das Fahrzeug genutzt wurde. Wichtig ist, dass anhand der Aufzeichnungen erkennbar ist, welchem Zweck die Fahrt diente, wann sie stattfand und wer das Fahrzeug geführt hat.
Daher ist es erforderlich, sehr präzise Angaben zu den Fahrten zu machen. Bei häufig wiederkehrenden gleichen Zielen erlaubt das Finanzamt die Nutzung von Abkürzungen. Dies ist beispielsweise bei Fahrten zur Arbeit oder zu Stammkunden möglich. Kommen Abkürzungen zum Einsatz, ist eine Liste als Anlage einzureichen. Aus der Anlage müssen das genaue Ziel und die Adresse hervorgehen.
Unternehmen, die unter die Fahrtenschreiber Pflicht fallen, müssen darüber hinaus darauf achten, dass die Unternehmerkarte und die Fahrerkarte gültig ist. Damit müssen Unternehmen regelmäßig die Fahrerkarte auslesen.
Welche Arten von Fahrtenbüchern gibt es?
Ein Fahrtenbuch lässt sich in unterschiedlichen Formen führen. Wichtig ist, dass das Finanzamt dem jeweiligen System zustimmt. Es gibt einige Grundvoraussetzungen, die zu erfüllen sind. So ist es wichtig, dass das Fahrtenbuch übersichtlich ist. Zudem sind keine nachträglichen Änderungen oder späteren Eintragungen erlaubt. Außerdem muss ein handschriftliches Fahrtenbuch in gebundener Form vorliegen. Ein Fahrtenbuch zum Ausdrucken ist somit nicht zulässig, wenn das Ergebnis eine Sammlung von einzelnen Zetteln ist. Es gibt folgende 3 Optionen bei Fahrtenbüchern:
- Buch in Schriftform
- elektronisches Fahrtenbuch
- digitales Fahrtenbuch
Elektronische und digitale Fahrtenbücher akzeptiert das Finanzamt, wenn das System keine nachträglichen Änderungen oder Manipulationen zulässt. Dies ist beispielsweise dann gewährleistet, wenn es sich um ein Fahrtenbuch in der Cloud handelt, das von einem externen Dienstleister verwaltet wird. Ebenfalls ist ein Fahrtenbuch zulässig, das aus GPS-Informationen in Echtzeit erstellt wird.
Welche gesetzlichen Vorschriften gibt es?
Zu den Vorgaben gehört, dass Eintragungen direkt nach Beendigung der Fahrt vorgenommen werden müssen. Dementsprechend gehört das Fahrtenbuch ins Fahrzeug, denn anders ist diese Umsetzung nicht möglich. Ebenfalls fordert das Finanzamt eine Aufstellung über den Gesamtkilometerstand im Fahrtenbuch. Daraus muss ersichtlich sein, wie viele Kilometer beruflich sowie privat zurückgelegt wurden.
Zudem gelten bei Fahrtenbüchern gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Fahrtenbücher von Dienstwagen eines Arbeitnehmers müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Bei Firmenwagen des Geschäftsinhabers beträgt der Aufbewahrungszeitraum sogar 10 Jahre.
Wie lange muss man ein Fahrtenbuch führen?
Grundsätzlich gilt, dass ein lückenloser Nachweis über alle Fahrten innerhalb eines Kalenderjahres erbracht werden muss. Somit muss das Fahrtenbuch am 1. Januar beginnen und einen vollständigen Nachweis bis zum Kilometerstand am Ende des Jahres vorlegen. Es ist möglich, eine fast ausschließlich betriebliche Nutzung mit einem Fahrtenbuch nachzuweisen, das nur über einige Monate geführt wird. Dies sollte jedoch mit dem Finanzamt abgesprochen werden. Ansonsten ist jeder auf der sicheren Seite, der für seinen Dienstwagen das Buch lückenlos und dauerhaft führt.
Quellen:
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