Fahrtenbuch für Finanzamt

In den meisten Fällen wird das Fahrtenbuch zur Vorlage beim Finanzamt verwendet. Dazu muss es bestimmten Vorschriften entsprechen, die Besteuerung anhand des Fahrtenbuchs erfolgt dann auch nach festen Berechnungsschemata.

An dieser Stelle finden Sie viele wertvolle Tipps und Hilfestellungen zu den wichtigsten Themen rund um das Fahrtenbuch und was Sie beim Fahrtenbuch für das Finanzamt beachten müssen.

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Fahrtenbuch für das Finanzamt: Checkliste für das Jahr 2022

Diese Informationen gehören in ein Fahrtenbuch:

  • Datum der Reise
  • Abfahrtsort und Ziel
  • Name(n) der besuchten Personen/Kunden/Geschäftspartner
  • Reisezweck
  • Kilometerstand zu Beginn
  • Kilometerstand am Ende der Reise

Bedingungen vom Finanzamt für ein korrektes Fahrtenbuch

Jeder Unternehmer oder Beschäftigte muss jede Reise – ob geschäftlich oder privat – mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Reise erfassen. Ein Fahrtenbuch, das vom Finanzamt anerkannt werden soll, muss eine Reihe von Anforderungen an die Form erfüllen:

  • Zeitnahe Dokumentation: Die einzelnen Fahrten müssen unmittelbar nach der Fahrt, vollständig und korrekt aufgezeichnet werden. Auch das Ziel der Reise, der Zweck der Reise und die Namen der besuchten Kunden oder Geschäftspartner müssen aufgezeichnet werden.
  • Geschlossene Form: Nachträgliche Berichtigungen des Fahrtenbuchs müssen kenntlich gemacht und erläutert oder ausgeschlossen werden. Wird das Fahrtenbuch in Papierform geführt, muss es gebunden sein, so dass keine einzelnen Blätter ausgetauscht werden können.
  • Kontinuierliche Verbindung: Sie müssen alle Fahrten mit dem Dienstwagen lückenlos aufzeichnen, damit das Finanzamt sie nachvollziehen kann.
  • Unveränderbarkeit: Fahrtenbucheinträge dürfen in der Regel nicht nachträglich geändert werden. Sollten dennoch Änderungen notwendig sein, müssen Sie diese dokumentieren, damit das Finanzamt sie nachvollziehen kann.

Mit welchem Fahrtenbuch ist das Finanzamt einverstanden?

Für das Finanzamt muss es die folgenden äußeren und inhaltlichen Anforderungen erfüllen:

  • Das Fahrtenbuch muss hinreichend Garantie für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen bieten und mit zumutbarem Aufwand auf sachliche Korrektheit nachprüfbar sein.
  • Das Fahrtenbuch ist in geschlossener Form zu führen. Eine Sammlung von Notizen, oder eine Excel-Tabelle sind nicht möglich. Ein elektronisches Fahrtenbuch garantiert die geschlossene Form. Mit der intelligenten Telematik Hardware FleetGO-Cubiq werden alle Bewegungen und Fahrzeugaktivitäten registriert und alle Fahrten, Routen und besuchten Orte protokolliert.
  • Grundsätzlich muss jede einzelne berufliche Nutzung einzeln aufgezeichnet werden, wobei der Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs am Ende der Fahrt erreicht wird.
  • Bei privaten Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte muss der Zweck der Fahrt nicht angegeben werden. Bei privaten Fahrten genügt die Angabe der Kilometerzahl, bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Handschriftliche Aufzeichnungen müssen auch für Dritte lesbar sein.

Fehler beim Fahrtenbuch, die Probleme mit dem Finanzamt verursachen können

Es ist auch ein fataler Fehler, wenn Sie jeden Tag ein neues Blatt für das Fahrtenbuch verwenden und diese Blätter in einem Ordner abheften. Das Fahrtenbuch muss in gebundener Form geführt werden. Selbst wenn Sie die Aufzeichnungen ehrlich führen, wird ein ungebundenes Fahrtenbuch wahrscheinlich steuerlich abgelehnt.

Das gleiche Problem haben Sie, wenn Sie jede einzelne Fahrt ehrlich und zeitnah in eine Excel-Tabelle eintragen. Auch hier wird das Finanzamt Sie bestrafen und die steuerliche Wirksamkeit des Fahrtenbuchs verneinen. Denn bei Excel-Aufzeichnungen können Sie jederzeit Änderungen vornehmen, die nicht nachvollziehbar dokumentiert sind. Es reicht also für die steuerliche Unwirksamkeit des Fahrtenbuchs aus, dass die bloße Möglichkeit der Manipulation besteht. Ob diese tatsächlich stattgefunden haben, muss der Prüfer nicht beweisen.

Wie überprüft das Finanzamt das Fahrtenbuch?

Unabhängig davon, ob Fahrtenbuch in Papierform oder digitales Fahrtenbuch – bei Betriebsprüfungen sind vor allem die folgenden Überprüfungen der Aufzeichnungen zu erwarten:

  • Der Finanzamtsprüfer gleicht die Kilometerstände laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen ab.
  • Der Betriebsprüfer sucht nach Lücken in den Aufzeichnungen wie vergessene Fahrten, nicht aufgezeichnetes Fahrtziel, mögliche Änderung ohne Aufzeichnung oder ohne plausiblen Nachweis der Änderung.
  • Die Telematik-Daten des elektronischen Fahrtenbuchs werden ausgelesen. Dabei sucht der Prüfer stichprobenartig nach Umwegen aus privaten Gründen, die nicht aufgezeichnet wurden. Die Daten werden auch nach Einträgen durchsucht, die nicht mehr zeitnah vorgenommen wurden.

Alternative zum Fahrtenbuch: Die Ein-Prozent-Regel als Geldwerter Vorteil

Die Listenpreismethode, umgangssprachlich auch Ein-Prozent-Regelung genannt, dient der Berechnung des geldwerten Vorteils aus der Überlassung eines Firmenfahrzeugs zur privaten Nutzung. Die Alternative ist die Berechnung des geldwerten Vorteils auf der Grundlage des individuellen Kilometersatzes. Bei Privatfahrten führt diese Regelung zu einem geldwerten Vorteil von 1 % des inländischen Fahrzeuglistenpreises.

Wann lohnt sich ein elektronisches Fahrtenbuch?

Die Besteuerung von Privatfahrten mit Firmenwagen erfolgt entweder über die pauschale 1-Prozent-Regelung oder über ein Fahrtenbuch. Das Führen eines Fahrtenbuchs lohnt sich vor allem in den folgenden Fällen:

  • Wenn die private Nutzung gering ist
  • Bei einem Gebrauchtwagen
  • Wenn der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs hoch ist

Durch die Vorlage des Fahrtenbuchs beim Finanzamt lassen sich teilweise Steuerersparnisse im vierstelligen Bereich erzielen.

Der wesentliche Vorteil eines elektronischen Fahrtenbuchs ist der geringe Aufwand und die Zeitersparnis. Denn im Gegensatz zum klassischen Fahrtenbuch, bei dem jede Kleinigkeit von Hand eingetragen werden muss, erfasst das digitale Fahrtenbuch automatisch alle Fahrten im Detail. Das Einzige, was Sie tun müssen, ist zu klassifizieren, ob die Fahrt privat oder geschäftlich ist.

Das wichtigste Merkmal für die Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs durch das Finanzamt ist die GoBD-Konformität (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung). Dies setzt Folgendes voraus:

  • Daten werden aus dem Fahrzeug gewonnen
  • Dokumentation ist nicht manipulierbar
  • Aufzeichnung und Auswertung ist rechtssicher
  • Keine Lücken in der Aufzeichnung

Darüber hinaus gibt es weitere kombinierbare Möglichkeiten wie das remote Fahrtenschreiber Auslesen. Mit unserer Lösung können Flottenmanager auch ganz einfach die Fahrerkarte auslesen.

Aufzeichnungssysteme für das elektronische Fahrtenbuch

Die Erfassung der Fahrten kann je nach System auf drei verschiedene Arten erfolgen:

  • Feste Erfassungsgeräte, die die Daten des Fahrzeugs und den GPS-Standort aufzeichnen.
  • Plug-in und Plug-out OBD2-Stecker für Telemetriedaten & GPS-Ortung
  • Mobile GPS-Datenerfassung über Smartphone

Quellen:

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