Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer

Arbeitgeber haben die Option, den Mitarbeitern einen Zuschuss zu den täglichen Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz zu zahlen. Dies wird als Fahrtkostenzuschuss bezeichnet. In einigen Fällen ist ein solcher Fahrtkostenzuschuss auch steuerfrei.

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Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?

Beim Fahrtkostenzuschuss handelt es sich um einen sogenannten Corporate Benefit. Das sind freiwillige Leistungen des Arbeitgebers, auf die der Arbeitnehmer grundsätzlich keinen Anspruch hat. Der Zuschuss ist direkt an die Strecke zwischen dem Wohnort des Arbeitnehmers und der Arbeitsstätte gekoppelt. Eine Rolle spielen auch die Arbeitstage pro Monat. Somit ist der Fahrtkostenzuschuss kein pauschaler Zuschuss, sondern wird individuell berechnet.

Wie wird der Fahrtkostenzuschuss berechnet?

Die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses erfolgt auf Basis der Strecke und den Arbeitstagen pro Monat. Das Verkehrsmittel ist dabei ebenfalls entscheidend, jedoch gibt es seit 2014 hier mehr Freiheiten. Während für Fahrten mit dem Pkw 30 Cent pro Kilometer gezahlt werden, dürfen bei anderen Verkehrsmitteln die Aufwendungen geschätzt werden. Das gilt auch für Fahrten mit dem Fahrrad.

Eine Beispielrechnung für einen Arbeitnehmer, der an 20 Tagen im Monat eine einfache Strecke von 23 Kilometern zur Arbeit zurücklegt, sieht also wie folgt aus:

Kilometer x Arbeitstage x 0,30 Euro = Fahrtkostenzuschuss

23 x 20 x 0,30 = 138 Euro / Monat

Dieser Zuschuss wird netto zusammen mit dem monatlichen Gehalt ausgezahlt. Bei weniger oder mehr Fahrten im Monat, beispielsweise durch Urlaubstage, wird die Berechnung entsprechend angepasst.

Pauschalisierung der Arbeitstage

In den Lohnsteuerrichtlinien ist bei der Berechnung des Fahrtkostenzuschusses eine Möglichkeit zur Vereinfachung implementiert. So dürfen Arbeitgeber jeden Monat mit 15 Tagen rechnen, ohne nachzuweisen oder zu kontrollieren, ob in diesem Monat die 15 Arbeitstage erreicht wurden. In der Praxis führt dies jedoch meist dazu, dass der Fahrtkostenzuschuss nicht für alle Arbeitstage ausgezahlt wird, da das Jahr bei dieser Rechnung nur mit 180 Arbeitstagen pauschalisiert ist. Praktischer und ebenso einfach ist es, ein System für die automatische Zeiterfassung zu implementieren. Viele Unternehmen nutzen dies mithilfe von Chipkarten. Dann lässt sich einfach erfassen und kontrollieren, an welchen Tagen im Monat der Mitarbeitende tatsächlich auf der Arbeit war.

Wann ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?

Gänzlich steuerfrei ist der Fahrtkostenzuschuss nur in bestimmten Fällen. Hier sind vor allem die Verdienstgrenzen, die Strecke und die Art der Beschäftigung entscheidend. Somit ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei, wenn der Mitarbeitende geringfügig beschäftigt ist oder es sich um Auszubildende handelt. Eine weitere, spezielle Situation, in der der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist, ist bei beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten. Ist dann eine doppelte Haushaltsführung des Arbeitnehmers erforderlich, kann der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss steuerfrei auszahlen. Unter folgenden Voraussetzungen ist ein Fahrtkostenzuschuss steuerfrei:

  • bei Fahrten zwischen der Wohnung und der Hauptarbeitsstätte
  • für geringfügig Beschäftigte sowie Auszubildende
  • wenn die berufliche Tätigkeit eine doppelte Haushaltsführung erforderlich macht
  • Strecken zu Sammelpunkten von Fahrgemeinschaften
  • betriebliche Fahrten nach § 9 Abs. 1 Nr. 4a Satz 3 EStG
  • bei Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 50 Euro im Monat

Fahrtkostenzuschuss bei Minijobs und Auszubildenden

Bei den sogenannten Minijobs liegt die monatliche Verdienstgrenze bei 520 Euro. Überschreitet der monatliche Verdienst diese Grenze, zählt dies nicht mehr als geringfügige Beschäftigung. Dann müssen Steuern und vor allem Sozialabgaben auf den Verdienst gezahlt werden. Da der Fahrtkostenzuschuss nicht zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Lohn zählt, ist dies eine Möglichkeit, die Verdienstgrenze des Minijobs zu überschreiten.

Ähnliches gilt bei Auszubildenden. Bei ihnen ist der Verdienst oft über Tarifverträge geregelt. Der Fahrtkostenzuschuss zählt hingegen nicht zu dieser Vereinbarung. Somit kann der Arbeitgeber freiwillig einen Zuschuss zu den Fahrtkosten zahlen. Auch dieser Fahrtkostenzuschuss ist dann steuerfrei.

Jobtickets als Option für einen steuerfreien Fahrtkostenzuschuss

Nutzen Mitarbeiter öffentliche Verkehrsmittel, um zur Arbeit zu gelangen, gibt es eine weitere Möglichkeit, einen Fahrtkostenzuschuss steuerfrei zu gewähren. Das gelingt mit den Jobtickets. Dabei bezahlt der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden eine Monats- oder Jahresfahrkarte für die öffentlichen Verkehrsmittel oder bezuschusst die Kosten für eine solche Karte. Steuerfrei ist ein solcher Zuschuss jedoch nur, wenn der monatliche Freibetrag von 50 Euro nicht überschritten wird. Aus diesem Grund ist ein auf 50 Euro begrenzter Zuschuss oft sinnvoller, als die gesamten Kosten zu übernehmen, wenn diese knapp über 50 Euro liegen. Zu den Jobtickets zählen auch Ermäßigungskarten wie die Bahncard 25.

Welche Auswirkungen hat ein Fahrtkostenzuschuss auf die Einkommensteuer?

Der Fahrtkostenzuschuss wird zusammen mit dem Lohn und Gehalt ausgezahlt. Er ist auch auf der Gehaltsabrechnung vermerkt. Der Fahrtkostenzuschuss für die meisten Arbeitnehmer wird also auf diesem Weg versteuert, falls er nicht steuerfrei ist. Es betrifft somit die Lohnsteuer. An diesem Punkt wird der gesamte Fahrtkostenzuschuss entweder pauschal mit 15 Prozent oder mit dem individuellen Steuersatz des jeweiligen Empfängers versteuert.

Zusätzlich muss auf den Fahrtkostenzuschuss auch der Solidaritätszuschlag in einer Höhe von 5,5 Prozent abgeführt werden. Sofern der Arbeitnehmer kirchensteuerpflichtig ist, fällt auch diese Steuer an. All diese Steuern muss der Arbeitgeber abführen, sodass der Arbeitnehmer den vollen Betrag des Zuschusses erhält.

Die pauschale Versteuerung des Fahrtkostenzuschusses ist nur bis zu einem Maximalbetrag von 375 Euro im Monat möglich. Das entspricht dem gesetzlichen Freibetrag für die Werbungskosten, der Arbeitnehmern in der Einkommensteuer zusteht. Er liegt bei 4.500 Euro jährlich. Zuschüsse zu den Fahrtkosten oberhalb dieses Betrags müssen regulär versteuert werden.

Option zur pauschalen Besteuerung mit 25 Prozent

Seit 2019 gibt es eine Alternative zur Besteuerung von Fahrtkostenzuschüssen. So kann der Arbeitgeber pauschal 25 Prozent über die Lohnsteuer abführen. Für den Arbeitnehmer wirkt sich dies auf die Einkommensteuer aus, denn der Fahrtkostenzuschuss mindert dann nicht mehr die Entfernungspauschale. Gerade bei längeren Strecken ist dies eine lohnenswerte Handhabe, wobei eine individuelle Kalkulation immer sinnvoll ist.

Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale in der Einkommensteuer

Erhält ein Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber, kann er dennoch die Pendlerpauschale in der Einkommensteuer angeben. Jedoch muss der Arbeitnehmer in der Einkommensteuererklärung auch den Fahrtkostenzuschuss gesondert eintragen. Dafür gibt es auf der Rückseite der Anlage N ein eigenes Feld.

Die Pendlerpauschale wird wie gewohnt berechnet und ebenfalls in der Einkommensteuererklärung eingetragen. Das Finanzamt legt diese Berechnung für die Werbekosten zugrunde. Der erhaltene Zuschuss wird dann von der Pendlerpauschale abgezogen. So ergibt sich dann die tatsächliche Höhe der abzugsfähigen Werbekosten. Effektiv reduziert der Fahrtkostenzuschuss also die Höhe der Werbekosten.

Wann lohnt es sich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, einen Fahrtkostenzuschuss auszuhandeln?

Grundsätzlich ist der Fahrtkostenzuschuss eine Möglichkeit für Arbeitgeber, die eigenen Mitarbeitenden bei den Kosten der täglichen Fahrt zur Arbeit zu unterstützen. Es gibt jedoch einige Situationen, in denen ein solcher Zuschuss sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber von Vorteil ist. Eine solche Option ergibt sich bei geringfügig Beschäftigten. Hier legt der Gesetzgeber eine feste Obergrenze für die Entlohnung fest, die seit dem 1. Oktober 2022 bei 520 Euro liegt. Ein höherer Lohn ist nicht möglich, ansonsten unterliegt der gesamte Verdienst der Lohnsteuer und ist sozialversicherungspflichtig. Durch den steuerfreien Fahrtkostenzuschuss steigt faktisch der Verdienst des geringfügig Beschäftigten, da er die Kosten für die Fahrt ansonsten selbst tragen müsste. Somit steigt die Attraktivität eines solchen Minijobs.

Eine weitere Situation, in der ein Fahrtkostenzuschuss eine positive Wirkung hat, sind individuelle Gehaltsverhandlungen. Eine der beiden Parteien kann den Fahrtkostenzuschuss anstelle einer Lohnerhöhung vorschlagen. Durch die steuerliche Behandlung profitieren beide Seiten von dem Zuschuss. Effektiv steigt der Verdienst, die steuerliche Belastung fällt hingegen geringer aus.

Quellen:

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