Fahrzeugübergabeprotokoll

Das Fahrzeugübergabeprotokoll ist eine Vorlage, die zum Einsatz kommt, wenn ein Firmenwagen in die Obhut einer Person gegeben wird. Das Protokoll erlaubt eine geordnete und organisierte Fahrzeugübergabe. Auf diesem Weg erstellen Unternehmen ein standardisiertes Verfahren zur Übergabe von Fahrzeugen in unterschiedlichsten Situationen.

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Welche Aufgaben erfüllt ein Fahrzeugübergabeprotokoll?

Ein Protokoll für die Fahrzeugübergabe hat gleich mehrere Zwecke. Zum einen gibt es dadurch einen Nachweis darüber, wann welches Fahrzeug an wen übergeben wurde. Zum anderen wird so auch der Zustand des Fahrzeugs protokolliert. Das ist sowohl für das Unternehmen als auch für den Nutzer des Wagens wichtig, um spätere Streitigkeiten zu verhindern.

Das Fahrzeugübergabeprotokoll listet zudem alle Gegenstände auf, die sich im Fahrzeug befinden. Das dient einerseits der Vollständigkeitsprüfung, andererseits ist dies ein weiterer Kontrollmechanismus. So wird im Rahmen des Protokolls zum Beispiel geprüft, ob Warndreieck und Warnweste vorhanden sind und ob der Verbandkasten noch in einem einwandfreien Zustand ist.

In welchen Situationen ist ein Fahrzeugübergabeprotokoll sinnvoll?

Ein Fahrzeugübergabeprotokoll ist für eine Reihe von Situationen ausgelegt. Unter anderem kann ein solches Protokoll in den folgenden Szenarien zum Einsatz kommen:

  • bei der Übergabe von Dienstwagen an Mitarbeitende
  • vor der temporären Übergabe eines Wagens aus dem Fuhrpark an Mitarbeitende
  • bei der Übergabe eines Poolfahrzeugs
  • vor der Rückgabe von Leasing-Fahrzeugen
  • vor dem Verkauf von Fahrzeugen aus dem Fuhrpark oder der Übergabe an einen Händler

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, das Protokoll so zu gestalten, dass es in diesen Situationen alle wichtigen Informationen aufnehmen kann.

Welche Informationen werden in einem Fahrzeugübergabeprotokoll festgehalten?

Das Protokoll muss eine Reihe von wichtigen Informationen aufnehmen. Dementsprechend sollten die Felder für diese Punkte bereits vorgegeben sein. Die meisten Protokolle lassen das Eintragen der folgenden Informationen zu:

  • amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
  • aktueller Kilometerstand
  • Datum, Uhrzeit und Ort der Übergabe
  • Informationen über die Dokumente, Schlüssel und sonstige Gegenstände im Fahrzeug
  • Name der Person oder Organisation, an die das Fahrzeug übergeben wird
  • Zustand des Fahrzeugs
  • Unterschriften der an der Übergabe beteiligten Personen

Zusätzlich lässt sich ein Fahrzeugübergabeprotokoll natürlich um alle Punkte erweitern, die für das eigene Unternehmen relevant sind.

Zustand des Fahrzeugs protokollieren

Eine wichtige Aufgabe des Fahrzeugübergabeprotokolls ist es, den aktuellen Zustand des Wagens aufzunehmen. Zu diesem Zweck enthalten viele Vorlagen Zeichnungen des Fahrzeugs. Hier lassen sich Beschädigungen, Kratzer und andere Defekte einzeichnen und beschreiben.

Gegebenenfalls kann es hilfreich sein, die Beschädigungen sogar mit Fotos festzuhalten. Das gilt insbesondere dann, wenn das Fahrzeug das Unternehmen verlässt – zum Beispiel als Rückkehrer nach dem Leasing. Bei digitalen Lösungen ist die Protokollierung mit Fotos deutlich einfacher.

Viele Unternehmen möchten auch den Tankstand des Fahrzeugs in das Protokoll aufnehmen. Das ist hilfreich, wenn die Anweisung vorhanden ist, das Fahrzeug immer vollgetankt zu übergeben und auch wieder abzugeben. Ebenfalls zum Zustand zählt der Verschmutzungsgrad des Wagens. Hier lassen sich Innenraum und Außenzustand separat protokollieren.

Vorhandene Ausstattung im Protokoll festhalten

Durch die Auflistung aller Gegenstände, die nicht permanent mit dem Fahrzeug verbunden sind, lässt sich die Vollständigkeit der Ausrüstung protokollieren. Hier gibt es eine Reihe von Dingen, die ins Protokoll aufgenommen werden können. Dazu zählen auch Objekte, die indirekt mit dem Fahrzeug in Verbindung stehen, wie etwa eine Tankkarte. Auch diesbezüglich lässt sich die Liste bei Bedarf individuell anpassen.

In vielen Protokollen werden zudem die Reifen und ihr Zustand festgehalten. Das gibt gleichzeitig einen Überblick darüber, ob Winter- oder Sommerreifen auf dem Fahrzeug montiert sind. Zusätzlich lässt sich der Lagerplatz des zweiten Reifensatzes hier vermerken, sodass eine einfache Zuordnung möglich ist.

Mit dem Übergabeprotokoll Dokumente kontrollieren

Das Übergabeprotokoll kann auch Felder für die Prüfung der Fahrberechtigung enthalten. Das ist in erster Linie die Kontrolle des Führerscheins. Ein Mitarbeitender kann auch kurzfristig seine Fahrerlaubnis verlieren, sodass eine Prüfung generell sinnvoll ist, bevor ein Fahrzeug ausgehändigt wird. Durch ein zusätzliches Feld im Protokoll wird diese Prüfung nicht vergessen.

Ebenfalls lässt sich so kontrollieren, ob der Mitarbeitende über die Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaft aufgeklärt wurde. Diese Unterweisung muss mindestens einmal im Jahr stattfinden. Ob der Mitarbeitende die Prüfung mitgemacht hat und wann sie stattfand, lässt sich ebenfalls im Rahmen des Protokolls prüfen.

Gibt es Besonderheiten bei Fahrzeugübergabeprotokollen für Lkw und andere Nutzfahrzeuge?

Bei Nutzfahrzeugen kommt es durchaus vor, dass zusätzliche Punkte in das Protokoll aufgenommen werden müssen. Der Fuhrpark eines Unternehmens kann unterschiedlichste Fahrzeuge beinhalten, die auch an Personen übergeben werden, die nicht täglich damit unterwegs sind. Das kann ein Transporter mit 3,5 Tonnen Gesamtgewicht oder auch ein Sattelzug sein. Aus diesem Grund kann bei Bedarf ein separates Fahrzeugübergabeprotokoll für Transporter oder auch alle anderen Nutzfahrzeuge erstellt werden.

Zu den Besonderheiten gehört dann vor allem eine Ersteinweisung an dem spezifischen Fahrzeug. Gerade bei Nutzfahrzeugen ist es wichtig, dass sich der Fahrer mit allen Funktionen auskennt. So können über eine Checkliste im Fahrzeugübergabeprotokoll für Lkw die Fähigkeiten des Fahrers kontrolliert werden. Dazu zählt auch, dass der Fahrer die Regeln für die Ladungssicherung kennt und mit der Ausrüstung wie den Sicherungsgurten umgehen kann.

Diese Prüfung der zusätzlichen Ausrüstung kann ebenfalls Teil des Fahrzeugübergabeprotokolls für Lkw und andere Nutzfahrzeuge sein. Spanngurte und Feuerlöscher gehören oft zur Ausstattung.
Die Abfahrtkontrolle muss dabei zwingend vor jeder Fahrt erfolgen. Eine Checkliste zur Abfahrtkontrolle hilft dabei.

FleetGO bietet eine integrierte Fahrtenschreiberanalyse. Neben dem automatischen Herunterladen werden alle Dateien ausgewertet, um zu überprüfen, ob das Archiv vollständig ist und ob Verstöße aufgetreten sind. Durch die Möglichkeit zum remoten Fahrtenschreiber auslesen können sich die Verantwortlichen viel Zeit sparen.

Welches System bietet sich für ein Fahrzeugübergabeprotokoll im Unternehmen an?

Die klassische Option für ein solches Protokoll ist ein ausgedrucktes Dokument. Viele Unternehmen nutzen nach wie vor diese Methode. Nach der Übergabe wird das Dokument in einem Ordner archiviert.

Es gibt inzwischen aber auch digitale Fahrzeugübergabeprotokolle. Dies lässt sich in unterschiedlichen Varianten ausführen. Eine einfache Option ist es, ein Word- oder PDF-Dokument zu erstellen, das über ausfüllbare Felder verfügt. So lassen sich auch Drop-Down-Felder einrichten, die bereits Vorgaben enthalten. Das ist zum Beispiel bei Poolfahrzeugen sinnvoll, denn über ein solches Feld lassen sich die vorhandenen Kfz-Kennzeichen vorgeben. Beim Ausfüllen muss dann nur das Kennzeichen ausgewählt werden.

Eine weitere Option ist es, eine App für das Fahrzeugübergabeprotokoll einzusetzen. Damit wird der Prozess weiter vereinfacht, denn die Daten gelangen von der App direkt in die Zentrale. Mit einem Tablet-Computer oder dem Smartphone lässt sich dann die Fahrzeugübergabe an jedem beliebigen Ort durchführen – auch außerhalb des Unternehmensgeländes.

Wer sollte für das Fahrzeugübergabeprotokoll verantwortlich sein?

Das Übergabeprotokoll ist ein wichtiges Dokument im Bereich der Fuhrparkverwaltung. Dementsprechend sollte der Leiter des Fuhrparks für die Protokolle und auch die eigentliche Übergabe verantwortlich sein. Das gilt besonders deswegen, weil die Fahrzeuge einen hohen materiellen Wert besitzen und daher wichtig für das Unternehmen sind.

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