aktualisiert am 24.07.2026
Wer Fahrzeuge mit digitalem Fahrtenschreiber betreibt, ist gesetzlich verpflichtet, die Daten der Fahrerkarte regelmäßig auszulesen und zu archivieren. Welche Geräte dafür zur Verfügung stehen, welche Fristen gelten und welche Lösung für Ihren Fuhrpark die richtige ist – dieser Artikel gibt einen vollständigen Überblick.
Warum muss die Fahrerkarte ausgelesen werden?
Warum muss die Fahrerkarte ausgelesen werden?
Jeder Fahrer, der ein Fahrzeug mit digitalem Fahrtenschreiber führt, ist verpflichtet, seine persönliche Fahrerkarte zu verwenden. Die Karte speichert Fahrtenzeiten, Lenk- und Ruhezeiten sowie weitere fahrerspezifische Daten.
Unternehmen sind nach Art. 10 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 in Verbindung mit § 2 Abs. 5 FPersV verpflichtet, diese Daten regelmäßig auszulesen:
| Datenspeicher | Maximale Auslesefrist |
|---|---|
| Fahrerkarte | Alle 28 Tage |
| Massenspeicher des Fahrtenschreibers | Alle 90 Tage |
Achtung: Einzelne EU-Mitgliedstaaten haben kürzere Auslesefristen festgelegt. Für grenzüberschreitende Transporte sollten die nationalen Regelungen der befahrenen Länder beachtet werden.
Die ausgelesenen Daten sind nach § 2 Abs. 5 FPersV mindestens ein Jahr aufzubewahren. Für Fahrpersonal, das dem Arbeitszeitgesetz unterliegt, gilt nach § 21a Abs. 7 ArbZG eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren für die Arbeitszeitnachweise. In der Praxis wird deshalb durchgängig zwei Jahre archiviert. Mehr zu den Konsequenzen bei Verstößen: Fahrtenschreiber Bußgelder.
Wichtige Neuerungen bei der Fahrtenschreiberpflicht: Zum 1. Juli 2026 tritt eine Neuerung in Kraft: Auch leichte Nutzfahrzeuge ab 2,5 Tonnen bis 3,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Verkehr und bei Kabotage müssen mit Smart Tachograph Version 2 ausgestattet werden. Werkverkehr ist weitgehend ausgenommen. Die Pflicht geht zurück auf das EU-Mobilitätspaket I.
Was zeichnet eine Fahrerkarte auf?
Die Fahrerkarte ist ein persönliches Dokument und speichert unter anderem:
- Fahrzeuge, in denen die Karte genutzt wurde
- Kilometerstände der betreffenden Fahrzeuge
- Fahr-, Lenk- und Ruhezeiten
- Zurückgelegte Entfernungen
- Tätigkeitsart (Fahrt, Bereitschaft, Pause, Arbeit)
- Anwesenheit eines Beifahrers
Die Daten liegen im standardisierten .ddd-Format vor und können mit geeigneten Lesegeräten oder Software ausgewertet werden.
Die Fahrerkarte ist ein Ringspeicher mit begrenzter Kapazität. Ältere Einträge werden überschrieben, sobald der Speicher voll ist. Karten der ersten Generation fassen mindestens 28 Kalendertage, Karten für den Smart Tachograph Version 2 mindestens 56 Tage. Die gesetzliche Auslesefrist von 28 Tagen bleibt davon unberührt – sie richtet sich nicht nach der Kapazität, sondern nach Art. 10 VO (EU) 165/2014.
Was ist ein Lesegerät für Fahrerkarten?
Ein Lesegerät für die Fahrerkarte – auch Fahrerkarten-Lesegerät, Kartenleser oder Downloadkey genannt – liest die auf der Karte gespeicherten Daten aus und stellt sie als .ddd-Datei bereit. Manche Geräte können gleichzeitig den Massenspeicher des Fahrtenschreibers auslesen; andere sind ausschließlich für die Fahrerkarte ausgelegt und benötigen einen separaten Downloadkey für den Massenspeicher.
Für den Download aus dem Massenspeicher des Fahrtenschreibers wird zwingend eine gültige Unternehmerkarte benötigt. Sie identifiziert das Unternehmen gegenüber dem Gerät und schaltet den Zugriff auf die gespeicherten Daten frei. Bei automatisierten Remote-Lösungen wird die Karte einmalig in einem Kartenserver hinterlegt und muss nicht bei jedem Download physisch vorliegen. Der Download der Fahrerkarte selbst ist auch ohne Unternehmerkarte möglich, sofern die Karte direkt in ein Lesegerät gesteckt wird.
Arten von Auslesegeräten: manuell, halbautomatisch oder automatisch?
1. Manuelles Auslesen
Geeignet für Einzelfahrer oder kleine Flotten. Der Fahrer oder Fuhrparkverantwortliche steckt die Fahrerkarte in ein Lesegerät (z. B. einen Download-Schlüssel mit integriertem Chipkartenleser) und überträgt die Daten anschließend per USB-Kabel auf den PC. Die .ddd-Datei wird dann manuell in eine Auswertungssoftware importiert.
Nachteil: Manueller Aufwand, Auslesung erfordert physischen Zugriff auf Karte und Fahrzeug, Fristenkontrolle liegt vollständig beim Unternehmen.
Beispiele für Geräte in dieser Kategorie: VDO Download-Schlüssel, Stoneridge-Geräte, Intellic-Schlüssel (Herstellerliste ohne Anspruch auf Vollständigkeit – der Markt entwickelt sich kontinuierlich weiter).
2. Halbautomatisches Auslesen
Über eine fest verbaute oder aufgesteckte Telematikeinheit werden Fahrtenschreiberdaten automatisch an einen Cloud-Server übertragen, sobald das Fahrzeug in Reichweite ist (z. B. bei Heimkehr in den Betriebshof). Die Fahrerkarte kann dabei ebenfalls automatisch ausgelesen werden. Der Fuhrparkverantwortliche greift aus der Ferne auf die Daten zu.
Vorteil: Kein manueller Download nötig, solange das Fahrzeug regelmäßig zum Betrieb zurückkehrt.
Einschränkung: Bei Fahrzeugen, die dauerhaft auf der Straße sind, können die Ausleseintervalle nicht zuverlässig eingehalten werden.
3. Vollautomatisches Remote-Auslesen
Die modernste und rechtssicherste Lösung: Über eine mobile Datenverbindung (4G/LTE) werden Fahrtenschreiber und Fahrerkarte vollautomatisch, ortsunabhängig und zeitgesteuert ausgelesen – unabhängig davon, wo sich das Fahrzeug befindet. Die Daten werden in einer sicheren Cloud gespeichert, automatisch auf Verstöße analysiert und revisionssicher archiviert. Mehr dazu: Das Auslesen von Fahrtenschreibern und Fahrerkarten
Welche Lösung ist die richtige für Ihren Fuhrpark?
| Fuhrparkgröße / Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Einzelfahrer / 1–3 Fahrzeuge | Manuelles Lesegerät |
| 5–20 Fahrzeuge, fester Betriebshof | Halbautomatisch |
| Ab 20 Fahrzeuge oder dezentrale Flotte | Vollautomatischer Remote-Download |
| Grenzüberschreitender Verkehr | Vollautomatischer Remote-Download |
Fahrtenschreiber und Fahrerkarte automatisch auslesen mit FleetGO
FleetGO bietet eine vollautomatische Remote-Download-Lösung für Fahrtenschreiber und Fahrerkarten: Daten werden ortsunabhängig via 4G/LTE ausgelesen, sicher gespeichert und automatisch auf Lenk- und Ruhezeitverstöße analysiert – ohne manuellen Aufwand und mit lückenloser Fristenüberwachung. Jetzt Fahrtenschreiber automatisch auslesen lassen
Quellen:
- Verordnung (EU) Nr. 165/2014, Art. 10 – Auslesepflichten des Unternehmens
- § 2 Abs. 5 FPersV – Fahrpersonalverordnung
- EU-Mobilitätspaket I – Zusammenfassung der Regelungen
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