.ddd-Datei herunterladen: Download aus kurzer Distanz und Remote Download

Wenn Sie die Fahrtenschreiberdaten nicht rechtzeitig herunterladen, riskieren Sie nicht nur Strafen (siehe Bußgeldkatalog für Fahrtenschreiber). Es besteht auch das Risiko, dass alte Daten mit neuen Daten überschrieben werden, sobald die Speichergrenze des internen Speichers erreicht wurde!

In diesem Artikel erklären wir die beiden am häufigsten verwendeten Methoden zum Fahrtenschreiber Auslesen.

Die Fristen nach § 2 Abs. 5 FPersV geben den Rahmen vor: Massenspeicherdaten spätestens 90 Tage, Fahrerkartendaten spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses. Die Frist läuft ab dem Ereignis, nicht ab dem letzten Download. Wird sie überschritten, überschreibt der Ringspeicher die ältesten Aufzeichnungen, und es drohen Bußgelder je Fahrzeug oder Fahrer und je 24-Stunden-Zeitraum, siehe Fahren ohne Fahrtenschreiber: Strafen und Bußgelder und Fahrtenschreiberpflicht.

Die 28-Tage-Frist für die Fahrerkarte ist in der Praxis der Engpass – nicht die 90 Tage für den Massenspeicher. Daran entscheidet sich die Wahl des Verfahrens.

Beide Verfahren im Überblick

	Download aus kurzer Distanz	Remote Download
Übertragungsweg	WLAN auf dem Betriebsgelände	Mobilfunknetz
Auslöser	Einfahrt in den Empfangsbereich	zeitgesteuert, standortunabhängig
Fahrzeug muss zum Hof	ja	nein
Investition	Netzinfrastruktur, einmalig	Gerät je Fahrzeug
Laufende Kosten	keine Übertragungskosten	Datentarif je Fahrzeug
Datenhaltung	eigenes Netz oder Server	Server oder Cloud
Fernwartung	nicht möglich	möglich
Häufige Fehlerquelle	Fahrzeug kehrt nicht rechtzeitig zurück	Netzabdeckung

Was beide Verfahren gemeinsam haben

Drei Punkte sind bei kurzer wie großer Distanz identisch, weil beide dieselbe Downloadschnittstelle des Fahrtenschreibers nutzen.

Downloadgerät im Fahrzeug: Ohne ein geeignetes Gerät samt Verkabelung zur Downloadschnittstelle funktioniert kein automatisierter Download. Ohne ein geeignetes Gerät samt Verkabelung zur Downloadschnittstelle funktioniert kein automatisierter Download. Zur Geräteauswahl siehe Auslesegeräte für Fahrtenschreiber und Fahrerkarten.

Authentifizierte Unternehmenskarte: Der Fahrtenschreiber gibt die Daten des Massenspeichers nur gegen eine gültige Unternehmenskarte frei. Der verbreitete Satz, beim Download aus kurzer Distanz sei keine Firmenkarte nötig, ist falsch. Sie muss lediglich nicht im Fahrzeug stecken: Bei beiden Verfahren liegt sie in einem Kartenleser oder Kartenserver im Büro, und die Authentifizierung wird über die Funkverbindung durchgeleitet. Ist die Karte abgelaufen oder nicht gesteckt, schlägt der Download in beiden Fällen fehl. Siehe Unternehmerkarte.

Prüfung der Kompatibilität: Fahrtenschreibertyp, Softwareversion und Freischaltung entscheiden, ob der automatisierte Download überhaupt möglich ist. In gemischten Flotten kommen unterschiedliche Generationen zusammen, siehe Smart Tachograph. Vor dem Rollout gehört das in eine Kompatibilitätsprüfung.

Herunterladen der Fahrtenschreiberdaten aus kurzer Distanz

Beim Download aus kurzer Distanz überträgt das Fahrzeuggerät die .ddd-Dateien über ein WLAN auf dem Betriebsgelände an den Bürorechner oder einen lokalen Server. „Kurze Distanz“ bezeichnet die Reichweite des Funknetzes: Das Netz ist so eingerichtet, dass der Download automatisch startet, sobald das Fahrzeug in den Empfangsbereich einfährt. Die Downloadintervalle legt die Zentrale fest.

Vorteile des Downloads aus kurzer Distanz

• Automatischer Download bei Einfahrt in den Empfangsbereich, ohne Handgriff am Fahrzeug
• Keine laufenden Kosten für die Datenübertragung
• Daten verlassen das eigene Netz nicht, keine Auftragsverarbeitung durch Dritte erforderlich
• Einmalige Einrichtung des Netzwerks für die gesamte Flotte

Nachteile des Downloads aus kurzer Distanz

• Der Download findet nur statt, wenn das Fahrzeug zurückkehrt. Bleibt ein Fahrer länger als 28 Tage unterwegs, ist die Frist für die Fahrerkarte nicht einzuhalten.
• Störungen am Fahrzeuggerät lassen sich nicht aus der Ferne erkennen oder beheben
• WLAN-Infrastruktur muss gewartet werden, bei mehreren Standorten je Standort
• Höhere einmalige Investition in die Netzinfrastruktur

Remote Download der Fahrtenschreiberdaten

Beim Remote Download – dem Herunterladen aus großer Entfernung – überträgt das Fahrzeuggerät die Dateien über das Mobilfunknetz an einen Server oder in die Cloud. Der Fahrzeugstandort spielt keine Rolle mehr. Die Downloadintervalle werden zentral vorgegeben und können deutlich engmaschiger gesetzt werden als die gesetzliche Frist verlangt.

Vorteile des Remote Downloads

• Standortunabhängig: kein Rückkehrzwang zum Betriebshof
• Fristen sind unabhängig vom Tourenverlauf einhaltbar, auch im Fernverkehr
• Höhere Downloadfrequenz möglich, etwa wöchentlich statt vierteljährlich
• Störungen sind aus der Ferne erkennbar und meist ohne Werkstattbesuch behebbar
• Ein Verfahren für alle Standorte, keine lokale Netzinfrastruktur

Der praktische Mehrwert liegt in der Frequenz. Wer wöchentlich ausliest, erkennt Lenkzeitverstöße, bevor sie sich über die Doppelwoche fortschreiben. Bei vierteljährlichem Download liegt der Verstoß beim Erkennen schon Wochen zurück und ist nicht mehr korrigierbar. Die Auswertung übernimmt eine Analysesoftware, siehe Fahrtenschreiber auslesen.

Nachteile des Remote Downloads

• Laufende Kosten für die Datenübertragung je Fahrzeug
• Abhängigkeit von der Mobilfunkabdeckung; in Funklöchern verzögert sich der Download
• Bei Cloud-Speicherung ist die Verarbeitung nach Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeitung zu regeln, da Fahrtenschreiberdaten personenbezogen sind

Der manuelle Download als dritter Weg

Neben beiden Funkverfahren bleibt der manuelle Download per Downloadkey. Eine Person steckt das Gerät am Fahrzeug an, überträgt die Dateien und liest sie im Büro aus. In Flotten mit wenigen Fahrzeugen ist das das gängigste Verfahren, siehe Downloadkey.

Auch bei automatisierten Verfahren sollte ein manueller Weg als Rückfallebene verfügbar sein. Fällt ein Fahrzeuggerät aus, läuft die gesetzliche Frist weiter.

Der Download allein erfüllt die Pflicht nicht

Das Herunterladen ist nur der erste Schritt. Der Unternehmer muss die Daten auch auswerten und die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten überwachen; die Pflicht ergibt sich aus Art. 33 VO (EU) 165/2014 und § 2 FPersV. Ein vollständiges Archiv ohne Prüfung genügt bei einer Kontrolle nicht.

Eine Analysesoftware übernimmt drei Aufgaben, die manuell kaum leistbar sind: Sie prüft die heruntergeladenen Dateien auf Lücken im Archiv, bewertet Lenk-, Pausen- und Ruhezeiten gegen die Vorgaben der VO (EU) 561/2006 und weist Hinweise auf Manipulation aus, etwa fehlende Kartennutzung bei Fahrbewegung.

Lücken fallen sonst erst bei der Betriebskontrolle auf, zu einem Zeitpunkt, an dem der überschriebene Zeitraum nicht mehr rekonstruierbar ist. Wie die Auswertung abläuft, steht unter Fahrtenschreiber auslesen und Fahrtenschreiber Analyse.

Welche Methode ist die richtige?

Download aus kurzer Distanz eignet sich für:

• Flotten mit täglicher oder wenigstens wöchentlicher Rückkehr zum Betriebshof
• vorwiegend regionalen Einsatz mit planbaren Touren
• einen einzelnen Standort
• Betriebe, die eine einmalige Investition laufenden Kosten vorziehen
• Unternehmen, die Daten ausschließlich im eigenen Netz halten wollen

Remote Download eignet sich für:

• Fern- und internationalen Verkehr
• Fahrzeuge, die nicht planbar zum Betriebshof zurückkehren
• Flotten mit mehreren Standorten oder wechselnden Einsatzorten
• Betriebe, die eine höhere Downloadfrequenz zur Lenkzeitkontrolle wollen
• Fuhrparks, die Störungen ohne Werkstattbesuch beheben wollen

Der Entscheidungspunkt ist nicht der Preis, sondern der Rückkehrzyklus. Kehrt jedes Fahrzeug binnen 28 Tagen zuverlässig zurück, reicht der Download aus kurzer Distanz. Gibt es Fahrer, bei denen das nicht gesichert ist, führt nur der Remote Download zu fristgerechten Downloads. Mischbetrieb ist möglich: Fahrzeuge im Nahverkehr über WLAN, Fernverkehrsfahrzeuge über Mobilfunk.

Bei sehr kleinen Flotten mit zwei oder drei Fahrzeugen an einem Standort kann der manuelle Download per Downloadkey weiterhin die günstigste Lösung sein. Der Aufwand steigt jedoch linear mit der Fahrzeugzahl, während automatisierte Verfahren nach der Einrichtung unabhängig von der Flottengröße laufen. Ab etwa zehn Fahrzeugen überwiegt der Zeitaufwand des manuellen Wegs regelmäßig die Ersparnis bei der Hardware.

Was mit den heruntergeladenen Dateien geschieht – Aufbewahrung, Struktur und Auswertung – steht unter Fahrtenschreiberdaten und Fahrtenschreiberarchiv.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Download aus kurzer Distanz und Remote Download?

Der Übertragungsweg. Der Download aus kurzer Distanz nutzt ein WLAN auf dem Betriebsgelände; das Fahrzeug muss in den Empfangsbereich einfahren. Der Remote Download nutzt das Mobilfunknetz und funktioniert unabhängig vom Standort. Beide benötigen ein Downloadgerät im Fahrzeug und eine authentifizierte Unternehmenskarte.

Braucht man beim Download aus kurzer Distanz eine Unternehmenskarte?

Ja. Der Fahrtenschreiber gibt Massenspeicherdaten nur gegen eine authentifizierte Unternehmenskarte frei. Sie muss aber nicht im Fahrzeug stecken: Sie liegt in einem Kartenleser im Büro, die Authentifizierung läuft über die Funkverbindung. Das gilt für den Remote Download genauso.

Welches Verfahren ist günstiger?

Der Download aus kurzer Distanz hat höhere Einmalkosten für die Netzinfrastruktur, aber keine Übertragungskosten. Der Remote Download hat laufende Kosten je Fahrzeug. Bei kleinen Flotten an einem Standort rechnet sich meist das WLAN, bei verteilten oder Fernverkehrsflotten der Mobilfunkweg.

Reicht der Download aus kurzer Distanz für die gesetzlichen Fristen?

Nur, wenn jedes Fahrzeug innerhalb von 28 Tagen zuverlässig zum Betriebshof zurückkehrt. Das ist die Frist für die Fahrerkartendaten. Im Fernverkehr ist sie über ein stationäres WLAN in der Regel nicht sicher einzuhalten.

Ist jedes Fahrzeug fernauslesbar?

Nein. Erforderlich sind ein geeignetes Downloadgerät, die passende Verkabelung zur Downloadschnittstelle und eine Fahrtenschreiberkonfiguration, die das Verfahren unterstützt. Das ist vor der Ausrüstung je Fahrzeug zu prüfen.

Lassen sich beide Verfahren kombinieren?

Ja. In gemischten Flotten ist es üblich, Nahverkehrsfahrzeuge über WLAN und Fernverkehrsfahrzeuge über Mobilfunk auszulesen. Die Dateien laufen in derselben Auswertung zusammen.

Was passiert bei einer Störung des Downloadgeräts?

Die gesetzliche Frist läuft weiter. Beim Remote Download ist die Störung aus der Ferne erkennbar, beim WLAN-Download fällt sie oft erst beim fehlenden Datensatz auf. In beiden Fällen ist ein manueller Download per Downloadkey die Rückfallebene.

Quellen

• § 2 FPersV, Digitaler Fahrtenschreiber: https://www.gesetze-im-internet.de/fpersv/__2.html
• VO (EU) 165/2014 über Fahrtenschreiber im Straßenverkehr: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32014R0165
• Bundesamt für Logistik und Mobilität, Fahrtenschreiber und Kontrollgerätkarten: https://www.balm.bund.de/

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