aktualisiert am 01.07.2026
Wenn Sie verpflichtet sind, einen Fahrtenschreiber zu verwenden, ist eine zweite wichtige Verpflichtung damit verbunden. Sie müssen alle Daten des Fahrtenschreibers regelmäßig auslesen, archivieren und auf mögliche Verstöße prüfen.
Der Zweck der Aufzeichnung besteht darin, die Lenk- und Ruhedaten sowohl für den Transportunternehmer als auch für Kontrollbehörden jederzeit nachvollziehbar und abrufbar zu machen.
Auslesen bedeutet, dass die Daten kopiert oder heruntergeladen und auf einem Server oder einem Computer gespeichert werden, der sich am Standort des Arbeitgebers oder des Kunden befindet, für den eine Verpflichtung zum Fahrtenschreiber besteht.
Lesegeräte in der Übersicht
Seit August 2023 ist der Smart Tachograph Version 2 (Smart Tacho 2) für alle neu zugelassenen Fahrzeuge über 3,5 Tonnen verpflichtend. Fahrzeuge mit dem Vorgängermodell (Smart Tacho 1, Pflicht ab 15. Juni 2019) mussten im grenzüberschreitenden Verkehr bis zum 18. August 2025 nachrüsten. Ab dem 1. Juli 2026 gilt die Tachographenpflicht zusätzlich für Fahrzeuge zwischen 2,5 und 3,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Einsatz – auch diese benötigen einen Smart Tacho 2. Die rechtliche Grundlage bildet die EU-Verordnung Nr. 165/2014, ergänzt durch die Verordnung (EU) 2020/1054 (Mobilitätspaket I).
Der Smart Tacho 2 bietet gegenüber seinem Vorgänger erweiterte Funktionen: automatische Grenzerfassung per GNSS, DSRC-Fernauslesung durch Behörden während der Vorbeifahrt sowie verbesserte Manipulationssicherheit durch OSNMA-Authentifizierung des GPS-Signals.
Wichtig für das Auslesen: Ältere Download-Keys sind mit dem Smart Tacho 2 in der Regel nicht kompatibel. Prüfen Sie vor dem Einsatz, ob Ihre Auslesegeräte und Software die neue Generation vollständig unterstützen. Eine Übersicht über die Arten der Auslesegeräte für Fahrtenschreiber und Fahrerkarten:
| Art des Lesegeräts | ||
|---|---|---|
| Downloadkey | Fahrtenschreiber | Manuell |
| Chipkartenlesegerät | Fahrerkarte | Manuell |
| Downloadterminal | Fahrerkarte | Manuell |
| Black Box (Remote Tacho Download) | Fahrtenschreiber und Fahrerkarte | Automatisch |
Hinweis zur Mitführpflicht seit 31. Dezember 2024: Fahrer müssen bei Straßenkontrollen lückenlose Tätigkeitsnachweise für den aktuellen und die vorausgehenden 56 Kalendertage vorlegen können (bisher 28 Tage). Dies gilt unabhängig davon, ob die Fahrten national oder grenzüberschreitend erfolgten. Die Auslesefrist der Fahrerkarte durch den Unternehmer bleibt weiterhin bei 28 Tagen und ändert sich durch diese Neuregelung nicht.
Die Tachographenpflicht
Die auf dem Tachographen gespeicherten Daten (Massenspeicher) müssen mindestens alle 90 Tage ausgelesen werden. Die auf der Fahrerkarte gespeicherten Daten müssen in Europa mindestens alle 28 Tage ausgelesen werden. In Irland gilt eine Frist von 21 Tagen.
Die Strafe für das nicht rechtzeitige Auslesen und Übermitteln der registrierten Daten an den Sitz des Arbeitgebers beträgt bis zu 750 Euro je 24-Stunden-Zeitraum. Bei fehlenden Archivdaten kann die Geldbuße bis zu 500 Euro pro Verstoß betragen.
Vier Arten von Auslesegeräten für Fahrtenschreiber
Jeder Fahrtenschreiberhersteller verfügt über eigene Lesegeräte, wie einen Downloadkey oder ein Downloadterminal zum manuellen Auslesen des Fahrtenschreibers und der Fahrerkarten. Erkundigen Sie sich bei einem entsprechenden Hersteller, welche unterschiedliche Optionen möglich sind.
1: Der Downloadkey
Ein Downloadkey ist ein Gerät, mit dem Sie die Daten des internen Fahrtenschreiberspeichers und der Fahrerkarten eines digitalen Fahrtenschreibers manuell herunterladen und archivieren können. Von diesem Key aus können die Daten via USB direkt auf einem Computer oder auf einer integrierten SD-Karte gespeichert werden. Lesen Sie mehr über den Downloadkey.
2: Das Chipkartenlesegerät
Das Chipkartenlesegerät ist oft integrierter Teil eines Downloadkeys oder eines anderen Geräts, mit dem die Kartendaten ausgelesen werden können.
3: Die Black Box
Die Black Box ist eine Art Kommunikationsmodem, das im Fahrzeug eingebaut und mit dem Fahrtenschreiber verbunden ist. Abhängig von der technischen Ausführung kann die Black Box alle Standort- und Bewegungsinformationen des Fahrzeugs sowie Informationen zur Motorsteuerung auslesen und speichern. Eine vollwertige Black Box mit GPS- und GPRS-Technologie kann an einen Fahrtenschreiber und ein FMS angeschlossen werden. Über eine SIM-Karte wird eine Echtzeit-Datenverbindung aufgebaut, die dem Flottenmanagement online den Zugriff auf alle Informationen einer Telematikplattform ermöglicht.
Remote Tacho Download
Der Remote Tacho Download von FleetGO bietet die Möglichkeit, die Auslesepflicht für einen ganzen Fuhrpark aus der Ferne automatisch zu erfüllen. Neben der Sicherheit der automatischen Speicherung besteht auch die Möglichkeit der Datenanalyse. Wichtig ist, dass die Überwachungspflicht damit täglich einfach erfüllt werden kann.
4: Der Downloadterminal
Ein Downloadterminal ist ein mobiles Gerät zum manuellen Auslesen von Fahrtenschreiber und Fahrerkarte. Ein derartiges Terminal arbeitet mit einem integrierten Kartenlesegerät für die Fahrerkarte und einem separaten Ausleseschlüssel für den Fahrtenschreiber. Von diesem Terminal aus können die Daten über LAN oder USB auf einen PC oder in eine Cloud transportiert werden.Das Downloadterminal kann beispielsweise in einer Fahrerkabine platziert oder mobil auf dem Gelände eines Transportunternehmens verwendet werden.
Zwei Möglichkeiten, den Fahrtenschreiber drahtlos auszulesen
Um alle Fahrtenschreiberdaten rechtzeitig und automatisch auszulesen ist die Fernauslesung eine effektive Methode; manuelles Auslesen wird vermieden und auf Abweichungen kann sofort reagiert werden. Es gibt zwei Möglichkeiten für den Download aus der Ferne. Ein moderner Bordcomputer kann die Daten lesen und versenden oder sie werden über eine eingebaute Black Box in Echtzeit über GPRS und die Cloud bereitgestellt.
1: Ein Download über WLAN
Eine Möglichkeit, den Fahrtenschreiber aus der Ferne auszulesen, ist über WLAN gegeben. Die Problematik des Auslesens auf Basis einer WLAN-Verbindung ist, dass diese ortsabhängig eine maximale Sicherheit des WiFi-Netzwerks selbst bieten muss.
2: Remote Tacho Download
Mit Remote Tacho Download muss ein Transportunternehmer die .ddd-Dateien nie wieder manuell von Fahrzeugen oder Fahrerkarten herunterladen. Alle Dateien werden automatisch heruntergeladen, egal wo sich die Fahrzeuge oder Fahrer befinden. Alle verschlüsselten Dateien einschließlich der Archivierung werden drahtlos an einen sicheren Dateispeicher in der Cloud gesendet.
Die Verantwortung für das Herunterladen von Fahrtenschreiber- und Fahrerdaten
Die Pflicht zum Auslesen liegt normalerweise beim Transportunternehmer. Auch bei gemieteten Fahrzeugen liegt sie beim Vermieter. Die Voranmeldung des digitalen Tachografen mit der Unternehmenskarte sowie die Verriegelung durch den Fahrer ist in diesem Fall entscheidend, da die spätere Wiederherstellung nicht immer (gut) möglich ist. Es gibt auch Bußgelder für das nicht korrekte An- und Abmelden.
Herstellerbedingte Unterschiede beim Auslesen von Fahrtenschreibern: VDO Siemens, Stoneridge, Intellic
Für das Auslesen digitaler Fahrtenschreiber der beiden größten Hersteller VDO und Stoneridge gibt es Lösungen mehrerer Anbieter. Die mit Abstand effizienteste (und markenunabhängige) Lösung für das Auslesen ist der Remote Tacho Download von FleetGO. Hierfür ist im Fahrzeug eine Telematik-Box eingebaut, die mit allen möglichen Anschlüssen und der entsprechenden Firmware ausgestattet ist, sodass alle Fahrtenschreiberdaten aus der Ferne vollautomatisch heruntergeladen werden können. Die Lösung beinhaltet das Hosting der (zweiten) Firmenkarte und das Abonnement für die Datenverbindung hat keine Kündigungsfrist.
WICHTIG: Dies ist nur eine kurze Anleitung ohne rechtliche Verbindlichkeit. Rechtliche Verpflichtungen ergeben sich für Betreiber gewerblicher Fuhrparks u. a. aus der Verordnung https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2006/561/oj?locale=de, sowie aus nationalen Vorschriften und Gesetzen.
Disclaimer:
Die kostenlosen und frei zugänglichen Inhalte dieser Webseite wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Der Anbieter dieser Webseite übernimmt jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit und Aktualität der bereitgestellten kostenlosen und frei zugänglichen journalistischen Ratgeber und Nachrichten.
Diese Website enthält Verknüpfungen zu Websites Dritter („externe Links“). Diese Websites unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber. Der Anbieter hat keinerlei Einfluss auf die aktuelle und zukünftige Gestaltung und auf die Inhalte der verknüpften Seiten. Das Setzen von externen Links bedeutet nicht, dass sich der Anbieter die hinter dem Verweis oder Link liegenden Inhalte zu eigen macht.
vollständiger Disclaimer