aktualisiert am 21.08.2026
Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist die Einzelvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über ein konkretes Firmenfahrzeug. Er regelt Umfang der Nutzung, Kostentragung, Haftung und Rückgabe. Von der Car Policy unterscheidet er sich in der Reichweite: Die Car Policy legt die allgemeinen Rahmenbedingungen für alle Berechtigten fest, der Überlassungsvertrag die individuellen Bedingungen für ein Fahrzeug und eine Person.
Eine Schriftform ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, praktisch aber unverzichtbar. Ohne schriftliche Regelung kann bereits die geduldete Praxis eine Privatnutzungserlaubnis begründen – mit steuerlichen und arbeitsrechtlichen Folgen, die der Arbeitgeber nicht beabsichtigt hat.
Die zentrale rechtliche Einordnung
Wird ein Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen, ist dieser Vorteil ein Sachbezug nach § 107 Abs. 2 GewO und damit Bestandteil des Arbeitsentgelts. Aus dieser Einordnung folgen drei Konsequenzen, die den gesamten Vertrag prägen:
- Die Privatnutzung besteht so lange, wie der Arbeitgeber Vergütung schuldet – also auch in Urlaub, bei Kurzerkrankung mit Entgeltfortzahlung, im Mutterschutz und bei bezahlter Freistellung.
- Ein einseitiger Entzug ist rechtlich eine Gehaltskürzung und nur auf Grundlage eines wirksamen Widerrufsvorbehalts möglich.
- Ein unberechtigter Entzug begründet Schadensersatz in Form einer Nutzungsausfallentschädigung, bemessen regelmäßig am steuerlichen Nutzungswert.
Ein Fahrzeug ohne Privatnutzungserlaubnis – ein reines Poolfahrzeug – ist demgegenüber Betriebsmittel. Es kann jederzeit zurückgefordert werden und löst keinen geldwerten Vorteil aus, solange die Privatnutzung dokumentiert ausgeschlossen und die Einhaltung kontrolliert wird.
Pflichtinhalte im Überblick
| Regelungsbereich | Was konkret hineingehört |
|---|---|
| Vertragsgegenstand | Fahrzeug, Modell, Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Ausstattung, Übergabedatum |
| Nutzungsumfang | dienstliche Nutzung, Privatnutzung ja oder nein, Fahrten Wohnung–erste Tätigkeitsstätte |
| Berechtigte Fahrer | Arbeitnehmer allein, Ehe- oder Lebenspartner, volljährige Kinder, Dritte |
| Auslandsfahrten | erlaubt, untersagt oder auf bestimmte Länder begrenzt; Versicherungsschutz und Leasingvorgaben beachten |
| Versteuerung | Bewertungsmethode, Bruttolistenpreis, Pendelstrecke, Mitwirkungspflichten bei der Abrechnung |
| Kostentragung | Kraftstoff oder Ladestrom, Kfz-Steuer, Versicherung, Wartung, Reifen, Reinigung, Bußgelder |
| Pflichten des Nutzers | Prüfung von Betriebssicherheit und Verkehrssicherheit, Wartungstermine, Hauptuntersuchung, Reifenwechsel, Meldepflichten |
| Führerschein | Nachweis, Kontrolle, unverzügliche Meldung von Entzug oder Fahrverbot |
| Schäden und Unfälle | Meldewege, Unfallaufnahme, Selbstbeteiligung, Haftungsverteilung |
| Widerruf | Widerrufsgründe, Wirksamkeitszeitpunkt |
| Rückgabe | Zeitpunkt, Zustand, Rückgabeprotokoll, Zubehör und Schlüssel |
| Telematik | eingesetzte Systeme, Zweck, Datenumfang, Rechtsgrundlage |
Steuerliche Bewertung: das ist zu regeln
Die Bewertung des geldwerten Vorteils richtet sich nach § 8 Abs. 2 EStG in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Zwei Methoden stehen zur Wahl: die pauschale Bewertung oder der Einzelnachweis über ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Die Wahl gilt für ein Fahrzeug einheitlich für das gesamte Kalenderjahr.
Pauschale Bewertung, monatlich vom Bruttolistenpreis:
| Fahrzeugtyp | Satz für die Privatnutzung |
|---|---|
| Verbrenner | 1,0 % |
| Plug-in-Hybrid mit CO₂-Ausstoß bis 50 g/km oder elektrischer Reichweite ab 80 km (Erstzulassung ab 2025) | 0,5 % |
| Reines Elektrofahrzeug mit Bruttolistenpreis über 100.000 € | 0,5 % |
| Reines Elektrofahrzeug mit Bruttolistenpreis bis 100.000 € | 0,25 % |
Die Grenze für die Viertelung wurde zum 01.07.2025 von 70.000 Euro auf 100.000 Euro angehoben. Sie ist eine harte Schwelle: Ab einem Euro darüber gilt der doppelte Satz.
Hinzu kommt der Pendelanteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und Monat. Alternativ lässt sich tagesweise mit 0,002 Prozent je tatsächlichem Fahrtag abrechnen, was bei weniger als 15 Präsenztagen im Monat günstiger ist. Bei begünstigten Elektrofahrzeugen wird auch dieser Anteil auf der geviertelten Bemessungsgrundlage berechnet – ein häufiger Rechenfehler.
Maßgeblich ist der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung einschließlich Umsatzsteuer und werksseitiger Sonderausstattung. Rabatte, Herstellerboni und Überführungskosten bleiben außer Betracht.
Der Vertrag sollte die gewählte Methode benennen, die Mitwirkungspflichten des Arbeitnehmers festlegen und bei der Fahrtenbuchmethode regeln, in welcher Form und Frist die Aufzeichnungen vorzulegen sind. Welche Anforderungen dabei gelten, ist unter Fahrtenbuch für das Finanzamt und Firmenwagen versteuern dargestellt; die praktische Umsetzung erfolgt über ein digitales Fahrtenbuch.
Widerruf der Privatnutzung
Die praktisch konfliktträchtigste Klausel. Ohne Widerrufsvorbehalt ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Privatnutzung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses zu ermöglichen – auch während einer Freistellung nach Kündigung.
Ein Widerrufsvorbehalt ist zulässig, unterliegt aber zwei Prüfungen:
- Inhaltskontrolle nach § 308 Nr. 4 BGB. Die Klausel muss transparent sein und die Widerrufsgründe zumindest der Richtung nach benennen, etwa vertragswidrige Nutzung, berechtigte Freistellung nach Kündigung oder Arbeitsverhinderung über sechs Wochen. Pauschale Klauseln ohne Grundangabe sind unwirksam. Der entfallende geldwerte Vorteil sollte deutlich unter einem Viertel des regelmäßigen Verdienstes liegen.
- Ausübungskontrolle nach § 315 Abs. 1 BGB. Der konkrete Widerruf muss billigem Ermessen entsprechen.
Das Bundesarbeitsgericht hat am 12.02.2025 (5 AZR 171/24) entschieden, dass ein Widerruf im Regelfall nur zum Monatsende billigem Ermessen entspricht. Begründung: Der geldwerte Vorteil wird nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG monatsweise und nicht kalendertäglich angesetzt. Wer das Fahrzeug am 24. eines Monats abgibt, versteuert den vollen Monat. Für die Resttage besteht ein Anspruch auf Nutzungsausfallentschädigung. Eine Ausnahme gilt bei außerordentlicher Kündigung.
Für die Praxis heißt das: Rückforderung zum Monatsletzten planen, die Interessenabwägung dokumentieren und die Widerrufsgründe im Vertrag getrennt nach Fallgruppen aufführen. Eine Auslauffrist muss nicht in der Klausel stehen, ist aber bei der Ausübung zu beachten.
Kostentragung und Zuzahlungen
Zu regeln sind mindestens: Kraftstoff oder Ladestrom, Kfz-Steuer, Versicherungsprämien, Wartung und Reparaturen, Reifen und Einlagerung, Hauptuntersuchung nach § 29 StVZO, Reinigung, Maut- und Parkgebühren sowie Verwarnungs- und Bußgelder.
Vom Arbeitnehmer getragene Kosten mindern den geldwerten Vorteil nicht automatisch. Eine Minderung setzt eine entsprechende Vereinbarung und den Nachweis der übernommenen Beträge voraus. Pauschale Nutzungsentgelte und einzeln getragene Kosten sind unterschiedlich zu behandeln – die Regelung gehört in den Vertrag, nicht in die Lohnabrechnung im Nachhinein.
Bei Ausgabe einer Tankkarte ist festzulegen, welche Leistungen abgerechnet werden dürfen und was bei Verlust oder Missbrauch gilt. Bei Elektrofahrzeugen ist zusätzlich zu klären, wie das Laden zu Hause erstattet wird und welcher Nachweis dafür erforderlich ist.
Haftung bei Schäden
Hier bestehen die engsten Grenzen der Vertragsgestaltung. Es gilt der arbeitsrechtliche Haftungsmaßstab nach Verschuldensgrad:
| Verschuldensgrad | Haftung des Arbeitnehmers |
|---|---|
| leichteste Fahrlässigkeit | keine |
| mittlere Fahrlässigkeit | anteilig nach Abwägung von Verdienst, Schadenshöhe und Gefährlichkeit der Tätigkeit |
| grobe Fahrlässigkeit | grundsätzlich voll, im Einzelfall begrenzbar |
| Vorsatz | voll |
Vertragsklauseln, die dem Arbeitnehmer weitergehend Schäden aufbürden, sind unwirksam. Zulässig ist die Vereinbarung einer Beteiligung an der Selbstbeteiligung der Kaskoversicherung in angemessener Höhe.
Zu regeln sind daneben: welche Kaskodeckung besteht, wie hoch die Selbstbeteiligung ist, wer sie bei dienstlichen und bei privaten Fahrten trägt, ob bei Fahrten unter Alkoholeinfluss oder bei Nutzung durch Unberechtigte die volle Haftung greift, und wie Unfälle zu melden und aufzunehmen sind. Ein strukturiertes Fahrzeugübergabeprotokoll sichert den Zustand bei Übergabe und Rückgabe ab.
Verkehrssicherheit, Führerschein und Unterweisung
Der Arbeitgeber bleibt Halter und trägt die Halterpflichten. Aus § 31 Abs. 2 StVZO und § 35 DGUV Vorschrift 70 folgt, dass er sich vom Vorliegen der Fahrerlaubnis überzeugen und die Nutzung eines betriebssicheren Fahrzeugs sicherstellen muss. § 21 StVG ist die Strafnorm dazu: Wer das Fahren ohne Fahrerlaubnis zulässt, macht sich strafbar. Die Kontrollpflicht selbst ergibt sich nicht aus dieser Vorschrift.
In den Vertrag gehören daher:
- Verpflichtung zur Vorlage des Führerscheins zur Führerscheinkontrolle in festgelegtem Intervall, üblich sind zwei Kontrollen im Jahr
- unverzügliche Meldepflicht bei Entzug der Fahrerlaubnis, Fahrverbot oder Beschlagnahme
- Teilnahme an der jährlichen Fahrerunterweisung nach § 4 DGUV Vorschrift 1
- Pflicht zur Sichtprüfung vor Fahrtantritt und zur Meldung von Mängeln
- Beachtung der Winterreifenpflicht nach § 2 Abs. 3a StVO
- absolutes Alkohol- und Drogenverbot bei Nutzung des Fahrzeugs
Telematik, Datenschutz und Mitbestimmung
Wird im Fahrzeug ein Ortungs- oder Telematiksystem eingesetzt, ist das im Überlassungsvertrag offenzulegen: welches System, welche Daten, zu welchem Zweck, wie lange gespeichert, wer Zugriff hat. Erforderlich sind Zweckbindung und Rechtsgrundlage nach der Datenschutz-Grundverordnung sowie ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis.
Bei Fahrzeugen mit Privatnutzung ist eine durchgehende Ortung regelmäßig unzulässig. Praktikabel ist eine Privatfahrtenschaltung, die Positionsdaten während privater Fahrten unterdrückt – Funktion und Bedienung gehören in den Vertrag.
Systeme, die Verhalten oder Leistung erfassen können, unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ebenso mitbestimmungspflichtig sind Auswahlrichtlinien und allgemeine Regelungen zur Fahrzeugvergabe. Die technische Umsetzung erfolgt über GPS-Ortung und ein System zur Fahrzeugverwaltung.
Leasing, Rückgabe und Fristen
Bei Leasingfahrzeugen sind die Vorgaben des Leasingvertrags durchzureichen: Kilometerbegrenzung und Folgen bei Über- oder Unterschreitung, Vorgaben zu Wartung in Vertragswerkstätten, Zulässigkeit von Umbauten und Folierungen, zulässige Auslandsfahrten und der geforderte Rückgabezustand. Andernfalls trägt der Arbeitgeber Minderwertausgleich und Mehrkilometer allein.
Für die Rückgabe sind Zeitpunkt, Ort, Zustand und Umfang festzulegen: Schlüssel, Fahrzeugpapiere, Ladekabel, Winter- oder Sommerräder, Tankstand oder Ladestand. Ein Rückgabeprotokoll mit Fotodokumentation verhindert Streit über Schäden. Die Fristen für Hauptuntersuchung und Wartung sind über eine Terminverwaltung zu führen; die Intervalle sind unter Inspektionsintervalle dargestellt.
FAQ
Was ist ein Dienstwagenüberlassungsvertrag?
Die Einzelvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über ein bestimmtes Firmenfahrzeug. Sie regelt Nutzungsumfang, Kostentragung, Haftung, Widerruf und Rückgabe.
Was unterscheidet ihn von der Car Policy?
Die Car Policy legt die allgemeinen Rahmenbedingungen für alle Berechtigten fest, der Überlassungsvertrag die individuellen Bedingungen für ein konkretes Fahrzeug und eine konkrete Person.
Muss der Vertrag schriftlich geschlossen werden?
Eine Schriftform ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ohne schriftliche Regelung kann jedoch bereits die geduldete Nutzung eine Privatnutzungserlaubnis begründen.
Ist die Privatnutzung Teil des Gehalts?
Ja. Sie ist ein Sachbezug nach § 107 Abs. 2 GewO und damit Bestandteil des Arbeitsentgelts. Ein einseitiger Entzug ist rechtlich eine Gehaltskürzung.
Kann der Arbeitgeber die Privatnutzung entziehen?
Nur auf Grundlage eines wirksamen Widerrufsvorbehalts nach § 308 Nr. 4 BGB. Die Klausel muss die Widerrufsgründe transparent benennen; die Ausübung muss billigem Ermessen entsprechen.
Wann wird ein Widerruf wirksam?
Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 12.02.2025 (5 AZR 171/24) im Regelfall nur zum Monatsende, weil der geldwerte Vorteil monatsweise versteuert wird. Für Resttage besteht Anspruch auf Nutzungsausfallentschädigung.
Besteht die Privatnutzung bei Krankheit und Elternzeit weiter?
Solange Vergütung geschuldet ist – also bei Entgeltfortzahlung, Urlaub, Mutterschutz und bezahlter Freistellung. Für längere Arbeitsverhinderung wird typischerweise eine Widerrufsklausel ab sechs Wochen vereinbart.
Wie hoch ist der geldwerte Vorteil?
Monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises beim Verbrenner, 0,5 Prozent bei begünstigten Plug-in-Hybriden und bei Elektrofahrzeugen über 100.000 Euro, 0,25 Prozent bei reinen Elektrofahrzeugen bis 100.000 Euro. Hinzu kommen 0,03 Prozent je Entfernungskilometer für den Arbeitsweg.
Seit wann gilt die Grenze von 100.000 Euro?
Seit dem 01.07.2025. Zuvor lag die Schwelle für die 0,25-Prozent-Regelung bei 70.000 Euro.
Wer haftet bei einem Unfall?
Es gilt der arbeitsrechtliche Haftungsmaßstab: keine Haftung bei leichtester Fahrlässigkeit, anteilige Haftung bei mittlerer, grundsätzlich volle Haftung bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz. Abweichende Klauseln zulasten des Arbeitnehmers sind unwirksam.
Dürfen Familienangehörige den Dienstwagen fahren?
Nur wenn der Vertrag es erlaubt. Üblich ist die Freigabe für Ehe- oder Lebenspartner und volljährige Kinder. Ohne Erlaubnis liegt eine Vertragsverletzung mit Haftungsfolgen vor.
Sind Auslandsfahrten erlaubt?
Nur nach vertraglicher Regelung. Zu prüfen sind Versicherungsschutz und die Vorgaben des Leasingvertrags. Eine Begrenzung auf EU-Staaten ist üblich.
Ist ein Ortungssystem im Dienstwagen zulässig?
Nur mit klarer Zweckbindung, Rechtsgrundlage nach DSGVO und Information des Nutzers. Bei erlaubter Privatnutzung ist eine durchgehende Ortung regelmäßig unzulässig; erforderlich ist eine Privatfahrtenschaltung.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Bei Systemen, die Verhalten oder Leistung erfassen können, greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Auch Vergaberichtlinien und allgemeine Regelungen zur Fahrzeugüberlassung sind mitbestimmungspflichtig.
Wer trägt Bußgelder?
Das ist zu regeln. Der Halter erhält den Bescheid, im Innenverhältnis trägt die Kosten regelmäßig der Fahrer. Eine ausdrückliche Klausel vermeidet Streit.
Quellen
- § 8 EStG – Bewertung von Sachbezügen und geldwertem Vorteil: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__8.html
- § 6 EStG – Bewertung der privaten Kfz-Nutzung, Sätze für Elektro- und Hybridfahrzeuge: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__6.html
- § 107 GewO – Berechnung und Zahlung des Arbeitsentgelts, Sachbezug: https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__107.html
- § 308 BGB – Klauselverbote mit Wertungsmöglichkeit, Grundlage der Prüfung von Widerrufsvorbehalten: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__308.html
- DGUV Vorschrift 70 – Fahrzeuge, Pflichten von Unternehmer und Fahrpersonal: https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/1125
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