Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer

aktualisiert am 30.09.2025

Arbeitgeber haben die Option, den Mitarbeitern einen Zuschuss zu den täglichen Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz zu zahlen. Dies wird als Fahrtkostenzuschuss bezeichnet. In einigen Fällen ist ein solcher Fahrtkostenzuschuss auch steuerfrei.

Inhaltsverzeichnis

« Zurück zum Glossar

Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?

Ein Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers zur Entlastung beim Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Ein Rechtsanspruch besteht grundsätzlich nicht. Die Höhe orientiert sich an Entfernung (einfacher Weg) und Arbeitstagen; der Zuschuss wird daher individuell kalkuliert.

Wie wird der Fahrtkostenzuschuss berechnet?

Orientierung ist die Entfernungspauschale: aktuell 0,30 € je Entfernungskilometer (einfacher Weg) für die ersten 20 km und darüber hinaus erhöht (vereinfachend hier 0,30 €). Formel-Beispiel:

Entfernung (km, einfach) × Arbeitstage × 0,30 €

Beispiel: 23 km × 20 Tage × 0,30 € = 138 €.

In der Praxis kann mit den tatsächlichen Arbeitstagen gerechnet werden. Zulässig ist außerdem eine Vereinfachungsregel von 15 Arbeitstagen/Monat (ohne Einzelnachweis). Wer präziser sein will, nutzt Zeiterfassung/Anwesenheitslisten.

Pauschalisierung der Arbeitstage

In den Lohnsteuerrichtlinien ist bei der Berechnung des Fahrtkostenzuschusses eine Möglichkeit zur Vereinfachung implementiert. So dürfen Arbeitgeber jeden Monat mit 15 Tagen rechnen, ohne nachzuweisen oder zu kontrollieren, ob in diesem Monat die 15 Arbeitstage erreicht wurden. In der Praxis führt dies jedoch meist dazu, dass der Fahrtkostenzuschuss nicht für alle Arbeitstage ausgezahlt wird, da das Jahr bei dieser Rechnung nur mit 180 Arbeitstagen pauschalisiert ist. Praktischer und ebenso einfach ist es, ein System für die automatische Zeiterfassung zu implementieren. Viele Unternehmen nutzen dies mithilfe von Chipkarten. Dann lässt sich einfach erfassen und kontrollieren, an welchen Tagen im Monat der Mitarbeitende tatsächlich auf der Arbeit war.

Wann ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?

Gänzlich steuerfrei ist der Fahrtkostenzuschuss nur in bestimmten Fällen. Hier sind vor allem die Verdienstgrenzen, die Strecke und die Art der Beschäftigung entscheidend. Somit ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei, wenn der Mitarbeitende geringfügig beschäftigt ist oder es sich um Auszubildende handelt. Eine weitere, spezielle Situation, in der der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist, ist bei beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten. Ist dann eine doppelte Haushaltsführung des Arbeitnehmers erforderlich, kann der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss steuerfrei auszahlen. Unter folgenden Voraussetzungen ist ein Fahrtkostenzuschuss steuerfrei:

bei Fahrten zwischen der Wohnung und der Hauptarbeitsstätte
für geringfügig Beschäftigte sowie Auszubildende
wenn die berufliche Tätigkeit eine doppelte Haushaltsführung erforderlich macht
Strecken zu Sammelpunkten von Fahrgemeinschaften
betriebliche Fahrten nach § 9 Abs. 1 Nr. 4a Satz 3 EStG
bei Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 50 Euro im Monat

Fahrtkostenzuschuss bei Minijobs und Auszubildenden

Bei den sogenannten Minijobs liegt die monatliche Verdienstgrenze bei 520 Euro. Überschreitet der monatliche Verdienst diese Grenze, zählt dies nicht mehr als geringfügige Beschäftigung. Dann müssen Steuern und vor allem Sozialabgaben auf den Verdienst gezahlt werden. Da der Fahrtkostenzuschuss nicht zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Lohn zählt, ist dies eine Möglichkeit, die Verdienstgrenze des Minijobs zu überschreiten.

Ähnliches gilt bei Auszubildenden. Bei ihnen ist der Verdienst oft über Tarifverträge geregelt. Der Fahrtkostenzuschuss zählt hingegen nicht zu dieser Vereinbarung. Somit kann der Arbeitgeber freiwillig einen Zuschuss zu den Fahrtkosten zahlen. Auch dieser Fahrtkostenzuschuss ist dann steuerfrei.

Jobtickets als Option für einen steuerfreien Fahrtkostenzuschuss

Nutzen Mitarbeiter öffentliche Verkehrsmittel, um zur Arbeit zu gelangen, gibt es eine weitere Möglichkeit, einen Fahrtkostenzuschuss steuerfrei zu gewähren. Das gelingt mit den Jobtickets. Dabei bezahlt der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden eine Monats- oder Jahresfahrkarte für die öffentlichen Verkehrsmittel oder bezuschusst die Kosten für eine solche Karte. Steuerfrei ist ein solcher Zuschuss jedoch nur, wenn der monatliche Freibetrag von 50 Euro nicht überschritten wird. Aus diesem Grund ist ein auf 50 Euro begrenzter Zuschuss oft sinnvoller, als die gesamten Kosten zu übernehmen, wenn diese knapp über 50 Euro liegen. Zu den Jobtickets zählen auch Ermäßigungskarten wie die Bahncard 25.

Lohnabrechnung und Abgaben

Bei Pauschalversteuerung (15 % bzw. 25 %) führt der Arbeitgeber zusätzlich SolZ und ggf. Kirchensteuer ab. Der Zuschuss wird auf der Lohnabrechnung ausgewiesen; der Arbeitnehmer erhält den vollen Nettobetrag.

Zusammenspiel mit der Pendlerpauschale

15 %-pauschal besteuerte Zuschüsse (Wohnung–erste Tätigkeitsstätte) kürzen die Entfernungspauschale in der ESt-Erklärung.
25 %-pauschal besteuerte Jobtickets kürzen nicht.
Steuerfreie Jobtickets kürzen die Entfernungspauschale.

Wann lohnt es sich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, einen Fahrtkostenzuschuss auszuhandeln?

Minijob: Attraktiv, weil pauschal versteuerte Zuschüsse nicht die 520-€-Grenze sprengen und SV-frei sind.
Gehaltsverhandlung: Zuschuss statt Bruttoerhöhung kann netto vorteilhafter sein (insb. 15 %-Pauschalierung oder 25 % Jobticket).
Pendler mit langer Strecke: Rechenvergleich lohnt – je nach Option (15 % vs. 25 % Jobticket) und Auswirkung auf die Entfernungspauschale.

Grundsätzlich ist der Fahrtkostenzuschuss eine Möglichkeit für Arbeitgeber, die eigenen Mitarbeitenden bei den Kosten der täglichen Fahrt zur Arbeit zu unterstützen. Weitere Möglichkeiten dafür wären auch ein Elektroauto als Firmenwagen, Corporate Carsharing oder ein Dienstwagenüberlassungsvertrag.

Es gibt jedoch einige Situationen, in denen ein solcher Zuschuss sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber von Vorteil ist. Eine solche Option ergibt sich bei geringfügig Beschäftigten. Hier legt der Gesetzgeber eine feste Obergrenze für die Entlohnung fest, die seit dem 1. Oktober 2022 bei 520 Euro liegt. Ein höherer Lohn ist nicht möglich, ansonsten unterliegt der gesamte Verdienst der Lohnsteuer und ist sozialversicherungspflichtig. Durch den steuerfreien Fahrtkostenzuschuss steigt faktisch der Verdienst des geringfügig Beschäftigten, da er die Kosten für die Fahrt ansonsten selbst tragen müsste. Somit steigt die Attraktivität eines solchen Minijobs.

Eine weitere Situation, in der ein Fahrtkostenzuschuss eine positive Wirkung hat, sind individuelle Gehaltsverhandlungen. Eine der beiden Parteien kann den Fahrtkostenzuschuss anstelle einer Lohnerhöhung vorschlagen. Durch die steuerliche Behandlung profitieren beide Seiten von dem Zuschuss. Effektiv steigt der Verdienst, die steuerliche Belastung fällt hingegen geringer aus.

Hinweis zur „Berechnung nach Verkehrsmittel“

Die Entfernungspauschale knüpft nicht ans Verkehrsmittel an; sie gilt verkehrsmittelunabhängig (Auto, ÖPNV, Fahrrad, zu Fuß). Entscheidend ist die Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte und die Arbeitstage. Schätzungen der tatsächlichen Aufwendungen bei anderen Verkehrsmitteln sind für die Entfernungspauschale nicht erforderlich. Für Reisekosten (Auswärtstätigkeit) gelten eigene Regeln.

GPS-Ortung für modernes Flottenmanagement

FleetGO hilft Unternehmen, Mobilität transparent und regelkonform zu organisieren: Mit GPS-Ortung, elektronischem Fahrtenbuch, Fahrtenschreiber-Analyse und App zur Abfahrtskontrollen behalten Fuhrparkverantwortliche Routen, Nachweise und Compliance im Blick. Das erleichtert Dokumentation und Prüfprozesse – und reduziert Verwaltungsaufwand wie auch steuerliche Rückfragen.

Quellen:

Disclaimer:
Die kostenlosen und frei zugänglichen Inhalte dieser Webseite wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Der Anbieter dieser Webseite übernimmt jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit und Aktualität der bereitgestellten kostenlosen und frei zugänglichen journalistischen Ratgeber und Nachrichten.

Diese Website enthält Verknüpfungen zu Websites Dritter („externe Links“). Diese Websites unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber. Der Anbieter hat keinerlei Einfluss auf die aktuelle und zukünftige Gestaltung und auf die Inhalte der verknüpften Seiten. Das Setzen von externen Links bedeutet nicht, dass sich der Anbieter die hinter dem Verweis oder Link liegenden Inhalte zu eigen macht.
vollständiger Disclaimer