aktualisiert am 30.10.2026
Ein Fahrtenschreiber (Tachograph) ist ein Kontrollgerät, das Lenkzeiten, Pausen, Ruhezeiten, Geschwindigkeit und Wegstrecke eines Fahrzeugs aufzeichnet. Er ist grundsätzlich für Fahrzeuge und Fahrzeugkombinationen mit mehr als 3,5 t zulässiger Gesamtmasse im Güterverkehr vorgeschrieben. Das Gleiche gilt für Fahrzeuge zur Beförderung von mehr als neun Personen einschließlich Fahrer. Seit dem 1. Juli 2026 gilt die Pflicht im grenzüberschreitenden Güterverkehr und bei Kabotage auch ab mehr als 2,5 t. Maßgeblich ist die zulässige Gesamtmasse, nicht das tatsächliche Ladegewicht.
Die Pflicht geht auf die europäische Vorgabe zurück, die Lenk- und Ruhezeiten von Berufskraftfahrern aufzuzeichnen. Der Beitrag zeigt, für welche Fahrzeuge ein Fahrtenschreiber vorgeschrieben ist, welche Ausnahmen bestehen, etwa die Handwerkerregelung, und welche Pflichten für Unternehmer daraus folgen.
Ab wann ist ein Fahrtenschreiber Pflicht?
Ein Fahrtenschreiber ist grundsätzlich für Fahrzeuge und Fahrzeugkombinationen mit mehr als 3,5 t zulässiger Gesamtmasse im Güterverkehr vorgeschrieben. Dasselbe gilt für Fahrzeuge, die für die Beförderung von mehr als neun Personen einschließlich Fahrer gebaut sind. Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob die Beförderung gewerblich oder im Werkverkehr erfolgt. Ausnahmen ergeben sich aus Art. 3 und Art. 13 der Verordnung (EG) Nr. 561/2006. Art. 13 erlaubt den Mitgliedstaaten nationale Ausnahmen, weshalb die Regeln von Land zu Land abweichen können. Eine Übersicht bietet der Beitrag zur Fahrtenschreiber Befreiung.
Die Pflicht gilt auch für Lieferwagen über 3,5 t und für Lieferwagen mit Anhänger. Entscheidend ist nicht das tatsächliche Gewicht, sondern die zulässige Gesamtmasse (zGM). Sie steht im Fahrzeugschein und in der Typengenehmigung des Anhängers.
Beispiel: Ein Ford Transit hat eine zulässige Gesamtmasse von 2.800 kg. Ohne Anhänger besteht keine Fahrtenschreiberpflicht. Mit einem Anhänger von 750 kg zulässiger Gesamtmasse ergibt die Kombination 3.550 kg. Damit ist die Grenze von 3.500 kg überschritten und ein Fahrtenschreiber ist Pflicht.
Für grenzüberschreitend eingesetzte Fahrzeuge über 3,5 t gilt eine gestaffelte Nachrüstpflicht auf den intelligenten Fahrtenschreiber der zweiten Version (Smart Tacho 2). Fahrzeuge mit analogem oder nicht intelligentem digitalem Fahrtenschreiber mussten bis zum 31. Dezember 2024 umgerüstet werden, Fahrzeuge mit Smart Tacho der ersten Version bis zum 18. August 2025. Fahrzeuge, die ab dem 21. August 2023 erstmals zugelassen wurden, sind bereits mit der zweiten Version ausgestattet. Für Fahrzeuge, die ausschließlich im Inland eingesetzt werden, gilt diese Nachrüstpflicht nicht.
Seit dem 1. Juli 2026 unterliegen grenzüberschreitende Güterbeförderungen und Kabotagebeförderungen mit Fahrzeugen über 2,5 t zulässiger Höchstmasse einschließlich Anhänger den Regeln zu Lenk- und Ruhezeiten. Damit besteht grundsätzlich die Pflicht, einen intelligenten Fahrtenschreiber der zweiten Version zu verwenden (ZDH). Ausgenommen ist Werkverkehr, wenn das Lenken nicht die Haupttätigkeit des Fahrers ist (Art. 3 Buchst. ha). Für Handwerksbetriebe gilt zusätzlich die Handwerkerregelung. Mehr dazu im Beitrag Tachographenpflicht für Transporter ab 2026.
Fahrtenschreiberpflicht nach Gewichtsklassen
- Über 3,5 t: Die Verordnung (EG) Nr. 561/2006 gilt. Ein Fahrtenschreiber nach Verordnung (EU) Nr. 165/2014 ist zu verwenden, soweit keine Ausnahme greift.
- Über 2,8 bis 3,5 t: Im Inland gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 1 der Fahrpersonalverordnung (FPersV), soweit keine Ausnahme nach § 18 FPersV besteht. Eine Fahrtenschreiberpflicht im Sinne der EU-Verordnung besteht hier nicht.
- Über 2,5 bis 3,5 t: Grenzüberschreitende Güterbeförderungen und Kabotage unterliegen seit dem 1. Juli 2026 grundsätzlich der Fahrtenschreiberpflicht. Werkverkehr ist ausgenommen, wenn das Lenken nicht die Haupttätigkeit des Fahrers ist.
Die Regeln zur Kabotage erläutert der Glossarbeitrag Kabotage: Bedeutung und gesetzliche Regelungen in der EU.
Fahrtenschreiber bei Transportern, Lieferwagen und Pkw
Transporter bis 3,5 t zulässiger Gesamtmasse benötigen im reinen Inlandsverkehr in der Regel keinen Fahrtenschreiber. Maßgeblich ist die Gesamtmasse der Fahrzeugkombination. Ein Transporter mit 2,8 t und ein Anhänger mit 750 kg ergeben 3,55 t und führen damit in den Bereich der Fahrtenschreiberpflicht. Im grenzüberschreitenden Verkehr gilt seit dem 1. Juli 2026 bereits die Grenze von 2,5 t. Hinweise zu Pkw enthält der Beitrag Fahrtenschreiber in Pkws.
Fahrtenschreiber in der Landwirtschaft
Für land- und forstwirtschaftliche Betriebe bestehen Ausnahmen von der Fahrtenschreiberpflicht, etwa für Fahrten im Umkreis von 100 km um den Betriebsstandort im Rahmen der eigenen unternehmerischen Tätigkeit. Welche Ausnahme gilt, hängt von Fahrzeugart, Höchstgeschwindigkeit und Einsatz ab. Die Voraussetzungen fasst der Beitrag Fahrtenschreiber Befreiung zusammen.
Warum sind oftmals Fahrtenschreiber Pflicht?
Die Fahrtenschreiberpflicht dient dazu, die Lenk- und Ruhezeiten von LKW-Fahrern aufzuzeichnen. Ziel ist die Verbesserung der Arbeitsbedingungen und damit der Verkehrssicherheit. Außerdem soll sie einen fairen Wettbewerb im europäischen Transportsektor sicherstellen. Die Vorgaben zu Lenk- und Ruhezeiten sind in Europa harmonisiert. Eine Kontrolle muss daher in allen Mitgliedstaaten zu gleichen Ergebnissen führen. Die Mitgliedstaaten müssen eine Mindestzahl an Kontrollen durchführen, sowohl auf der Straße als auch in den Unternehmen. Alle zwei Jahre ist darüber an die Europäische Kommission zu berichten.
Die Fahrtenschreiberdaten lassen sich mit der Lösung Fahrtenschreiber Auslesen automatisch herunterladen und mit der Fahrtenschreiber Analyse auswerten. Das gilt für Daten des Massenspeichers und der Fahrerkarten.
Sind Fahrtenschreiber immer Pflicht?
Es gibt Ausnahmen, bei denen ein LKW-Fahrer keinen Fahrtenschreiber verwenden muss. Handwerker können beispielsweise von der Pflicht ausgenommen sein. Die Ausnahmen gliedern sich in nationale und internationale Regelungen. Wer eine der Bedingungen erfüllt, ist von der Pflicht befreit. Eine Ausnahmegenehmigung ist dafür nicht erforderlich, die Voraussetzungen sind bei einer Kontrolle aber nachzuweisen. Alle Details stehen im Beitrag zur Fahrtenschreiber Befreiung.
Digitaler Fahrtenschreiber: Vorschriften
Für die aufzuzeichnenden Daten gelten dieselben Vorschriften, unabhängig davon, ob ein analoges oder ein digitales Gerät verwendet wird. Seit 2006 ist in neu zugelassene Fahrzeuge ein digitaler Fahrtenschreiber einzubauen. Er zeichnet alle relevanten Daten automatisch auf. Dazu zählen Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten, Geschwindigkeit, Wegstrecke und die Identität des Fahrers über die aktive Fahrerkarte. Zusätzlich speichert das Kontrollgerät:
- Herstellerdaten des Kontrollgeräts und des Sensors
- Registrierungs- und Identifikationsnummern des Fahrzeugs
- Fehlfunktionen der Fahrerkarte
- Besondere Ereignisse und Sicherheitselemente
- Werkstattzeiten und Aktivierungsdaten
Die rechtlichen Grundlagen im Detail behandelt der Beitrag Digitaler Fahrtenschreiber: Gesetz und Regeln. Zu den Datenarten informiert der Beitrag Fahrtenschreiberdaten.
Verstöße gegen die Pflicht zum Fahrtenschreiber und andere Vorschriften
Fahrer müssen mit den Aufzeichnungspflichten und dem Umgang mit den Daten vertraut sein. Fahrlässige oder vorsätzliche Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten. Verstöße können nicht nur vom Fahrpersonal, sondern auch von Unternehmern oder anderen Beschäftigten begangen werden. Die Höhe der Bußgelder zeigt der Bußgeldkatalog bei Lenkzeiten. Eine Berechnung ermöglicht der Lenk- und Ruhezeiten Strafen und Bußgeld Rechner.
Typische Verstöße durch Unternehmer:
- Die Daten des Kontrollgeräts werden nicht regelmäßig heruntergeladen.
- Daten gehen verloren, werden nicht gespeichert oder nicht ausreichend gegen unrechtmäßige Kopien geschützt.
- Die vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten für Ausdrucke und gespeicherte Daten werden nicht eingehalten.
- Geforderte Daten werden auf Anfrage nicht oder nicht rechtzeitig bereitgestellt.
Typische Verstöße durch Fahrpersonal:
- Lenk- oder Ruhezeiten werden überschritten bzw. unterschritten. Näheres dazu unter Lenkzeiten.
- Aufzeichnungen werden fehlerhaft geführt oder das Kontrollgerät wird falsch bedient.
- Einträge auf der Fahrerkarte sind fehlerhaft, falsch oder fehlen.
- Die Fahrerkarte wird nicht mitgeführt oder an Dritte weitergegeben.
Weitere Regeln im Alltag fasst der Beitrag Fahrtenschreiber Regeln zusammen. Für Fahrten mit zwei Fahrern gelten Sonderregeln, siehe Doppelbesatzung im LKW.
Andere Verpflichtungen rund um den Fahrtenschreiber
Wer zur Verwendung eines Fahrtenschreibers verpflichtet ist, muss die Daten regelmäßig auslesen, archivieren und auf mögliche Verstöße prüfen.
- Daten des Massenspeichers im Fahrzeuggerät sind mindestens alle 90 Tage auszulesen.
- Daten der Fahrerkarte sind mindestens alle 28 Tage auszulesen.
- Die Daten sind zu analysieren. Festgestellte Verstöße muss der Arbeitgeber dem betreffenden Fahrer aufzeigen.
- Die vollständigen Dateien sind mindestens ein Jahr zu speichern.
Hinweis: Werden Fahrtenschreiberdaten zusätzlich für die Lohnabrechnung oder Buchführung verwendet, können längere steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten. Maßgeblich sind die jeweiligen Vorgaben der Abgabenordnung und des Einkommensteuergesetzes, die im Einzelfall mit der Steuerberatung zu klären sind.
Zusammenfassung:
- Massenspeicher des Fahrzeuggeräts auslesen: mindestens alle 90 Tage
- Fahrerkarten auslesen: mindestens alle 28 Tage
- Auf Verstöße prüfen und den Fahrer informieren
- Das vollständige Archiv mindestens ein Jahr speichern
Möchten Sie mehr über diesen ganzen Vorgang wissen? Lesen Sie mehr über unsere Lösung zum Remote Download der Fahrtenschreiberdaten mit integriertem Analysetool von FleetGO.
Manuelle Eingabe anderer Aktivitäten
Seit dem 02. März 2015 muss jeder Fahrer seine Aktivitäten manuell eingeben, die nicht vom Fahrtenschreiber registriert werden. Dies erfordert daher eine 24-stündige Nachweispflicht. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten manuell hinzugefügt werden müssen. Die Aktivitäten, die manuell hinzugefügt werden können, sind Ruhezeit, Arbeit (bezahlte Arbeit) und Bereitschaftszeit (z.B. für eine Doppelbesatzung im LKW)
Fahrtenschreiberpflicht bei gemieteten Fahrzeugen
Wenn ein Fahrzeug, das unter die Pflicht für Fahrtenschreiber fällt, gemietet ist, dann ist es wichtig, dass dessen Daten ebenfalls korrekt aufgezeichnet und archiviert werden. Der Mieter muss sicherstellen, dass der Fahrtenschreiber des gemieteten Fahrzeugs mit der Firmenkarte des Unternehmens, das das Fahrzeug mietet, verbunden ist. Dies ist die so genannte „Lock-in“-Funktion des Fahrtenschreibers. Das ist der einzige Weg, die erforderlichen Daten vom Fahrtenschreiber korrekt zu registrieren und herunterzuladen. Denken Sie daran, die Firma wieder auszuloggen, wenn Sie das Fahrzeug zurückgeben („Lock-Out“).
Wie das Auslesen per Fernzugriff mit integrierter Auswertung funktioniert, zeigt die Lösung Fahrtenschreiber Auslesen mit dem Analysetool. Hintergründe zur Mitführpflicht und zu den Nachweisfristen erklärt der Beitrag 56-Tage-Regelung. Wie Fahrer auf dem Gerät geschult werden, steht im Beitrag Digitaler Tachograph: Unterweisung, Pflicht, Inhalte und Funktion.
Häufig gestellte Fragen
Ab wie viel Tonnen ist ein Fahrtenschreiber Pflicht?
Ab mehr als 3,5 t zulässiger Gesamtmasse im Güterverkehr. Im grenzüberschreitenden Güterverkehr und bei Kabotage gilt seit dem 1. Juli 2026 bereits die Grenze von mehr als 2,5 t. Maßgeblich ist die zulässige Gesamtmasse der Fahrzeugkombination, nicht das tatsächliche Gewicht.
Gilt die Fahrtenschreiberpflicht für Transporter und Lieferwagen?
Im reinen Inlandsverkehr gilt sie für Transporter erst, wenn die zulässige Gesamtmasse einschließlich Anhänger 3,5 t übersteigt. Für Fahrzeuge über 2,8 bis 3,5 t besteht in Deutschland eine Aufzeichnungspflicht nach § 1 FPersV. Im grenzüberschreitenden Verkehr gilt seit dem 1. Juli 2026 die Grenze von 2,5 t.
Was ist der Unterschied zwischen analogem und digitalem Fahrtenschreiber?
Der analoge Fahrtenschreiber zeichnet auf Diagrammscheiben auf, der digitale speichert die Daten automatisch im Fahrzeuggerät und auf der Fahrerkarte. Seit 2006 ist in neu zugelassene Fahrzeuge ein digitaler Fahrtenschreiber einzubauen. Mehr dazu unter digitaler Fahrtenschreiber.
Gilt die Fahrtenschreiberpflicht in der Landwirtschaft?
Für land- und forstwirtschaftliche Betriebe bestehen Ausnahmen, die von Fahrzeugart, Höchstgeschwindigkeit und Einsatz abhängen. Die Voraussetzungen stehen im Beitrag zur Fahrtenschreiber Befreiung.
Wie oft müssen Fahrtenschreiberdaten ausgelesen werden?
Der Massenspeicher mindestens alle 90 Tage, die Fahrerkarte mindestens alle 28 Tage. Die Dateien sind mindestens ein Jahr zu speichern.
Quellen:
- Verordnung (EG) Nr. 561/2006 (EUR-Lex)
- Fahrpersonalverordnung (FPersV)
- BALM, Hinweise zu den Sozialvorschriften
- EU-Kommission, Smart Tachograph
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