aktualisiert am 18.02.2026
Rund 70 % der Verstöße gegen Fahrtenschreibervorschriften entstehen durch Bedienfehler, nicht durch absichtliche Manipulation. Eine korrekte Bedienung des digitalen Fahrtenschreibers schützt Fahrer und Unternehmen vor Bußgeldern und sorgt für eine lückenlose Dokumentation der Lenk- und Ruhezeiten. Diese Anleitung deckt den gesamten Arbeitsalltag ab: vom Schichtbeginn über Sonderfälle wie Doppelbesetzung und Fahrzeugwechsel bis zum Verhalten bei Defekten. Eine vollständige Übersicht aller Piktogramme und deren Bedeutung bietet der Artikel Fahrtenschreiber-Symbole.
Schichtbeginn: Fahrerkarte einstecken und Tätigkeit wählen
Vor Fahrtantritt steckt der Fahrer seine Fahrerkarte in den Kartenschlitz des digitalen Fahrtenschreibers. Der Chip muss nach oben zeigen, der Pfeil nach vorne. Das Gerät liest die Kartendaten aus und zeigt die letzte Entnahme an. Der Fahrer bestätigt das Land, in dem er sich befindet, und ergänzt gegebenenfalls die Tätigkeiten seit der letzten Kartenentnahme manuell.
Sobald die Karte eingelesen ist, zeichnet der Fahrtenschreiber jede Fahrzeugbewegung automatisch als Lenkzeit auf. Alle anderen Tätigkeiten: Pause, Bereitschaft, andere Arbeit muss der Fahrer aktiv über die Modustaste einstellen.
Wichtig: Viele Fahrtenschreiber-Modelle unterscheiden sich in Menüführung und Eingabeschritten. Fahrer sollten die herstellerspezifische Bedienungsanleitung (VDO, Stoneridge etc.) griffbereit haben.
Tätigkeitsmodus während der Schicht korrekt einstellen
Der Fahrtenschreiber kennt vier Tätigkeitsmodi: Lenkzeit, Pause/Ruhe, Bereitschaft und andere Arbeit. Die Symbole und deren genaue Bedeutung sind im Artikel Fahrtenschreiber-Symbole erklärt. Entscheidend für die Bedienung ist:
Der Fahrtenschreiber schaltet nach einer Fahrt in der Standardkonfiguration automatisch auf „andere Arbeit“, nicht auf Pause. Wer eine Pause einlegt, muss den Modus aktiv auf das Pause-/Ruhesymbol umstellen. Mit der Taste „1″ (Fahrer 1) bzw. Taste „2″ (Fahrer 2) wird der Modus gewechselt. Hinweis: Bei einigen Geräten (z. B. VDO DTCO mit Softwareversion 1.2U oder Actia SmarTach) lässt sich das Standardverhalten bei Zündung aus per Werkstatt anpassen. Das ändert aber nichts an der Pflicht des Fahrers, den Modus korrekt einzustellen.
Drei häufige Fehlerquellen:
- Pause nicht eingestellt: Der Fahrtenschreiber registriert eine Ruhezeit erst ab einer Dauer von mindestens 15 Minuten. Wird der Modus nicht umgestellt, läuft die Zeit als „andere Arbeit“ weiter und zählt nicht als Pause.
- Fahrzeug kurz bewegt: Selbst wenige Meter Fahrzeugbewegung setzen den Modus automatisch auf Lenkzeit zurück. Danach muss der Fahrer den gewünschten Modus erneut manuell einstellen. Das ist besonders kritisch, wenn das Fahrzeug während der Nachtruhe umgeparkt wird, sonst gehen mehrere Stunden Ruhezeit in der Aufzeichnung verloren.
- Modus nach Entladen vergessen: Nach dem Be- oder Entladen schaltet der Fahrtenschreiber nicht automatisch um. Der Fahrer muss aktiv den korrekten Modus wählen, bevor er die nächste Tätigkeit aufnimmt.
Landauswahl bei Fahrtbeginn und Fahrtende
Beim Einstecken und Entnehmen der Fahrerkarte fragt der Fahrtenschreiber nach dem aktuellen Land. Diese Eingabe ist verpflichtend und besonders bei Grenzübertritten relevant. Ältere Geräte erkennen Länderwechsel nicht automatisch. Der Fahrer muss das Land manuell auswählen. Neuere Smart Tachographen mit GNSS-Positionierung erfassen den Standort automatisch, der Fahrer muss die Eingabe jedoch trotzdem bestätigen.
Schichtende: Fahrerkarte entnehmen
Nach Beendigung der Schicht entnimmt der Fahrer seine Fahrerkarte. Der Fahrtenschreiber fragt erneut das aktuelle Land ab. Die Karte sollte immer mitgenommen werden. Sie ist ein personengebundenes Dokument und darf nicht im Fahrzeug verbleiben.
Das Auslesen der Fahrerkarte muss spätestens alle 28 Tage erfolgen, da ältere Daten sonst überschrieben werden. Mit Remote-Download-Lösungen lässt sich dieser Prozess automatisieren und die Daten werden direkt in der Fahrtenschreiberanalyse geprüft.
Remote Tacho Download
Remote Tacho Download von FleetGO wurde entwickelt, um Flottenmangern das Leben leichter zu machen. Durch diese Lösung können sie die Fahrtenschreiber auslesen, ohne ein Fahrerkarten Lesegerät verwenden zu müssen. Unsere Lösung erlaubt den Flottenmanagern, alle digitalen Fahrtenschreiberdaten in einer Plattform zu sehen. Auf diese Weise ist kein manuelles Fahrerkarte auslesen mehr notwendig. Alle Daten werden zu Ihrer Kontrolleinheit direkt in der Plattform gesendet. Alle Daten werden auf Vollständigkeit und Integrität geprüft, damit Sie immer wissen, ob Ihr Archiv den Regulierungen und Anforderungen der Fahrtenschreiberpflicht entspricht.
Doppelbesetzung
Ein Fahrzeug gilt als doppelt besetzt, wenn zu irgendeinem Zeitpunkt zwischen zwei Ruhezeiten zwei Fahrer an Bord sind. Beide Fahrer stecken ihre Fahrerkarte in den jeweiligen Kartenschlitz. Der Fahrtenschreiber ordnet die Lenkzeiten automatisch dem aktiven Fahrer zu.
Regeln bei Doppelbesetzung:
- Der zweite Fahrer darf innerhalb der ersten Stunde nach Schichtbeginn zusteigen. Die Fahrt zählt trotzdem als Doppelbesetzung.
- Jeder Fahrer muss eine tägliche Ruhezeit von mindestens 9 Stunden innerhalb von 30 Stunden nach Ende der letzten Ruhezeit einhalten.
- Die meisten Fahrtenschreiber stellen den Modus des Beifahrers automatisch auf „Bereitschaft“. Der Beifahrer darf den Modus nicht auf „Pause/Ruhe“ stellen, solange er sich im fahrenden Fahrzeug befindet.
- Die Vollzugsbehörden akzeptieren in der Regel die ersten 45 Minuten Bereitschaftszeit als Fahrtunterbrechung. Die genaue Handhabung variiert jedoch je nach Land.
- Bei einem Fahrerwechsel müssen die Fahrerkarten den Steckplatz tauschen: Fahrer 1 wechselt in Slot 2 und umgekehrt.
Anreisezeit zum Fahrzeug
Befindet sich das Fahrzeug nicht am Wohnort oder üblichen Standort des Fahrers, zählt die Anreise zum Fahrzeug nicht als Pause oder Ruhezeit, unabhängig vom genutzten Transportmittel. Die Anreisezeit muss als „andere Arbeit“ oder „Bereitschaft“ aufgezeichnet werden.
Einzige Ausnahme: Der Fahrer befindet sich auf einer Fähre oder in einem Zug und hat Zugang zu einer Schlafkoje oder einem Liegewagen, die er auch tatsächlich nutzt.
Andere Arbeit aufzeichnen
Als „andere Arbeit“ gelten nach Richtlinie 2002/15/EG alle Tätigkeiten außer dem Fahren etwa Be- und Entladen, Fahrzeugwartung, administrative Aufgaben oder Arbeiten für einen anderen Arbeitgeber, unabhängig von der Branche.
In einer Woche, in der Fahrtätigkeiten stattfinden, müssen alle vorherigen „anderen Arbeiten“ seit der letzten Ruhezeit im Fahrtenschreiber dokumentiert sein. Fahrer können ihren Arbeitsverlauf bis zu 28 Tage im Voraus manuell am Gerät nachtragen.
Fahrzeugwechsel während der Schicht
Wechselt der Fahrer das Fahrzeug, nimmt er seine Fahrerkarte mit und steckt sie im neuen Fahrzeug ein. Die Daten bleiben auf der persönlichen Karte gespeichert. Beim Einstecken im neuen Fahrzeug zeigt der Fahrtenschreiber die letzte Entnahme an. Der Fahrer ergänzt fehlende Tätigkeiten manuell.
Kombinierte Nutzung digitaler und analoger Fahrtenschreiber
Fahrer, die verschiedene Fahrzeuge mit unterschiedlicher Ausstattung nutzen, müssen auf lückenlose Dokumentation achten:
- Im Fahrzeug mit analogem Gerät werden alle Aktivitäten auf der Diagrammscheibe aufgezeichnet.
- Beim Umstieg in ein Fahrzeug mit digitalem Fahrtenschreiber gibt der Fahrer beim Einstecken der Karte manuell an, welche Tätigkeiten er zuvor ausgeführt hat.
- Zwischen beiden Systemen dürfen keine zeitlichen Lücken entstehen. Bei Kontrollen müssen Fahrer sowohl die digitalen Kartendaten als auch die analogen Diagrammscheiben der laufenden Woche und der letzten 28 Tage vorlegen können.
Arbeit für mehrere Transportunternehmen
Fahrer, die für mehrere Arbeitgeber tätig sind, müssen ihre gesamten Arbeitszeiten lückenlos dokumentieren, auch Tätigkeiten, die nicht mit dem Fahren zusammenhängen. Bei Schichtbeginn müssen alle „anderen Arbeiten“ seit der letzten Ruhezeit manuell im Fahrtenschreiber nachgetragen werden. Alternativ lassen sich diese Zeiten auf einem Ausdruck des digitalen Fahrtenschreibers oder der Rückseite einer analogen Diagrammscheibe handschriftlich dokumentieren und unterschreiben.
Defekter Fahrtenschreiber oder fehlende Fahrerkarte
Fällt der Fahrtenschreiber während der Fahrt aus oder ist die Fahrerkarte defekt, muss die Fahrt nicht sofort unterbrochen werden. Der Fahrer ist jedoch verpflichtet, seine Tätigkeiten lückenlos zu dokumentieren:
- Zu Beginn der Fahrt einen Ausdruck aus dem Fahrtenschreiber erstellen (sofern das Gerät noch drucken kann).
- Name, Fahrerkarten- oder Führerscheinnummer auf dem Ausdruck eintragen und unterschreiben.
- Alle Tätigkeiten (Lenkzeit, Pause, andere Arbeit) handschriftlich auf dem Ausdruck vermerken.
- Bei Schichtende einen weiteren Ausdruck erstellen und die Zeiten seit dem ersten Ausdruck ergänzen.
Der Verlust oder Defekt der Fahrerkarte muss der zuständigen Behörde gemeldet und eine Ersatzkarte innerhalb von 7 Tagen beantragt werden. Das Fahren ohne Fahrerkarte ist maximal 15 Kalendertage zulässig. Wird der Fahrtenschreiber missbräuchlich verwendet oder manipuliert, drohen erhebliche Bußgelder.
Gemäß Art. 37 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 muss das Unternehmen die Reparatur des Fahrtenschreibers schnellstmöglich veranlassen. Kann die Rückkehr zum Unternehmensstandort nicht innerhalb einer Woche nach Auftreten des Defekts erfolgen, muss die Reparatur unterwegs in einer zugelassenen Fahrtenschreiber-Werkstatt durchgeführt werden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was passiert, wenn ich das Fahrzeug während der Pause kurz bewege?
Jede Fahrzeugbewegung, auch wenige Meter, setzt den Fahrtenschreiber automatisch auf Lenkzeit zurück. Nach dem Abstellen muss der Fahrer den Modus manuell wieder auf Pause umstellen. Geschieht das nicht, wird die gesamte folgende Ruhezeit als Arbeitszeit aufgezeichnet.
Muss der Beifahrer bei Doppelbesetzung seine Pause am Fahrtenschreiber einstellen?
Nein. Solange sich der Beifahrer im fahrenden Fahrzeug befindet, darf er den Modus nicht auf Pause/Ruhe stellen. Der Fahrtenschreiber setzt den Beifahrer automatisch auf Bereitschaft. Die ersten 45 Minuten gelten in der Regel als Fahrtunterbrechung.
Wie dokumentiere ich Tätigkeiten, die vor dem Fahrtantritt stattfanden?
Beim Einstecken der Fahrerkarte bietet der Fahrtenschreiber die Möglichkeit, Tätigkeiten seit der letzten Kartenentnahme manuell nachzutragen. Fahrer können bis zu 28 Tage rückwirkend erfassen. Bei Arbeiten für andere Arbeitgeber oder außerhalb des Fahrzeugs muss der Fahrer diese Zeiten ebenfalls nachtragen.
Welcher Fahrtenschreiber muss ab Juli 2026 in leichten Nutzfahrzeugen verbaut sein?
Ab dem 1. Juli 2026 müssen Fahrzeuge über 2,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Verkehr mit dem Smart Tachograph der zweiten Generation ausgestattet sein. Grundlage ist das EU-Mobilitätspaket I. Für den Werkverkehr gelten Ausnahmen, sofern das Fahren nicht die Haupttätigkeit des Fahrers darstellt.
Quellen:
Verordnung (EG) Nr. 561/2006: Lenk- und Ruhezeiten – https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32006R0561.
Verordnung (EU) Nr. 165/2014: Fahrtenschreiber im Straßenverkehr, Art. 32–33 – https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32014R0165
Richtlinie 2002/15/EG: Arbeitszeitregelung für Personen, die Fahrtätigkeiten ausüben – https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32002L0015
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