In Europa sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, die Daten aus digitalen Fahrtenschreibern und Fahrerkarten regelmäßig auszulesen und zu archivieren. Die Fahrerkarte muss spätestens alle 28 Kalendertage ausgelesen werden, der interne Massenspeicher des Fahrtenschreibers alle 90 Tage (§ 2 FPersV). Die archivierten Daten müssen mindestens ein Jahr aufbewahrt werden. Eine der gängigsten Methoden für das manuelle Auslesen ist der Downloadkey.
Wichtig seit 31. Dezember 2024: Durch das EU-Mobilitätspaket I wurde die Mitführungspflicht für Fahrer von 28 auf 56 Tage verlängert. Bei Kontrollen müssen Fahrer die Aufzeichnungen des aktuellen Tages und der vorangegangenen 56 Kalendertage vorlegen können. Die Auslesepflicht für Unternehmen (28 Tage Fahrerkarte, 90 Tage Massenspeicher) bleibt davon unberührt.
Was ist ein Downloadkey?
Ein Downloadkey ist ein kompaktes, mobiles Gerät – oft kaum größer als ein USB-Stick – mit dem sich die .ddd-Dateien manuell aus einem digitalen Fahrtenschreiber und von der Fahrerkarte herunterladen lassen. Die Geräte werden auch als Download-Schlüssel bezeichnet. Die Stromversorgung erfolgt über einen internen Akku oder Batterien, sodass der Downloadkey unabhängig vom Stromnetz am Fahrzeug eingesetzt werden kann. Die meisten Modelle verfügen über ein kleines Display, das Statusinformationen zum Auslesevorgang anzeigt.
Der Downloadkey kopiert die Daten aus dem internen Massenspeicher des Fahrtenschreibers sowie die auf der Fahrerkarte gespeicherten Informationen. Von dem Schlüssel können die Daten anschließend via USB direkt auf einen Computer oder über eine integrierte SD-Karte übertragen werden. Konzipiert sind die Geräte vor allem für kleine Fahrzeugflotten oder Selbstfahrer, die ihre Aufzeichnungspflichten einfach und ohne komplexe IT-Infrastruktur umsetzen möchten.
Achten Sie immer darauf, dass der Download-Key die Daten eines intelligenten Fahrtenschreibers ebenfalls auslesen kann.
Bitte beachten: Mit einem Downloadkey erfüllen Sie nicht automatisch die rechtlichen Vorschriften! Zusätzlich zum Lesen und Archivieren Ihrer Fahrtenschreiberdaten müssen Sie auch alle Daten auf Vollständigkeit und mögliche Missbräuche untersuchen. Ein Download-Schlüssel tut dies nicht! Sie müssen die Daten immer noch selbst analysieren.
Wie wird der Downloadkey angeschlossen?
Die Downloadkeys sind für den direkten Anschluss am EG-Kontrollgerät im Fahrzeug ausgelegt. Dafür verfügen sie über eine standardmäßige 6-Pin-Schnittstelle, die mit allen gängigen digitalen Tachografen kompatibel ist. Die Daten von der Fahrerkarte werden ausgelesen, indem die Karte in den integrierten Kartenschacht des Downloadkeys eingeführt wird. Bei manchen Modellen ist hierfür ein separater Kartenleser erforderlich.
Das Auslesen erfolgt direkt am Fahrzeug. Ein PC wird für den Ausleseprozess selbst nicht benötigt. Die Daten legt der Downloadkey auf einem internen Speicher ab. Je nach Modell können mehrere tausend Datensätze gespeichert werden, bevor eine Übertragung auf den Computer nötig ist. Die Übertragung erfolgt in der Regel per USB-Anschluss.
Hinweis: Achten Sie beim Kauf darauf, dass der Downloadkey auch mit dem Smart Tachograph der zweiten Generation (DTCO 4.0/4.1) kompatibel ist. Ältere Modelle können die Daten neuerer Fahrtenschreiber unter Umständen nicht vollständig auslesen.
Welche Daten liest der Downloadkey aus?
Downloadkeys sind dafür konzipiert, die Aufzeichnungspflichten nach dem Fahrpersonalgesetz umzusetzen, und lesen alle relevanten Informationen aus dem Fahrtenschreiber und der Fahrerkarte aus:
- Daten zum Fahrzeug: amtliches Kennzeichen und Kilometerstand
- Zeittabellen zu den Lenk- und Ruhezeiten des Fahrers
- Angaben zu den Fahrten, der Strecke und der Zeitgruppe
- Geschwindigkeitsdaten des Fahrzeugs während der Fahrten
- Ereignisse und Fehlermeldungen (z. B. Fahren ohne Karte, Geschwindigkeitsüberschreitungen)
Die gespeicherten .ddd-Dateien stehen anschließend für die Fahrtenschreiberanalyse bereit.
Arten von Downloadkeys
Es gibt zwei Grundtypen: herstellerspezifische Downloadkeys (jeder Fahrtenschreiberhersteller bietet ein eigenes Modell an) und herstellerunabhängige Geräte, die mit Tachografen verschiedener Hersteller kompatibel sind. Alle Schlüssel funktionieren nach demselben Prinzip: Anschluss über den 6-Pin-Stecker, Datenübertragung auf den internen Speicher, Weitergabe per USB oder SD-Karte.
1: DAKO-Key für das Auslesen digitaler Fahrtenschreiber
Ein DAKO-Downloadkey ist einer der am häufigsten verwendeten Download-Schlüssel für digitale Fahrtenschreiber in Deutschland. Er wurde hauptsächlich entwickelt, um Fahrerkartendaten im Fahrzeug auszulesen und er kann anschließend mit einem Computer verbunden werden. Ein DAKO-Downloadkey ist direkt einsatzbereit und ist einer der günstigsten Download-Schlüssel.
| Technische Daten | |
|---|---|
| Speichergröße | 2 GB |
| Abmessungen | ca. 110 x 40 x 20 mm |
| Gewicht | ca. 40 Gramm |
| Farbe | Schwarz / Blau |
| Anschluss | USB / Serial |
| Preis (ca.) | 190 € |
2: VDO DLK Pro Download-Key (2GB)
Der VDO DLK Pro ist der Downloadkey des Fahrtenschreiberherstellers Continental (VDO). Er ist speziell auf VDO-Geräte abgestimmt, funktioniert aber auch mit Fahrtenschreibern anderer Hersteller. Mit 2 GB internem Speicher bietet er Platz für eine große Anzahl an Datensätzen.
| Technische Daten | |
|---|---|
| Speichergröße | 2 GB |
| Abmessung (ca.) | 125 x 50 x 28 mm |
| Gewicht | 50 g |
| Gehäusefarbe | Schwarz |
| Anschluss | USB / Serial |
| Preis (ca.) | 295 € |
3: GloboFleet Downloadkey II
Mit dem 8GB Globofleet Downloadkey II können digitale Fahrtenschreiber und Fahrerkarten ausgelesen werden und bis zu 32.000 Downloads können auf der großen 8 GB Speicherkarte gespeichert werden. Gut sichtbare Status-LEDs bieten beim Globofleet Downloadkey einen Überblick über den aktuellen Download-Status.
| Technische Daten | |
|---|---|
| Speichergröße | 8 GB |
| Abmessung (ca.) | 118 x 35 x 20 mm |
| Gewicht | Ca. 36 Gramm |
| Gehäusefarbe | Schwarz |
| Anschluss | USB / Serial |
| Preis (ca.) | 249 € |
Für wen eignet sich ein Downloadkey?
Ein Downloadkey eignet sich vor allem für:
- Einzelunternehmer und Selbstfahrer, die nur ein oder wenige Fahrzeuge betreiben und die Daten regelmäßig am Fahrzeug manuell auslesen.
- Kleine Flotten, bei denen die Fahrzeuge regelmäßig zum Betriebsstandort zurückkehren und das manuelle Auslesen ohne großen Aufwand möglich ist.
- Unternehmen als Backup, die zusätzlich zu einer automatischen Lösung ein manuelles Auslesegerät für Notfälle oder Sonderfälle vorhalten möchten.
Für größere Flotten oder Unternehmen mit Fahrzeugen im überregionalen Einsatz ist ein Remote Tacho Download in der Regel effizienter.
Grenzen des Downloadkeys: Analyse und Compliance
Wichtig: Mit einem Downloadkey allein erfüllen Sie nicht automatisch alle rechtlichen Vorschriften. Der Downloadkey liest und speichert die Daten, aber er analysiert sie nicht. Zusätzlich zum Auslesen und Archivieren müssen Unternehmen:
- alle Daten auf Vollständigkeit prüfen,
- mögliche Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeiten identifizieren,
- Manipulation oder Missbrauch erkennen,
- und die Ergebnisse dokumentieren.
Wer diese Pflichten vernachlässigt, riskiert empfindliche Bußgelder: Fehlt ein Auslesegerät oder werden Daten nicht fristgerecht archiviert, drohen 750 Euro pro Fahrzeug bzw. Fahrer für jeden betroffenen 24-Stunden-Zeitraum.
Alternative: Remote Tacho Download
Die Alternative zum Downloadkey ist der Remote Tacho Download (RTD). Dabei werden die Fahrtenschreiberdaten und die Daten der Fahrerkarten automatisch und aus der Ferne ausgelesen. Der Downloadkey wird dann nicht mehr benötigt. Die Daten werden verschlüsselt in die Cloud übertragen, auf Vollständigkeit und Integrität geprüft und stehen direkt für die Fahrtenschreiberanalyse bereit.
Vorteile gegenüber dem Downloadkey: kein manuelles Auslesen am Fahrzeug, automatische Einhaltung der Fristen, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Daten und integrierte Compliance-Prüfung.
Wenn die Anforderungen doch höher sind und beispielsweise eine GPS-Ortung für das KFZ oder ein elektronisches Fahrtenbuch benötigt wird, sollten Sie sich mit einer vollumfassenden Lösung für Ihre Fahrtenschreiberdaten wie Tacho 360 von FleetGO befassen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie oft muss ich die Fahrerkarte mit dem Downloadkey auslesen?
Die Daten der Fahrerkarte müssen spätestens alle 28 Kalendertage zur Speicherung im Betrieb kopiert werden (§ 2 FPersV). Der Massenspeicher des Fahrtenschreibers ist spätestens alle 90 Tage auszulesen. Diese Fristen gelten unverändert, auch nach der Verlängerung der Mitführungspflicht auf 56 Tage seit dem 31. Dezember 2024.
Kann ich mit dem Downloadkey auch den Smart Tachograph Version 2 auslesen?
Das hängt vom Modell ab. Ältere Downloadkeys sind möglicherweise nicht mit den neuesten Fahrtenschreibern (DTCO 4.0/4.1) kompatibel. Achten Sie beim Kauf oder vor dem Einsatz darauf, dass Ihr Downloadkey die Daten eines intelligenten Fahrtenschreibers der zweiten Generation vollständig auslesen kann.
Reicht ein Downloadkey aus, um alle gesetzlichen Pflichten zu erfüllen?
Nein. Der Downloadkey deckt nur das Auslesen und Speichern der Daten ab. Die gesetzliche Pflicht umfasst darüber hinaus die Analyse der Daten auf Verstöße, die Überprüfung auf Vollständigkeit und die revisionssichere Archivierung für mindestens ein Jahr. Für die Analyse benötigen Sie zusätzlich eine geeignete Software oder einen Dienstleister.
Was kostet ein Downloadkey?
Die Preise variieren je nach Hersteller und Funktionsumfang. Einfache herstellerunabhängige Modelle sind ab ca. 150-200 Euro erhältlich, herstellerspezifische Geräte mit erweitertem Funktionsumfang können bis zu 400 Euro kosten.
Quellen:
- Fahrpersonalverordnung (FPersV) § 2: Aufzeichnungs- und Auslesepflichten – https://www.gesetze-im-internet.de/fpersv/
- Verordnung (EU) 2020/1054: Änderung der VO (EG) Nr. 561/2006 und VO (EU) Nr. 165/2014 (Mobilitätspaket I) – https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32020R1054
- Verordnung (EU) Nr. 165/2014: Fahrtenschreiber im Straßenverkehr – https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32014R0165
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