Spesen für LKW-Fahrer 2025

aktualisiert am 06.02.2025
 
Als Berufskraftfahrer sind Sie oft mehrere Tage in der Woche unterwegs und kommen nicht nach Hause. Für Fahrer, die längere Zeit geschäftlich unterwegs sind und die Nacht in ihrem Lkw verbringen müssen, gibt es eine Pauschale, die sie geltend machen können. Wie hoch sind die Spesen für Lkw-Fahrer?

Jeder, der mehr als acht Stunden pro Tag geschäftlich in Deutschland unterwegs ist erhält  Geld, um seine zusätzlichen Ausgaben zu kompensieren. Die „kleine“ Verpflegungspauschale bzw. Spesen für Lkw-Fahrer liegt (wie auch 2024) bei 14 Euro, wenn die Abwesenheit mehr als acht Stunden beträgt. Dies gilt auch für den Tag der Ankunft und der Abreise. Für einen ganzen Tag, d.h. 24 Stunden Abwesenheit, beträgt die Verpflegungspauschale 2025 28 Euro, ebenfalls gleich wie 2024. In diesem Artikel erklären wir Ihnen im Detail, wie hoch die Spesensätze in Deutschland und im Ausland sind und wie die Spesen abgerechnet werden können.

Was sind Spesen für Lkw-Fahrer?

Jeder Lkw-Fahrer, der sich auf einer mehrtägigen Geschäftsreise befindet, ist auf die Verpflegung an Raststätten angewiesen, wenn er seine Lebensmittel und Getränke nicht von zu Hause mitnimmt. Diese zusätzlichen Kosten werden dem Fahrer auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, den sogenannten Spesen, erstattet. Das bedeutet, dass der Fahrer einen Pauschalbetrag für seine Mahlzeiten erhält. Spesen sind steuerfreie Beträge, die dem Lkw-Fahrer zur freien Verfügung stehen.

Spesen-fuer-LKW-Fahre

Möglichkeiten, wie Lkw-Fahrer ihre Spesen abrechnen können

Grundsätzlich sind Unternehmen nicht zur Auszahlung der Spesen an die Lkw-Fahrer verpflichtet. Es gibt 2 Optionen, wie die Lkw-Fahrer die Spesen ersetzt bekommen:

An den Kraftstoffpreisen lässt sich nicht viel ändern, aber eine Änderung des Fahrverhaltens kann helfen, die Flottenkosten zu senken und die Kraftstoffeffizienz der Flotte zu verbessern.

1. Auslagen vom Arbeitnehmer erstatten lassen

Die erste und am häufigsten angewandte Möglichkeit ist es, als Fahrer Belege und Rechnungen zu sammeln. Diese werden dann dem Arbeitgeber vorgelegt, der die Auslagen vollständig ausgleicht. Für Unternehmen sind diese Ausgaben steuerlich absetzbar (Betriebsausgaben).

2. Spesen als Lkw-Fahrer über die Einkommensteuer geltend machen

Möglichkeit zwei: Berufskraftfahrer machen die Spesen über die eigene Einkommensteuer geltend. Dies ist natürlich nur dann möglich, wenn das Unternehmen die tatsächlichen Auslagen nicht erstattet. Zudem gibt es einen Freibetrag von 1.000 Euro, sodass es sich erst lohnt, eine Rechnung zu erstellen, sobald der Freibetrag überschritten wird. In der Einkommensteuer fallen die Spesen unter die Werbungskosten. Dies senkt das zu versteuernde Einkommen (um den vom Finanzamt anerkannten Betrag) und reduzieren die Einkommensteuerlast.

Bei den Spesen wird mit Pauschalbeträgen gerechnet, die grundsätzlich für Dienstreisen aller Art gelten – so auch für Lkw-Fahrer.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale im Jahr 2025?

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen in Deutschland sind für Lkw-Fahrer und Geschäftsreisende sind 2025 gleich geblieben. Für die Einkommensteuererklärung 2025 können die folgenden Sätze als Werbungskosten geltend gemacht werden:

    • Dienstreise von mindestens 8 Stunden: Verpflegungspauschale von 14 Euro pro Tag,

    • Dienstreise von mindestens 24 Stunden: Verpflegungspauschale von 28 Euro pro Tag,

    • 14 Euro für eine mehrtägige Abwesenheit am Tag der Ankunft und am Tag der Abfahrt,

    • Darüber hinaus gilt seit 2020 eine Übernachtungspauschale für LKW Fahrer. Seit dem 01.01.2024 liegt die Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer bei 9 Euro pro Tag/Nacht, wenn der Berufsfahrer oder die Berufsfahrerin in der Schlafkabine des von ihm gefahrenen Lkws übernachtet.

    • Der Arbeitgeber kann dem Fahrer zusätzlich zur Übernachtungspauschale 5 Euro zahlen. Dies basiert auf den geschätzten zusätzlichen Kosten für Übernachtungen im Schlafwagen, die anhand des Fahrtenbuchs des Fahrers ermittelt werden können und auf die maximal 5 Euro pro Kalendertag angerechnet werden können.

Da die neuen Spesen für 2026 noch nicht bekannt sind, gelten derzeit die obenstehenden Beträge.

Hinweis: Ggf. ist beim Verpflegungsmehraufwand ein Sachbezug zu berücksichtigen.

Verpflegungspauschalen und Spesen für Lkw-Fahrer im Ausland 2025

Länder/Regionen für An- und Abreisetag, sowie für Abwesen-heitsdauer von mehr als 8 Stunden in EUR Abwesenheits-dauer von mind. 24 Stunden je Tag in EUR Übernachtung
Afghanistan 20 30 95
Ägypten 33 50 112
Äthiopien 29 44 159
Äquatorialguinea 28 42 166
Albanien 18 27 112
Algerien 32 47 120
Andorra 28 41 91
Angola 27 40 368
Antigua und Barbuda 44 66 203
Argentinien 24 35 113
Armenien 20 29 107
Aserbaidschan 20 30 72
Australien / Canberra 49 74 186
Australien / Sydney 38 57 173
Australien / im Übrigen 38 57 173
Bahrain 32 48 153
Bangladesch 31 46 189
Barbados 36 54 205
Belgien 40 59 141
Benin 27 40 168
Bolivien 31 46 108
Bosnien und Herzegowina 16 23 75
Botsuana 31 46 176
Brasilien / Brasilia 34 51 88
Brasilien / Rio de Janeiro 46 69 140
Brasilien / Sao Paulo 31 46 151
Brasilien / im Übrigen 31 46 88
Brunei 30 45 110
Bulgarien 15 22 115
Burkina Faso 25 38 174
Burundi 24 36 138
Chile 28 44 154
China / Chengdu 28 41 131
China / Hongkong 48 71 169
China / Kanton 24 36 150
China / Peking 20 30 185
China / Shanghai 39 58 217
China / im Übrigen 32 48 112
Costa Rica 40 60 127
Cote d Ivoire 40 59 166
Dänemark 50 75 183
Dominica 30 45 177
Dominikanische Republik 33 50 167
Dschibuti 52 77 255
Ecuador 18 27 103
El Salvador 44 65 161
Eritrea 31 46 78
Estland 20 29 85
Fidschi 21 32 183
Finnland 36 54 171
Frankreich / Paris sowie die
Departments 77, 78, 91 bis 95		 39 58 159
Frankreich / im Übrigen 36 53 105
Gabun 43 64 263
Gambia 20 30 125
Georgien 30 45 87
Ghana 31 46 203
Grenada 30 45 177
Griechenland / Athen 27 40 139
Griechenland / Im Übrigen 24 36 150
Guatemala 31 46 124
Guinea 40 59 140
Guinea-Bissau 21 32 113
Guyana 30 45 177
Haiti 39 58 130
Honduras 38 57 198
Indien / Chennai 15 22 80
Indien / Kalkutta 21 32 167
Indien / Mumbai 36 53 218
Indien / Neu Delhi 31 46 211
Indien / im Übrigen 15 22 80
Indonesien 30 45 179
Iran 22 33 196
Irland 39 58 129
Island 41 62 187
Israel 44 66 190
Italien / Mailand 28 42 191
Italien / Rom 32 48 150
Italien / im Übrigen 28 39 171
Jamaika 26 39 171
Japan / Tokio 33 50 285
Japan / im Übrigen 22 33 141
Jemen 16 24 95
Jordanien 38 57 134
Kambodscha 28 42 108
Kamerun 37 56 275
Kanada / Ottawa 41 62 214
Kanada / Toronto 36 54 392
Kanada / Vancouver 42 63 304
Kanada / im Übrigen 36 54 214
Kap Verde 25 38 90
Kasachstan 22 33 108
Katar 37 56 149
Kenia 34 51 219
Kirgisistan 18 27 74
Kolumbien 23 34 123
Kongo / Republik 41 62 215
Kongo / Demokratische Republik 44 65 337
Korea / Demokratische Volksrepublik 19 28 92
Korea / Republik 32 48 108
Kosovo 16 24 71
Kroatien 31 46 191
Kuba 34 51 170
Kuwait 37 56 241
Laos 24 35 71
Lesotho 19 28 104
Lettland 24 35 76
Libanon 46 69 146
Libyen 42 63 135
Liechtenstein 37 56 190
Litauen 17 26 109
Luxemburg 42 63 139
Madagaskar 22 33 116
Malawi 28 41 109
Malaysia 24 36 86
Malediven 47 70 200
Mali 25 38 120
Malta 31 46 114
Marokko 28 41 87
Marshall Inseln 42 63 102
Mauretanien 24 35 86
Mauritius 29 44 172
Mexiko 32 48 177
Mikronesien 22 33 116
Moldau / Republik 17 26 73
Monaco 35 52 187
Mongolei 16 23 92
Montenegro 21 32 85
Mosambik 34 51 208
Myanmar 16 23 103
Namibia 20 30 112
Nepal 24 36 126
Neuseeland 39 58 148
Nicaragua 31 46 105
Niederlande 32 47 122
Niger 28 42 131
Nigeria 31 46 182
Nordmazedonien 18 27 89
Norwegen 50 75 139
Österreich 33 50 117
Oman 43 64 141
Pakistan / Islamabad 16 23 238
Pakistan / im Übrigen 23 34 122
Palau 34 51 179
Panama 28 41 82
Papua-Neuguinea 40 59 159
Paraguay 26 39 124
Peru 23 34 143
Philippinen 28 41 140
Polen / Breslau 23 34 124
Polen / Danzig 23 34 124
Polen / Krakau 23 34 124
Polen / Warschau 27 40 143
Polen / im Übrigen 23 34 124
Portugal 21 32 111
Ruanda 29 44 117
Rumänien / Bukarest 21 32 92
Rumänien / Im Übrigen 18 27 89
Russische Föderation / Jekatarinenburg 19 28 84
Russische Föderation / Moskau 20 30 235
Russische Föderation / St. Petersburg 19 28 133
Russische Föderation / Im Übrigen 20 30 235
Sambia 25 38 105
Samoa 20 29 105
San Marino 23 34 79
Sao Tome / Principe 32 47 80
Saudi-Arabien / Djiddah 38 57 181
Saudi-Arabien / Riad 37 56 186
Saudi-Arabien / im Übrigen 37 56 181
Schweden 44 66 140
Schweiz / Genf 44 66 186
Schweiz / im Übrigen 43 64 180
Senegal 28 42 190
Serbien 18 27 97
Sierra Leone 38 57 145
Simbabwe 42 63 198
Singapur 48 71 277
Slowakische Republik 22 33 121
Slowenien 25 38 126
Spanien / Barcelona 23 34 144
Spanien / Kanarische Inseln 24 36 103
Spanien / Palma de Mallorca 29 44 142
Spanien / Madrid 28 42 131
Spanien / im Übrigen 23 34 103
Sri Lanka 24 36 112
St. Kitts und Nevis 30 45 177
St. Lucia 30 45 177
St. Vincent und Grenadinen 30 45 177
Sudan 22 33 195
Südafrika / Kapstadt 22 33 130
Südafrika / Johannisburg 24 36 129
Südafrika / im Übrigen 20 29 109
Südsudan 34 51 159
Suriname 30 45 177
Syrien 25 38 140
Tadschikistan 18 27 85
Taiwan 34 51 174
Tansania 28 44 97
Thailand 24 36 114
Togo 26 39 118
Tonga 20 29 102
Tobago und Trinidad 44 66 203
Tschad 28 41 155
Tschechische Republik 21 32 77
Türkei / Ankara 21 32 110
Türkei / Izmir 29 44 120
Türkei / im Übrigen 16 24 107
Tunesien 27 40 144
Turkmenistan 19 28 135
Uganda 28 41 143
Ukraine 17 26 98
Ungarn 21 32 85
Uruguay 27 40 113
USA / Atlanta 52 77 182
USA / Boston 42 63 333
USA / Chicago 44 65 233
USA / Houston 41 62 204
USA / Los Angeles 43 64 262
USA / Miami 44 65 256
USA / New York City 44 66 308
USA / San Francisco 40 59 327
USA / Washington D.C. 44 66 203
USA / Im Übrigen 40 59 182
Usbekistan 23 34 104
Vatikanstaat 32 48 150
Venezuela 30 45 127
Vereinigte Arabische Emirate 44 65 156
Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland / London 44 66 163
Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland / im Übrigen 35 52 99
Vietnam 24 36 111
Weißrussland 13 20 98
Zentral-Afrikanische Republik 36 53 210
Zypern 28 42 125
Stand: 01.02.2025

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Sind gezahlte Spesen steuerfrei?

Wenn der Arbeitgeber die Ausgaben direkt an den Fahrer zahlt, muss der Fahrer sie nicht in der Einkommenserklärung angeben. Wenn die Ausgaben in der Gehaltsabrechnung enthalten sind, müssen sie als steuerfrei gekennzeichnet werden, so dass keine Steuern darauf anfallen.

Quelle:

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