Spesen 2026 für LKW-Fahrer

Was sind Spesen für Lkw-Fahrer?

Jeder Lkw-Fahrer, der sich auf einer mehrtägigen Geschäftsreise befindet, ist auf die Verpflegung an Raststätten angewiesen, wenn er seine Lebensmittel und Getränke nicht von zu Hause mitnimmt. Diese zusätzlichen Kosten werden dem Fahrer auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, den sogenannten Spesen, erstattet. Das bedeutet, dass der Fahrer einen Pauschalbetrag für seine Mahlzeiten erhält. Spesen sind steuerfreie Beträge, die dem Lkw-Fahrer zur freien Verfügung stehen

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale im Jahr 2026?

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen in Deutschland sind für Lkw-Fahrer und Geschäftsreisende sind 2026gleich geblieben. Für die Einkommensteuererklärung 2026 können die folgenden Sätze als Werbungskosten geltend gemacht werden:

• • Dienstreise von mindestens 8 Stunden: Verpflegungspauschale von 14 Euro pro Tag,

• • Dienstreise von mindestens 24 Stunden: Verpflegungspauschale von 28 Euro pro Tag,

• • 14 Euro für eine mehrtägige Abwesenheit am Tag der Ankunft und am Tag der Abfahrt,

• • Darüber hinaus gilt seit 2020 eine Übernachtungspauschale für LKW Fahrer. Seit dem 01.01.2024 liegt die Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer bei 9 Euro pro Tag/Nacht, wenn der Berufsfahrer oder die Berufsfahrerin in der Schlafkabine des von ihm gefahrenen Lkws übernachtet.
  • Wichtig in der Praxis: Die steuerliche Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer gilt nur unter bestimmten Voraussetzungen. Entscheidend ist, dass die Übernachtung tatsächlich im Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine des Lkw) erfolgt und eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt.
    Außerdem kommt es bei der Abrechnung häufig auf Details an – etwa, wie An- und Abreisetage gezählt werden oder ob für einzelne Kalendertage ein Anspruch besteht. Um Rückfragen bei Lohnabrechnung oder Betriebsprüfung zu vermeiden, sollten Unternehmen die Übernachtungen nachvollziehbar dokumentieren (z. B. über Tourdaten, Fahrtennachweise oder digitale Fahrer-Reports).
  • Der Arbeitgeber kann dem Fahrer zusätzlich zur Übernachtungspauschale weitere Kosten erstatten, wenn im Zusammenhang mit der Übernachtung im Fahrzeug zusätzliche Aufwendungen entstehen. In der Praxis wird hierfür häufig ein Betrag von bis zu 5 Euro pro Kalendertag angesetzt. Grundlage sind plausible Aufzeichnungen (z. B. Fahrtenbuch, Tournachweise oder digitale Fahrerdaten), mit denen die Übernachtungen und der Einsatz nachvollziehbar dokumentiert werden. Der zusätzliche Betrag kann dabei maximal bis 5 Euro je Kalendertag berücksichtigt werden.

Da die neuen Spesen für 2027 noch nicht bekannt sind, gelten derzeit die obenstehenden Beträge.

Hinweis: Ggf. ist beim Verpflegungsmehraufwand ein Sachbezug zu berücksichtigen.

Sind gezahlte Spesen steuerfrei?

Wenn der Arbeitgeber die Ausgaben direkt an den Fahrer zahlt, muss der Fahrer sie nicht in der Einkommenserklärung angeben. Wenn die Ausgaben in der Gehaltsabrechnung enthalten sind, müssen sie als steuerfrei gekennzeichnet werden, so dass keine Steuern darauf anfallen.