aktualisiert am 19.08.2026
Ein Fahrtenschreiberarchiv ist der betriebliche Speicherort für die aus digitalen Fahrtenschreibern und Fahrerkarten kopierten Daten. Es ist keine Zusatzfunktion des Tachographen, sondern ein davon getrenntes System. Die Pflicht dazu ergibt sich aus § 2 Abs. 5 der Fahrpersonalverordnung: Der Unternehmer muss die Daten kopieren, im Betrieb speichern, eine Sicherheitskopie auf einem gesonderten Datenträger anlegen und sie der Behörde auf Verlangen bereitstellen.
Das Archiv ist der Nachweis gegenüber BALM, Zoll und Gewerbeaufsicht. Ohne lückenloses Archiv ist die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten nicht belegbar – unabhängig davon, ob sie tatsächlich eingehalten wurde.
Kopierfristen: 90 Tage und 28 Kalendertage
| Datenquelle | Frist zum Kopieren in den Betrieb | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Massenspeicher des Fahrtenschreibers | spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses | § 2 Abs. 5 Satz 1 FPersV |
| Fahrerkarte | spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses | § 2 Abs. 5 Satz 2 FPersV |
| Mietfahrzeuge | zu Beginn und am Ende des Mietzeitraums | § 2 Abs. 4 FPersV |
| Vermietete Fahrzeuge (Pflicht des Vermieters) | auf Verlangen, spätestens 90 Tage nach Mietbeginn oder letzter Übermittlung, sowie nach Mietende | § 2 Abs. 6 FPersV |
Die Fristen laufen ab dem Ereignis, nicht ab Monatsende. Ein Ereignis vom 3. des Monats ist bei der Fahrerkarte am 31. desselben Monats fällig – unabhängig davon, wann der Fahrer aus dem Urlaub kommt. Der Fahrer ist nach § 2 Abs. 5 Satz 3 FPersV verpflichtet, dem Unternehmen Karte und Ausdrucke zur Verfügung zu stellen.
Von allen kopierten Daten ist unverzüglich eine Sicherheitskopie auf einem gesonderten Datenträger zu erstellen (§ 2 Abs. 5 Satz 5 FPersV). Ein einzelner Speicherort erfüllt die Pflicht nicht. Bei Cloud-Archiven ist die Redundanz vertraglich nachzuweisen; eine Datensicherung des Anbieters innerhalb desselben Systems ist kein „gesonderter Datenträger“ im Sinne der Vorschrift, wenn sie technisch nicht getrennt ist.
Wie der Download praktisch abläuft, steht unter Fahrtenschreiber auslesen; zur Frage, welche Geräte einen Fernabruf zulassen, siehe Fahrtenschreiber Kompatibilitätsprüfung.
Warum ein Archiv zwingend ist: Speichergrenzen der Geräte
Der Massenspeicher eines digitalen Fahrtenschreibers hält die Daten von mindestens 365 Tagen. Die Fahrerkarte speichert mindestens 28 Tage Fahreraktivität. Danach werden die jeweils ältesten Datensätze überschrieben. Wer nicht innerhalb der Fristen kopiert, verliert die Daten endgültig – und kann sie bei einer Betriebskontrolle nicht mehr vorlegen.
Der Fahrer muss den laufenden Tag und die vorausgegangenen 28 Kalendertage mitführen (Art. 36 VO (EU) Nr. 165/2014). Die Betriebskontrolle greift dagegen auf das Archiv zu und reicht deutlich weiter zurück.
Aufbewahrungsfristen: mehrere Rechtsgrundlagen parallel
Es gibt keine einzelne Frist für Fahrtenschreiberdaten. Die maßgebliche Dauer ergibt sich aus der jeweils längsten anwendbaren Vorschrift:
| Rechtsgrundlage | Frist | Gegenstand |
|---|---|---|
| Art. 33 Abs. 2 VO (EU) Nr. 165/2014 | mind. 1 Jahr nach Verwendung | Schaublätter, Ausdrucke, heruntergeladene Daten |
| § 21a Abs. 7 ArbZG | 2 Jahre | Arbeitszeitaufzeichnungen des Fahrpersonals |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | 2 Jahre | Nachweise über Arbeitszeit über 8 Stunden |
| § 17 Abs. 2 MiLoG | 2 Jahre | Arbeitszeitnachweise nach Mindestlohngesetz |
| § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO | 6 Jahre | steuerlich relevante sonstige Unterlagen |
| § 2a FPersV | 1 Jahr | Daten über durchgeführte behördliche Kontrollen |
Praktisch bedeutet das: Die einjährige Frist des Art. 33 VO (EU) Nr. 165/2014 ist die Untergrenze, nicht die Obergrenze. Sobald Fahrtenschreiberdaten als Arbeitszeitnachweis dienen – und das ist im gewerblichen Güterverkehr die Regel – greifen die Zweijahresfristen des ArbZG und des MiLoG. Werden sie zur Lohnabrechnung oder für Spesen verwendet, kommt § 147 AO hinzu.
Die Aufzeichnungspflichten und ihre Verknüpfung mit der Arbeitszeiterfassung für Lkw-Fahrer sind deshalb gemeinsam zu betrachten.
Welche Daten im Archiv liegen
Massenspeicher und Fahrerkarte enthalten unterschiedliche Datensätze. Beide werden als .ddd-Datei mit digitaler Signatur ausgelesen.
Aus dem Massenspeicher des Fahrzeugs:
- Fahrzeugkennzeichen und Fahrzeugidentifizierungsnummer
- Lenkzeiten, Arbeits-, Bereitschafts- und Ruhezeiten je eingesetzter Fahrerkarte
- Geschwindigkeitsprofil der letzten 24 Stunden Fahrtätigkeit
- Karteneinsteck- und Kartenentnahmevorgänge
- Ereignisse und Störungen: Unterbrechung der Stromversorgung, Bewegung ohne Karte, Datenfehler
- Kalibrier- und Prüfdaten der Werkstatt
- bei intelligenten Fahrtenschreibern Positionsdaten am Arbeitsbeginn, nach je drei Stunden kumulierter Lenkzeit und am Arbeitsende sowie bei Grenzübertritt
Aus der Fahrerkarte:
- Identität des Fahrers und Führerscheindaten
- Aktivitäten je Kalendertag, mindestens der letzten 28 Tage
- benutzte Fahrzeuge
- manuelle Nachträge des Fahrers
- Ereignisse und Störungen aus Fahrersicht
Die Signatur ist der Grund, warum Daten nicht in ein anderes Format konvertiert und ohne Original archiviert werden dürfen: Nur die unveränderte .ddd-Datei ist auf Manipulation prüfbar. Auswertungsberichte aus einer Analysesoftware ersetzen das Original nicht. Zur Struktur dieser Dateien siehe DDD-Datei und Fahrtenschreiberdaten.
Wer archivieren muss
Die Pflicht trifft den Unternehmer – nicht den Fahrer und nicht die Werkstatt. Sie besteht für jedes Fahrzeug, das im Anwendungsbereich der VO (EG) Nr. 561/2006 betrieben wird oder für das nach § 1 FPersV Lenk- und Ruhezeiten einzuhalten sind.
Das gilt unabhängig von der Fuhrparkgröße. Ein Einzelunternehmer mit einem Lkw hat dieselben Kopier- und Aufbewahrungspflichten wie eine Spedition mit 200 Fahrzeugen. Auch Mietfahrzeuge sind erfasst: Bei Anmietung ist zu Beginn und am Ende des Mietzeitraums mit der Unternehmenskarte auszulesen. Ist das bei einer Mietdauer bis 24 Stunden nicht möglich, ist ein Ausdruck zu fertigen und ein Jahr aufzubewahren (§ 2 Abs. 4 FPersV).
Ab dem 1. Juli 2026 erweitert sich der Kreis der betroffenen Unternehmen erheblich, weil die Tachographenpflicht für Transporter auch Fahrzeuge über 2,5 t zGM im grenzüberschreitenden Verkehr erfasst. Diese Betriebe müssen ein Archiv erstmals aufbauen.
Zulässige Umsetzungsformen
| Umsetzung | Geeignet für | Einschränkung |
|---|---|---|
| Downloadkey plus lokale Sicherung | Einzelfahrzeuge, Selbstfahrer | manueller Prozess, Fristen müssen selbst überwacht werden; Zweitkopie zwingend |
| Lokal installierte Tachosoftware | kleine bis mittlere Fuhrparks | Backup, Updates und Datenschutz liegen beim Unternehmen |
| Cloud-Archiv | jede Größe | Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich |
| Remote-Download über Telematik | Fuhrparks mit verteilten Standorten | setzt Kompatibilität von Fahrtenschreiber und Telematikeinheit voraus |
Ein reines Papierarchiv erfüllt § 2 Abs. 5 FPersV nicht. Die Vorschrift verlangt das Kopieren der Daten und deren Bereitstellung per Datenträger oder Datenfernübertragung. Papier ist nur dort erforderlich, wo es keine Digitaldaten gibt: für Ausdrucke nach § 2 Abs. 3 FPersV und für handschriftliche Nachträge des Fahrers. Diese sind zusätzlich in chronologischer Reihenfolge und lesbar außerhalb des Fahrzeugs aufzubewahren.
Ergänzend gehören Nachweise über Ausfälle, Bescheinigungen für lenkfreie Tage und Werkstattbelege ins Archiv. Sie schließen Lücken, die sonst als Verstoß gewertet werden.
Übertragungswege in das Archiv
Es gibt drei Wege:
- Downloadkey am Fahrzeug. Ein Auslesegerät wird an die Frontschnittstelle des Fahrtenschreibers angeschlossen. Voraussetzung ist eine gesteckte Unternehmenskarte oder ein im Key gespeicherter Berechtigungsnachweis. Danach erfolgt der Übertrag auf den Rechner im Betrieb.
- WLAN-Download auf dem Betriebshof. Automatisiert, aber standortgebunden – nur nutzbar, wenn Fahrzeuge regelmäßig zurückkehren.
- Remote-Download über Telematik. Die Daten gehen über Mobilfunk direkt ins Archiv, ohne dass das Fahrzeug den Hof anfahren muss. Das ist der einzige Weg, der die 28-Tage-Frist bei durchgehend im Fernverkehr eingesetzten Fahrzeugen zuverlässig hält.
Fernauslesung ist nur mit einer im Fahrzeug verbleibenden Unternehmenskarte oder einem im Telematiksystem hinterlegten Zertifikat möglich. Die Berechtigung erfolgt über die Unternehmerkarte; ohne Unternehmenssperre („company lock“) sind die Massenspeicherdaten nicht dem eigenen Betrieb zugeordnet.
Angeschlossen an das Archiv erfolgt die Auswertung: Die Fahrtenschreiber-Analyse prüft die kopierten Daten auf Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeiten und dokumentiert die Kontrolle. Damit ist auch die Nachweispflicht des Unternehmers erfüllt, die Aufzeichnungen unverzüglich zu prüfen und Maßnahmen zu ergreifen.
Datenschutz: das Archiv ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten
Fahrtenschreiberdaten sind personenbezogen. Sie enthalten Name, Kartennummer, Arbeitszeiten und – beim intelligenten Fahrtenschreiber – Positionsdaten. Daraus folgen vier Pflichten:
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Eine Einwilligung des Fahrers ist nicht erforderlich und wäre im Beschäftigungsverhältnis auch nicht tragfähig.
- Zugriffsbeschränkung: Nur benannte Personen dürfen auf das Archiv zugreifen. Der Zugriff ist zu protokollieren.
- Zweckbindung: Die Daten dienen der Einhaltung der Sozialvorschriften und der Arbeitszeitdokumentation. Eine Nutzung zur Leistungsbewertung ist mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
- Löschung: Nach Ablauf aller einschlägigen Aufbewahrungsfristen sind die Daten zu löschen (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Die FPersV sieht für Papieraufzeichnungen die Vernichtung bis zum 31. März des Folgejahres nach Fristablauf vor.
Bei Cloud-Archiven ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen und der Serverstandort zu dokumentieren. Fahrer haben ein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO; Art. 33 Abs. 2 VO (EU) Nr. 165/2014 verpflichtet den Unternehmer zusätzlich, auf Verlangen eine Kopie der Daten herauszugeben.
Typische Fehler in der Praxis
- Nur eine Kopie. Die Sicherheitskopie auf gesondertem Datenträger wird häufig vergessen – ein eigenständiger Verstoß gegen § 2 Abs. 5 Satz 5 FPersV.
- Downloadkey als Archiv. Der Key ist Übertragungsmittel, nicht Speicherort. Bleiben die Daten ausschließlich dort, existiert kein Archiv.
- Fristbeginn falsch gerechnet. Die 28 Tage beginnen mit dem Ereignis, nicht mit der Rückgabe der Karte.
- Fahrerkarte eines ausgeschiedenen Fahrers nicht ausgelesen. Beim Austritt ist der letzte Download nachzuholen, sonst fehlt der Zeitraum bis zum Ausscheiden.
- Mietfahrzeuge übersehen. § 2 Abs. 4 FPersV verlangt Auslesen zu Mietbeginn und Mietende.
- Werkstattaufenthalte als Lücke. Nach Reparatur oder Austausch des Fahrtenschreibers fehlen Daten. Die Werkstattbescheinigung gehört ins Archiv.
- Konvertierte Dateien statt Originalen. Ohne signierte
.ddd-Datei ist die Echtheit nicht prüfbar.
Verstöße gegen die Kopier- und Aufbewahrungspflichten sind Ordnungswidrigkeiten nach § 8 FPersG und werden gegen den Unternehmer geahndet, nicht gegen den Fahrer.
FAQ
Was ist ein Fahrtenschreiberarchiv?
Der betriebliche Speicherort für die aus digitalen Fahrtenschreibern und Fahrerkarten kopierten Daten. Er ist vom Fahrtenschreiber getrennt und muss aus einer Arbeitskopie und einer Sicherheitskopie auf einem gesonderten Datenträger bestehen.
Wie oft müssen Fahrtenschreiberdaten ausgelesen werden?
Der Massenspeicher des Fahrzeugs spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses, die Fahrerkarte spätestens 28 Kalendertage danach (§ 2 Abs. 5 FPersV).
Wie lange müssen Fahrtenschreiberdaten aufbewahrt werden?
Mindestens ein Jahr nach Art. 33 Abs. 2 VO (EU) Nr. 165/2014. Dienen die Daten als Arbeitszeitnachweis, gelten zwei Jahre nach § 21a Abs. 7 und § 16 Abs. 2 ArbZG sowie § 17 Abs. 2 MiLoG. Bei steuerlicher Relevanz greift § 147 AO.
Gilt für digitale Fahrtenschreiberdaten noch die zweijährige Archivierungsfrist der FPersV?
Nein. Die Frist des § 2 Abs. 5 FPersV a. F. ist am 31. Januar 2008 entfallen. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich seither nach Art. 33 VO (EU) Nr. 165/2014 und den arbeits-, sozial- und steuerrechtlichen Vorschriften.
Reicht ein Downloadkey als Fahrtenschreiberarchiv?
Nein. Der Downloadkey ist ein Übertragungsmittel. Die Daten müssen im Betrieb gespeichert und zusätzlich als Sicherheitskopie auf einem gesonderten Datenträger vorgehalten werden.
Ist ein Papierausdruck als Archiv zulässig?
Nein. § 2 Abs. 5 FPersV verlangt das Kopieren der Daten und die Bereitstellung per Datenträger oder Datenfernübertragung. Papier ist nur für Ausdrucke nach § 2 Abs. 3 FPersV und für handschriftliche Nachträge erforderlich.
Wer ist für das Fahrtenschreiberarchiv verantwortlich?
Der Unternehmer. Der Fahrer muss lediglich Fahrerkarte und Ausdrucke zur Verfügung stellen.
Was gilt bei Mietfahrzeugen?
Der Mieter muss zu Beginn und am Ende des Mietzeitraums mit der Unternehmenskarte auslesen. Bei einer Mietdauer bis 24 Stunden genügt in begründeten Fällen ein Ausdruck, der ein Jahr aufzubewahren ist (§ 2 Abs. 4 FPersV).
Wie lange speichert der digitale Fahrtenschreiber selbst?
Der Massenspeicher hält die Daten von mindestens 365 Tagen, die Fahrerkarte von mindestens 28 Tagen. Danach werden die ältesten Datensätze überschrieben.
Darf das Archiv in der Cloud liegen?
Ja. Erforderlich sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, dokumentierter Serverstandort, Zugriffsbeschränkung auf benannte Personen und eine technisch getrennte zweite Kopie.
Was passiert bei fehlenden Daten im Archiv?
Fehlende Zeiträume werden bei Betriebskontrollen als Verstoß gewertet. Zuständig sind BALM und Zoll; geahndet wird nach § 8 FPersG gegenüber dem Unternehmer.
Quellen
- § 2 FPersV – Digitaler Fahrtenschreiber, Kopierfristen 90/28 Tage und Sicherheitskopie: https://www.gesetze-im-internet.de/fpersv/__2.html
- Verordnung (EU) Nr. 165/2014 über Fahrtenschreiber im Straßenverkehr, Art. 33 und Art. 36: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0165
- § 21a Arbeitszeitgesetz – Aufbewahrung der Arbeitszeitaufzeichnungen für zwei Jahre: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__21a.html
- Bundesamt für Logistik und Mobilität – FAQ zum digitalen Kontrollgerät: https://www.bag.bund.de/SharedDocs/FAQs/DE/Kontroellgeraete/Digiko_05.html
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