Fahrtenschreiberdaten: Arten, Analyse und Verwaltung

aktualisiert am 29.09.2025

Fahrtenschreiberdaten spielen eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag von Firmen, die mit Lenk- und Ruhezeiten arbeiten. Das liegt daran, dass die Daten alle Informationen über die Lenk- und Ruhezeiten beinhalten und als Beweis für Behörden dienen. In diesem Artikel schauen wir uns die Fahrtenschreiberdaten, und alles, was mit ihnen verbunden ist, genauer an.

Inhaltsverzeichnis 
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Arten von Fahrtenschreiberdaten

Anfangs ist es wichtig zu wissen, wie Fahrtenschreiberdaten strukturiert sind. Es gibt zwei hauptsächliche Datenspeicher:

Massenspeicher-Fahrtenschreiber

Der eigentliche Fahrtenschreiber speichert die Daten in seinem eigenen Massenspeicher. Der Fahrtenschreiber ist mit dem Getriebe und dem Bordcomputer verbunden und zeichnet alle Aktivitäten des Fahrzeugs auf. Der Fahrtenschreiber zeichnet die Fahrt- und Ruhezeiten, die Geschwindigkeit und die zurückgelegte Strecke auf. Neben den automatischen Aufzeichnungen muss der Fahrer auch den Fahrtenschreiber manuell bedienen, indem er angibt, ob das Fahrzeug gefahren wird (=automatisch), ob andere Arbeiten erledigt werden (wie Be- bzw. Entladen) oder ob eine Pause gemacht wird. Die individuellen Daten werden ebenfalls auf der Fahrerkarte gespeichert. Aber auch wenn keine Fahrerkarte im Fahrtenschreiber ist, zeichnet der Fahrtenschreiber alles auf seinem Massenspeicher auf.

  • Der Massenspeicher muss spätestens alle 90 Tage ausgelesen werden – unabhängig davon, ob das Fahrzeug im Einsatz war.

Daten der Fahrerkarte

Die Fahrtenschreiberdaten werden sowohl auf der Fahrerkarte als auch dem Massenspeicher gespeichert. Jeder Fahrer muss mit den Vorschriften für Fahrt- und Ruhezeiten übereinstimmen und seine/ihre Fahrt- und Ruhezeiten werden auf dieser persönlichen Karte gespeichert. Die Daten der Fahrerkarten enthalten die gleichen Informationen wie der Massenspeicher, aber sie sind mit dem Fahrer verbunden. Es werden nur Daten auf die Fahrerkarte geschrieben, wenn diese sich im Fahrtenschreiber befindet.

Wenn ein Fahrzeug also ohne Karte gefahren wird (was, wenn für das Unternehmen Fahrtenschreiber Pflicht sind, selbst eine Straftat ist!), werden die Daten nicht auf der Fahrerkarte, sondern auf dem Massenspeicher gespeichert. Das bedeutet, dass immer alles im Massenspeicher eingesehen werden kann.

  • Die Fahrerkarte muss alle 28 Tage ausgelesen werden, auch wenn der Fahrer nicht gefahren ist.

Auslesen der Fahrtenschreiberdaten

Wie bereits erwähnt, müssen die Unternehmen periodisch die Daten auf dem Fahrtenschreiber auslesen. Das muss alle 90 Tage für den Massenspeicher und alle 28 Tage für die Fahrerkarte erfolgen. Es werden besondere Werkzeuge benötigt, um .ddd-Dateien auslesen zu können.

Remote Tacho Download
Alle Daten, von sowohl dem Massenspeicher als auch der Fahrerkarte, auszulesen ist eine zeitaufwändige Arbeit. FleetGO bietet ein vollständig automatisiertes System für das zentrale Herunterladen und Archivieren aller Daten an. Mehr zum Remote Tacho Download.

Analyse der Fahrtenschreiberdaten

Das reine Herunterladen und Archivieren der Fahrtenschreiberdaten reicht rechtlich nicht aus. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Daten regelmäßig auszuwerten und zu prüfen, ob die Fahrer die Vorgaben zu Lenk- und Ruhezeiten einhalten. Grundlage sind die Verordnung (EG) Nr. 561/2006 sowie die VO (EU) 165/2014.

Dazu ist eine Fahrtenschreiberanalyse erforderlich. Mithilfe spezieller Software werden die .ddd-Dateien entschlüsselt, auf Vollständigkeit geprüft und mögliche Verstöße (z. B. Überschreitung der Tageslenkzeit, fehlende Ruhepausen) automatisch erkannt.

Stellt die Analyse Verstöße fest, muss der Arbeitgeber:

  • den betroffenen Fahrer schriftlich informieren,
  • ein Protokoll über den Verstoß anlegen,
  • und gegebenenfalls Schulungs- oder Korrekturmaßnahmen dokumentieren.

Wichtig: Behörden verhängen Bußgelder nicht nur auf Grundlage einzelner Ereignisse, sondern können auch das gesamte Fahrerverhalten über längere Zeiträume bewerten. Daher ist eine kontinuierliche Analyse und Dokumentation unverzichtbar, um Risiken zu minimieren und Bußgelder zu vermeiden.

Fahrtenschreiberanalyse von FleetGO
FleetGO bietet eine einzigartige integrierte Fahrtenschreiberanalyse. Neben dem automatischen Herunterladen werden alle Dateien analysiert, um zu überprüfen, ob das Archiv vollständig ist und ob Verstöße aufgetreten sind.

Verwaltung von Fahrtenschreiberdaten

Die Verwaltung von Fahrtenschreiberdaten ist komplex und zeitintensiv – besonders in Unternehmen mit vielen Fahrzeugen und Fahrern. Neben der fristgerechten Auslesung müssen Daten vollständig archiviert, gesichert und nachvollziehbar dokumentiert werden. Moderne Tools kombinieren Download, Analyse und Berichtsoptionen in einer zentralen Plattform.

Unterschiede gibt es vor allem in der Benutzerfreundlichkeit, der Automatisierung von Prozessen (z. B. Remote-Download) und der Qualität der Reports. Eine professionelle Verwaltung ist entscheidend, denn unvollständige oder fehlerhafte Datensätze können im Rahmen von Behördenkontrollen hohe Bußgelder nach sich ziehen.

Aufbewahrungsfristen: Wie lange werden die Daten auf der Fahrerkarte gespeichert?

Nach § 1 Abs. 6 Fahrpersonalverordnung (FPersV) müssen Fahrtenschreiberdaten mindestens ein Jahr aufbewahrt werden. In der Praxis ist eine längere Archivierung sinnvoll, da Daten häufig auch für andere Nachweispflichten benötigt werden – etwa im Arbeitszeitgesetz (§ 21a ArbZG) oder im Rahmen steuerlicher Prüfungen. Viele Unternehmen setzen daher auf eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren oder länger.

  • Fahrerkarte: Speichert Daten für etwa 28 Tage; danach werden ältere Einträge überschrieben.
  • Massenspeicher im Fahrtenschreiber: Speichert je nach Nutzung bis zu 365 Tage an Aktivitäten.

Die rechtliche Verantwortung für die fristgerechte Sicherung und Archivierung liegt beim Unternehmen, nicht beim Fahrer.

Schutz der Fahrtenschreiberdaten

Neben der fristgerechten Archivierung ist auch der Schutz der Daten verpflichtend. Fahrtenschreiberdaten enthalten personenbezogene Informationen (z. B. Einsatzzeiten der Fahrer) und fallen damit unter die DSGVO. Unternehmen müssen sicherstellen, dass:

  • Daten regelmäßig gesichert werden (Backups auf Servern oder Cloud-Systemen),
  • der Zugriff nur für befugte Personen möglich ist,
  • und Daten im Falle einer Prüfung schnell verfügbar sind.

Ein unvollständiges oder beschädigtes Archiv kann im Kontrollfall zu erheblichen Sanktionen führen. Deshalb sind Redundanz und sichere Backup-Konzepte ein wesentlicher Bestandteil des Datenmanagements im Fuhrpark.

Quellen:

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