Fahrtenschreiberdaten: Arten, Analyse und Verwaltung

aktualisiert am 24.08.2026

Fahrtenschreiberdaten sind der gesetzliche Nachweis über Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten. Anders als frei erhobene Telematikdaten unterliegen sie festen Fristen für Download, Archivierung und Vernichtung. Die Verantwortung dafür trägt das Unternehmen, nicht der Fahrer. Maßgeblich sind Art. 10 der Verordnung (EG) Nr. 561/2006, die Verordnung (EU) Nr. 165/2014 und § 2 der Fahrpersonalverordnung.

Die Pflichten auf einen Blick

PflichtFristGrundlage
Massenspeicher auslesenspätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses§ 2 Abs. 5 Satz 1 FPersV
Fahrerkarte auslesenspätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung§ 2 Abs. 5 Satz 2 FPersV
Sicherheitskopie erstellenunverzüglich, auf gesondertem Datenträger§ 2 Abs. 5 Satz 5 FPersV
Daten aufbewahrenmindestens 12 Monate ab AufzeichnungArt. 10 Abs. 5 VO (EG) Nr. 561/2006
Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahrenmindestens 2 Jahre§ 21a Abs. 7 ArbZG
Daten vernichtenbis 31. März des Folgejahres nach Fristablauf§ 1 Abs. 6 Nr. 4 FPersV
Daten auf Verlangen bereitstellenunmittelbar, per Datenfernübertragung oder auf angefordertem Datenträger§ 2 Abs. 5 Satz 4 FPersV

Die Fristen laufen ab dem aufgezeichneten Ereignis. Sie ruhen nicht, wenn ein Fahrzeug längere Zeit stillsteht oder ein Fahrer abwesend ist.

Zwei Datenquellen

Fahrtenschreiberdaten entstehen doppelt. Wer nur eine Quelle sichert, hat ein unvollständiges Archiv.

QuelleBezugSpeicherdauer im Gerät
Massenspeicher im FahrtenschreiberFahrzeugmindestens 365 Tage
FahrerkartePerson28 Tage, Karten der Generation 2 Version 2: 56 Tage

Der Massenspeicher zeichnet immer auf, auch ohne eingesteckte Karte. Auf die Fahrerkarte werden Daten nur geschrieben, solange sie im Gerät steckt. Fahrten ohne Karte erscheinen deshalb ausschließlich im Massenspeicher, dort als Ereignis „Fahren ohne gültige Karte“. Das ist eine Ordnungswidrigkeit nach dem Fahrpersonalgesetz und wird gegen Fahrer und Unternehmen geahndet.

Wird die 28-Tage-Frist versäumt, überschreibt die Karte ihre ältesten Einträge. Diese Daten sind dauerhaft verloren; der Massenspeicher ersetzt sie nur, solange dasselbe Fahrzeug gefahren wurde.

Auslesen

Für den Download werden eine Unternehmenskarte und ein Downloadkey, ein Kartenleser oder eine Remote-Lösung benötigt. Verfahren, Dateiformate und Gerätekompatibilität sind unter Fahrtenschreiber auslesen beschrieben. Beim Remote-Download überträgt ein am Fahrtenschreiber angeschlossenes Gerät die Daten per Mobilfunk; der Werkstatt- oder Depotbesuch entfällt.

Mietfahrzeuge

Bei angemieteten Fahrzeugen greifen Zusatzpflichten nach § 2 Abs. 4 und 6 FPersV. Sie werden in der Praxis häufig übersehen, weil weder Mieter noch Vermieter sich zuständig sieht.

  • Der Mieter stellt zu Beginn und am Ende des Mietzeitraums per Unternehmenskarte sicher, dass die Massenspeicherdaten übertragen und gespeichert werden.
  • Ist das nicht möglich oder beträgt die Mietdauer nicht mehr als 24 Stunden, ist zu Beginn und am Ende ein Ausdruck zu fertigen. Der Fahrer leitet ihn unverzüglich an den Unternehmer weiter, der ihn ein Jahr aufbewahrt.
  • Der Vermieter stellt dem Mieter die auf ihn bezogenen Massenspeicherdaten auf Verlangen zur Verfügung, spätestens 90 Tage nach Mietbeginn oder letzter Übermittlung sowie nach Mietende.

Kontrollpflicht

Herunterladen und Archivieren genügt rechtlich nicht. Nach Art. 10 Abs. 2 VO (EG) Nr. 561/2006 muss das Unternehmen die Arbeit der Fahrer kontrollieren und bei Verstößen unverzüglich Abhilfe schaffen. Die Daten sind also auszuwerten, nicht nur zu verwahren.

Prüfrelevant sind Überschreitungen der Tages- und Wochenlenkzeit, zu kurze Fahrtunterbrechungen, fehlende wöchentliche Ruhezeiten, Fahren ohne Karte, Lücken im Archiv und Manipulationsereignisse. Die Grenzwerte stehen unter Lenk- und Ruhezeiten.

Wie die Abhilfe zu dokumentieren ist, regelt die Verordnung nicht. Als Nachweis bei Betriebskontrollen haben sich drei Schritte etabliert: Unterrichtung des Fahrers in dokumentierter Form, Protokoll des Verstoßes, Nachweis von Schulung oder Korrekturmaßnahme. Ohne solche Unterlagen lässt sich die Erfüllung der Kontrollpflicht kaum belegen.

Archivierung und Löschung

Das Archiv muss lückenlos, unverändert und außerhalb des Fahrzeugs vorliegen. Die Rohdaten bleiben im signierten Originalformat; nachträgliche Änderungen können als Manipulation gewertet werden. Zusätzlich verlangt § 2 Abs. 5 Satz 5 FPersV eine Sicherheitskopie auf einem gesonderten Datenträger. Eine einzige Ablage erfüllt die Vorschrift nicht.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist zu löschen. Das ist keine Option: Vernichtung bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres, soweit die Daten nicht nach Arbeitszeitgesetz, Abgabenordnung, Sozialgesetzbuch IV, Mindestlohngesetz, Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder Arbeitnehmerüberlassungsgesetz weiter benötigt werden.

Daraus folgt ein zweistufiges Löschkonzept:

StufeGegenstandFrist
1Fahrtenschreiberdaten aus Massenspeicher und Fahrerkarte12 Monate, dann Vernichtung bis 31. März des Folgejahres
2daraus abgeleitete Arbeitszeitaufzeichnungen2 Jahre nach § 21a Abs. 7 ArbZG

Wer nur eine Frist umsetzt, verstößt gegen die andere: Löschen nach zwölf Monaten vernichtet Arbeitszeitnachweise zu früh, unbegrenztes Aufbewahren verstößt gegen die Vernichtungspflicht. Die praktische Umsetzung beschreibt das Fahrtenschreiberarchiv.

Datenschutz

Fahrtenschreiberdaten sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung ist auf die gesetzliche Kontrollpflicht nach Art. 10 Abs. 2 VO (EG) Nr. 561/2006 zweckgebunden. Eine Auswertung zur allgemeinen Leistungsbeurteilung ist davon nicht gedeckt und benötigt eine eigene Rechtsgrundlage.

Der Fahrer hat nach Art. 33 Abs. 2 VO (EU) Nr. 165/2014 Anspruch auf Kopien seiner Aufzeichnungen, nach § 21a Abs. 7 ArbZG denselben Anspruch für die Arbeitszeitaufzeichnungen. Die allgemeinen Anforderungen an Zugriffsrechte, Mitbestimmung und Betriebsvereinbarung sind unter Telematikdaten dargestellt.

FAQ

Wie oft müssen Fahrtenschreiberdaten ausgelesen werden?

Der Massenspeicher spätestens 90 Tage, die Fahrerkarte spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses. Grundlage ist § 2 Abs. 5 FPersV.

Wie lange müssen Fahrtenschreiberdaten aufbewahrt werden?

Mindestens zwölf Monate ab Aufzeichnung nach Art. 10 Abs. 5 VO (EG) Nr. 561/2006. Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens zwei Jahre nach § 21a Abs. 7 ArbZG.

Müssen Fahrtenschreiberdaten gelöscht werden?

Ja. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind sie bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres zu vernichten, soweit keine andere Aufbewahrungspflicht besteht.

Reicht eine Speicherung auf einem USB-Stick?

Nein. § 2 Abs. 5 Satz 5 FPersV verlangt eine Sicherheitskopie auf einem gesonderten Datenträger. Ein einzelner Stick oder Rechner erfüllt das nicht.

Was gilt bei Mietfahrzeugen?

Der Mieter überträgt die Massenspeicherdaten zu Beginn und am Ende der Miete per Unternehmenskarte. Bei einer Mietdauer bis 24 Stunden genügen Ausdrücke, die der Unternehmer ein Jahr aufbewahrt.

Wer haftet für unvollständige Daten?

Das Unternehmen. Die Pflicht zu Auslesen, Sicherung und Archivierung trifft den Unternehmer. Der Verkehrsleiter riskiert zusätzlich seine persönliche Zuverlässigkeit.

Was passiert bei Lücken im Archiv?

Ein unvollständiges Archiv ist ein eigener Verstoß und wird bei Betriebskontrollen des Bundesamtes für Logistik und Mobilität geahndet, unabhängig davon, ob die zugrunde liegenden Fahrten regelkonform waren.

Genügt es, die Daten nur zu archivieren?

Nein. Art. 10 Abs. 2 VO (EG) Nr. 561/2006 verpflichtet zur Kontrolle und zur unverzüglichen Abhilfe bei Verstößen. Reines Speichern erfüllt die Pflicht nicht.

Dürfen die Daten zur Leistungsbewertung genutzt werden?

Nein. Die Verarbeitung ist auf die gesetzliche Kontrollpflicht zweckgebunden. Eine Leistungsbeurteilung bedarf einer eigenen Rechtsgrundlage und ist in Betrieben mit Betriebsrat mitbestimmungspflichtig.

Quellen

Disclaimer:
Die kostenlosen und frei zugänglichen Inhalte dieser Webseite wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Der Anbieter dieser Webseite übernimmt jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit und Aktualität der bereitgestellten kostenlosen und frei zugänglichen journalistischen Ratgeber und Nachrichten.

Diese Website enthält Verknüpfungen zu Websites Dritter („externe Links“). Diese Websites unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber. Der Anbieter hat keinerlei Einfluss auf die aktuelle und zukünftige Gestaltung und auf die Inhalte der verknüpften Seiten. Das Setzen von externen Links bedeutet nicht, dass sich der Anbieter die hinter dem Verweis oder Link liegenden Inhalte zu eigen macht.
vollständiger Disclaimer