Führerscheinkontrolle in Unternehmen: Pflichten, Intervalle, Dokumentation

aktualisiert am 11.08.2026

Die Führerscheinkontrolle ist die Prüfung, ob Mitarbeiter, die ein Firmenfahrzeug führen, eine gültige Fahrerlaubnis der passenden Klasse besitzen. Verantwortlich ist der Fahrzeughalter, also das Unternehmen. Die Pflicht folgt aus § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG und aus § 35 DGUV Vorschrift 70. Sie gilt unabhängig von Flottengröße, Beschäftigungsumfang und Fahrzeugart – auch für Poolfahrzeuge, Dienstwagen zur Privatnutzung, E-Bikes mit Zulassungspflicht und Anhängerkombinationen.

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Rechtsgrundlagen im Überblick

Vier Normen bilden das Gerüst:

§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG verbietet dem Halter, das Fahren ohne Fahrerlaubnis anzuordnen oder zuzulassen. Vorsätzliches Handeln wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe geahndet. § 21 Abs. 2 StVG erfasst die fahrlässige Variante: Freiheitsstrafe bis zu sechs Monaten oder Geldstrafe bis zu 180 Tagessätzen. Fahrlässigkeit liegt bereits vor, wenn keine Kontrolle stattfand.

§ 35 DGUV Vorschrift 70 verpflichtet den Unternehmer, mit dem Führen von Fahrzeugen nur Personen zu beauftragen, die dafür körperlich und geistig geeignet sowie ausreichend qualifiziert sind. Aus dieser Vorschrift leitet sich die wiederkehrende Kontrolle ab – nicht aus dem StVG.

§ 31 Abs. 2 StVZO untersagt dem Halter die Inbetriebnahme, wenn ihm bekannt ist oder bekannt sein muss, dass der Fahrer nicht geeignet ist.

§ 130 OWiG greift bei Aufsichtspflichtverletzung in Betrieben. Unterbleibt eine zumutbare Aufsichtsmaßnahme und kommt es deshalb zu einer Zuwiderhandlung, drohen Geldbußen gegen die Leitungsebene; über § 30 OWiG kann die Unternehmensgeldbuße bei Straftaten bis zu 10 Millionen Euro erreichen.

Wer trägt die Verantwortung

Halter ist derjenige, der das Fahrzeug für eigene Rechnung im Gebrauch hat und über die Verwendung bestimmt – bei Firmenfahrzeugen die Geschäftsführung. Bei Leasing- und Mietfahrzeugen bleibt das nutzende Unternehmen Halter im Sinne der Haltepflichten, nicht die Leasinggesellschaft.

Die Pflicht ist delegierbar, aber nur formal: Die Übertragung auf Fuhrparkleitung, Personalabteilung oder externe Dienstleister muss schriftlich und mit klarer Aufgabenbeschreibung erfolgen (in Anlehnung an § 13 DGUV Vorschrift 1). Die Auswahl-, Anweisungs- und Überwachungsverantwortung bleibt bei der Geschäftsführung. Eine mündliche Zuständigkeitsregelung entlastet im Haftungsfall nicht.

Betroffen sind alle Beschäftigten, die dienstlich fahren – einschließlich Minijobbern, Werkstudenten, Leiharbeitnehmern und Praktikanten. Bei Leiharbeit prüft der Entleiher, weil er den Einsatz anordnet.

Prüfintervalle: keine gesetzliche Vorgabe, klare Praxis

Es existiert kein gesetzlich festgelegtes Mindestintervall. Anders lautende Angaben sind falsch. Maßgeblich ist der Sorgfaltsmaßstab, der sich aus Rechtsprechung und Berufsgenossenschaftspraxis entwickelt hat.

Als Standard gilt die halbjährliche Kontrolle. Sie hat sich als Nachweis ordnungsgemäßer Sorgfalt etabliert und wird von Berufsgenossenschaften und Versicherern erwartet. Verkürzte Intervalle – monatlich oder quartalsweise – sind angezeigt bei Fahrern mit erhöhtem Risikoprofil, bei häufigen Verkehrsverstößen, nach Auffälligkeiten oder bei Fahrzeugen mit besonderem Gefährdungspotenzial.

Zwingend ist die Kontrolle in vier Situationen:

  • vor der ersten Fahrzeugübergabe, gemeinsam mit der Erstunterweisung am Fahrzeug
  • anlassbezogen bei jedem Verdacht auf Entzug, Fahrverbot oder Punkteproblematik, etwa wenn ein Fahrer eine Bußgeldsituation erwähnt
  • bei Klassenwechsel, wenn ein Fahrer erstmals ein anderes Fahrzeugsegment übernimmt
  • vor Ablauf befristeter Klassen

Befristungen sind ein häufiger Fehlerpunkt: Klassen C, C1, CE, C1E, D, D1, DE und D1E sind auf fünf Jahre befristet und erfordern zur Verlängerung eine ärztliche Untersuchung, ab dem 50. Lebensjahr zusätzlich eine Untersuchung des Sehvermögens und der Leistungsfähigkeit. Läuft die Klasse ab, fährt der Mitarbeiter ohne Fahrerlaubnis – auch wenn die Karte optisch unverändert aussieht.

Ebenfalls relevant ist die Umtauschpflicht für alte Papier- und Kartenführerscheine: Alle vor dem 19. Januar 2013 ausgestellten Dokumente müssen bis zum 19. Januar 2033 gegen den EU-Kartenführerschein getauscht werden; die Fristen sind nach Geburtsjahrgang und Ausstellungsjahr gestaffelt. Ein abgelaufenes Dokument bedeutet kein Fahren ohne Fahrerlaubnis, wohl aber ein Bußgeld von 10 Euro – und ist für die Flottendokumentation ein Mangel.

Was geprüft wird

Die Kontrolle umfasst mehr als einen Blick auf das Ablaufdatum:

  • Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments, inklusive Sicherheitsmerkmale
  • Identität des Inhabers
  • Fahrerlaubnisklassen in Spalte 9, abgeglichen mit dem tatsächlich genutzten Fahrzeug
  • Gültigkeitsdauer je Klasse in Spalte 11
  • Auflagen und Beschränkungen in Spalte 12, etwa Sehhilfe (01), Automatikgetriebe (78) oder Alkoholverbot
  • Hinweise auf Fahrverbot oder Entzug, insbesondere Vermerke oder amtliche Aufkleber

Bei Führerscheinen aus Drittstaaten gilt: Die Fahrerlaubnis berechtigt nach Begründung eines Wohnsitzes in Deutschland nur sechs Monate zum Führen von Kraftfahrzeugen. Danach ist eine Umschreibung erforderlich, teils mit Prüfung. Wer diese Frist im Fuhrpark nicht überwacht, riskiert genau den Tatbestand des § 21 StVG. EU- und EWR-Führerscheine bleiben grundsätzlich unbefristet anerkannt.

Datenschutz: Dokumentationspflicht trifft Datenminimierung

Die Kontrolle ist zulässig; die Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG, da sie einer rechtlichen Verpflichtung dient. Der Umfang ist jedoch durch Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO auf das Erforderliche begrenzt.

Erforderlich sind:

  • Name des Fahrers
  • Datum und Uhrzeit der Kontrolle
  • Name des Prüfers
  • geprüfte Fahrerlaubnisklassen und deren Gültigkeit
  • eingetragene Auflagen
  • Ergebnis und nächster Prüftermin

Nicht erforderlich sind Wohnanschrift, private Kontaktdaten, Ausstellungsbehörde oder Lichtbild. Wohnsitzdaten liegen der Personalabteilung ohnehin vor und gehören nicht in die Fuhrparkakte.

Besonders wichtig: Eine Kopie oder ein Scan des Führerscheins ist nicht erforderlich und datenschutzrechtlich problematisch. Der Nachweis wird durch die dokumentierte Sichtprüfung erbracht, nicht durch eine Abbildung des Dokuments. Wer dennoch kopiert, verarbeitet überschüssige personenbezogene Daten ohne Rechtsgrundlage. Anders liegt der Fall nur, wenn eine spezialgesetzliche Pflicht die Kopie verlangt – etwa bei Mietwagen- und Carsharing-Anbietern nach eigenen vertraglichen Vorgaben.

Für Aufbewahrung und Löschung gilt: Die Nachweise sollten mindestens so lange vorgehalten werden, wie Haftungsfragen entstehen können. In der Praxis haben sich Fristen zwischen einem und drei Jahren nach Ende des jeweiligen Kontrollzyklus etabliert; die konkrete Frist ist im Löschkonzept festzulegen. Vor Einführung eines elektronischen Systems ist der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beteiligen, weil eine technische Einrichtung zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung betroffen sein kann. Eine Betriebsvereinbarung schafft hier Rechtssicherheit.

Manuelle und elektronische Kontrolle im Vergleich

Die manuelle Sichtkontrolle erfordert die physische Anwesenheit von Fahrer und Prüfer sowie eine unterschriebene Dokumentation. Bei kleinen Fuhrparks mit Fahrern an einem Standort funktioniert das. Bei Außendienst, Baustellenpersonal oder mehreren Niederlassungen entstehen Terminlücken – und jede Lücke ist im Schadensfall ein Beweisproblem.

Die elektronische Führerscheinkontrolle löst das über ein manipulationssicheres Prüfsiegel am Führerschein, das der Fahrer mit dem Smartphone oder an einem Lesegerät erfasst. Wird das Siegel abgelöst, verliert es seine Funktion – die Prüfung schlägt fehl. Das System dokumentiert jede Prüfung revisionssicher, erinnert automatisch an Fristen und eskaliert bei Versäumnissen. Details zur Umsetzung im Fuhrpark stehen auf der Seite zur Führerscheinkontrolle.

Zu unterscheiden ist die Führerscheinkontrolle von der jährlichen Fahrerunterweisung nach § 4 DGUV Vorschrift 1: Die Kontrolle prüft die Berechtigung, die Unterweisung vermittelt Verhaltenspflichten. Beide sind eigenständige Halterpflichten und ersetzen sich nicht. Ebenso getrennt zu betrachten sind die Pflichten im gewerblichen Güterverkehr, etwa das Fahrtenschreiber auslesen und die Archivierung der Fahrerkartendaten – diese betreffen Lenk- und Ruhezeiten, nicht die Fahrerlaubnis.

Folgen fehlender Kontrolle

Strafrechtlich haftet die Geschäftsführung nach § 21 StVG, auch bei Fahrlässigkeit. Ein Freispruch mit dem Argument, man habe von der Ungültigkeit nichts gewusst, scheitert regelmäßig genau daran, dass keine Kontrolle nachweisbar ist.

Ordnungswidrigkeitenrechtlich greift § 130 OWiG gegen die Aufsichtspflichtigen, flankiert von der Verbandsgeldbuße nach § 30 OWiG.

Versicherungsrechtlich ist die verbreitete Aussage falsch, die Versicherung „erlösche“. Richtig ist: Die Kfz-Haftpflichtversicherung reguliert den Schaden des Dritten in jedem Fall, weil das Opferschutzprinzip gilt. Sie kann anschließend gegenüber dem Versicherungsnehmer Regress nehmen, wenn eine Obliegenheit verletzt wurde (§ 28 VVG, § 116 VVG). Der Regress ist der Höhe nach begrenzt; die konkrete Grenze richtet sich nach Vertrag und Fallkonstellation. Die Vollkaskoversicherung kann die Leistung für den Eigenschaden dagegen wegen grober Fahrlässigkeit vollständig oder teilweise verweigern – hier trägt das Unternehmen das wirtschaftliche Risiko.

Zivilrechtlich kommen Schadensersatzansprüche und arbeitsrechtliche Konsequenzen hinzu; der Fahrer selbst begeht eine Straftat nach § 21 Abs. 1 Nr. 1 StVG.

FAQ

Wie oft muss die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden?

Es gibt kein gesetzliches Intervall. Als Sorgfaltsmaßstab hat sich die halbjährliche Kontrolle etabliert. Bei erhöhtem Risiko oder Auffälligkeiten sind kürzere Abstände geboten, zusätzlich immer vor der ersten Fahrzeugübergabe und anlassbezogen.

Reicht eine Kopie des Führerscheins als Nachweis?

Nein, und sie ist datenschutzrechtlich nicht erforderlich. Der Nachweis wird durch die dokumentierte Sichtprüfung erbracht: Datum, Prüfer, geprüfte Klassen, Ergebnis. Eine Kopie erzeugt zusätzliches Datenschutzrisiko ohne rechtlichen Mehrwert.

Gilt die Kontrollpflicht auch für Poolfahrzeuge und Privatnutzung?

Ja. Die Halterpflicht knüpft an das Fahrzeug und die Nutzungsanordnung, nicht an die Nutzungsart. Wer einen Dienstwagen auch privat nutzen darf, unterliegt derselben Kontrolle.

Wer haftet, wenn ein Mitarbeiter ohne gültige Fahrerlaubnis fährt?

Der Fahrer nach § 21 Abs. 1 Nr. 1 StVG, das Unternehmen als Halter nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 oder Abs. 2 StVG. Zusätzlich haftet die Leitungsebene bei Aufsichtspflichtverletzung nach § 130 OWiG.

Kann die Kontrolle an einen Dienstleister übertragen werden?

Ja, die Durchführung. Die Übertragung muss schriftlich mit klarer Aufgabenbeschreibung erfolgen. Die Verantwortung für Auswahl, Anweisung und Überwachung bleibt beim Halter.

Was ist bei Führerscheinen aus Drittstaaten zu beachten?

Sie berechtigen nach Wohnsitzbegründung in Deutschland nur sechs Monate zum Fahren. Danach ist eine Umschreibung erforderlich. Diese Frist muss im Fuhrpark überwacht werden.

Muss der Betriebsrat bei elektronischer Kontrolle beteiligt werden?

Regelmäßig ja, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, da eine technische Einrichtung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle betroffen sein kann. Eine Betriebsvereinbarung regelt Zweckbindung, Zugriffsrechte und Löschfristen.

Quellen

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